公文培训资料

公文写作培训资料

一、公文的概念及基本特征

概念：公文是法定的机关与组织在依法履行职能过程中，按照规范体式和处理程序制成的，具有现行效用的书面文件，是管理机关工作的重要工具。

基本特征：鲜明的政治性，由法定作者制成和发布，具有法定的权威和现行效用，特定的体式和处理程序。

公文的根本功能：特定的现行效用。

公文的重要功能：领导功能、规约功能、沟通功能、宣传功能、凭据功能。

二、公文的种类

2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关处理办法》规定，我国行政机关使用的法定公文种类有13中，包括：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

三、公文的体式

即公文特有的表现形式，包括文体特征和外观式样特征。

根据国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《中华人民共和国国家标准》（GB/T9704-1999）《国家行政机关公文格式》规定，公文格式构成要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

眉首包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关、发文字号和签发人6个要素。

主体部分包括：标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注7个要素。

版记包括：主题词、抄送机关、印发机关和发文时间等。

现将公文写作常识及常用公文的写法简要介绍如下，请全体从事文秘工作的人员认真学习，切实提高公文质量。

四、公文的语言风格与基本要求

（一）公文语言风格

平直、朴实、庄重。

平直，即采用直笔表现手法，不用曲笔。强调直截了当，表里一致。禁止使用“双关语”、“话中话”、“弦外之音”等语言。

朴实，即采用朴素实在的语言，不刻意追求华丽的词藻。

庄重，指公文的语言具有端庄、持重、典雅、文明的格调。强调书面语言，专门术语及酌情使用的文言词语。

（二）语言表达要求

1．准确性要求，强调客观事实的准确。

2．规格性要求，即专门用语。常用的有：

开头语：兹（为、因、定于）、欣（闻、逢、值）、根据、遵照、按照等。

结尾语：特此、现予公布等，“以……为要”、“以……为盼（感、荷）”等。

称谓用语：我、本、你、贵、该等。

征询用语：当否、妥否等。

表态用语：可行、不可行、同意、不同意、准予等。

期请用语：希予、尚希、拟请、务请、恳请、恭请、诚请等。

期复用语：请批示、请函复、请指示等。

谦请用语：承蒙（惠允、协助、慨允、大力支持）等。

3．简练性要求，即简明精炼。语言要简短、简明。开头要开门见山，结尾要强调行文要求。图表、大量繁琐的分析说明等要尽量用附件体现。

4．鲜明性要求，指公文的中心思想和基本观点突出、明确。

5．修辞要求，公文语言重实用、少修辞。即便使用修辞，采用消极修辞（科学修辞），不用积极修辞（艺术修辞）。

公文中常用的修辞是引用，适当使用比喻、借代、对比、排比、层递等；一般不用比拟、对偶、设问、反复等修辞手法；禁止使用夸张、反语、双关等修辞手法。

五、公文写作的基本步骤

明确公文主旨----广泛收集材料-----拟写提纲-----拟写草稿----修改与审核。

六、拟稿注意事项

（一）概论

拟稿：是发文处理的第一道程序，直接影响公文质量。一般要求各部门明确专人负责，主要报告、请示要求部门领导人亲自

主稿。

拟稿人首先要明确，发文是为了解决实际问题。所有用语均应有利于解决问题。

（二）拟稿要求

1.符合法律法规，符合公司有关规定；

2.情况要切实、观点要明确、表述要准确、结构要严谨；

3.力戒空话、套话、废话，要朴实、实在。要做到开门见山、简短，文字通顺；

4.符合公文规范；

5.文种应根据行文目的和关系来确定；

6.拟制紧急公文要体现紧急的原因；

7．公文标题中，一般不出现标点符号。

8.引用公文时要写明发文机关、标题、公文编号，要注意顺序，标题要用书名号、公文编号要用括号；一句话中同时引用几则公文，导致该句话很长时，应将文件名和公文编号换位。

9.引用年月日时要详写某年某月某日；

10.结构、层次、序数：第一层是汉字小写的一、第二层是（一），第三层是1.第四层是（1）一般就是四层；

11.公文要用法定计量单位，并且在同一文中要统一；

12.数字除了必须用汉字的以外，一般都用阿拉伯数字，数字在排印的时候不能断行；

13.公文引用地名、人名及其他事物名称时，应用法定全程

或规范简称。

14.有附件的公文，要将附件标注在正文后成文日期前，附件可省略发文字文号。

15.管理制度文件内容一般用条文表述，每条可分为款、项、目。款不编号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以分章，整下设节。例如：第一章总则第一条为******。章的标题要加粗；第几条三个字本身要加粗，后空一格写内容，不要用标点。

16．一份文件中，对一个单位的称谓要前后一致。一个单位的名称第一次出现时必须使用全称，并用括号注明规范简称，其后再次出现时即用简称。

17．请示件一般不得超过3000字。超过3000字应拟写报告提纲。

七、核稿的基本要求

核稿是保证公文质量的重要工作，文稿送领导审批签发之前，由核稿人员对文稿的内容、格式等进行全面审核，及时发现问题、解决问题，不把问题（包括文字问题）带到领导处，起到把关作用。

（一）核稿主要工作

一般是看行文关系是否正确、文字是否通顺、规范、有无错别字等。

比较高的要求：

1.有较高的政治理论水平和政策水平；

2.有较强的业务能力，熟悉公文处理的各项规定；

3.具有多方面的知识，有相关业务工作的概念；

4.要求熟悉本单位正在开展的工作、所关注的重点；

5.要求较高的文字水平；

6.要有一定的法律知识；

7.掌握更多的新知识，如公司改制、电力企业制度等；

8.核稿人要有协调能力，正确表达核稿的意见；

9.要有保密意识，合理确定文件的密级。

（二）核稿的重点

1.查是否需要发文（必要性），可发可不发的就不发；

2.查是否有矛盾，要合法合规，跟上级发文是否矛盾，与原来发文是否矛盾、本文前后是否有矛盾；

3.查规定是否清晰明确；

4.查文件要求是否具体可行、是否符合实际；

5.查办文手续是否完备；

6.查文字表述是否准确，是否会产生歧义或差错；

7.查文件是否符合公文处理办法的要求。

八、公文的修改

退，不需发出的退拟文部门。

需要发出但需修改的，核稿人指出问题或修改意见并退拟稿

人修改。大的修改一定要与原拟稿人协商修改。如果是文字表述或公文体式方面的问题，由核稿人修改。

九、行文规则

1.隶属原则，无隶属关系的不能发命令式文件；

2.有利于工作、有利于把事情办成；

3.一般不得越级行文；确需越级行文时，应同时抄送被越过的那一级；

4.协商一致原则；

5.对下不能强行发文，对上要写清双方分歧所在；

6.几个公司联合行文编一个文号，联合上报文件只盖主办单位一家公章；

7.对等原则。如中电投某部门不能对大唐集团行文，只能单位对单位、部门对部门。

十、常用公文写法

（一）请示

要求：

1．请示是一文一事；

2．一般主送一个单位，其它单位是抄送，不要用抄报;

3．除了领导亲自交办外，请示一般不能直接主送领导个人；

4．请示文后，成文日期前，要注明联系人和联系电话；对集团公司请示工作，主送单位只能是中国大唐集团公司，不能直接发到部门。

5．属于本单位(部门)职责范围内的事不用请示。

写法：

1.请示的说理要充分；

2.请示的事情要具体明确，不能含糊不清；

3.有的请示需要提出不同初步意见和处理办法，并提出自己的倾向；

4.请示一般不要用“紧急请示”，但可在公文缓急中注明“急”或“特急”；

5.尾语一般是：“妥否，请批示（复）。”

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。报告是只阅不办的，因此，报告不得夹带请示内容，标题一定不能写成“请示报告”。

报告分为工作报告、情况报告、建议报告。

报告开头一般先写明题要，过渡句为：现将**报告如下。

报告结尾：可写“特此报告”。

（三）函

是一种大量使用的正式文种。用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等。标题一般为：**单位关于**的函。

向有关政府部门请求批准，如财政部，文种应用“函”。

对级别比自己低的单位不能盛气凌人，对比自己高的不必过

谦。

（四）批复

用于答复下级机关的请示事项，先有请示才有批复。批复一般主送一个单位，如具有普遍意义，则可抄送其它单位。

批复的写法，包括引述、答复、尾语三部分。

引述，引用请示的标题、文号及部分内容等。

答复，要明确表示同意与否。如果内容较多，可以分条答复；如果不同意要写明理由，同时作出应如何处理的指示。

尾语，“此复”、“特此批复”等。

（五）通知

适用于发布规章、转发上级和不相隶属机关的公文、要求办理和有关单位周知的事项、任免等。

发布性通知，发布规章制度。转发是转别人的文，自己单位产生的文为印发。

批示性通知，带批语，表示肯定。

指示性通知，下达指示或对某一问题进行具体指示。

知示性通知，会议、任免等。

（六）会议纪要

用于记载和传达会议情况和议定事项。

文种为会议纪要的，直接印发。一般格式为：****会议纪要，标题下空一行注明开会日期，开会日期以中文汉字表述并用括号括起；会议纪要无主送单位，但在主题词下方要注明分送单位和

个人；会议纪要结尾没有成文日期，不需要加盖公章；会议纪要是合法文种，具有同等法律效力。

会议纪要作为附件时，正文标题为“关于印发《****会议纪要》的通知”。做附件的会议纪要不要注明分送单位。

要送主持召开的人或部门签发。

注意事项：

1．要紧扣会议主题，突出会议中心，强调的是会议的结果和决定；

2．真实性，要忠实于会议事实；

3．要坚持一会一纪。

三、公文印制要求

（一）用纸要求

一般采用国标A4纸。按照《国家行政机关公文印制标准》，上天头（上白边）37mm，上天头至发文机关的距离为25mm，发文机关下空2行为发文字号，发文字号下距4 mm是红色反线，反线下空2行为公文标题。

（二）页面设置

上下各3.5，左右各2.7，页眉页脚各2.5。行距为固定值，28磅。

（三）字体、字号

公文标题用宋体，二号字，加粗；一级标题、二级标题均用仿宋2312，三号字，加粗；正文用仿宋2312，三号字；主题

词本身三个字用黑体，三号字，加粗；主题词内容用宋体，三号字。

公文正文、附件均用word格式编辑，所有文字用黑色，不要设置页眉页脚，但须插入页码。

（四）其他

公文在印制时，如果只有成文日期单行（无正文内容）需要换页，则用调整行间距的办法解决换页问题，然后用印。也就是说，公章不能盖在只有成文日期，而没有公文内容的页面。更不能用“此页无正文”的办法处理。