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工程材料物资采购作业程序201112

工程招标及物资采购程序

第一节总则

一、为保证XXXXXX项目建设的顺利建设,规范公司物资采购管理程序,防范风险,提高效率,节约成本特制定本程序。

二、本程序适用于温泉中心项目各项施工工程招标及其关工程材料、设备采购。

第二节采购程序

一、施工工程招标

施工工程包含桩基工程、劳务分包工程、消防工程、防水工程、钢结构工程、室内保温工程、景观园林工程、装饰装修工程、智能化工程等温泉中心建设相关工程。

1、公司规划设计部提供工程招标用设计图纸并会同公司工程部共同拟定招标文件技术标书。

2、公司采供部拟定招标文件商务标书,并会同技术标书报公司相关部门、法律顾问及公司领导审批。

3、公司采供部拟定工程招标公告,招标公告应注明拟招标工程的性质、规模、地点、资格条件以及获取资格的预审文件、招标文件的办法等事宜。

4、公司采供部广泛收集相关投标单位信息,对重要的施工工程组织相关部门,报经公司领导同意后对拟投标单位及工程现场进行考察。考察结束后相关人员填写《考察报告》呈公司领导。

5、采供部会同公司工程部及相关部门共同筛选后,选择出三家以上的投标单位参与竞标。

6、采供部组织所有投标单位参加招标工程交底答疑会,工程部组织投标单位踏勘现场后,统一发放招标文件。

7、采供部在招标文件规定的日期、时间组织各相关部门人员,报请公司领导共同召开开标会议。唱标人当众启封所有投标文件,记录人逐项登记在《招标开标记录》中,由唱标人、记录人和参加开标人员当场签字后,交公司办公室存档。

8、定标原则上为经评审后最低价中标法。即能满足招标文件实质性要求、符合招标文件的技术要求和标准,并且经评审的最低投标价的报价单位应当中标。9、采供部拟定《中标通知书审核意见表》,并经相关部门会审后报公司领导审核。

10、采供部审查完毕中标单位的相关资质,根据招标文件、议标过程文件、中标通知书等形成合同文件,拟定合同会审文件后,报相关部门审核、公司领导审批。

11、合同审批完成后,由总经理或授权人签署并盖章。

二、工程物资(钢材、水泥、砖、沙石及管线等)及设备招标采购

1、公司预决算部提供工程所需各项施工材料清单,公司工程部(专业工程师)提供所需各项设备技术标准、规格型号及相关数量并报经设计部门及公司领导审批。

2、公司采供部依据施工材料清单编制各项分类工程材料采购清单及供应计划,依据工程部提供的设备技术标准、数量等编制设备采购清单及安装计划;公司采供部编制招标文件(采购合同)会同采购清单报经公司各相关部门及领导审批。

3、公司采供部拟定材料设备采购招标公告。

4、公司采供部收集相关材料设备供应商信息拟投标单位信息,并对相关材料设备市场(供应商)进行调研、询价、议价、核价;对重要的材料设备采购,组织相关部门,报经公司领导同意后对拟投标单位的工程现场或相关业绩进行考察。考察结束后相关人员填写《考察报告》呈公司领导。

5、采供部会同公司工程部及相关部门共同筛选后,选择出三家以上的投标单位参与竞标。

6、采供部组织所有投标单位参加材料设备采购招标交底答疑会,统一发放招标文件。

6、采供部在招标文件规定的日期、时间组织各相关部门人员,报请公司领导共同召开开标会议。唱标人当众启封所有投标文件,记录人逐项登记在《招标开标记录》中,由唱标人、记录人和参加开标人员当场签字后,交公司办公室存档。

8、定标原则上为经评审后最低价中标法。即能满足招标文件实质性要求、符合招标文件的技术要求和标准,并且经评审的最低投标价的报价单位应当中标。

9、采供部拟定《中标通知书审核意见表》,并经相关部门会审后报公司领导审核。

10、采供部审查完毕中标单位的相关资质,根据招标文件、议标过程文件、中标通知书等形成合同文件,拟定合同会审文件后,报相关部门审核、公司领导审批。

11、合同审批完成后,由总经理或授权人签署并盖章。

三、临时工程物资及应急物资的采购

1、公司工程部根据工程实际需要,须临时或应急采购的工程物资。申请人应提交书面物资采配置申请报告,配置申请报告应注明需临时或应急配置的原因,所

需物资的品名、规格型号、数量及特别要求等。配置申请报告经公司预决算部及工程部经理审核后报请公司领导审批。

2、配置申请报告经公司领导审批同意后,公司采供部人员会同预决算部人员对所需配置工程物资进行调研、询价、议价、核价并提交三家以上的供应商报价单。

3、采供部根据“经济适用,降本增效,质量第一,性价比最优,服务优良”选择最佳物资供应商,并提交书面的物资采购申请报告经相关部门审核后报公司领导审批。物资采购申请报告应明确采购物资的品名、规格型号、数量、单价,金额等相关内容并说明选择此供应商采购原因(所有的供应商报价单附后)。

4、采购申请报告经公司领导审批同意后予以采购。

四、乙供材料的核定

1、施工单位所购的所有相关工程材料均需由公司相关部门核定价格。

2、施工单位所购材料需报请工程项目负责人填写工程材料认价单(一式三份),经公司工程部经理审核。认价单需注明需认价材料的品牌、品名、规格型号、购买单价及购买单位等相关内容,能提供认价材料样品的应提供材料样品。

3、公司采供部会同公司预决算部人员,根据工程材料认价单(及样品)注明的相关内容进行广泛的市场调研,询价、议价、核价并提交三家以上的供应商报价单。

4、采供部根据供应商所报最低价格考虑施工单位合理费用后,与公司预决算部共核定乙供材料价格并报公司相关部门及领导审批。

5、材料认价单经公司领导审批同意后,作为工程结算依据。公司采供部、公司预决算部及施工单位各一份存档留底。

第三节交验程序

一、设备交验

1、依据采购合同的约定供方将所供设备运抵指定的交货地点后,公司采供部组织相关部门(专业工程师)及供方共同对运抵的所有货物的外观、品名、型号规格、质量、数量、产地等进行拆箱检验。设备产品的设备安装图、电路图、设备结构图、设备产品的品质证书、合格证书、产品说明书、设备产品的操作手册、维修及维护保养手册及合同约定的其它技术资料均应随同设备共同抵达。

2、验收过程中若发现设备型号规格、质量、数量、产地与采购合同不一致

的或相关将技术资料未提交完整的不予验收。

3、设备验收合格,采供部组织相关参验收人员(专业工程师)及供方共同办理设备交验手续(《设备验收清单》一式)。

4、设备安装调试完毕采供部应再次组织相关部门对使用效果及其它进行验收。特种设备验收的需上级主管部门出具验收报告或准运证。

二、材料交验

1、依据采购合同的约定供方分批将所供材料运抵指定的交货地点后,采供部组织预决算部、工程项目负责人、接收施工单位现场负责人共同每批次的工程材料规格、质量、数量、产地等进行验收。验收合格共同办理验收移交收续(《材料/产品/物资移交清单》一式五份)。

2、采供部每月对各项验收到货工程材料进行汇总,并报公司预决算部审核后做为结算依据。