协同办公系统建设方案
协同办公管理系统
建设方案
目录
引言 (3)
第一部分企业面临的信息化问题 (4)
一、企业信息化管理的现状 (4)
二、企业面临的问题 (5)
第二部分协同办公管理系统理念与解决方案 (7)
一、协同办公理念与发展的背景 (7)
二、协同办公管理系统整体解决方案 (8)
三、协同办公管理系统的发展方向 (9)
第三部分协同办公管理系统功能模块介绍 (10)
一、管理系统首页 (10)
二、日常办公 (11)
三、人力资源管理 (12)
四、行政后勤管理 (13)
五、个人助理 (14)
六、系统配置 (14)
七、工作流程管理 (15)
第四部分协同办公管理系统运行环境及安全性 (16)
一、软件环境 (16)
二、硬件环境 (17)
三、系统安全性 (17)
第五部分培训与服务 (18)
一、管理系统实施方法 (19)
二、服务 (20)
引言
在这个竞争异常激烈，客户需求变换不定的信息时代，企业不仅需要依靠降低产品的成本和提高响应速度以确保在激烈的竞争环境下站稳脚跟，更需要不断地获取知识、提升创新能力和深化协同工作以获取成功。协同生产、协同设计、协同办公、协同政务……“协同”的概念的产生及其基于此思想设计的系统的应用将推动信息技术革命进入一个全新的阶段。
协同办公管理系统基于“协同”的思想，将企业的内外资源，包括企业内部门与部门之间，以及企业与外部的供应商、分销商、服务提供商、客户及其他合作伙伴等整合在一个统一的平台上进行管理，使企业变成一个电子化的内外部协同工作的组织。协同办公管理系统超出了传统的管理信息系统的内涵，它以企业内外资源的“协同”和系统各功能模块之间的“协同”，以电子商务、OA系统和供应链管理的综合实现模式，以高度共享、有序、集成和个性化的信息，高效和规范的电子化业务流程，强大的分析统计以及灵活的自定义功能，获得对组织准确的宏观和微观上的认识和分析，从而提升商业智能和核心竞争力。
我们拥有卓越的产品，坚实的技术支持，专业的咨询服务和丰富的实施经验。我们以贴切客户需求和体系化的解决方案、科学规范和细致周密的项目实施为客户提供强有力的系统应用保障。
协同办公系统为您创造一个集成的办公环境并实现例如：
☆各种工作流程处理的自动化和处理过程的监控；
☆解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作。
☆各种文档管理的自动化，达到按权限进行查询和使用，以及提供方便的查询手段。
☆提供信息发布和收集的平台。支持信息的有效高速传递。
☆提供与其它管理信息系统（MIS）的信息交流。
第一部分企业面临的信息化问题
一、企业信息化管理的现状
随着企业竞争的日趋激烈，传统模式下的外延式和规模化的发展越来越受到挑战，企业的规模化发展已经遇到了瓶颈，而企业信息化建设的目的便是通过数字神经系统对企业运作的各个环节进行控制和反馈，达到知识的积累更新和技术的创新，从而实现企业的内涵式和创新式发展。
企业已经在信息化的道路上走了很长的时间，财务管理、人力资源管理、项目管理、客户关系管理、物流管理等各种软件已经在普遍的使用，信息化的内部要素已基本建成。但是，这些要素之间仍未被集成起来，每一个信息系统都是孤立的，信息的流动速度不够快，信息的共享程度相当低。这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，比较集中的表现在以下几个方面：
1、信息的膨胀
大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12－18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。
2、信息的孤岛
企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，数据之间缺少应有的关联性。
3、信息的非结构化
信息的结构化就是需要让系统内的信息按照的一定的方式能方便的被呈现给需要查询信息的人员手中。对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些"死角"里会隐藏了非常重要的信息资源。
4、信息的非个性化
董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：信息内容、访问权限、访问频次、门户差别等等。而现在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。
二、企业面临的问题
信息的膨胀，信息的孤岛，信息的非结构化，信息的非个性化
将会给我们带来明显的问题：
?整体效率低下
高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等；
任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握；
传统事务处理方式手续烦杂，效率低下；
?工作运转不畅
为执行某个任务，但由于信息的不流畅，导致各方在等待中浪费资源。企业机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求；推脱问题，避免责任，抱怨对方导致的结果是整个工作链的断缺。
?信息流通不畅
人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系，信息流通不畅；合适的信息，不能在合适的时候到达合适的人手中，造成很多信息的延误。
更多问题的提出：
?如何实现企业全面地、持续性的发展和提高？
?如何赢得市场？
?如何使企业内部的知识得到积累，共享和创新？
?如何保持良好的客户关系？
?如何有效地进行成本控制？
?如何动态地支持企业机构和流程的变化？
?如何与客户、供应商、合作伙伴形成紧密的价值链？
?如何在企业内部形成紧密的协同工作关系？
?如何使信息共享化、结构化和个性化？
?如何将准确的信息第一时间传递给准确的人？
?如何获得商业智能和准确决策？
如何提升企业的核心竞争力，从而在高度竞争的全球化经济体系里获得成功？
第二部分协同办公管理系统理念与解决方案一、协同办公管理系统理念与发展的背景
协同管理的理念是伴随着“集成”的理念发展起来的，就协同管理概念而言，这里的“集成”有两层含义：一是对软件功能的集成。将人力资源管理、知识管理、工作流管理、项目管理、客户关系管理、财务管理、资产管理、供应链管理等软件进行功能上的整合，原先独立的每一个功能软件此时变成系统中的一个模块，通过在模块之间形成良好的数据接口，使之成为一个软件系统平台，从而在功能上达到高度的关联性；另一层含义是指对商业逻辑的集成。随着互联网技术的发展，物理意义上的空间距离将不再成为任何障碍，基于远程操作被大量应用，系统的门户日益丰富，应用范围更为广阔，这使得协同管理的软件系统平台可以采取基于架构的方式，将行业的商业逻辑融会其中，为多个行业提供解决方案，即一个协同管理的软件不仅是提供了一个单纯的工具，同时也给企业提供了相应的一套协同管理模式，一种企业与供应商、客户、合作伙伴之间以及企业员工之间协调工作的业务模式。这也是与通常的电子商务区别的一点，也正是通过这一点，真正为解决企业信息化过程中所面临的诸如信息膨胀、信息孤岛、非结构化和非个性化等难题迈出了一大步。企业实施协同管理软件系统，通过门户区隔、动态更新、远程支持以及全面的资源整合实现有效的企业资源管理。
二、协同管理系统整体解决方案
协同管理系统基于WEB技术，将一个组织的内部资源与外部资源有效结合，使企业内部各部门、各员工之间，以及内部员工与外部的客户、经销商、供应商和各合作机构的运作效率大大提升。通过此系统，企业远不仅于在网站发布一份说明书或通过浏览器运行现有的应用程序，还可以体验到WEB服务器、文件、用户、产品、雇员的内部联系通过协同管理系统的高度集成。
1、基于WEB的结构
WEB技术使应用软件由Client/Server变成了Browse/Server，数据及应用可通过不同平台、不同网络存取，与平台无关，伸缩性大。此模式与原有软件架构Client/Server相比有以下特点：
?易用性好：用户使用单一的Browser软件，通过鼠标即可访本、图像、声音、视频及数据库等信息，特别适合非计算机人员使用。
?易于维护：由于用户端除了标准浏览器之外无需专用的软件，系统的维护工作简单。
?信息共享度高：HTML是数据格式的一个开放标准，目前大多数流行的软件均支持HTML，同时MIME技术使得Browser可访问多种格式文件。
?扩展性好：Browse/Server模式使用标准的TCP/IP 、HTTP，能够直接接入Internet,具有良好的扩展性。
?安全性好：通过配备防火墙，将保证现代企业网络的安全性。
?广域网支持：无论是PSTN 、DDN 、帧中继，X25 、ISDN ，还是新出现的CATV 、ADSL，Browse/Server均能与其共“舞” 。
?保护企业投资：Browse/Server模式由于采用标准的TCP/IP 、HTTP协议，它可以与企业现有网络很好的结合。
2、协同办公管理系统的特点
1、传统的办公系统存在下列缺点
●各部门的信息传递和事务交接易出差错
●上、下级和部门之间无法适时实现协同工作和数据共享
●信息和工作流分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难
重重
2、协同办公管理系统的优点：
●无空间和时间限制性
利用基于群件的网络办公自动化软件，可实现各部门的协调与协同工作、无纸化办公和移动办公。一年365天，一天24小时，随时随地自由办公（包括审批、签字、收文、发文、内部信息查询等）。不同地区和不同部门的数据共享，可大大降低重复工作量和提高工作效率。
●公文传输的自动化
公文传输将由系统自动完成,相关单位只需在计算机前进行简单的点击操作就可以完成公文的收发任务,解除了交接、签字、运输等繁杂的过程。
●办公过程的规范化
通过办公自动化系统的实施, 可理顺工作关系，促进管理科学化、规范化和信息化，减少人为因素随意性影响,使公文收发、签报、管理等逐步形成一定的标准和规范。
●办公信息获取的快速化
以前需十天半月才能报送或收到的文件,现在只需几秒钟完成。
●办公信息内容的广泛化
通过企业内部管理网对办公信息进行浏览、传送、发布和公布下载,形式多样,内容广泛。
●办公资源利用的合理化
在办公过程中, 人、财等办公资源由计算机统一管理。
三、协同办公管理系统的发展方向
未来的信息化企业不仅仅是一个高度集成的电子化组织，更是一个运作良好的生态系统，是一个可以通过对内外部资源的吸收来进行自身动态调整和外部环境适应，从而实现整体的创新、成长和进化的生命实体。协同办公管理系统以知识管理为核心营养，协同运作为进化手段，使企业的资源融会贯通，吐故纳新，始终
以崭新的形象生机勃勃地面对多变的外界环境。
第三部分协同办公管理系统功能模块介绍
用户同人员姓名对应起来后，整个系统的初始工作才算完成。此时你可以建立流程进行公文流转，建立或完善人员档案等等。
1、组织结构
建立可视的层次化的组织结构关系，并通过组织结构图动态创建每个组
织单元的角色分配情况和人员组成情况。
2、角色设置
建立组织结构中每个单元的人员角色，如人事处的角色“处长”、“副处长”、“科员”等，对于管理人员，还必须选中“具有领导角色”复选框。
3、用户设置
建立人员同Notes用户的对应关系，所有的NOTES用户必须首先注册好并具有Internet口令，建立好的用户自动生成人力资源中的人员基本信息档案。
4、公共类别
建立发文收文、政策法规、公告栏目、行业、单位大事、个人总结、领导评估、人员状态等信息的类别，以便系统分类检索。（二）系统首页
1、计划工作
管理机关、企事业单位个人的消息、计划工作、被指派的工作，公文
处理通知等。实现集中的处理接口，并实时更新。
2、电子邮件
提供局域网内部电子邮件功能，并能同Internet邮件进行交互，邮件
到达时，能实时更新。
3、大事记
管理机关、企事业单位内部大事消息，供员工浏览查询之用。
4、公告板
管理机关、企事业单位公告信息，供员工游览查询之用。
5、讨论园地
机关、企事业单位员工交流聊天之用。
6、密码修改
管理用户通过WEB端修改自己Internet口令的接口。
7、资源链接
管理本系统主页上的热点链接。
8、公共信息
管理如邮政编码、火车时刻表、交通时刻表等公用信息。
（三）日常办公
1、流程定制
建立企事业单位特殊的工作流转步骤。主要有流程的定义，流程步骤的
设计，流程流向的设计，审批决策的术语的定制等。
2、公文流转
公文流转包括对各种公文（议案，决定，请示，报告，指示，批复，通
报，通告，通知等）进行的收文办理（传递，签收，登记，分发，拟办，承办，归档等）和发文办理（拟稿，审核，签发，登记，分发，立卷，
归档等）。所有的文档能自动归到档案管理库中。
3、档案管理
管理公文流转中产生的文档、自行添加的文档，按标准的档案管理方法
进行分类、归档、组卷、合卷、撤卷、移卷功能。并能进行调阅、查询、借阅。
4、领导评估
管理具有领导角色的人员对员工的工作进行的评估、评定等内容。
5、合同管理
管理机关、企事业单位的购买合同、销售合同以及其它类别合同等内容，便于分类检索。
6、往来关系
管理机关、企事业单位的供应商信息、客户信息以及其它团体的信息，
便于分类检索。
（四）人力资源
1、员工名册
管理机关、企事业单位员工信息、包括组织机构、人员基本信息、人员岗位信息、工作简历、家庭信息、学习情况等。
2、劳动合同
管理机关、企事业单位员工在职期间的所签订的劳动合同情况，便于分
类检索。
3、奖罚记录
管理机关、企事业单位员工在职期间的奖励惩罚情况，便于分类检索。
4、职务变动
管理机关、企事业单位员工在职期间的职务变动情况，便于分类检索。
5、绩效评估
管理机关、企事业单位员工在职期间的工作绩效评估情况，便于分类检索。
6、规章制度
管理机关、企事业单位的人事制度、员工手册、职务说明等规章制度内容，便于分类检索。
（五）行政后勤
1、办公用品
管理企事业单位办公用品的领取、借用申请、审批、使用、归还等。对
低于库存下限的办公用品，系统自动发出订货通知，对逾期未还的办公
用品借用记录，系统自动发送邮件催还。
2、图书管理
管理企事业单位图书的借用、审批、使用、归还等。对逾期未还的图书
借用记录，系统自动发送邮件催还。
3、车辆资源
管理企事业单位车辆的预订、审批、使用情况。系统自动检索车辆的空
闲状态，自动发送到驾驶员和车辆预订人员的邮件和消息通知。
4、会议室资源
管理企事业单位会议室的预订、审批、使用情况。系统自动检索会议室
的空闲状态，自动发送到驾驶员和会议室预订人员的邮件通知。
5、会议纪要
管理企事业单位会议纪要文档，便于分类检索等。
6、接待管理
管理企事业有关领导、客户、普通人员来访的情况，便于分类检索。（六）自助服务
1、计划工作
管理个人的工作活动或群组的日程安排。系统自动提醒。
2、工作总结
管理个人按周、半月、月、季度的工作总结，并送交领导评估。
3、申请管理
管理个人的请假、采购、培训等申请。
4、通讯名录
管理企事业单位的公用通讯录信息，便于分类检索。
5、名片管理
管理企事业单位员工个人的名片夹，便于分类检索。
6、信息快递
管理企事业单位员工之间互发消息、留言等的工具。
7、电子论坛
（七）工作流管理
工作流管理是现代企业最基本的管理因素之一。企业中通常会存在许多业务流程，恰恰是这些流程严重制约着企业的工作效率。通过工作流的功能，可以对企业各项管理进行规范化、透明化运作，提高信息流转和决策的效率。
工作流可以对内部以及外部业务处理采取电子化管理动作。工作流管理是提高组织效率的有效工具。
由于采用了电子化的方式处理工作流，工作流的组成因素包括流程完成需要的阶段、每个阶段的负责人、流转条件等都可以被固定下来，并且与工作流相关的政策信息和手续说明等也可以被链接进来做为请求创建和批准的规范。
与传统的纸张操作相比，每个请求都被可靠地保存而不会丢失。请求一旦被创建，就会沿着预先定义好的流程被发送给相应阶段的相关负责人，无论是请求的处理还是信息的反馈都得以高效地进行，即便是相关负责人出差也不会延误工作的进
展。
工作流管理模块同时也提供了可定制的浏览和报告的功能，从这些报告中可以清晰的了解哪些请求是创建最频繁的，哪些人处理的请求最多，以及每一个工作流完成所需要的时间周期。
?与其他模块相集成的工作流管理
工作流管理模块与其他模块相集成，从而可以实现各种类别的工作流定义，包括报销及资金申请、项目任务安排、资产领用申请、客户请求、公文流转、采购申请、出入库申请等。
?与信息门户相结合，实现内部与外部业务的高效沟通
企业客户、供应商、代理分销商和其他合作伙伴通过信息门户，递交各种请求并随时查看请求的处理情况，这些请求被迅速地传送给企业相关部门及负责人员，从而达到“协同工作”的目的。
?灵活定制组织运作所需的各种工作流类型
企业的组织机构和业务模式可能会经常发生变化，系统可以根据企业的实际需求灵活的定制相关的工作流程，方便企业进行各种工作流程的动态维护管理。
当工作流程按企业实际情况的变化而被重新定义后，基于原来工作流程规则创建的所有请求都将按照新定义的工作流程来流转。而这一切只需对系统进行简单便捷的操作就可以实现。
工作流程可以自由定制，包括请求的种类，每种请求流转所需经过的阶段，每个阶段的负责人，创建请求时的既定格式。预先定义的判断条件将自动控制请求的流转方向。
可被定制的工作流程包括：公文与合同流转审批、招投标流程、审计批示、各部门报表和文档的汇总归集、报销管理、招待管理、人事工作流程、车辆管理、仓库管理等。
?使请求沿着规则和手续进行
由于电子请求的特性，已设定的请求可以很容易的遵守相应的规则和手续。企业可以确信所有的请求都是根据规则和/或手续来输入和批准的，从而保证请求处理的统一性。
?以高效的方式处理请求
通过工作流来处理那些原本需要手工来处理的请求，可以减少创建、递交、处理请求的时间。请求被迅速递交给相应负责人并在其待处理事项中显现。请求创建者可以随时查看请求的状态及被处理的情况。满足既定条件的请求将自动流转到下个阶段，等待下个阶段的负责人处理。不满足条件的请求将被退回等待重新编辑和递交。
工作流在每个阶段的负责/操作人可以以角色为基础来定义。这意味着流转到某个阶段的请求做为一项工作任务不仅仅是分配给一个人的，所有具有相同角色的人都可以执行操作，这样会加快工作流转的过程。即便是负责人/操作人缺席，他的相同角色的同事依然可以代替他来完成工作流的操作。
?有效地浏览所有请求（哪里？谁？为什么？什么时候）
工作流提供强大的视图和报告。从这些报告中，可以清晰看到哪种请求是最常被递交的；哪些员工在处理最经常的请求；处理和完成请求需要的时间等。
?工作流功能综述
统一和规范化企业的各种工作流程
请求处理与企业的政策和手续保持一致
动态、个性化地定义企业所需的工作流程来支持组织运作
灵活定义各种请求类型
高效的请求处理方式
提供对请求的基于不同条件的查询
支持计划时间表的创建
强大的搜索能力
提供工作流相关的统计报告