无纸化办公会议系统方案

无纸化智能会议系统解决方案

河南讯谷科技有限公司

目录

一、项目需求分析

1、项目背景

“无纸化会议”最早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作方法的举措之一。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日，联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。

纵观国际国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大量的纸质文件，使与会者真正告别了纸质材料。

我国国家领导人在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。

在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表示，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸质印刷品，主要通过委员办公系统平台及官方网站发布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。

造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。

无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

传统会议模式面临以下几个方面的挑战：

办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。

参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。

应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；

表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。

设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。

资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。

安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。

传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。

2、客户需求

此次改造主要为内部现场功能改造。具体功能模块需求如下：

桌面终端硬件要求：

1.配置要求：一体式设计。采用4核处理器。在图像处理方面则采用了最新研发的，真正实现

1080P硬解码能力；系统内存：4 3存储容量：扩展内存支持64 闪盘；

2.显示：内屏:多点电容触控屏，分辨率：1920×1080；含一体化升降器,可编程统一升降或是

单独升降,可调整显示角度,记忆显示角度，传动采用双电机软传动真正做到无噪声；

3.书写技术：采用国际先进的多点电容手写技术，实现批注、签名。

4.触控：双触控技术，同时支持多点电容触控，支持鼠标键盘操作。

5.网络：支持有线网络组网，

6.终端机支持接插，可直接查阅U盘内文件；

桌面终端功能要求

1、支持排位显示；能将几个小时的手工操作缩短为几秒钟，具备模拟排位、支持页面布局，包括缺席机制、新增机制、换位机制，能瞬间更新，名字自动移动并显示；

2、支持会议触控签到功能，能够实现参会人员电子签到、统计会议出席情况，签到同时自动下载会议文件（根据人员权限），并且签到数据可实时投影到大屏幕显示并支持后台统一控制；

3、支持会议文件查阅；对于各项议题文件实行严格权限管理，与会人员如果不涉及某个议题文件，会议终端自动屏蔽该议题文件在本终端上显示，会议结束后，所有资料自动删除；

4、支持批注功能；对可操作文件进行批注，修改，保存；

5、支持交互式电子白板功能，可多人同时电子白板上进行圈划、书写、交流、保存；

6、支持表决功能；对议题表决支持赞成、反对、弃权。表决结果实时投影到大屏幕，显示当前投票情况，并投票结果支持保存；

7、支持终端一键同屏；任何一台终端可以在会议过程中一键同屏画面到其他会议终端，进行讨论；

8、支持会议终端一键进入同屏状态；当与会者终端，就各自关心的命题、内容提前进行思考，阅览或是回溯阅览后可以一键进入同屏模式下接收同屏信息；

9、支持会议主席机功能，会议主持人具备控制会议现场的一切管理权限。如强制同步某个信号、停止信息交流、统一进行签到、统一表决开始与结束等；

10、支持会议交流功能；支持短信交流，可以一对一进行会议交流；

11、支持会议中服务功能；预设茶水、笔、服务员等，也可以自定义呼叫。

服务器软件与主席机功能：

1、支持常用操作系统安装，一键完成各个功能模块安装；

2、支持多会议预置功能；一次可以设置多场会议，包括参会人员、会议信息、会议文件等。一键切换下场会议，瞬间更新；

3、支持图像界面修正参会人员与参会单位，支持批量导入与会议人员，支持界面操作，支持智能排位功能，包括：人们、背景、、字体、颜色等；

4、支持远程访问控制会议流程（提供用户名与密码），可以实现无人值守；

5、支持会中集控功能；随意切换音视频源与终端信号并实时显示到会议终端或到大屏幕，可以统一控制信号的交互，如1号终端画面到其他显示终端，或到大屏幕、支持外部信号如笔记本电脑，台式电脑信号到全部会议终端或到大屏幕；

6、支持集中签到，并且画面到大屏幕显示签到实时情况与数据，支持集中表决，表决结果画面实时投影到大屏幕；

7、支持对终端的集中开关机控制，并检查连接状态等检测.；

8、支持会议交流功能；支持系统通知群发，支持对单个或多个终端进行单独通知；

3、无纸化会议趋势

每开一次会，收一堆材料，看一遍就搁下……这是不少人的开会经历。

目前，这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。

现在开会不再分发纸质资料，而是提供会议密码，通过网上会议系统查看。“这项改革如果在全局大部分会议中全面应用，一年可节约数百万元。”

据悉，2012年度南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元，十三届一次全体会议印刷费用约为36万元，录制会议参考材料光盘等约为10万元，全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年，可节约印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文件更方便，开会节奏也快了。”据了解，自从采用无纸化会议系统后，会议准备时间大大缩短，同时也使议程更流畅紧凑，会议效率提高。

“无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器，其他终端设备可通过网络与服务器相连，会议开始后，服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位，文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。

开会时，每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端，以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看相关资料，只需进入系统，轻点相关图标就可查阅批注，并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论，同时支持其他会议终端退出同屏后，观看其他会议文件，通过触控按键从新回到广播同屏界面，方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件等一键同屏到其他会议终端或大屏幕，完

成会议系统的智能操作，互联互通！

纸材料的印制、分发消耗了筹备人员的大量精力，还造成森林资源的浪费，环境的破坏，不符合当今环保低碳的潮流，更容易泄密。以往开完会，材料用完就扔了，如今在电子文件上做完笔记后可以转存到电脑里，以备用时随时调取。

4、系统建设目标

此次改造的会议系统目标是建设一个先进、统一的全高清视频会议平台，并能够满足各种不同类型会议的召开。具体来说应达到以下几项要求：

●可靠稳定的系统

由于视频会议对业务实时性要求非常高，为了保证系统的稳定，我们首先在设备选型上要选择业内最成熟、最稳定的产品，核心设备（）必须是电信级产品，从方案设计要进行高稳定性的设计并且整个系统需要提供很强的管理手段与事故监测手段（所有系统硬件开机自动检测、历史事件记录、硬件发生故障时，重新自动地完成硬件资源分配、告警提示…）

●简单易用的系统

为了保证会议系统的良好效果，最为复杂的是会议前的准备工作，需要中心会场的会议组织人员或系统维护人员占用大量的时间进行调试，与所有分会场的人员进行会议前的沟通和协调。系统建设时应该应考虑会议系统的易用性，由使用部门开机即可使用，免除组织人员或系统维护人员调试时产生的费用和时间成本。

●灵活扩展的系统

会议系统符合当今信息技术发展的趋势，我们在本次系统的方案设计中，必须考虑到今后的扩展以及互联互通需求。这就需要我们所提供的产品必须是符合、、、标准的，而且适应各种网络环境，我们提供的方案可以方便灵活地进行系统扩展以及互通。

●安全保密的系统

会议中经常涉及到交流一些机密信息，因此，系统的安全性就显得尤为重要。我们从方案设计到产品选型，都充分考虑到整个系统的安全性和保密性，整个会议系统分为系统配置管理、业务管理、终端密码授权等多级安全体系，并且核心设备（）的系统配置与管理应支持物理的隔离。

总之，会议系统将是一个先进、稳定的平台，是一套技术领先、高性价、应用灵活的会议系统，能够解决跨地区实时沟通和管理需求，大大提高使用单位整体运作效率。

综上所述，我们根据贵单位会议系统的项目实际应用和需求，采用最新的智能会议产品和先进设

计手段，提出本系统方案供用户选择和参考！

此次设计的多功能会议室系统改造工程，我们结合多年智能会议系统设计的经验，我们提出了无纸化智能会议系统解决方案。

在设计本方案时，我们采用了先进的视听系统设计，采用了大量科技含量较高的产品，结合现代先进的会议系统，做到整体解决方案系统化、集成化、数字化。

二、总体介绍

1、设计原则与依据

采用成熟先进的技术，选择性能可靠的产品，力求最佳的性价比，使建成的系统突出“安全性、先进性、智能性和实用性”的特点。

智能会议系统全面解决方案是一项功能齐全的工程。为加快智能会议系统工程的信息化建设步伐，提高进行现代化、高质量的会议系统、满足会议厅堂扩声、视频会议要求，推进工程的建设和对外展示的形象，真正发挥该系统自动化的功效。在建设中，项目依据的总原则是：

1.1系统运行应有较高的可靠性、稳定性、安全性、可管理性、可扩展性和兼容性；

1.2系统化、集成化、数字化；

1.3统一规划，统一规范，统一建设，统一管理；

1.4设备安装、调试、维护、保养应简单方便；

1.5充分利用现有设施和资源，最大限度持节省经费；

设计依据的标准如下：

1.6国标15839-1995《641920会议电视进网技术要求》。

1.7国家规定20-95《641920会议网络技术体制》。

1.8中华人民共和国通信行业标准5032-97《会议电视系统工程设计规范》

1.95033-97《会议电视系统工程验收规范》

1.10《全国电子办公系统示范工程建设要点与技术导则》

1.11《智能建筑设计标准》（08-47-95）

1.12《建筑与建筑群综合布线系统工程设计规范》（72：97修订本）

2、设备选型总体原则

本次设计的是智能会议系统工程，根据会议室的系统配置，需要实现功能的要求，在前期设计时，我们根据功能需求、产品的应用特点、投资额度等进行了有效设计；同时还考虑了系统的今后的扩展

性能和其他系统的兼容性等问题，最大限度的发挥产品的功能，满足客户需要。

根据会议室采用多媒体数字处理中心，产品在选型上都是采用统一的标准和原则进行的，在整体系统产品选型上有如下的特点：

2.1选用优秀的会议终端，具有触控操作及一键式功能，确保会议系统灵活方便；

2.2在选用的与硬件完美搭配的会议软件，已考虑实用和品牌相结合的特点，尽可能地将价格

贴近客户，但又不失专业的水准。

2.3采用智能控制系统，可以预存各种使用模式，操作简单只需轻轻按下选择按钮，避免误操

作；

2.4语言会议系统操作简单，功能转换灵活，且节约资金；

2.5系统设备均采用各厂家所长的产品，性能价格比好，配套性强；

2.6系统具有较强的扩展性，为今后系统的升级准备了条件。

3、方案组成部份

3.1无纸化会议系统

无纸化会议系统是采用自主研发的无纸化智能会议专用系统平台开发的新一代高效数字化智能会议系统，管理者在短时间内能完成考勤管理、会议议程、座位安排、同屏互动、信号切换、会议投票、分组讨论、资料查阅等功能，通过这个平台，与会者各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议低效、单一、资源浪费、保密隐患等问题，实现会议全程无纸化。

无纸化会议系统组成:服务器端、管理端、客户端。

●服务器端：服务器负责会议室管理、用户管理、权限管理，会议进程控制、以及会议进行时

数据等信息的转发。具备会前功能包括：发布会议主题、安排人员座位、设置人员权限、上传会议资料、预设开会时间、编辑铭牌背景、添加投票选项，会中功能包括：统一签到大屏幕实时显示签到情况并保存、支持书写技术、支持终端自由信号交互、支持服务器与主席机最大权限控制会议进程包括外部各种信号的切换、支持投票功能。会后功能，对资料的保存、自动清空会议文件机制的处理；

●管理端：由会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、

组织会议投票、录制会议等。

●客户端：通过加密网络接入无纸化会议系统，供参会者使用，参会者使用触控技术，在终端

设备进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料、同屏互动、对会议进行圈点批注等操作。

3.2其它辅助设备

常规会议用，含音源系统、扩声系统、视频显示系统。

三、总方案图

无纸化会议设计方案应需与用户实际办公场所布局、装修设计统筹考量。在实现产品功能以及设计需求的同时做到与周边环境相适应，这是该系统设计方案图中重点要体现的。依据客户所提供的会议室布局以及所需改造的会议系统要求，我们由专人根据这些信息进行系统图和施工开孔图纸绘制。

针对无纸化智能会议专用系统平台终端型号产品规格的差异，我们提供相对应产品的安装尺寸开孔图。

四、无纸化会议系统

1、系统简介

无纸化系列采用18.5寸高清宽屏设计，完全符合会议现场人体坐姿舒适可视效果。主机高度严格按不遮挡视线角度设计，系统采用嵌入式软件架构，完美实现交互式无纸化强大的会议功能。

该系统基于自主研发的无纸化智能会议专用系统平台开发，采用行业领先的嵌入式架构，顶级硬件配置1.8双核处理器、多点触摸电容屏，分辨率达到1920*1080。显示屏采用电磁技术会议终端。智能数字会议系统实现全数字化管理，支持网络连接方式，有力保障通信质量。系统中央节点采用千兆以太网串行模式连接，级联扩展全部通过网线实现，终端可采用有线通讯方式，对各种规格的会议厅以及临时会场均具有良好的适应性。

实物拍照：

2、全新概念的会议流程

3、产品优势

4、软件功能介绍

a)会前准备（会议管理者登陆后台管理界面后进行，需用户名和密码）

?会议概况编辑及设置会议基本信息

◆设置会议主题、主持人、会议秘书、会议服务、会议时间、会议地点。

◆设置会议权限、会议室布局图等

?与会者编辑编辑参会人员列表（用于显示于双面屏）

◆添加、修改、删除与会人员

◆支持导入导出与会人员

◆设置每位与会人员的操作权限（签到、投票、发言、主持、中控权限）◆编辑参会人员单位、职称、座位号信息

?文件分发上传会议文件

◆编辑文件分类（上传\\文档）

◆编辑会议文件列表（对应每种会议文件格式的列表）

◆设置每一个文件对每一位与会者的查看权限（可设置禁止阅读）

?会议设置设置及管理会议投票

◆编辑会议投票标题、选项、说明、类型

◆设置每个投票的权限

◆控制投票的起讫时间

◆支持投票信息的导入和导出

?首页设置设置开机欢迎界面

◆自定义背景图片

◆设置会议主题、座位、姓名、职务等信息的显示方式（字型字号字的颜色及布局）◆保存设置后实时生效

?人名屏设置编辑外侧屏的显示内容（只适用于双面屏产品）

◆设置显示内容（会议名称或单位、人名、职称、职务）的字型字号字的颜色◆设置显示内容的整体布局

◆设置背景图片

?视频管理配置视频直播、点播

◆上传视频文件

◆配置流媒体源

b)会中功能

?会议签到参会人员签到（后台可设置免签到）。

◆一键触摸，快速签到，后台自动记录签到状态。

◆签到后，参会者可以观看基本会议概况内容

◆签到状态统计结果可直接导出为文件。

?参会人员显示参会人员的基本信息

◆以排位图的形式显示与会者人员的座次

◆以列表的形式显示与会者人员的坐席号、姓名、单位、职位、签到时间◆支持与会者列表信息的导入导出（格式）

?会议文件显示并打开管理员分发的会议文件

◆支持文件分类(\\\ 等)

◆支持权限控制

◆支持各种办公文件格式

?同步现场支持打开文档并同步共享演示文档

◆支持打开并查看文档

◆支持在线修改文档

◆支持批注文档并保存

◆支持共享演示文档到其他终端

◆支持共享演示文档到投影仪