大型接待的项目管理方案
大型接待项目管理方案
一、项目启动背景
随着煤化公司的平稳发展，公司各种接待较多。为了更好地完成各项接待任务，使我们的接待工作更加程序化、规范化、专业化，确保我们的工作能达到较高的水平。现结合煤化公司接待工作的实际情况，办公室特编制大型接待项目管理案例。
二、项目授权 / 核准
公司的大型接待工作由煤化公司经理批准执行。
三、项目范围说明书
从收到接待指令至来宾离开煤化公司。
四、优先性矩阵
优先性高优先性中优先性低
时间?
范围?
成本?
五、项目实施的条件
条件
内部1、煤化公司的平稳快速发展
2、公司领导的重视
3、公司内部各单位的通力配合
外部1、集团公司的协作
2、各级政府、银行及相关单位的支持
六、主要交付件
主要交付件1 接待通知单
Is 是Is Not 不是
?原件
?手写的
?附详细的接待标准?盖有公司办公室章?副本?打印的
主要交付件2 接待祝酒词
Is 是Is Not 不是?打印的
?领导审阅后的
?手写的
主要交付件3 接待汇报材料
Is 是Is Not 不是?打印的
?领导审阅后的
?手写的
主要交付件4 办公室大型接待评议表
Is 是Is Not 不是?原件
?手写的
?附有活动安排、陪同领导、存在问题、
成功经验
?公司领导评议结果
?打印的
主要交付件5 接待照片和录像
Is 是Is Not 不是?电子版?纸质的
七、项目组织
（一）项目成员及职责
组织/职衔角色责任
公司经理发起人安排接待
办公室负责人组织者组织协调工作
办公室秘书核心组员计划、执行项目
办公室秘书核心组员协调、执行项目
文书核心组员桌签打印工作
档案员核心组员协助文书工作服务员班长核心组员负责董事楼的相关接待工作（二）内外部协作单位
外部协作单位内部支援单位
●集团公司领导
●集团公司党政综合办公室●集团物业公司●餐饮接待科
●保卫科
●机动车间
●物业科
●园林科
●各相关科室及车间
八、工作分解结构（A标接待）
WBS工作表（时间以分钟计）
活动序号活动名称估计历时责任人
1 接受任务35 秘书
1.1 询问并记录情况10 秘书
1.2 呈送领导审批，确定接待标准 5 秘书
1.3 填写接待通知单，确定陪同人员 5 秘书
1.4 通知单送交餐饮接待科15 秘书
2 准备阶段360
2.1 准备祝酒词20 秘书
2.2 准备汇报材料60 秘书
2.3 安排保卫（通知保卫科）30 保卫科科长
2.4 各部门打扫卫生30 各部门领导
2.5 制作桌签（餐厅和董事楼会议室）15 文书、档案员
2.6 安排歌手10 接待餐饮科科长
2.7 安排拍照、录像人员、董事楼迎宾人员、
司机
5
秘书2名
2.8 董事楼卫生打扫60 服务员班长2.9 准备横幅、安全帽30 秘书2名
2.10 悬挂横幅（董事楼、炼焦车间、1号大
门）
40 办公室/保卫科/炼
焦车间/相关单位
2.11 摆放餐厅桌签，送交祝酒词10 秘书
2.12 安排董事楼大厅（烟、火机、茶水）10 服务员班长
2.13 安排董事楼会议室40 服务员班长2.1
3.1 准备投影、电脑12 秘书2名2.13.2 摆放桌签 5 秘书2名2.13.3 准备宣传材料 5 秘书2名2.13.4 安排服务人员 2 服务员班长2.13.5 摆放水果、茶、烟 5 服务员班长2.13.6 摆放笔记本、笔 5 服务员班长2.13.7 安排电工和网络保障人员 3 机动车间主任
2.1
3.8 地毯准备（门口、电梯） 3 服务员班长
3 实施阶段210
3.1 领导、歌手迎接30 接待餐饮科科长
3.2 全程拍照录像190 秘书2名
3.3 安排会议30 秘书2名
3.4 领来宾参观30 接待领导
3.5 领来宾就餐90 接待领导
3.6 接待完毕20 接待餐饮科科长
3.6.1 领导陪送接待领导
3.6.2 安排来宾住宿接待餐饮科科长
3.6.3 安排用餐（按3.5-3.6）接待餐饮科科长
4 总结阶段55
4.1 图片、资料存档、总结经验45 秘书2名
九、项目干系人关系管理
1、做好干系人识别工作。本项目中的主要干系人为：公司领导、外部协作单位、内部支援单位、来宾。
2、识别干系人优先级排序。针对干系人的目的和需求，经责任分析，进行干系人优先级排序。本项目优先级排序为：公司经理、来宾、外部协作单位、内部支援单位。
3、获得干系人支持，动态管理和维持干系人变化。
4、做好沟通协调工作，并留下相关记录。
十、里程碑管理
里程碑
完成时间
计划实际
接受任务，确定接待标准2009.5.19
来宾到达乌兰煤化工业园2009.5.20中午11:30
来宾参观厂区2009.5.20中午12:00
来宾到达董事楼2009.5.20中午12:30
来宾就餐2009.5.20中午13:00
来宾住宿2009.5.20下午15:00
送客阶段2009.5.21上午10时
十一、网络图
4.2 10 相关领导
1.1 1.2
1.3 1.4
2.11
2.1
2.3
2.5
2.7
2.9
2.2
2.4
2.6
2.8
2.10
2.12
2.1
3.1 3.1
3.2
3.3 3.4 3.5
3.6.1
4.1
4.2
2.1
3.2
2.1
3.3
2.1
3.4
2.1
3.5
2.1
3.6
2.1
3.7
2.1
3.8
F
3.6.2
3.6．3
S
WBS 工
期
顺
序
甘特图（Hour）
2
6
5
2
7
8
1
4
1
3
1
5
6
1
8
2
2
8
2
3
4
2
6
2
8
6
3
1
2
3
3
8
3
6
4
3
9
4
1
6
4
4
2
4
6
8
4
9
4
5
2
5
4
6
5
7
2
5
9
8
6
2
4
6
6
Start ?
1.1 10
1.2 5
1.3 5
1.4 15
MS ?
2.1 20
2. 2 60
2.3 30
2.4 30
2.5 15
2.6 10
2.7 5
2.8 60
2.9 30
2.10 40
2.11 10
2.12 10
2.1
3.1 12
2.1
3.2 5
2.1
3.3 2
2.1
3.4 2
2.1
3.5 2
2.1
3.6 2
2.1
3.7 2
2.1
3.8 3
MS ?
3.1 30
3.2 190
3.3 30
3.4 30
3.5 90
3.6.1 20
3.6.2
3.6.3
MS ?4.1 50
4.2 10
十二、资源需求
W B S 人力资源材料成本（元）
1.1 秘书1人记录本、笔
1.2 秘书1人
1.3 秘书1人
1.4 秘书1人接待通知单
2.1 秘书1人
2.2 秘书1人
2.3 秘书1人
2.4 秘书1人
2.5 秘书1人彩纸
2.6 秘书1人横幅、安全帽
2.7 秘书1人
2.8 服务员6名
2.9 秘书1人
2.10 秘书2人桌签、祝酒词
2.11 秘书2人
2.12 服务员4名烟、火机、茶
2.1
3.1 服务员2名笔记本、笔
2.1
3.2 秘书2人数据线、插线板、笔记本电脑
2.1
3.3 秘书2人桌签
2.1
3.4 服务员2名水果、茶、烟、纯净水
2.1
3.5 服务员2名
2.1
3.6 服务员2名
2.1
3.7 秘书2人电工工具
2.1
3.8 服务员2名地毯
3.1 领导1名
3.2 秘书2人照相机、DV
3.3 秘书2人
3.4 领导1名
3.5 领导1名
3.6 领导1名
3.7 领导1名
4.1 秘书2名光盘
4.2 领导1名
应急成本
合计
十三、风险管理计划
（一）风险识别与评估
风险可能性影响发觉难度总风险
1、横幅未按时到达L H L 3
2、横幅上文字掉落M H L 6
3、各部门卫生出现脏乱L H L 3
4、设备有故障M H M 12
5、照相、录像设备出现故障L L L 1
6、祝酒词丢失、弄脏L H M 6
7、董事楼出现卫生差L H L 3
8、董事楼断电M H H 18
H、M、L赋予的值分别为：H(high)：高 M(middle)：中 L(low)：低
H=3 M=2 L=1
总风险计算：总风险＝可能性×影响×发觉难度
当总风险大于或等于9时，应对该风险进行管理或施加影响，以控制、降低和消除风险。（二）风险应对与管理
主要风险1 设备有故障
可能原因预防措施应急计划引发界限负责人
董事楼电脑、音响出现问题1、工作人员到现场调试
2、专业技术人员现场全程监控
修理或更换
设备
调试失败秘书2名
主要风险2 董事楼断电
可能原因预防措施应急计划引发界限负责人
1、电器功率过大
2、线路问题1、到现场调试
2、专业技术人员检修电路
修理或启动
应急电源
调试失败秘书2名
十四、变更管理
变更叙述原因批准
接待时间堵车、临时有事公司经理陪同领导领导出差、领导另有安排公司经理接待标准（酒烟和菜不符合标准）节约成本公司经理