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迎新晚会筹备方案(初稿)

迎新晚会筹备方案(初稿)

华中师范大学迎新晚会筹备方案

一、简述

根据《华中师范大学学生会机构改革和职能转变方案(试行)》及相关部门协商意见,华中师范大学学生会现机构设置如下:

迎新晚会筹备方案(初稿)

各中心与部门职能发生较大变化,为适应筹备校园文化活动之需要,特以筹办华中师范大学迎新晚会为例,将各中心、部门职能与活动分工相对应并作出具体方案,为其他活动分工提供借鉴。

二、迎新晚会筹备概述

一场完整的迎新晚会活动主要由策划拟定、前期准备、现场安排、后期整合四部分构成,为方便晚会筹备工作有序进行,一般将活动筹备组分为节目组、道具组、主持文案组、灯光舞美组、宣传技术组、场控机动组、外联后勤组、秘书组等组别。学生会各中心、部门按其职能与各小组对应,完成活动相关工作。

策划拟定部分,是活动中最为重要的环节,它关系到活动的最初成型,关于策划如何拟定,下文将予以详述。

为突出学生会各中心、部门在活动筹备中的具体效用,下文将从各筹备小组在前期准备、现场分工。后期整合中的具体分工角度,阐释各中心、部门在活动中职能的具体发挥。

三、策划拟定

按照校会内部决策流程(如下图):

迎新晚会筹备方案(初稿)

迎新晚会筹备方案(初稿)

同时结合迎新晚会性质与特征,迎新晚会策划由各中心、部门各自上交一份;由办公室通知各筹备组负责人召开会议,通过协商讨论,选出一份策划并作出修改意见;再交由创意中心二审修改;然后召开二次会议(此会议主席团必须参与),对策划进行再次修改;最终定稿,由各筹备组执行。

四、迎新晚会具体分工

(一)节目组

1、对应中心、部门——文体部

2、对应理由:

文体分为文艺体育,在大型活动举办、节目编排等方面较为擅长。

3、主要工作:

(1)前期

①节目征集:大致分为语言类、创新类、歌舞类、互动类

②初步拟定节目单顺序

③进行节目审核并提出修改建议

④确定节目的服装、化妆、道具要求

(2)中期

①组织联系晚会节目彩排、走场

②进行晚会节目催场

(3)后期

①联系节目归还服装

(二)灯光舞美组

1、对应中心、部门——创意中心

2、对应理由:

创意中心下设策划和设计两大板块,设计包括视频设计和平面设计(海报、PPT、舞美设计等)及学生会相关文化产品设计,对于舞台布置以及灯光要求有一定把握。

迎新晚会筹备方案(初稿)

3、主要工作:

(1)前期

①提交舞美设计方案,与舞美公司沟通确认舞美物资

②与节目组沟通确认各节目灯光要求

(2)中期

①与舞美公司对接

②进行现场舞美、灯光布置

(3)后期

①清点物资并结算舞美经费

②向各组织征集舞美设计意见反馈

(三)秘书组

1、对应中心、部门——办公室

2、对应理由:

学生会办公室主要涉及人事调度、会务、档案管理及文件资料撰写等工作,在活动中可负责这方面工作,充分发挥其作用。

3、主要工作:

(1)前期

○1通知校会各中心、部门定期召开迎新筹备会议,做好会议记录

○2落实各筹备组工作人员及具体负责人,制作通讯录

○3制作邀请函并发放

○4准备嘉宾台签及背贴

(3)中期

○1向各筹备组负责人发放工作人员通讯录,方便联络

○2安排礼仪人员进行引导

○3布置主席台,摆放台签、张贴背贴

(2)后期

○1整理会议记录

○2收集、整理晚会相关资料,归档

(四)外联后勤组

1、对应中心、部门——财务中心

2、对应理由:

财务中心主要负责学生会年度预决算、各项工作的预决算、各项工作报账、学生会财务管理等一系列财务工作。与活动经费预算和支出密不可分,故作此安排。

3、主要工作:

(1)前期

○1外联工作完善

○2制作和审核经费预算

(4)中期

迎新晚会筹备方案(初稿)

○1外联方案落实

○2演职人员工作餐、饮用水订购及报销

○3各类物资购买

(3)后期

○1制作晚会经费决算表

○2完成活动经费的报销

(五)宣传技术组

1、对应中心、部门——宣传中心、学术与科技创新部

2、对应理由:

宣传中心统筹华大学生会各大媒体平台,对外则与华青等校媒交流密切,是起到线上宣传以及沟通的职能。宣传中心及学科部涉及海报组、视频制作组,专业海报策划以及视频策划等,另外可以借助华青力量制作海报及视频。

3、主要工作:

(1)前期

○1线上宣传口——宣传中心(空间、微博活动推广,微信活动,班群)

○2活动海报制作——宣传中心、学科部(宣传标语、宣传单、宣传横幅)

○3宣传视频制作——宣传中心、学科部、华青

○4宣传展板制作——宣传中心、学科部

(2)中期

○1晚会视频制作(涉及晚会节目视频素材)——学科部、华青、技术人员、统筹各节

目要求

○2晚会主题曲录制——学科部

○3晚会节目单、邀请涵等的美工设计——宣传中心、学科部

(3)后期

○1校媒新闻宣传——宣传中心

○2现场微博墙操作——华青、宣传中心

○3各节目现场直播——宣传中心

○4晚会图集或者稿件——宣传中心

(*后附宣传方案)

(六)场控机动组

1、对应中心、部门——维权与服务中心

2、对应理由:

维权与服务中心处于晚会空缺位置,但其对于学校各大后勤部门联系紧密,对于场地协调、座椅规范等都有对应的职能。

3、主要工作:

(1)前期

○1考察场地,制作现场布局图

迎新晚会筹备方案(初稿)

○2制作现场突发状况应急预案

(2)中期

○1现场秩序维护——控制几大入口流量,维护秩序

控制场地座位安排

控制前台舞台表演区

○2协助外联后勤组工作——场地协调、座位安排

晚会器械发放,灯、雨衣、水等

○3应对突发状况

(3)后期

○1解决晚会后座椅及垃圾问题——场地清理工作

(七)道具组

1、对应中心、部门——调研与评估中心

2、对应理由:

调研与评估中心下设调研与评估考核两大板块,负责舆情调研、维权调研、工作开展情况及效果调研等调研工作和学院精品活动、校学生会、学院学生会考评。调研与评估中心在晚会前期没有什么特别的任务,而文体部将负责节目安排,所以为了最大可能性的调动人员,统筹协调,作此安排。

3、主要工作:

(1)前期

约10人,筹备人员以调研与评估中心调研员为主力。负责道具的租借。协助舞美组进行道具的安排;拟好道具的上下场方案。

(2)中期

现场道具的布置,以及节目进行期间的收放、更换道具

(3)后期

晚会结束后,负责清点道具,以及归还道具。

(八)主持文案组

1、对应中心、部门——艺术团、创意中心

2、对应理由:

创意中心下设策划和设计两大板块,策划包括各项工作的策划书。设计包括视频设计和平面设计(海报、PPT、舞美设计等)及学生会相关文化产品设计。整个中心的文案能力强。艺术团在校会改革后,将由副主席分管,其下辖主持队,主持经验丰富。

3、主要工作:

(1)前期

①主持人的邀请、选拔、培训(艺术团负责,尽量从艺术团主持队选人)

②主持服装的租借(艺术团负责)

③主持人的串词、文案编辑(艺术团负责、创意中心协助)、晚会台本(创意中心负责)

迎新晚会筹备方案(初稿)

④领导致辞撰写(创意中心负责)(2)中期

①对接主持人

(3)后期

①归还主持人的服装

迎新晚会筹备方案(初稿)

附件:

宣传方案

前期及中期宣传

1. 时间:

新生军训期间

2. 方式:

①平面宣传:海报、横幅、宣传展板(提前一周进行布置)

②网络宣传:

QQ空间,微博推文,配合宣传海报

微信,微信活动送礼物或报名形式

班群宣传

③媒体宣传:

校园广播台在军训期间进行宣传、校媒直播晚会筹备进程

现场及后期宣传

校媒联系及沟通

现场微博墙操作

各节目现场直播

晚会图集或者稿件