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毕业论文(正文格式)

《辞海》中,秘书有五种含义:一指职务名称之一,是领导的助手。二是官名。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员,分一等秘书、二等秘书和三等秘书。四指宫禁里的藏书。五指谶纬、图箓等书。而我们现在所说的秘书,是指人,指秘书文员。秘书是社会主义国家工作人员的职称。其职责是协助领导综合情况,研究政策,密切各方面工作的联系,办理文书、档案、来信来访以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企事业单位从事这一类工作的干部,统称为秘书工作人员,或简称为秘书。

一、秘书的类别

从具体的工作分,可以分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、外文秘书、生活秘书等等。

1、文字秘书

指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中,文字秘书负起有起草稿公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。

2、机要秘书

主要职责是管理领导人的文电材料和密码,负责领导人办公室的保密工作,承办领导的机要事项,为领导提供必要的帮助和服务。

3、通讯秘书

主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备,如电话总机、电传、传真等。

4、信访秘书

职责是通过办信、接访,沟通领导机关与人民群众的联系,加速政策的贯彻落实。

5、事务秘书

指负责总务、后勤等工作的秘书。

6、外文秘书

又称翻译秘书,主要任务是从事口头或书面的翻译工作。

7、生活秘书

主要任务是在生活上给领导提供服务和帮助,一般在较大的机关为较高级别的领导人设置。

上面只是书面上所说的种类,在现实生活工作中,换句话说,在江门市,我们的种类就不单单把秘书文员分类得那么仔细、那么单一了。在各大江门网站,甚至其他地方的网站,都不难看到,现在招聘的文员人才所要负责的任务已经不是单一的打字、翻译、打印、接打电话、接待客户、文件归档等,而是把它们都综合起来了。现在分的大概有以下几类:

1、技术文员

主要的职责是技术部文件的归档和管理。技术部文件的打印。绘制机械图纸。技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达等。

2、推广文员

主要的职责是收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表以及监播资料,与财务核对当月宣传推广产品费用及与代理商核对宣传品发入数量,促销员管理费、培训费的报销等。

3、工程文员

主要的职责是负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差,材质、规格及样品的用途。开打样单,跟踪打样的进程,画图纸,查找技术资料并把资料归类存档等。

4、业务文员

主要的职责是负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用,接待客户、接听电话,打印资料,起草合同,负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作等。

5、行政文员

主要的职责是负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作,起草公司行政会议及其他例会的会议纪要,负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作,做好公司各类档案的接收、整理、保管和统计工作,实行集中统一管理,负责各类文件档案的入库工作并做好统计,负责档案的借阅、复制和利用,根据需要,编制必要的检索工具和参考资料,注意信息反馈,为公司各部门的档案查阅提供方便,认真做好使用记录,及时收集各类档案,做好平时的立卷工作,并做好整理、修复、装订、编目和归档工作,负责归档文件的验收、鉴定,做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便,负责定期清查档案,及时催讨借出的档案,做到账物相符,每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录,落实防盗、防火、防尘等安全措施,对损坏或变质的档案,及时进行修补和复制,完成部门经理临时交办的相关任务。要对文件数据的准确性负责,要对所保管的文件安全保密负责,要对工作程序的执行效果负责,绝不允许其他部门或人员查阅文件等。

6、前台文员

主要的职责是具备良好的服务意识,沟通能力要强,还有职业道德,每家公司对前台文员的要求不同,工作范围也就有所不同,有所区别,想真正做好一名称职的前台文员。就是得到了公司和你上司的认可,这个认可建立在他们对你的要求上,所以应该根据公司的要求来调整学习的方向,而不是独立于公司之外来谈这个问题等。

7、销售文员

主要的职责是准备各种销售文件、租房协议、备忘录、合同和销售契约等,负责各种文件的打印、上报和下发,按规定收取文件,进行归档处理,负责接听电话、留言,处理办公室日常事务,完成销售经理布置的其他各项工作等。

在现今新技术革命浪潮的冲击下,中国各个地方的管理工作都有所提高,正在不断进步,大大地推进了办公的自动化。这样就要求文员工作者不但要有更新观念,而且还要掌握更加丰富的科学知识,具有使用现代化设备的各种软件和硬件的技能。同时文员的素质也是一个很关键的要素。

二、文员的素质,分为生理素质和心理素质。

生理素质指的是有机体生来具有的某种解剖生理特点,特别是神经系统、脑、感觉器官和运动器官的解剖生理特点。

心理素质,又称非智力结构,是指一个人的个性心理品质,包括心理过程、心理倾向

和心理特征方面所具有的品质,诸如感觉、知觉、记忆、思维、想象、注意、情绪、情感、态度、意志、需要、动机、信念、兴趣、理想、能力、气质、性格等等。

一个人具有好的心理素质,他就能提高自己的工作能力,不断地发展自己的智力和发掘自己的潜在能力,不断地提升自己的人气,为以后处理人际关系打好扎实的基础。一个人如果没有好的心理素质,他的个人修养就会存在着明显的缺陷与不足。一个人总体上的素质修养体现在其心理素质、能力结构、以及道德修养等。优秀的人才通常都处于不同的品位上就是因为这个原因。文员的心理素质的好坏,直接影响到文员在今后工作中的效率与质量。所以优秀的文员具有良好的心理素质是至关重要的。

具有良好心理素质的文员应该要具备以下几点:

(一)、环境角色的适应性

文员的工作既要辅助决策工作,又要处理日常程序化工作;既要对上服从,又要对下服众;既要一视同仁,又要性格随和;既要认真耕耘,又要迅速有效率。这么复杂的矛盾角色集于一体,文员不得不适应其千变万化的环境。

(二)、感情行为的自控性

正常的情绪是不会无缘无故地爱,无缘无故地恨;正常的情绪是不会因一点小事而垂头丧气,不会因一件小事大惊小怪。能够善于控制自己的情绪是一个人成熟的标志。文员在公司里,所要面对的是上司、同事、客户、政府部门、银行、社区、媒体等不能得罪的人,所以,能够克制自己的情绪是非常重要的。自我控制是一种良好的积极态度,在工作中,不可能没有麻烦和不如意的事,但是公司却偏偏要求文员必须要有不骄不躁,不卑不亢的精神,唯一最好的办法就是要保持冷静,只有冷静才能够从错综复杂的事件中找到引起错误问题的根本原因,从而做出最迅速、最准确、最合理的判断。

(三)、不断地追求完美性

作为文员,应该要有坚持不懈的精神,不断地追求心中的目标。充分认识自己,充分认识自己的工作本份,摆正自己的心态,把自己放到中立的位置。要有远大的理想,顽强的意志,积极的态度,美好的性格。另外,还要保持良好的心理状态,不要因为一点小事影响了一天甚至更长时间的工作态度,调节好自己的情绪,端正好自己的心态,消除一切与工作无关的障碍,便于工作的完成。

三、当前江门市文员素质的现状

现代社会的不断发展,江门越来越需要高素质的文员人才。高素质的文员人才一方面必须具备扎实的专业技能,较好的业务能力;另一方面,还应具有良好的心理素质和社会的适应能力,懂得社交礼仪,善于与人打交道。这就是说,文员不仅要懂得专业知识和办公设备的使用,还应该要掌握更多技能的使用。

江门市现在文员素质参差不齐,优秀人才虽然有,但却不多。很多人根本连文员每天应该需要做些什么,安排些什么,注意些什么,全都不清楚,就走马上任了。到头来,令雇主损失金钱是小,得罪顾客、损失客源是大。

江门有些文员,每天上班,就只会坐在自己的位置,上上网,聊聊QQ,到时间了,就下班走人;有些文员,每天上班就想着下班时应该去哪里逛街购物,去哪里吃饭好,没

心思工作;有些文员连最基础的英语水平还不达标,不懂得听说或写;还有些文员上班就只会说三道四,拉着一群“志同道合”的同事在那里聊天吹牛。

但是,有一些文员是这样的:他们每天按时上班,第一件事就会将今天需要做的事情梳理一遍,查漏补缺,然后通知上司,今天一天他的具体行程安排。做好这个之后,就会帮助他们的上司整理好日常会议或者外出需要的文件,以便上司能及时得到相关文件。四、建议和措施

文员素质是一个人外在精神风貌和内在精神气质的综合表现,也是现代文明的综合体现。它包括对人的语言文字修养、文学艺术修养、伦理道德修养、文明礼仪修养的教育。在培养文员的过程中,我们既要注重对其文化专业技能的教育,还必须加强对其人文素质的教育。在课程设置上,除了学习英语、计算机、公文写作、公共关系等专业科外,还应该为文员度身订造,设置一些辅助其技能的发展的实践活动和兴趣小组,如演讲、书法、摄影、美术、舞蹈等,让文员在德、智、体、美、劳各方面和谐发展。

注重培养文员的素质有利于增强文员的学习和思维方法的科学性。文员素质对一个人精神境界的升华、想象力、创造力的开发和思维方式的拓展有着至关重要的影响。因此,现代文员必须刻苦学习素质知识。

注重培养文员的素质有利于文员的全面发展。要全面发展文员不仅要求有合格的文化知识,专业技能,更要求有合格的道德品质、精神面貌。文员素质教育强调的是人类自身的不断完善。当然,作为一个社会人,想要完善是不能脱离社会的。加强对文员素质的培养是一条良好的途径,也是一种有效的手段。

除了培养文员的其他各方面技能,培养文员职业性格也是十分重要的一个议题。性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现的心理特征,一般都会比较稳定,是与生俱来的。性格与文员的业绩也有很大关系,长期不停地做相同的事,会使从事同一职业的人形成相同的职业性格,最后形成一种习俗。这种职业性格也就成为了同一职业公认的职业标准。那么文员职业的性格定位又怎样呢?它包括以下几点:

(一)、正直

正直就意味着要忠诚,坚持原则,这是文员理所当然的性格要求。

(二)、善良

善良是发自内心的,而不是为了让别人感到你的善良而刻意地表现出来的。只有发自内心的本能行为,才能让你自己习以为常。

(三)、热诚

热诚与热情有所不同,热情是表现的一种情态,热诚是袒露的一种心态。在日常工作中,热诚比热情更富有职业感染力。对人对事都应保持一种热诚,营造出积极的工作环境的氛围,用你的热诚去感染别人,包容别人。

(四)、豁达

心胸广阔的人最容易融入群体,人缘最好。因为人生最大的敌人就是你自己,过于计较,过于讲究,只会让你树敌太多和结怨过深。如果你不能包容他人,他人的心胸也不可能包容得了你。古人所云,海纳百川,就是形容一个人能够容忍和包容别人的所有优点和

不足,特别是他人对你的感觉。有时候,你觉得心灵疲惫,那是因为你太在乎他人对你的感觉,当你不再为了他人的评价而闷闷不乐,你就会发现,原来豁达是如此简单的一回事。

(五)、坚定

磨难、坎坷、不快、不如意都是人生所必然要经历的考验,坚定你的信念,持之以恒地做好你认为对的事,对你经历的考验保持既定的心态,你终会得到你所要得到的理想的结果。不经历风雨的人是得不到磨练的人,也是很难见到彩虹的人。因为没有人是随随便便就可以成功的。

因此,我们应该让文员职业性格得到训练。首先,学会挑剔自我,人类有很多才能是可以转化为优秀的品质的,优秀的职业表现不仅是需要才能,还要求你能有意识培养一些重要的个人优势,具体包括:坚定的信念、对自己要充满信心、理智地处理各类问题等。合理的自我挑剔并不会影响你的自尊心,也不会伤及你的脸面,只要你适度地进行自我挑剔,你就会慢慢地意识到严格要求自己的重要性。然后,学会自我激励,不断地评估自己,有意识地把自己努力的空间放大到极限。但是如果把握得不好,这种挑剔就有可能变成消极的自责,所以有必要进行自我激励。有效的激励建立在充分的进取心的基础上,因为有了进取心,你才会愿意主动地实现比原来更高的目标,才会积极地接受严格的挑战,才会产生超越他人的冲动,才能不断地进步。再是,学会提高自我的标准,无论你的职业表现如何的出色,实际上,你总能进一步地提高的。无论你制定的目标如何的高,你也总会努力地超越的。要不满足于现状和成就,你就有信心有能力把它做得更好。就像广告语所说的“没有最好,只有更好。”但要注意,不切实际的要求有可能挫伤或影响你的努力的积极性,所以,适当地给自己一点力所能及的成就感,可以有效地避免好高骛远的失落。最后,学会控制自我的情绪,有位哲人说:“在我们生命中的每一天,每个人首先面临的是情绪管理。”可见,文员在工作中,情绪平衡尤其重要。文员每天都要与各种各样的人打交道,与他人沟通的协调将会在很大程度上影响文员的工作效率,所以控制自我情绪和发挥自我情感的能力是文员日常工作的必要手段。培根说:“能控制自己的情绪的人是命定的领导者,他们之所以被选出来管理别人,正是因为他们具备了管理自我的能力。”说得一点都没错,连自己也管理不了的人不配管理别人。控制情绪只有一个办法,就是理智。理智就是合情合理地疏导情绪中的消极作用,发挥情绪中的积极作用,理智就是要具有自我控制的能力,就是坚定的意志。

总之,文员是组织中的枢纽,地位举足轻重。文员在工作上是领导的助手、参谋。培养良好的素质是至关重要的大事。