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公司证照管理规定

公司证照管理规定
公司证照管理规定

XXXX有限公司

资质证照管理办法

1、目的

1.1为适应建筑行业特点以及市场竞争需要,在遵守《建筑企业资质管理规定》等相关法律、法规下使用资质,实现XXXX有限公司(以下简称“XXXX公司”或“公司”)的证照管理规范化、制度化、合理化,从而确保证照在经营活动中安全、有效、合法的使用,促进公司经营管理工作。

1.2鼓励员工立足公司和个人发展积极取得、提升相关从业资质,打造高素质员工队伍,进而使各岗位任职人员的从业资质满足国家法律法规及公司运行要求,确保公司的各项工作正常有序开展。

2、范围

本规定适用于与公司签订劳动合同关系的全体正式员工。

3、原则

3.1及时性原则:证照办理、注册(转入、转出)、年检、再教育等均应在规定时限内及时处理,保证公司证照、员工资质能够正常、高效、合理使用。

3.2合理储备原则:公司员工资质数量应按照行业政策要求,进行合理储备,满足业务发展需求,确保公司各项业务的顺利开展。

3.3统一管理原则:与公司经营相关的证照都应由公司专人统一保管,规范管理,提高运行效率,保证证照充分使用,适应公司生产经营。

3.4激励性原则:公司鼓励员工积极参加资质证书考试,促进公司人才培养,提高公司实力。

4、证照种类

本办法所指证照包括企业证照、员工资质证书,具体为:

4.1企业证照:指根据国家法律法规要求,公司从事经营活动所必须的证件、资质证书及相关附件等。

1)建筑行业资格证照:企业营业执照、建筑企业资质证、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、取费规费证、土地证、房产证等。

2)建筑行业数字证书:合同备案加密锁、起重机加密锁、三类人员加密锁。

3)建筑行业证照配套的印章、信息卡等。

4)行业荣誉证书:外部机构出具的荣誉证书、牌匾、文件等。

4.2 员工资质证书:因公司所处建筑行业特点的需要,纳入公司统一管理的建筑行业人员资格证书及相关附件。

1)员工建筑类资质证书:注册建造师、造价师、九大员岗位培训合格证、安全考核合格证、特种作业人员证等。

2)员工证书配套的印章、信息卡等。

5、管理职责

5.1 行政部

公司证照管理的牵头部门,负责公司证照管理的统筹组织;公司证照统一保管;建立证照信息台帐,对公司人员从业资质情况统一登记《资质证照登记名册表》(附件A),并不定期公布证照的使用情况;负责证照有效性维护,注册、延期、年检、继续教育,维护《资质证照注册名册表》(附件B);负责监督检查公司证照在各业务单元的使用情况;负责公司证照使用、借用的规范管理;负责员工取证的组织工作。

5.2 财务管理部

负责《税务登记证》等其他财务相关证书的管理;负责证书管理相关费用的财务管理。

5.3各部门

配合行政部,提供在资质管理中需要的相应资料。在相关法律、法规允许的范围下掌握市场行情动态,及时收集信息,为公司工程投标、工程建设、成本管控等工作提供资质证书使用的依据。

5.4 证书持有人

按照国家相关规定及公司岗位任职要求,持证上岗;按公司要求及时办理证照注册登记、资质升级、年检等事宜。

6、管理流程

6.1 企业资质证照年检、升级、变更、有效期延续

按照主管部门相关规定,行政部定期检查证书信息,在规定时间范围内及时办理年检、变更、有效期延续等事宜。

6.2 员工资质证书取得、注册

6.2.1获取

1)行政部不定期收集、发布各类证书报考信息,并根据公司经营需要,有计划地组织员工报考、获取资质证书。对不具备岗位要求的员工限期取得相应资格证书。

2)因经营需要,公司统一组织员工报考、获取资质证书,报考人员由各部门推荐,行政部审核,分管领导批准后统一报考。

3)由公司统一组织报考获取资质证书的相关费用由公司承担。各项报名费、考务费、培训费等费用由报考人员先行支付,考试通过且证书注册在公司后,由公司按每证一次全额报销产生的报名费用、考试费用和注册、年审、继续教育等费用。

同时,员工与公司签订服务协议,原则在公司注册年限不少于3年。

4)为避免无效率的取证报考,对报考同类证书同专业的相关费用仅报销一次。

5)公司鼓励员工获取资质证书,员工自行报考获取证书的,公司可协助办理报名用印、证明等相关材料,费用自理。

6)证书取得后,证书原件及相关附件应由公司统一保管,员工个人可保留证书复印件,复印件盖章标识“再次复印无效”。

6.2.2 注册

根据公司发展和业务需要,公司为员工办理证书初始注册、延续注册、变更注册、增项注册、注销注册等事宜。证书注册办理过程应坚持严格审批、宽进严出。

具体办理程序如下:

1)证书持有人提出申请,填写《资质证书注册审批表》(附件C),由所属部门经理审核,公司分管领导审批。

2)行政部依据《资质证书注册审批表》(附件C)审批意见办理注册相关事宜。

3)公司各部门和员工有义务提供办理过程中的相关资料和信息。

6.3 证照的领用管理

6.3.1领用

1)公司各部门在遵守《建筑业企业资质管理规定》等相关法律、法规下,积极参与公司经营范围内的各项活动过程中,因项目招投标、备案以及其他经营活动等需使用证照时,必须严格填写《资质证照使用审批表》(附件D),履行领用手续。

2)证照使用中途需更换使用的证照时,需重新履行领用手续。

3)行政部负责分类筛选、处理、跟踪各类资质信息,避免证书使用过程中出现一证多

用等情况发生,不利于公司业务开展。

4)所有证照只能用于与公司经营有关的活动,不能用于与公司经营活动无关的用途。5)因证照使用不当所造成的后果,由领用部门承担相应责任。

6.3.2临时使用程序如下:

1)用于招投标等使用期1个月以内的业务,由使用部门提出申请,填写《资质证照使用审批表》(附件D),注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限,经办人签字,所属部门经理签字和行政部部门经理签字。项目部因业务需要使用证照,由项目经理申请,平台业务对口部门审核后按流程办理。

2)审批同意后,经办人办理领用登记手续,领用证照。

6.3.3长期使用程序如下:

1)用于项目工程办理施工许可证等使用期限超过1个月的业务,由使用部门提出申请,填写《资质证照使用审批表》(附件D),注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限,经办人签字,所属部门经理审核,报公司分管领导审批。项目部因业务需要使用证照,由项目经理申请,平台业务对口部门审核后按流程办理。

2)审批同意后,经办人办理领用登记手续,领用证照。

6.3.4外单位若因业务往来需使用公司相关的资质证照,使用程序如下:

1)需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具的介绍信,以上资料加盖公章。

2)填写《资质证照使用审批表》(附件D),注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限、经办人签字、所属单位领导签字审核,报XXXX公司分管领导审批。

6.3.5 证照复印件使用应当确认相关证件的有效性。证照复印件申请程序如下:

1)经办人在行政部填写《资质证照复印申请表》(附件E),注明复印原因、工程项目名称(全称)、复印证照名称、复印时间、经办人签字、部门经理签字同意。

2)复印件由行政部加盖“再次复印无效”标识。因各部门对证照复印件使用不当所造成的后果,由该部门承担。

3)外单位若因业务往来需要而使用公司相关的资质证照,需提供经办人本人身份证原件、复印件、所属单位出具的介绍信等证明材料,所有材料需加盖该单位公章。由公司业务对口部门经理审核,分管领导审批后办理领用手续。

6.3.6 证照的维护

使用部门应妥善保管好领用的证照,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。证照管理员对归还的证照要仔细检查,如有丢失、污损影响到证照的使用,由造成丢失、破损的部门或个人承担全部证照补办和损失费用。

6.3.7证照使用结束,经办人应及时交回证照。

6.3.8 未经同意不得将证照转借给第三方使用,如经查实擅自外借给第三者使用的,将追究证照私自使用、证照管理不当的责任,并承担相应损失。

6.4 终止劳动关系后人员证书原件管理

6.4.1员工与公司终止劳动合同,若取证注册在公司的时间不满3年,应扣除公司为其承担的资质培训取证等管理费用(包括证书领用当年产生的报名费用、考试费用和注册、继续教育等管理费用)、一次性取证奖励费用。证照月补贴费用可不扣除。

6.4.2 与公司终止劳动合同的员工在行政部领取并填写《资质证书注册审批表》(附件C),将领取证书的名称、注册时间、注册编号、有效期等详细信息,领取证书原因列明并提交本部门经理签字、行政部经理签字、公司分管领导签字、公司总经理签字审批同意后方可领取证书及配套的印章、信息卡等原件。另如需网上转出的证件,需先行网上转出,按政府主管部门审批流程办理相关事宜。

6.4.4 员工与公司终止劳动合同或退休离开公司时未按本办法规定流程领取本人资质证书原件的,资质证书原件由行政部统一保存,不再对其证书组织复训,证件超过有效期后自动作废。

6.4.5 若员工与公司终止劳动合同或退休离开公司时,资质证书所用于办理公司的业务事项未完结,如工程尚未竣工等情况,证书原件暂无法转出、领取。该员工证书需待具体业务完结后,履行相关手续,办理证书转出和领取。证书使用期间,公司按照月补贴标准给予该员工相应补偿。

6.4.6 凡转给员工本人的证书原件,需由证书持有人本人在证书复印件上注明:本人已与XXXX有限公司解除或终止劳动关系,XXXX年X月X日,并签上本人姓名。复印件由公司行政部存档。

6.5 违规使用证照的处罚

6.5.1 未按规定时间和要求上报相关资料,造成资质证申办、变更、注销和年检不能办理的和不按规定时间送交员工资质证书的,处以责任部门经理500元/本处罚,处以直接责任人200元/本罚款。

6.5.2 证照保管部门和个人,未经批准擅自借出资质证照的和未经批准转借资质证照

的,处以保管个人3000-5000元/本罚款。

6.5.3 员工证书损毁或丢失的,处以直接责任人500元/次罚款;资质证照损毁或丢失的处以直接责任人5000元/次罚款。一旦发现用假证冒充,处以直接责任人5000元/次罚款。

6.6 资质证书激励措施

6.6.1 岗位任职的资质要求

1)公司要求从事业务相关的专业岗位人员应取得相应执业资格。工程项目经理、业务部门经理(工程技术部、经营管理部、成本采购部等)应取得一级建造师或造价师等相应执业资格。

2)对不具备相关执业资格的,要求5年内取得相应资格证书。从任职起5年内未取得相应资格证书的,扣除相应人员2000元/年。

6.6.2 为鼓励员工考取证书,公司对通过建筑行业相关资格证书考试,并将证书注册公司的员工给予奖励。

1)凡考取一级建造师、造价师并在公司注册者,一次性奖励5000元。

2)凡考取二级建造师并在公司注册者,一次性奖励2000元。

3)凡考取如九大员、特种作业人员等证书并在公司注册者,一次性奖励300元。

6.6.3公司正式员工的资质证书纳入公司统一管理,注册在公司,并给予补贴。补贴标准根据带项目的情况,按月补贴、按年结算。具体范围、标准为:

1)外单位借调入公司注册的人员,补贴待遇按协商标准执行。

2)以上类别证书使用期间,月补贴标准每年评估一次,由行政部拟制《人员资质证书补贴表》(附件G),经总经理批准后实施。

3)以上证书未提及专业参照当年评估后的补贴标准执行。

4)合伙人制项目,因项目需求,合伙人自行提供资质证书,并承担相应费用。

6.7 上述内容未涉及的职称、其他资质类等证书相关事宜,根据具体情况以专题报告方式处理。

7、附则

7.1本规定最终解释权归行政部。

7.2本规定于发布之日起实施。

7.3附件:

附:

附件A《资质证照登记名册表》

附件B《资质证照注册名册表》

附件C《资质证书注册审批表》

附件D《资质证照使用审批表》

附件E《资质证照复印申请表》

附件F《人员资质证书补贴表》

附件A

资质证书登记名册表

单位:XXXX有限公司时间: 年月日

8/13

附件B

资质证照注册名册表

单位:XXXX有限公司时间: 年月日

9/13

资质资质证书注册审批表

资质证照使用审批表

附件E

XXXX有限公司证照复印申请单

编号:年月日

附件F

人员资质证书补贴名册表

单位:XXXX有限公司时间: 年月日

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医院证照管理制度

企业管理,人事管理,岗位职责。 医院证照管理制度 一、目的 为加强医院证照原件及申办资料的管理,保护医院合法权益并按时年检,特制订本制度。 二、医院证照资料的范围 营业执照、组织机构代码证、法人证书、税务登记证等医院院级的证照及其申办原始资料的原件及复印件。 三、证照借阅 医院证照的借阅原则是:一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。 四、证照的保管归档 医院证照原件及复印件由办公室保管,设专人负责。 五、证照的使用管理 1、各科室因工作需耍,借阅、借用、复印医院证照资料,须填写《高密市妇幼保健院医院证照使用申请单》,经科室负责人及分管院长同意并签字确认后,可到办公室办理相应手续。 2、办公室根据签批的《高密市妇幼保健院医院证照使用申诮单》办理借阅、借用、复印等业务,其他任何人提出的任何要求,均不予受理。 3、凡借阅、借用证照资料,必须在申请当日归还。 4、医院证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。 5、不许擅自使用医院证照进行各种担保。 6、医院证照的电子版不得对外公布,复印件使用必须在复印件关键部位手写“本复印件仅限于办理XXX业务”。 六、证照的年审、到期、变更 医院证照的年审、到期、变更等相关业务由办公室专人负责,并定期按照上级部门要求进行。 七、相关责任 1、专人负责的证照都应有清单和目录,确保证照数据的准确性,对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认,证照的管理专人负有登记的及时性和完整性贲任。 2、证照借阅人负责借阅期间的保管,确保医院证照的完整性和整洁性,使用完毕后应及时归档。借阅期间不允许转借他人使用。 鞠躬尽瘁,死而后已。——诸葛亮 a

企业证件管理制度

企业证件管理制度 1 证件种类 1.1 企业资格证件:营业执照、资质证书、法人组织机构代码证书、企业安全生产许可证书、管理体系认证证书、法人证、税务登记证。 1.2 企业荣誉证书。 1.3 企业人员资格证书:项目经理资格证书、职称证书、年度安全考核证书、“五大员”岗位合格证书、特殊工种上岗证书。 1.4 以后取得的企业各类资质、资格和荣誉证书。 2 证件保管 2.1 必须建立企业证件登记台帐。记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。 2.2 企业证件由证件管理相关单位管理。 2.3 严禁任何人擅自复印企业证件,更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖企业证件,违反上述规定者,追究证件管理人员及当事人责任,严肃处理。 3 证件使用 3.1 建立企业证书使用登记簿。 3.2 企业证书的借用、借出及复印:由借证人在企业证书使用登记簿上进行登记。证书管理人员必须在证书复印件加盖“注明用途、使用范围”的专用章,并注明有效期限。任何证件(包含原件及复印件),均需填写《证件原件/复印件借用申请单》总经理签字批准后,办公室才予办理。 4 责任罚则 4.1各部室取得证件或借用完毕后及时交证件管理相关单位,每推迟一天,分别给予责任人、单位负责人罚款50元处理;通知交回后每推迟一天,分别给予证件管理员、证件管理相关单位负责人罚款50元。 4.2 损毁、丢失或擅自销毁企业证件;擅自向外界提供、摘抄企业证件;擅自涂改、伪造证件;未及时上报归档或管理不善的证件管理者;未按手续借用、外带或者越级借用者(证书管理者同罚)酌情给予罚款100-1000元处理;若构成犯罪,依法追究刑事责任。 5、本规定自下发之日起执行。 山西晋源沃德选煤设备制造有限公司 2011年07月27日

公司证照管理制度

公司证照管理制度 一、总则为了加强对公司相关证照的管理,保证其合理和高效使用,防止不必要的经济纠纷和损失。经公司研究,特制定本规定: 二、证件的使用 1、证件的范围公司各项资信证书: 《营业执照》、《建筑业企业资质证》、《安全生产许可证》、《组织机构代码证》、《法人代码证》、《税务登记证》、《质量管理体系认证》、《社会保障登记证》、《压力容器、锅炉、压力管道、电梯安装证》、《安防证》等。 公司各项个人证书:《职称证》、《建造师证》、《消防施工员证》、《特种设备作业人员证书》、《九大员证》等。 2. 证件的保管公司各项资信证书及荣誉证书原件和个人证书均由项 目管理中心档案室统一管理,并建立相应的管理台帐和《证件借用登记表》。 确需长期借用公司资信证书的单位或个人必须填写《证件借用审批表》,经公司经营副总批准,并承担管理、使用、归还的责任和义务。 3.证件借用程序各单位或个人借用公司资信证书和个人证书须填写《证 件外借登记簿》经经营副总批准后,由专人到项目管理中心档案室办理借用手续。特种设备安装许可证和作业人员操作证书,还需经公司总工程师批准。经办人应为公司正式员工, 并按规定使用、保管好证件及资料。 各类证书的借用期限原则为:长沙市内2天:长、望、 济、宁四县3天;省内地区和省外交通便利的地区5天;其

它地区8天。按期归还,押金如数退还,逾期末归还的交滞纳金每本每天20元(从押金中扣除)。证照损坏严重的将押金全部扣除,如有遗失,所造成的法律责任由借证人全部承担。 中标项目如需压证,须由公司项目管理中心主任批准;所压证件在项目竣工验收后一个月内由项目管理中心工程科技部协助办理解锁手续。 4.证件使用的安全性和时效性 为了规范各项证件和资料的管理、使用,经常性借证单 位需一次性交纳固定押金3000元至项目管理中心档案室。 个人借证需交纳200 —1000兀至相关部室。 所有证件的借用必须按时归还,如需延期必须经相关部 室批准。如未经批准拖延归还的,每延迟一天罚款20元/本,直接从押金中扣除。如固定押金累计扣除超过3000元后, 责任单位需在10内到项目管理中心档案室办理续交手续。 逾期10天未归还或不按时归还造成严重不良影响的,暂停 其1个月借用资格。 5、证件的转借 证件原则上不得相互转借,如有特殊情况确需转借的,转借双方应报项目管理中心档案室备案后方可实行。擅自转借证件造成损失 的,由原登记单位或个人承担一切责任。各单位或个人在证件的使用过程中出现任何变更均需及时报相关部室备案,否则由使用单位承担一切责任。 三、其他要求 以上证件只限本企业使用,不得遗失、伪造、涂改、出租、转让、买卖、和损坏,若借证单位或个人保管不妥造成遗失损坏的,对责任单位

公司重要证照管理制度.doc

公司重要证照管理制度1 重要证照管理制度 第一章总则 第一条为加强**地产有限公司(以下简称“公司”)各类重要证照的管理,严肃公司管理流程,规范重要证照的保管和使用,控制经营风险,特制订本制度。 第二章列入管理的重要证照 第二条列入公司管理的重要证照主要包括公司基础证照、行业资质类证照、财务类证照、资产权益类证照四大类。 第三条公司基础证照主要包括: (一)公司工商营业执照正、副本; (二)公司组织机构代码证正、副本、信息卡; (三)公司印章管理信息卡。 第四条行业资质类证照主要包括: (一)经营金融业务许可证; (二)经营外汇业务许可证; (三)经营证券业务许可证; (四)房地产开发资质证书;

(五)物业管理资质证书; (六)其他特许经营行业的资质证书。 第五条财务类证照主要包括: (一)税务登记证(国、地税)正、副本,代交税款证书; (二)银行开户许可证、银行帐户管理卡; (三)贷款使用证正、副本、贷款卡。 第六条资产权益类证照主要包括: (一)房、地产证; (二)上海、深圳证券交易所股东代码卡; (三)股权证书。 第七条公司认为有必要列为重要证照管理范围的其他证照。 第三章管理部门及人员 第八条公司及所属企业的基础证照由公司综合管理部负责统一登记保管。 第九条行业资质类证照、资产权益类证照由公司综合管理部负责登记保管;财务类证照由公司财务部负责登记保管。 第十条重要证照必须存放于保险柜内,由相关部门负责人掌握保险柜的密码和钥匙。重要证照在未使用的情况下不得放于他处。

第十一条保管重要证照的部门负责人协调并督办相关部门做好各项证照的年检工作。 第十二条重要证照发生意外毁损或丢失,保管人应立即向公司领导报告,并迅速采取相应的补救措施。 第四章重要证照使用规定 第十三条使用公司重要证照复印件,须经所属部门负责人审批同意后,由公司综合管理部机要文秘专员在复印件上加盖“本复印件仅限用于办理,有效期自年月日至年月日”印章,并由使用人如实填写后方可提供。 第十四条借用公司重要证照原件,须经所属部门负责人、主管领导审批同意报公司总经理签批后方可借用。借用人使用完公司证照后应及时归还证照保管人。 第十五条公司重要证照的借用期限原则上不得超过一周,如需超过时限应在审批手续上注明。 第十六条公司综合管理部机要文秘专员必须对重要证照复印件和原件的使用(借用)情况详细登记,登记内容包括但不限于日期、使用(借用)人、用途、审批、归还时间等(详见附件)。 第五章重要证照停用 第十七条公司重要证照无法年检或即将停用、失效的,证照保管人应立即向公司主管领导汇报。 第六章附则

公司证照管理制度

公司证照管理制度 一、为加强公司证照的管理,制定本制度。 二、本规定适用于公司所有证照的管理。本公司证照是指经政府职能部门核发给公司的证明企业合法经营的有效证件和经公司统一组织办理的有关个人职业证书。 三、公司证照包括:企业法人营业执照、税务登记证、统计证、社保登记证、企业资质证书、安全生产许可证、企业组织机构代码证、“三标一体”体系认证证书、对外承包经营证书、海关登记证书、公司加入的各种协会商会性质的会员证书、商标注册证书、注册建造师证书、安全考核证(法人安全考核证书、项目负责人安全考核证书、专职安全员考核证书)、五大员证( 资料员、质量员、材料员、安全员、造价员 )、工程师等职称证及其它证件。 四、综合部(办公室)是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销;证照的保管、登记、备案;经营场所悬挂有关证照的检查等;在办理证照过程中有关部室根据职责配合承办部分事项和全部事项。综合部应依据政府职能部门的规定,及时办理有关证照,积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。 五、证照管理的具体要求: 1、公司员工的个人相关证书必须通过公司统一申报、注册办理,证书由公司统一管理,作为公司的资源使用。 2、所有证照在申报、注册、年检办理完毕后,其相关文件和材料一律由综合部妥善保管。 3、如需使用证照,各部门必须填写《法律文件借用单》(见附件1-4-1),部门经理签字,综合部经理同意即可办理。《法律文件借用单》上需说明使用范围和使用时间及归还时间等信息。 4、借用部门须在规定时间内及时归还所借证照,证照的使用必须在所申请的范围之内。不得私自拖延归还时间或改变使用范围,如有特殊情况需延期归还或使用范围变更,须向证照管理部门(综合部)重新提出申请,经综合部经理同意批准后,方可继续使用。 5、公司证照未经主管领导批准,任何人不得随意翻动、复印、外借。更不许擅自使用公司的证照进行各种担保及损害公司利益行为。公司证照不得丢失、损坏,如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,还要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续,并对丢失责任人及部门主管领导追究责任。 6、证件保管人需对到期(变更)的证件,及时提醒主管领导安排相关人员及时办理审验、变更等。 7、证件主管人因工作需要而调动(调离)岗位时,应填制“证件移交清册”,移交人和接交人在与证件清单 核对准确无误后,在“证件移交清册”上签字,并有监交人签字确认。 8、公司各部门在使用上述证照复印件时,须在复印件上加盖刻有公司“仅限于:办理***,有效期***至***,此文件重复复印无效”的印鉴。 9、财务相关证照(税务登记证等),由财务专人管理,管理办法详见部门管理规定。 10、公司统计证等、分公司相关证照及公章由经营划部负责管理,管

证照管理规定

证照管理规定 1、目的 证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,关系到公司正常的经营管理活动的开展,为防止意外事件发生,规避风险,规范公司证照管理,明确证照管理权限和使用。 2、适用范围 本制度适用于廊坊总部,分公司以此制度为参考。 3、权责 3.1人力资源部负责公司劳动部门、社会保险等往来对接单位证照的申报、登记、变更、年审及注销工作。 3.2财务中心负责公司工商、税务等往来对接单位证照的申报、登记、变更、年审及注销工作。 3.3行政办负责公司证照的监管。 3.4各部门(中心)必须按证照管理规定正确使用公司各种证照。 4、具体规定 4.1证照管理范围:证照包含《营业执照》、《批准证书》、《税务登记证书》、《组织机构代码证》等公司经营运转中的各类证件。 4.2证照使用的申请程序(见附件1)

4.2.1申请人到行政处填写《证照使用登记表》(见附件2)。 4.2.2经部门负责人审核,常务副总批准,行政处办理使用登记手续后,方可使用。 4.2.3证照如需外携带出公司的,必须填写《证照外借申请单》(见附件3),注明使用范围、使用时间、正本或副本、复印件份数等要求,行政根据批准意见准备证照,并要求申请人签领,如有复印件,必须在复印件上盖“复印无效”字样,防止员工在外从事非法等损害公司利益的行为。 4.3 证照的使用范围 4.3.1公司对外发生经营业务联系时使用。 4.3.2证照年审、延期、变更及注销时使用。 4.4 证照的管理规定 4.4.1公司的证照由行政统一管理。 4.4.2 行政应及时登记证照的管理台帐,包括企业名称、住所、注册资金、企业类型、注册号、使用期限等。 4.4.3 申请人必须在指定归还的时间内归还,如不能及时归还应向行政说明原因。 4.4.3 未经批准,任何员工不得随意翻动、复印、外借公司证照。 4.4.4 员工不得擅自使用公司证照进行各种担保。 4.4.5 各部门在办理证照申报、注册、年审办理后,必须统一交接给行政办归档保管。

公司证照管理制度

********有限公司 证照管理制度 一、目的 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理,防止遗失并保证按时年检,特制订本制度。 二、借阅原则 一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。 三、证照资料的种类 1.证照原件:营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、社保登记证、专利证、贷款证、章程等证照原件及其申办原始资料。 2.所有资信类文件:如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。 3.重要文件,如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。 4.经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。 四、证照资料的保管归档 1、证照原件(除贷款证归财务保管外)归综合部统一保管; 2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管; 3、证照原件的电子档由综合部统一保管、更新和传送; 五、证照资料的使用管理 1、各部门因工作需要,借阅、借用、复印证照资料,须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等,经部门负责人及综合部同意并签字确认后,可到综合部办理相应手续;

2、综合部仅凭签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务,其它任何人员提出的任何要求,均不予受理; 3、凡借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申请延期,手续与上述1相同,但最长不得超过15天; 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向上级领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续; 5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保; 6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF 彩色版”格式供大家使用,在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。 六、证照的年审、到期、变更 证照的年审、变更、延期等相关手续,行政类证照(如工商营业执照、组织机构代码证等)由综合部负责办理,财务类证照(如税务登记证、贷款卡、开户许可证等)由财务部门负责办理,其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续,证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。 七、相关责任 1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录,确保证件数量的准确性,对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认,证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任; 2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管,确保公司证件的完整性和整洁性,使用完毕后应及时归档。借阅,不得将证件转借其他人使用。 八、本制度经总经理核准后生效,修订时亦同。 核准:编制:

XXXX公司工商登记和证照管理规定

制度编号: GZ/HT 012-2015 施行日期: 2015-04-21 中国石油工程建设公司 工商登记和证照管理规定 发布文号:中油建〔2015〕65号 第一章总则 第一条为规范公司工商登记和证照管理,保障公司经营业务的顺利开展,依据集团公司颁发的《企业工商登记管理办法》,特制定本规定。 公司工商登记和证照管理包括但不限于:公司总部经营证照的年审和登记事项的变更,新设分支机构的设立(报批、注册)和注销及相关证照的申办、年审和变更等,现有分支机构相关证照的申办、年审、变更和分支机构的注销等。 第二条本规定适用于公司总部和国内分公司、子公司,以及海外分公司、子公司、项目部、办事处(以下统称公司分支机构)的工商登记和证照管理。 第三条合同条法处是公司工商登记和证照的归口管理部门,依据本规定和部门职责,负责公司工商登记和证照的规范化管理。 - 1 -

第四条在工商登记和证照管理过程中,公司各相关部门/单位应各司其职,按照本部门/单位职责协助合同条法处共同完成所需承办事项,保证公司工商登记和证照管理工作的顺利进行。 第五条本规定适用于公司所有部门/单位,以及公司所有与工商登记和证照管理相关的人员。 第二章管理机构及职责 第六条合同条法处负责公司工商登记和证照的综合管理工作,主要履行以下职责: (一)负责制、修订公司工商登记和证照管理规定; (二)负责办理公司总部相关工商登记事项和相关证照的申办、变更、注销等; (三)负责办理公司国内和海外新设分支机构在当地的原始注册; (四)协助公司各分支机构办理相关工商登记事项; (五)负责建立公司各分支机构台账和公司总部及各分支机构证照台账; (六)本部门应当履行的其他职责。 第七条公司相关部门/单位按照本部门/单位职责负责以下工商登记和证照管理事项: - 2 -

证照管理制度

证照管理制度 第一章总则 第一条目的 为规范集团及其控股子公司的企业证照业务管理,保障公司证照安全有效、提高证照应用效率,根据证照业务实际,制定本管理办法。 第二条定义 企业证照是指依据法律法规或市场惯例,企业应具备的、可以重复使用的各种身份证明文件、权属证明文件、许可文件、鉴定文件的正本、副本及相应的电子数字证书。(以下简称“证照”) 第三条证照管理原则 公司证照实行“统一领导、集中保管、分工办理、借用管理”的制度。 统一领导:是指公司所有涉及证照的业务活动统一由一个部门归口主管。 集中保管:是指公司所有证照由公司综合档案室集中保管,需要借用时办理借出登记。 分工办理:是公司指定对口部门分工负责办理证照的申请新办、审核更换等工作。

借用管理:是指公司对证照的借用采取借用审批、借用登记、定期盘点、归还核销等措施进行有效管理。 第二章证照的分类 第四条按用途分,可分为:身份类证照、权属类证照、许可类证照、评价类证照。 身份类:是证明企业身份的物件,具有“一个组织只一个唯一号码”的特点。 如,工商管理部门签发的《营业执照》(商事登记证)、人民银行签发的《机构信用代码证》、社保机构签发的《社会保险登记证》等。 权属类:是政府机构签发的明确资产权利法律归属的物件,其特点是对资产的独占性。 如,国土部门签发的《国有土地使用权证》、房产登记部门签发的《房地产权证》、《不动产登记证》、车辆管理部门签发的《机动车登记证》、商标管理部门签发《商标注册证》、知识产权局签发的《发明专利证书》、《实用新型专利证书》、《外观设计专利证书》等。 许可类:是政府管理机关或商业机构授予企业从事某项活动权利的证件。

公司资质证照管理制度

四川0000科技有限公司 资质证照证件管理制度 1.0目的 1.1各类证照是公司进行规范经营的重要依据,为加强公司的证照管理,确保证照在公司经营管理活动中安全、有效、合法的使用,服务好公司的经营管理工作,特制订本制度。 1.2公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则,保证证照管理的效率和安全性。 2.0定义 政府机关及其他部门颁发给公司的各类营业执照、登记证、许可证、资质证、荣誉证、产权证等证书。以下简称“资质证照”。 3.0分类 证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类: 3.1基础证照是指公司的营业执照正副本、税务登记证正副本、银行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。 3.2专业证照是指公司经营中取得的专业类证照:如建筑智能化工程设计与施工一级资质证书、机电设备安装工程专业承包一级资质、交安事业一级二级资质、安全工程师执业资格证书、市政公用工程总承包三级资质、公路公用工程总承包三级资质、钢结构工程专业承包三级资质、城市及道路照明工程承包二级资质、二级建造师(市政或公路)技术人员学历证、职称证、专业资格证书、特种作业Q1Q2等。 3.3获奖证照是指公司经营中获得的各项荣誉证书、发明专利、软件著作权等。 4.0管理原则 公司证照原则上要求由人力资源部行政集中统一保管,结合公司当前实际情况,为了便于各项业务的顺利开展,各项目相关的资质证照可由其项目部指定人员保管,其他的资质证照全部由公司人力资源部行政集中保管。 5.0职责划分 5.1由人力资源部是公司所有资质证照的归口管理部门。具体职责如下: 5.1.1负责对公司的资质证照管理工作进行指导、检查、监督和培训; 5.1.2负责监管公司各类证照的申报、年审、变更、注销工作; 5.1.3负责建立公司资质证照管理制度的建立和完善,负责建立公司所有资质证照台账明细; 5.1.4负责公司部分资质证照申办、年审、变更、注销工作。 5.2各项目部负责其相关业务职责内的资质证照的申办、年审、变更、注销工作。 5.3其他相关部门负责其业务相关的资质证照的申办、年审、变更、注销工作。 5.4各类资质证照的责任部门为资质证照的第一责任人,要及时办理有关证照申办、年审、变更和注销工作;资质证照的保管部门为证照管理一般责任人,要及时提醒相关责任部门进行资质证照的年审、变更等工作。 5.5各类证照的具体职责划分参照《资质证照分类明细台账》 5.5.1公司人力资源部负责企业法人营业执照、组织机构代码证、进出口货物收发人报关注册登记证书、对外贸易经营者备案登记表、自理报检登记证书、货运代理备案登记证书、投资证书、商标证书、专利证书、安许证、荣誉证、国家级、保险、资质等的申办、年审、变更工作。 5.5.2财务部负责税务登记证、开户许可证、机构信用代码证的申办、年审、变更工作。 5.5.3质检部负责安全生产许可证、HSE管理体系审核证书、体系内审员证书的申办、年审、变更工作。

公司证照管理规定试行

XX公司证照管理规定 (试行) 第一章总则 第一条为加强公司各类证照管理,确保公司各类证照的有效性和不断升级,维护公司生产经营的正常运行,遵守国家法律法规和相关政策,特制定本规定。 第二条本规定对公司各类证照作出明确的分类,并将证照的获取展示、保管使用、年审复核、升级等的管理作出了明确规定。 第三条本规定仅适用于XXXX有限公司。 第二章证照的分类 第四条根据本公司现有证照情况及之后证照扩展要求,按以下情况分为三大类: 一、第一类证照,为公司企业所有证件,包括各类权证、企业资质证和经营许可证,具体如下: 1.权证类,即由政府职能部门核准或颁发的权属证明,包括国土使用权证、房屋产权证、他项权证及企业有价证券。 2.资质类,即企业资质类证明等,包括资质等级证、安全生产许可证、行业生产经营许可相关证件:如压力容器制造许可证、压力管道安装许可证、安全阀校验维修资格证、特种作业人员考试分级机构资格许可、三体系(质量、环境、职业健康与安全)认证证

书、防爆电气设备安装修理资格证书、电气设施承装承修承试资格证及中石化颁发的维修保运资格证等。

3.经营类:即各类经营许可及金融许可类证件,包括企业法人营业执照、组织机构代码证、法人代表证明书,法人代表身份证、机动车辆准行(许)证、地税国税税务登记证、购置税完税证明及由金融部门(单位)颁发的各类有效证件如贷款卡等。 4.其它类:企业所获的各类荣誉证、牌、匾,由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。 二、第二类证照:为中石化和政府部门颁发的个人技术职称证、工人等级证及各类国证:包括造价师证、会计师证、建造师证、安全工程师证等。 三、第三类证照:即由各管理部门或专业管理机构颁发的个人上岗资格证:包括安全员证、预算员证、焊工证、起重工证、无损检测人员资格证、理化试验人员资格证、质保师证、带压堵漏人员资格证、安全阀维修校验人员资格证、电工证(含普通电工证、电工入网作业证、电工电气试验证)、仪表工检定证(含可燃气体报警器人员检定证、有毒有害气体人员检定证、压力表人员检定证)、会计证及建筑部门颁发的七大员八大证(含施工员、测量员、安全员、资料员、劳务员、质检员、材料员、实验员)。 四、第四类证照:即员工个人自行参加各类培训考试所获但与公司现有生产经营管理内容不符合或暂不需求的证件,如管理师证、计算机操作员证等。

证照资料管理制度

证照资料管理制度 (试行) 1. 目的 为确保**公司(以下简称“公司”)战略目标的实现,推进公司“制度化、规范化、标准化、精细化”管理,保证公司证照资料使用的合法性、严肃性、权威性,维护公司形象及合法权益,杜绝证照资料滥用等违法、违规行为的发生,制定本制度。 2. 适用范围 本制度适用于公司各类证照资料的管理。 3. 证照资料的种类 3.1 经营许可类:营业执照(五证合一)、开户许可证、机构信用代码证、融资性金融许可证、社保登记本、贷款卡、发票领购簿等。 3.2 财产产权类:土地使用证、房屋所有权权证、机动车行驶证等。 3.3 资信类文件:公司章程、验资报告、审计报告、专项审计报告、评估报告、信用评级报告、工商年检报告等。 3.4 重要文件:各银行合作协议、董事会任命文件、董事会决议、政府部门公文批复等。 4. 证照资料申办流程 4.1 证照资料申办流程图

4.1证照资料申办流程图 副总经理 部门经理 经办人 总经理 证照资料办理 需求 4.3.1 到相关机构领取清单及表单 4.3.2 填写《证照资料申 办审批单》 4.3.3 准备材料、填写表单 审核 审核审批通过 通过 否 否 用印审批 通过 办理证照业务 结束 4.3.4取回保管 否审核 通过否

4.2 岗位职责: 4.3 流程关键控制节点: 4.3.1 经办人需到相关部门领取办理证照所需的各种表单及准备资料清单。 4.3.2 公司各类证照资料的办理由各证照的管理部门提出,并根据需要填写《证照资料申办审批单》(附件11.1),经办人需填写申请人名称、申请日期、隶属部门、申办证照名称、使用范围(或事由)等信息,经部门经理、副总经理、总经理审核/审批后方可办理。 4.3.3 审批手续完备后经办人准备所需资料,经部门经理审核无误后,按照公司《印章管理制度(试行)》规定办理用印。 4.3.4 经办人应及时领回所办证照资料,并按岗位职责分工进行登记及保管。 4.4流程文件/表单 4.4.1《证照资料申办审批单》(见附件11.1) 岗 位 职 责 经办人 1.按照要求准备材料 2.按照程序履行审批手续,审批程序完备后办理证照相关事项。 部门经理 对所办理证照的适用性、合理性负责。 副总经理 依据岗位职责履行审核职责。 总经理 行使审批权。

公司资质、证照使用管理办法.doc

公司资质、证照使用管理办法1 中基发展建设工程有限责任公司资质、证照使用管理办法 提示:本文原版含图表word版全文下载地址附后(正式会员会看到下载地址)。这里只复制粘贴部分内容或目录(下面显示的字数不代表全文字数),有任何不清楚的烦请咨询本站客服。 1 基本规定 1.1 为适应中基发展建设工程有限责任公司(以下简称公司)市场开发与生产经营的需要,保障公司依法、有序地进行各项经营、管理工作,提高资质、证照的使用效果与安全性,根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程勘察设计企业资质管理规定》、《建筑企业资质管理规定》,制定本办法。 1.2 凡属公司经营范围内登记注册的企业法人执照、资质资格证书等均为资质管理范畴。主要包括:企业法人营业执照(正、副本);工程勘察资格证书(正、副本);建筑业企业资质证书(正、副本);安全生产许可证(正、副本);地质灾害防治工程勘查、设计、施工资格证书(正、副本);投标登记备案书;组织机构代码证;质量、环境、职业健康安全管理体系认证证书;对外经营权资格 。 并需履行如下使用审批程序: 3.4.1 使用单位由指定的专人填写《资质、证照使用审批表》,经使用单位的主管领导或总工签字后,再由专人到技术质量部办理使用手续。 3.4.2 资质证照管理人员在收到申请单位提供的经技术质量部主任签字的

《资质、证照使用审批表》后,方可提供所申请的资质证照。 3.4.3 外埠分公司可以预提供一定数量的资质证照复印件或视情况申请资质副本使用权,但必须建立健全管理程序,明确责任人,按本办法对使用过程进行严格管理,公司不定期对资质使用情况进行检查,发现问题追究责任人责任,降低信用等级。 3.5 公司资质证照均实行专项工程使用制度,公司提供的各类资质证照必须与所从事的生产经营项目相对应,资质管理人员提供资质证照复印件时,在其复印件上加盖“再复印无效”、“不加盖公司公章无效”等蓝色印记,并编号登记,加注“仅限于××工程使用”等标记。 3.6 使用证书单位在遵循本管理办法有关规定的同时,更应严格执行《建设工程质量管理条例》、《建设工程勘察设计企业资质管理规定》、《建筑企业资质管理规定》等规定的有关要求,否则,由此引起问题的,将追究相关人员的责任。 3.7 任何个人和单位不得将资质证照出借、转让、出卖给本企业管理机构之外的单位或个人使用。 3.8 严格执行资质证照使用的审批程序,没有履行资质证照使用审批程序的,资质证照管理人员有权拒绝提供资质证照,若提供,将追究相关责任人的责任。 3.9 资质证照使用过程中,由于管理不善造成遗失,或者为谋私利,承揽私活,擅自涂改、复印、伪造、出租、转让有关资质证照者,一经发现,追究当事人的责任,由此给公司造成经济或名誉损失损者,公司有权对责任单位、当事人进行处罚(行政处分,经济处罚,直至追究法律责任),并视引起后果的严重程度,可责令整改、暂停或停止其使用资质证照的权利。

公司公章证照管理制度

公司公章证照管理制度 第一章总则 一、为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理,防止遗失并保证按时年检,特制订本制度 二、下列证照及资料由专人负责统一保管: 1.营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外 汇管理登记证、土地证、房产证、新药证书、GMP认证证书等证照原件 及其申办原始资料。 2.所有资信类文件,如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报 告等。 3.重要文件,如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章程、同事会任命文件等。 4.经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。 三、公司设机要员1名,全权负责证照及重要文件资料的管理,其职责如下: 1.建立证照资料目录及相应档案,以便及时查找。 2.负责日常管理,保证证照资料的完好无损,防止任何情况下的遗失损失。 3.负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。

4.严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。 5.严格交接转移手续。 四、证照资料的借阅、借用、复印管理办法: 1.公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时,应先出具书面 申请,写明是由几拟用证照资料名称、件数、归还期限等,经主管副总 经理同意并签字确认后,可到机要员处办理相应手续,该主管副总经理 如不在海口,可由其授权的其它负责人办理审批业务,但办理时,必须 电话请示其同意。 2.机要员仅凭主管领导审批的申请书办理借用、借阅、复印等业务,其它 任何人员提出的任何要求,均不予受理。 3.凡借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申 请延期,手续与上述1款相同,但最长不得超过1个月。 五、违规责任: 1.凡因保管不善或借用、借阅手续不齐,导致证照及重要文件资料遗失的, 由机要员承担补办费及相关责任。 2.凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失,由借用、借阅人承担补 办费用及相关责任。

证 照 管 理 制 度

证照管理制度 一、按《公共场所卫生管理条例》相关规定依法办齐卫生许可证、从业人员健康证明、卫生知识培训合格证等证照方可营业;各种证照禁止涂改、伪造、转让、倒卖。 二、卫生许可证悬挂在场所醒目处,经营单位名称、地址、负责人及许可经营项目应与实际情况和营业执照相符。新建、扩建、改建旅店业,按规定程序申领卫生许可证。 三、专人负责管理单位各种证照,按相关法规规定按时办理卫生许可证等证照审验、变更、换证手续,避免持过期失效证照。 四、从业人员必须持有效健康合格证明、卫生知识培训合格证明上岗,并按要求定期组织从业人员复检、复训,禁止无证上岗或持过期失效证件上岗。 五、供顾客使用的沐浴、洗发用品等化妆品必须符合《化妆品卫生规范》,并能提供化妆品生产厂家有效的卫生许可证和产品检验报告等复印件。 六、住宿场所使用的消毒产品必须符合国家消毒产品有关标准规范要求,并提供消毒产品生产企业有效的卫生许可批准文件和产品检验报告等复印件。

从业人员健康检查、卫生知识培训考核及个人卫生制度 一、公共场所直接为顾客服务的人员,持有“健康合格证”方能从事本职工作。患有痢疾、伤寒、病毒性肝炎、活动期肺结核、化脓性或者渗出性皮肤病以及其他有碍公共卫生的疾病的,治愈前不得从事直接为顾客服务的工作。“健康合格证明”不得涂改、伪造、转让、倒卖。 二、从业人员应当按规定参加卫生知识培训,掌握有关卫生法律法规、基本卫生知识和卫生操作技能,并通过考核取得卫生知识培训合格证明后方可上岗。 三、从业人员卫生知识培训每两年进行一次。 四、从业人员应保持良好的个人卫生,进行卫生操作时应穿戴清洁的工作服,不得留长指甲、涂指甲油及佩带饰物。 五、从业人员应有两套以上工作服。工作服应定期清洗,保持清洁。

公司证照管理制度

公司证照管理规定 第一版 一、总则 为了规范公司各证照的管理,规避证照在保管、使用过程中的风险,特制订本制度。 二、证照的种类 1、公司注册类证照:营业执照、组织机构代码证、开户许可证、机构信用代码证等。 2、公司经营许可类证照:食品经营许可证等。 3、行业颁发的荣耀奖类:主要有(一)重庆是教育委员会颁发的重庆高校标准化食堂、重庆高校后勤系统合唱比赛等,(二)重庆教育后勤协会颁发的重庆高校伙食工作先进集体、重庆市高校伙食工作优秀餐饮服务企业等。 4、由公司保管员工职称类证照,政府认证机构颁发的职称证,如:培训合格证食品安全管理员等。 三、证照的办理 1、公司注册类证照,属于工商、民政等主管部门核发的由行政部门办理,属于银行机构核发的由财务办理,行政部门配合。 2、公司经营许可类证照,属于食药监局等主管部门核发的,由所在各

后勤公司行政部门办理,经营公司相关业务部门配合。 3、行业颁发的荣耀奖,由所在各后勤公司项目负责人参与申报办理。 4、员工类职称证由员工自行办理,入职时交公司档案室保存使用。 三、证照的保管 1、公司及所属单位的证照均由公司机要档案室统一保管。任何个人和公司不得擅自保管、截留公司证照,违者对当事人和相关责任人予以处罚,造成后果的将追究经济和法律责任。 2、公司证照原件应在办理后48小时内交至公司机要档案室归档,公司注册变更、资质办理的资料应在证照办理完毕后一周内移交公司档案室,对未按时移交归档公司证照和相关资料的,公司档案室可视情况予以处罚。 3、公司证照原件应存于锁闭的档案柜或保险柜内,实行证照档案专人专柜专锁保管。非机要档案人员不得保管和代管企业证照。 4、证照保管人员应定期(每季度)对保管的证照进行清理核对,并建立和完善证照台账登记查询目录。 四证照的使用 1、需要查阅、复印公司证照的,应填写《档案查阅、复印申请(审批)表》,完成审批手续后方可办理,复印证照时应用签字笔在证照复印件上标明用途,需加盖印章的,还应需要履行相关用印手续,多页资料的应加盖骑缝章。 2、需要借阅公司证照原件的:使用人须填写《档案原件资料借阅申请

公司设立及证照管理制度

1. 目的: 为保障*****管理有限责任公司战略发展需要,促成新公司成立并取得法人资格,加强企业证照管理,特制定本制度。 2. 范围: 本管理制度适用于**88管理有限责任公司总部(以下简称总部)及 各分/子公司。 3. 职责: 3.1 新公司的登记设立业务由新公司筹备小组(人员)负责,由总部行政部对其 进行协调、监督和统筹管理;未成立筹备小组或指定专人负责的由总部行政部负责组织承办。 3.2 各公司行政负责对公司所有证照原件实施存档管理。 3.3 各公司行政负责公司证照的年度审查及延期、换证。 3.4 总部行政部负责对各公司证照管理的检查、监督。 4. 方法与过程控制: 4.1 证照分类:

4.2 新公司设立 4.2.1 拟订《新公司设立请示》在OA流程上报资产总部、房产事业部及集团领导 审批。其主要内容包括:对拟设立公司进行可行性分析和预测、确立公司的 意向和组建方案;对公司名称、经营范围、注册地址、注册资本、各方出资 额及出资方式,董事会、监事会成员名单等提出参考建议。 4.2.2 遵照审批意见和《公司法》规定,循序、连续进行新公司设立相关工作: 1)订立发起人协议(或者股东会协议书),以明确发起人在公司设立中的权利 和义务。其主要内容包括:公司经营的宗旨、项目、范围和生产规模、注册资本、投资总额以及各方出资额、出资方式、公司的组织机构和经营管理、盈余的分配和风险分担的原则等; 2)拟订公司章程:章程主要是规范公司成立后股东之间、公司机构之间以及它 们相互之间的关系和行为,必须严格按照法律、法规的规定订立。公司章程须经全体股东同意并签名盖章,报登记机关批准后正式生效; 3)申请名称预先核准:根据《公司登记管理条例》第17条和《企业名称登记 管理实施办法》第22条的规定,设立公司必须报经审批或者公司经营范围中有法律、行政法规规定必须报经审批的项目的,应当在报送审批前办理公司名称核准,并以公司登记机关核准的公司名称报送审批。 4)出资、验资 ⑴缴纳出资是公司设立中履行设立协议或者公司章程规定的出资义务的行为。 发起人协议和章程签订后,发起人就应该按照协议和章程履行出资义务; ⑵验资是经法定的验资机构,对股东的全部出资的价值和真实性进行检验并出 具检验证明的行为。这类法定的验资机构通常包括会计师事务所、资产评估事务所等; ⑶总部下属新公司设立的出资、验资工作均由总部财务部负责对接发起人及法

公司证照管理规定

公司证照管理规定 XX 工程检测有限公司 第2019-14号签发: 公司证照管理制度 1 目的 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理,防止遗失并保证按时年检及资质认定复评,特制订本制度。 2 范围 2.1营业执照、组织机构代码证、税务登记证及其申办原始资料; 2.2检验检测机构资质认定以及行业资质证书等证照原件及其申办原始资料; 2.3员工毕业证、执业资格证、上岗证及其各类资格证书等 2.4公司其他应重点保存的证照,如资信类证书等。 3 职责 3.1营业执照、组织机构代码证、税务登记证及其申办原始资料等由公司综管部设专人负责保管; 4.2检验检测机构资质认定以及行业资质证书等证照原件及其申办原始资料由公 司综管部设专人负责保管; 3.3 综管部负责营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照的申办、变更、年审和延期等,财务配合; 3.4检验检测机构资质认定以及行业资质证书等证照的申办、变更、复评等,由质量负责人组织,综管部负责资料整理、上报、归档,检测部配合; 3.5综管部及临时借用人要保证证照资料的完好无损,防止任何情况下的遗失损坏; 3.6严格交接转移手续。 4 证照资料的查阅、借用、复印 4.1经综管部经理批准后,可对以上证照、文件资料进行查阅。 4.2 如因工作(如招投标、各种外部审核等)需要借用相关证照,经办人须填写《证照借用申请表》,经相关领导批复后持表办理借用手续。如遇特殊情况,可电话请示同意后办理借用手续。 4.3 经总经理同意后可对相关证照复印,包括提供现成的复印件,复印件需盖章方为有效,且在复印件上应注明用处,申明再次复印无效。

公司证照管理制度

公司证照管理制度 1目的 为加强公司的证照管理,确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法地使用,服务好企业的经营管理工作,特制定本制度。 2适用范围 适用于公司各类证照。 3责权部门 行政部负责统筹组织、监督检查及协助各种公司证照的管理工作。 4管理规定 4.1证照种类 证照种类包括基础证照和专业证照两类。 4.1.1基础证照是指各公司的营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、银 行开户许可证等公司开业运营必须具备的证照。 4.1.2专业证照是指各公司在经营中取得的专业类证照,如酒店的特种行业许可证、卫生 许可证、烟草专卖许可证、酒类零售许可证,建设集团的资质证书、安全生产许可证、专项工程设计证书、质量体系认证证书、环境管理体系认证证书、职业健康安全管理体系认证证书以及各类专业管理人员学历证、职称证、专业资格证,和房地产开发企业的资质证书等。 4.2证照办理 4.2.1办理部门。 (1)营业执照、组织机构代码证由公司行政部统筹办理。 (2)国税登记证、地税登记证、银行开户许可证由集团财务部统筹办理。 (3)公司专业证照由行政部主要办理。 4.2.2证照除正常的年审和换证外,凡涉及变更或注销的,必须由董事会批准后方可办理。 4.2.3证照的办理必须在规定期限内完成,如因超过规定期限未办理以致证照过期的,由 经办人员负主要责任,经办人员的直接领导负连带责任,如被罚款的,所发款项全部由经办人及其直接领导共同承担。 4.2.4所有证照办理完毕后,必须将复印件备案至行政部。 4.2.5证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。 4.3证照保管及使用 4.3.1公司所有证照原件由专人专柜负责保管,行政部登记、备案并保留复印件。 4.3.2各公司行政部统一管理证照复印件,如因业务需要使用证照复印件的,由行政部同 意提供,并做好登记,注明用途及有效期。 4.3.3如因业务需要借用证照原件的,须填写“证照借用申请表”,由主管领导批准后,到 保管员处借出,并在“证照借用登记表”上做好登记。 4.3.4证照使用完毕后,必须立刻归还,并在登记表上注销。 4.4证照遗失处理 4.4.1证照遗失必须马上告知行政部,由行政部登报声明证照作废,并按主管部门的要求 重新补办新证照。 4.4.2遗失证照的,由遗失人承担全部责任,所发生的费用全部由遗失人承担,并处以XXX 元/次罚款。

公司印鉴及证照管理制度

公司印鉴及证照管理制度

公司印鉴及证照管理制度 一、印鉴证照分类 1、重要印鉴:涉及公司重大权利义务的印鉴,包括公章、合同专用章、财务章、法人章、发 票专用章。 2、一般印鉴:除重要印鉴外的其他印鉴,最常用的为部门印鉴。 3、公司证照:公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、税务登记证(正、 副本)、银行开户许可证、公司章程、股东会决议、验资报告、公司房产证或租赁合同等。 二、印鉴证照的保管与使用 1、保管前的备案 1)公司所有印鉴归口使用前需在《印鉴保管责任书》上加盖备案,公司所有印鉴印模由行政人事中心负责人单独建档永久保存。 2)所有公司证照归口前,需复印一份备案,由行政人事中心负责人单独建档永久保存。 2、公司重要印鉴、证照的保管与使用: 由行政人事总监保管。各部门需要使用时需执相关资料及《公司印鉴证照使用申请表》、《印鉴证照使用登记表》交行政人事总监审核签字后交总经理审核,总经理签字后到行政人事总监处加盖印章或领取证照复印件,使用申请表及使用登记表原件交予行政人事总监保留,以便日后备查。 3、合同专用章的使用,需持《合同审批表》、《印鉴、证照使用登记表》先由部门负责人出具 相关意见,再交行政人事总监审核,最后交总经理审核通过。审批表及使用登记表交予行政人事总监保留,以便日后备查。 4、一般印鉴使用 员工使用一般印鉴无须经上述程序,由各部门负责人决定使用。

5、外借印鉴及证照 特殊情况需在除公司以外的地点使用印章及证照的,须办理印鉴、证照借出手续。 外借人持《公司印鉴证照借出申请表》、《印鉴证照借出使用登记表》交行政人事总监审核后交总经理复核,总经理签字同意后到行政人事总监处加盖印章,申请单及登记表原件交予行政人事总监保留。借出人使用完毕后须在当日及时归还行政人事中心,并在借出申请表及登记表中注明归还日期。 6、印鉴的制作 印鉴的新刻或改制应在获得总经理批准后由行政人事总监安排人员办理。 7、印鉴的销毁 1)销毁印鉴须填写《印鉴销毁申请表》,由行政人事总监审核,总经理批准后方可。 2)印鉴销毁由两名以上的人员共同进行。 8、印鉴遗失 印鉴如发生丢失、损毁或被盗情况,印鉴保管人应迅速向行政人事中心负责人汇报,以使及时进行注销。 9、处罚规定 未按本规定办理或造成损失,将酌情予以处罚;情节严重者将移交司法机关处理。 三、盘点 每年6月、12月第二周进行公司证照、印章盘点。填写《公司证照印章盘点表》注明保管人、印章及证照种类。 四、附录 《印鉴保管责任书》 《印鉴证照使用申请表》 《印鉴证照使用登记表》

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