文书整理归档的现实意义

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文书整理归档的现实意义

作者：田真

来源：《中国管理信息化》2015年第02期

[摘要]随着科学信息技术的发展，文书整理归档实现了办公自动化。对电子文件的电子档案管理，将档案管理工作落到实处，拓展了档案管理工作的内容。电子文件和纸质文件的归档管理都是要实现由文件到档案的质变。办公自动化依托计算机技术，改变传统的文书整理归档的手段和方式，为文书整理归档带来许多现实的意义。本文介绍了文书整理归档自动化的优点，文书整理归档自动化存在的不足以及在文书整理归档中常遇到的问题的解决办法。

[关键词]文书整理归档；优点；不足；思考

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.126

[中图分类号]G272 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）02-0172-01

在教科书以及档案学词典里都对档案的专业术语“归档”作了确切的详细的定义，文书整理归档将社会发展的历史过程整理成档案，客观地向我们展示研究开发、基本建设、领导决策、问题处理等各个方面的成果。文件归档整理是文件运转处理流程中使文件顺利转化成档案的关键环节，具体由文书人员来完成。但是，这项工作却与档案工作有着密不可分、千丝万缕的联系，它是档案工作的基础。文书整理归档的自动化顺应了时代的要求，提高了文书档案管理工作的效率和水平，满足了文书档案管理工作的现代化要求，揭开了文书档案管理工作的新篇章。

1 文书整理归档自动化的优点

1.1 文书整理归档自动化提高了文件传递的安全性和时效性

传统的文件传递方式是邮政传送，在这种传递方式下，文件在传送的过程中丢失的现象普遍存在，文件的传递时间也受到很大的制约，致使对文件的归档与检索存在很大的不便。网路计算机技术在文书整理归档中的应用，实现了文件传送方式向网络传递的转变，极大地提高了文件传递的安全性和时效性。

1.2 电子文件比纸质档案的稳定性强

由于纸质档案的纸张极易在氧化剂、酶、酸、高湿、高温等的作用下发生氧化和水解，因此，在档案管理工作中发生损失的可能性非常大。随着电子信息技术不断进步，闪存U盘、DVD光碟、VCD光碟以及移动硬盘等电子载体广泛应用于文书整理归档中，这些方便了文件的阅读、存取和传递。电子文件受环境的影响较小，储存的时间也较长，所以电子文件具有和极强的稳定性