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采购外协过程控制程序

计划部采购外协过程控制程序

一、目的:

根据研究所产品生产特点,规范制造部、开发部、总师办产品研发、生产工作程序,确保产品生产任务的完成;规范人事行政部、质量部等辅助部门的日常采购工作。适应研究所军工产品的发展需要,满足客户需求。

二、适用范围:

适用于研究所产品开发、生产过程中成品、半成品的采购,部件、整机外协加工,日常办公用品的采购、外协、检验、试验、交付等工作。

三、相关文件:

MH/BZ8.3-01 《不合格品控制程序》

MH/BZ8.2.4-01 《产品的监视和测量控制程序》

MH/QG 07-01 《外购、外协件的进料检验流程》

MH/QG 07-03 《外协质量控制管理规定》

四、计划部采购与外协主管的工作职责:

1、负责统一管理研究所外协与采购工作的制度编制;

2、负责供应商的开发计划及实施;

3、负责外协与采购工作的规范性管理;

4、负责外协与采购工作的审查;

5、负责参与外协与采购人员的考核。

五、相关部门职责:

开发部:作为产品研发过程的项目责任部门,负责提供产品设计阶段采购、外协产品的明细表、编制物料需求计划、采购产品检验、验收标准、外协加工技术协议,对不合格品有判定权,参与供方的选择和评定。

工艺室:负责编制产品工艺预算、加工工艺流程、标准件采购明细表、外购件采购明细表,批产过程中对不合格品有判定权,参与供方的选择和评定。

质量部:负责采购产品的所检、军检。编制产品质量控制计划,明确检验方法、计量器具、试验项目及内容。参与供方的选择和评定。

总师办:负责研究所内外技术问题的协调、把关,确认产品技术状态,参与供方的选择和评定。

财务部:负责采购成本控制、监督项目预算使用状况,参与供方的选择和评定。

六、合格供方开发、管理流程:

计划部采购与外协主管负责研究所供应商资源挂历及供应商的开发工作。制定供应商年度开发计划,并监督各部门执行。

供应商开发流程图:

采购外协过程控制程序

采购外协过程控制程序

6. 1、相关部门职责如下:

(1)、计划部:负责指导供应商开发工作,审核供应商承接产品制造能力的相关文件,签署供应商开发评审意见,并报总经理审批(供应商评分表见附件1);

(2)、制造部:负责供应商及供应渠道的开发,供应商企业规模、企业信誉、生产能

力、交付能力等方面的审核;

(3)、总师办:负责协作项目供应商资格的审查,协同开发部、工艺室审查供应商开发能力、生产工艺能力、水平;

(4)、开发部:负责身产供应商开发能力以及产品二次研发能力;

(5)、质量部:负责审查供应商的资质文件、质量体系管理、计量器具及设备;

(6)、工艺室:负责审查供应商生产工艺能力、水平;

(7)、财务部:负责审查供应商的财务状况、纳税人资格;

6.2、XX年度供应商开发规划:

6.2.1、供应商开发需求:

研究所XX年度计划编制完成、批准后,计划部组织市场部、总师办、制造部、开发部、质量部、工艺室、人事行政部等相关部门确定供应商开发需求。

(1)、各职能部门根据当年的生产、开发、部门建设、贸易计划、日常工作需求以及所内其它相关需求编制《供应商开发需求表》(见附表2),提报至计划部主管汇总;

(2)、计划部主管根据项目实施情况、研究所发展需求补充完善《供应商开发需求表》后,由计划部采购外协主管汇总;

(3)、计划部采购外协主管根据《项目进度月总结》、《项目进度年度总结》、《供应商开发需求表》等相关文件确定各部门供应商需求情况,汇总报计划部经理审批。

(4)、供应商开发需求确定后,计划部经理供应商资料库信息,综合各供应商的《生产任务月报》(附表3)、供应商考评结果、质量分析结果,确定实际需要开发的供应商目标、数量,报总经理审批。

6.2.2、供应商开发计划:

(1)、计划部采购外协主管根据供应商开发需求,以及研究所内项目实施计划、内部建设计划,编制《XX年度供应商开发计划》(样本见附表4)并报计划部经理、总经理审批;

(2)、《XX年度供应商开发计划》审批后,计划部采购外协主管负责讲计划下发各部门采购外协主管;

(3)、各部门采购外协主管根据《XX年度供应商开发计划》编制部门内部供应商开发计划,并报计划部采购外协主管审批、存档。

6.3、供应商调查、评估:

(1)、采购外协主管收集、筛选供应商信息,填写《供应商基本资料表》(附表5)、《供应商调查表》(附表6),报计划部采购外协主管;

(2)、计划部采购外协主管认定供应商基本资格符合研究所要求后,采购外协主管组织质量、工艺、技术人员组成供应商考评小组,对供应商进行初步资质评定。包括供应商的设备配置、人员技能、生产加工能力、经营范围,过程参数和工作环境等的确认。并填写《供方质量保证能力评价表》报计划部、质量部存档;

(3)、初步资质评定后,采购外协主管安排供应商进行首件或小批量试制工作。并将供应商提报的生产计划、产品报价等相关信息至计划部采购外协主管;

(4)、首件或小批量生产完成后,计划部采购外协主管组织总师办、开发部、工艺室、质量部、财务部等部门,对供应商进行全面评定。包括生产供货能力、质量保证体系、生产工艺水平、售后服务等,最终由计划部填写《供应商评分表》,将通过评审的合格供应商资料报总经理审批;

(5)、审批后的合格供应商由计划部将供应商信息更新至研究所内供应商资料库中,实现资源共享。

七、采购与外协流程管理:

研究所内各部门根据需求(XX年度计划、部门内部建设、项目实施、日常生产办公需求等)提出采购计划、采购清单,经计划部、总经理审核后,各部门采购外协主管选择合格供应商、经过商务谈判确定标的物数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点及其他相关条件,最终签订合同并按要求收货付款的过程。

7.1、采购任务的分类:

采购任务一般分为两种:常规采购和外协采购。

常规采购:一般指成品半成品的采购工作,包括研究所内固定资产采购、低值易耗品采购等。主要依据计划部的任务单或日常办公、生产需要,多为计划形式的采购。

外协采购:一般指项目产品整体外协或主要零部件外协加工,主要依据计划部项目任务书内容,采购周期相对比较长,与供应商签订采购合同,辅以技术协议、质量协议的形式进行的采购。

7.2常规采购:

7.2.1、常规采购流程图:

采购外协过程控制程序

采购外协过程控制程序

7.2.2、采购物料明细、采购计划的编制及签审:

采购外协主管根据项目实施计划、原材料、标准件清单、外购件清单以及供应商报价编制采购计划(样表见附表7)。

(1)研发任务完成后,技术人员将产品生产所需原材料、外购件、标准件的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的设计栏中;

(2)、工艺人员编制完工艺文件后,将原材料、标准件、辅料的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的工艺栏中;

(3)、财务部库房管理人员负责盘点当前库存,并将结果填写入库房栏中;

(4)、采购外协人员负责确定实际采购数量,进行市场调查、供应商的选择、询价、议价,并将相关信息填写入采购栏中;

(5)、采购外协主管汇总相关信息后,结合项目实施计划,将到货时间、到货地点填写入采购栏中,由开发部、工艺室、项目负责人会签;

(6)、采购物料明细、采购计划编制完成后,由计划部采购外协主管校核并报计划部、总经理审批。