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新时期高校二级学院办公室管理服务探析

126

教育管理

JiaoYuGuanLi

教师·TEACHER

2018年9月Sep.2018

新时期高校二级学院办公室管理服务探析

陈 艳

摘 要:高校二级学院办公室是高校的一个管理服务部门,随着新时代教育的发展,对高校二级学院办公室管理服务能力提出了更高的要求。文章阐述了高校二级学院办公室的作用,分析了目前高校二级学院办公室在管理服务上存在的问题,在此基础上,从多个方面提出了提高高校二级学院办公室管理服务工作质量的对策,为做好管理服务工作提供帮助。关键词:高校二级学院办公室;管理;服务;创新作者简介:陈 艳(1973—),女,江苏扬州人,助理研究员,本科。

中图分类号:G647

文献标识码:A

收稿日期:2018-06-11

文章编号:1674-120X(2018)26-0126-02

(扬州市职业大学,江苏 扬州 225009)

一、高校二级学院办公室的作用

1.协调作用

高校二级学院办公室主要职能是通过协调,协助领导做好各项管理服务工作。学院的许多工作是由办公室进行组织,协调学校各部门、各学院资源,协调学院内所有管理服务人员和教师,充分调动积极性,科学安排,及时有序地处理各种烦琐的事,保证学院管理服务工作正常运行。

2.服务作用

高校二级学院办公室平时主要服务的对象是广大师生,服务的范围涵盖学院内外,服务的内容包括行政、人事、财务、外联等各项任务。面对众多的人和事,高校二级学院办公室的工作量巨大,且需要通过良好的服务,让全校师生满意。

二、目前高校二级学院办公室

存在问题

1.缺乏有效的管理规章制度高校二级学院办公室仍然沿用原有的、过时的规章制度,没有按照新时代教育的要求制定相适应的规章制度,原有的工作机制不能适应当前的新形势,没有创新性,与实际工作情况不相符合,影响了学院的工作人员的积极性、创造性及主动性,使学院的工作效率、工作质量、师生对学院工作的满意度大大下降。

2.工作目标较模糊

许多高校二级学院办公室的工作职责较模糊,一直没有研究制定出相关的工作职责范围,使高校二级学院办公室的工作人员凭经验工作,工作能力难以发挥,开展工作困难,造成工作效率和

质量不高。高校二级学院办公室工作人员只有在清楚知道本部门的定位、明确工作职责情况下才能做好工作。

3.没有树立良好的服务意识高校二级学院办公室的工作人员平时工作状况是任务重、时间急,思想上服务意识较淡,缺少服务的主动性,造成有时对待工作的热情不高,对服务对象态度淡漠,具体工作不够认真细致,使服务工作效率低下,不能满足师生的服务需求,甚至造成不良影响,影响学院的形象。

4.需提升管理服务人员专业知识高校二级学院办公室起着衔接的作用,是学院中一个重要的部门。要做好高校二级学院办公室管理服务工作,需要安排数量充足、敬岗爱业、能主动为广大师生热心服务、具有复合型知识的工作人员,这样才能满足工作的需要,才能让师生满意高校二级学院办公室的管理服务工作。但现实中高校二级学院办公室部门人员在数量上严重不足,每人都身兼多职,忙里忙外,没有充足的时间再去学习相关知识、参加各种培训来提高个人素质,也就不能更好地服务全校师生了。

5.需要提高办公室信息化管理服务水平

科学技术的发展使计算机技术和网络技术得到空前的发展,这些技术已在高校的各个方面被广泛普及和使用,对管理服务工作起到了很大的作用。然而许多高校二级学院办公室的管理服务人员对相关知识掌握不全面,操作使用仍然不熟练,有不少困难,这在一定程度上降低了工作效率,影响了工作质量,使管理服务工作处于较低水平。

三、提高高校二级学院办公室

管理服务工作水平的对策

1.提高高校二级学院办公室工作人员的综合能力

工作人员需具有较高的执行能力。高校二级学院办公室是学院与学校上级部门互相联系的纽带,是学校与学院相关任务的最终组织与执行部门。所以高校二级学院办公室工作人员在工作过程中首先要吃透相关文件的精神,充分理解相关工作的含义,按照相关要求精心组织,在执行过程中认真、细心,使学校的工作要求最终落实。

工作人员需具有较高的协调能力。办公室平时工作接触面比较广,处理的事比较多。有的事情较简单,工作人员会很快、很容易处理,但有些事情比较复杂,难处理,涉及学校多个部门、多个学院,这就需要工作人员具有较强的协调能力,与学校相关部门、学院沟通,找到解决问题的方案,使事情圆满解决。

工作人员需具有较高解决问题的能力。在平时工作中,对待不同的任务需要采用不同的工作办法。除了一般性的问题,工作人员在处理棘手问题时需冷静地分析问题,从问题中找出与之相关的线索,形成解决问题最合理的方案,顺利地完成工作任务。工作人员在平常的工作过程中要不断总结、不断学习、不断实践,提高自己的分析能力和判断能力,使自己的工作能力不断增强。

2.提高高校二级学院办公室工作人员的服务意识

要做好高校二级学院办公室的工作,工作人员首先要热爱学院办公室工作,在工作中转变理念,变管理为服务,