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信息交流与控制程序

信息交流与控制程序
信息交流与控制程序

1. 目的

为了保证管理和诚信信息在公司内部和外部及时、畅通、有效的传递交流。 2. 范围

适用于公司各部门之间以及公司与外部相关方(质监、卫生监督、认证机构、商检、税务、银行、统计局、工商、社会保障中心、劳动局等政府职能部门及客户等)之间的信息交流。 3. 职责

3.1管理层应积极创建有效的内、外部沟通渠道。

3.2管理者代表负责产品质量及食品安全的内、外部信息反馈,并报告最高管理者;诚信负责人负责诚信信息的反馈,并报告最高管理者。

3.3各单位负责收集本部门的质量安全信息并将其及时沟通到相关部门,收集诚信信息并将其传递到技术质量部。

3.4技术质量部负责内部质量和安全信息的受理和传达,涉及重要质量、食品安全的内、外部信息反馈给管理者代表和诚信负责人。

3.5行政部负责内部诚信信息的受理和传达,涉及重要诚信的内、外部信息反馈给技术质量部并及时向诚信负责人汇报。

3.6销售部负责将收集到的产品质量和食品安全外部信息反馈并传达到技术质量部、生产部等部门,并及时向管理者代表汇报;负责将收集涉及诚信方面的信息反馈给行政部,并及时向诚信负责人汇报。

3.7财务部负责公司内部有关财务内容的信息交流和公司外部银行、税务、统计局等信息交流。

4. 信息交流方式和方向

4.1信息交流的方式包括:口头、电话、书面、展览展销、会议等形式。 4.2 信息交流的方向包括:上行沟通、下行沟通、平行沟通、对外沟通。

5. 工作程序

5.1外部信息收集和交流内容 单位 XXXX 有限公司 文 件 编 号 CMS-02-002 生 效 日 期 2012-02-01 文件 名称 信息交流控制程序

版 次

第1版

页 次

第1页,共3页

单位

XXXX 有限公司

文 件 编 号

CHG/CMS-02-002

5.1.1采购部负责收集供方的有关原辅材料的质量、安全和诚信方面信息,并及时与相关责任部门进行信息交流。

5.1.2技术质量部负责产品质量和食品安全方面的信息,并将相关信息反馈给相关部门(生产部和相关生产单位及相关领导)采取应对措施。

5.1.3法律、法规和其它要求等的信息由各相应部门负责,并汇报到相关领导手中。

5.1.4销售部负责顾客的预期用途、贮存、问询、合同、订单和抱怨等质量安全诚信信息,并反馈给相关责任部门。

5.1.5技术质量部负责质监、卫生监督、认证机构等职能部门的质量安全诚信方面信息沟通,并及时上报给主管领导,协助其采取应对措施。

5.1.6食品安全管理体系的有效性或更新的产生影响或受其影响的其他组织相关信息由技术质量部负责,并及时上报给主管领导,协助其采取应对措施。 5.1.7财务部负责税务、银行、统计局等职能部门的诚信方面信息沟通,并及时上报给主管领导,协助其采取应对措施。

5.1.9行政部负责社会保障中心、劳动局等政府职能部门的信息沟通,并及时上报给主管领导,协助其采取应对措施。 5.2内部信息收集和交流内容

5.2.1以下内容的变更信息:产品或新产品;原料、辅料和服务;生产系统和设备;生产场所、设备位置和周围环境;清洁和卫生计划。

5.2.2质量、食品安全法律、法规及遵守情况以及应遵守的顾客、本行业和其他要求。

5.2.3内部检查、合规性评价、体系评价等信息。 5.2.4监视、测量结果,不符合和纠正情况。

5.2.5应急准备和响应,还包括表明与产品有关的健康危害的抱怨情况。 5.2.6培训情况,包括人员的资格水平和职责与权限分配。 5.2.7总经理、诚信负责人对有关工作的指示、决定、要求等。 文件 名称

信息交流控制程序

版 次 第1版

页 次

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单位

XXXX 有限公司

文 件 编 号

CMS-02-002

5.2.8方针、目标、指标、方案及完成情况、效果,程序的执行情况。 5.2.9与运行能力有关的数据。

5.2.10体系的适宜性、充分性、有效性等。

5.2.11公司内使用的配方工艺流程参数等内容都是保密性内容,除使用部门和有关领导外,任何人不得进行泄露。配方由技术质量部保管,由生产部经理、技术质量部经理进行监控,生产使用部门掌握原辅料部分配方并进行计量,技术质量部对微量成分进行计量。生产工艺由技术质量部和生产部共同保管。 5.2.12公司各部门之间关于诚信方面的信息交流。

5.2.13信息是沟通的载体,信息包括数据统计、文件、文化、思想和情感,信息交流的记录档案有严格的归档程序,保留信息交流的记录,建立信息平台,实现信息共享。

5.3信息交流的记录管理

本程序所涉及的数据统计方面的和文件记录按《文件控制程序》和《记录控制程序》规定执行。

批 准 制 订 修改次数 1 2 3

修改日期

文件 名称

信息交流控制程序

版 次 第1版

页 次

第3页,共3页

DC2-04001 信息沟通与交流控制程序

信息沟通与交流控制程序 1目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求,确保信息得到沟通。 2适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3权责 3.1 管理部为本程序的归口管理部门; 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4工作程序 4.1 工作流程图 4.2 信息的内容 4.2.1 外部信息 A 与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息; B 上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息; C 外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果、信息; D 相关方有关的信息:包括与顾客的沟通,顾客和相关方投诉及抱怨,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等; E 其他外部信息,如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、环境管理、职业健康和安全管理方面的信息。 4.2.2 内部信息 A 体系运行的信息:包括管理方针、目标、指标、管理方案、职责权限、培训、监视与测量、 制订日期:2005.09.10 修订日期:发行日期:2005.09.20

内审和管理评审等信息; B 试验信息:包括试验计划、试验方案、检验报告等; C 重大环境因素、重大危险因素信息; D 有关不符合的信息;包括不合格、不符合、纠正与预防措施等信息; E 相关法律、法规及其他要求信息; F 紧急信息:包括事件、事故等信息; G 资源信息:包括人力资源、基础设施资源等信息; H 合同信息:包括合同签订、合同条款等信息; I 员工及其代表关注的职业健康安全问题,包括作业场所环境、职业安全健康状况的改善的讨论; J 检查、考核信息:包括公司考核、检查的结果等信息。 4.3 信息的传递与沟通 4.3.1 信息的传递方式 A 口头; B 电话; C 会议; D 书面形式:文件、报表、信息交流单; E 板报; F 网络等。 4.3.2 外部信息的传递与沟通 A 与管理体系有关的法律、法规、规范和标准等信息的收集、传递,执行《法律、法规与其他要求收集与评价程序》。 B 管理部负责接收上级、地方主管部门的规定、要求等信息,并向公司领导和相关部门传递。 C 质量部负责外部体系认证审核,生产负责有关环境保护和职业健康安全机构的外部检测或检查结果的接收与反馈,并传递到相关部门; D 生产部负责与顾客的沟通及顾客满意度的测量。 4.3.3 内部信息的传递与沟通 A 职能部门按《方针目标制定与管理程序程序》要求向管理部传递管理目标完成情况的自检结果。 B 职能部门按《管理手册之数据分析要求》向管理部传递、沟通有关信息; C 管理部按《管理手册之管理评审要求》向公司领导、相关部门传递沟通管理评审有关信息;信息沟通与交流控制程序受控状态:

公司质量手册及程序文件信息沟通管理程序

1目的 建立和疏通信息流通渠道,加强信息流通接口管理,确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 质量部负责与产品质量相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 销售部负责与市场动态相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 管理部负责与企业管理相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程:沟通内容(信息)之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通 →沟通效果评价→沟通改进→沟通内容(信息)的归档与保存沟通内容(信息)之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息,如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态(包括竞争对手)中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 信息的收集 信息(数据)每月收集、分析、传递、汇总至少一次,各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。 信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度,分为三级: A、一级数据为重要且紧急的数据,指直接影响顾客满意度的数据; B、二级数据为不重要但紧急的数据; C、三级数据为日常信息,不需标识。 数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。 信息沟通 5.4.1 沟通方式及追踪落实 5.4.1.1 会议 5.4.1. 会议计划 a例行性会议 b临时性会议 5.4.1. 例行性会议

信息交流控制程序

制订部门: 业务部 发行时间: 2014年9月15日 一、目的 1.1 本程序为了收集、处理本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信 息,保证信息渠道畅通,使质量体系及环境有害物质管理体系能有效运行而制定。

二、适用范围 2.1 适用于本公司内部质量/环保信息和来自外部相关方面的信息以及对这些 信息的处理。 三、职责 3.1业务课:作为公司内外信息接受、处理的中枢,应及时对所接受或收集到 的内外部信息,按有关的程序进行处理或传递。 3.2 品管课:公司质量/环保信息处理中心,应及时对所接受或收集到的内外 部信息,按有关的程序进行处理或传递。 3.3 各部门:按有关程序或作业指导书的规定,及时传递和处理信息。 四、参考文件 4.1《文件与资料控制程序》 4.2《记录控制程序》 4.3《纠正和预防措施控制程序》 4.4《题案活动管理规程》(WI-QD-010) 五、定义(无) 六、流程图(无) 七、程序说明 7.1信息的分类: 7.1.1外部信息: A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及其反馈的信息。 B、法律、法规、标准类信息,如条例、产品标准等。 C、相关方反馈的信息及其投诉(相关方指顾客、供应商)。 D、其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有关质量技术、质量管理、 环保技术、环保管理等方面的信息。 7.1.2内部信息:

A、信息,如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及 体系正常运行时的其它记录。 B、(潜在)不符合信息,如体系内部审核的不合格报告、纠正和预防措施 处理单等。 7.2 信息的收集与处理:信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯等 方式加以传递。 7.2.1外部信息的收集与处理。 7.2.1.1业务课负责7.1.1中A、B、C项内容进行信息的收集,并传递到公 司的相关部门,当监测或检查结果出现不符合情况时,按照《纠正和预 防措施控制程序》和《文件与资料控制程序》的要求进行处理。 7.2.1.2业务课、品管课负责与7.1.1中C项内容相关方的信息。联络以满 足顾客要求,对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制 程序》顾客抱怨处理控制程序。 7.2.1.3各部门负责7.1.1中D项内容,以《联络单》传递到相关部门。7.2.2内部信息的收集与处理 7.2.2.1正常信息的处理:各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常 信息。 7.2.2.2(潜在)不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。 7.2.2.3由总经理、管理者代表发出的质量信息,通过“公司会议”的形式 进行传达,建立《会议记录》,由相关部门落实和处理。 7.2.2.4公司总经理召集按排各部门负责人每月召开生产、质量例会,建立 《会议记录》,根据有关工序、操作、特采、质量记录、返工报告重大生 产品质问题、产品合格率、产能、客户投诉率等信息以探测、分析生产 品质趋势,确定潜在生产品质问题。 7.2.2.5总经理、课长必要时召开公司例会,讨论公司的所有行政、业务、

相关方信息交流控制程序

相关方信息交流控制程序 (IATF16949-2016/ISO14001-2015) 1.0目的 为保证QMS&EMS&BLC管理体系信息在工厂内外交流窗口信息及时畅通传递、交流。 2.0范围 适用于工厂内外信息交流相关单位。 3.0权责 3.1业务部:正常订单及报价信息窗口;对客户需求及供货商要求信息联络窗口. 3.2行政部:内外部QMS&EMS&BLC管理体系信息交流窗口,负责对内外部QMS&EMS&BLC管理体系信息的受理和传达。 3.3品管部:质量改进与追溯信息窗口; 3.4各部门负责本部门信息接收和传递。 4.0定义 无 5.0内容 5.1内部信息 5.1.1本公司内部信息之沟通藉由各项会议,倡导公告,广告牌,联络单等方式

进行。 5.1.2各信息接收单位须依信息内容,对权责工作展开后续作业,幷将作业结果回馈原始信息发出单位。 5.1.3行政部应针对管理手册规定的内部信息和交流事项及时通知有关部门推进员,或张贴公告,具体事项包括: 5.1.3.1QMS&EMS&BLC方针(或修改后的QMS&EMS&BLC方针)应在2天内书面递交给各部门推进员,并于10天内制作新的公告板挂于厂区显著位置。 5.1.3.2(新识别或修改)环境因素应于3天内书面递交有关部门推进员,推进员在收到通知后5天内整理出新的《环境因素识别表》。 5.1.3.3(新收录到的)适用的法律法规及其它要求应于3天内整理出新的《环保法律法规清单》。 5.1.3.4(修改的)目标指针和管理方案应于2天内递交给有关部门。 5.1.3.5培训计划及记录、试卷应于完成后的三天内递交给各部门。 5.1.3.6(新的或修改的)文件应于批准颁发后当天递交各部门。 5.1.3.7紧急响应演习情况应于演习后5天内传达到各部门。 5.1.3.8监测与测量的信息在5天内传达至有关部门。 5.1.3.9其它为公众所知的环境信息载体,如环保报纸、杂志、宣传画、论文、照片等,应张贴于厂区公共宣传栏,有新资料时及时更换。

ISO14001内部信息沟通控制程序

ISO14001内部信息沟通控制程序 1 目的 通过在公司各层次和职能之间建立有效沟通渠道,确保全员参与环境管理和保持环境管理体系的持续有效。 2 适用范围 本程序对环境管理体系过程及其实施有效性全员沟通的管理和控制作出了明文规定。 3 职责 3.1管理层应积极创建有效内部沟通渠道和团队沟通文化。 3.2安全环境保卫部负责有关沟通内容的收集和传递。 4 定义 5 运作流程 5.1内部沟通内容可包括: a)环境方针、目标、指标; b)适用之环境法律、法规及其他要求; c)重要环境因素; d)环境监视和测量结果; e)组织环境绩效; f)管理评审、内部环境管理体系审核结果; g)环境管理体系适宜性、充分性、有效性等。

5.2内部沟通方式(渠道)。 对上述沟通内容,可采用如下沟通方式: a)会议方式(包括电话会议、逐一征求意见方式等); b)报告分发、通告栏、墙板方式; c)培训方式。 5.3会议方式沟通流程。 5.3.1某部门/人员(提案人员)对沟通内容有异议者,可填写《内部沟通表》。5.3.2《内部沟通表》传递至相关部门主管,相关部门主管对以下事宜进行确认: a)是否须进行沟通(部门主管建议); b)沟通范围(部门级、公司级); c)沟通参与人员、时间、地点。 5.3.3若部门主管认为无须会议沟通,并且不同意沟通意见,则应将不须沟通理由填写于《内部沟通表》,并退回提案人员。 5.3.4若部门主管认为无须会议沟通,并且同意沟通意见,则应将具体实施方案填写于《内部沟通表》,并依据本程序5.3.7条款监管方案实施。 5.3.5若部门主管认为须会议沟通,则应依据《内部沟通表》确认事宜进行会议沟通。 5.3.6会议沟通结束,部门主管将沟通意见(包括具体实施方案)填写于相应《内部沟通表》。 5.3.7《内部沟通表》复印一份传递至方案实施人员相关部门主管保持原件并

内部沟通控制程序

*********有限公司内部沟通控制程序文件编号:COP-5.5-01 文件版本: 生效日期:年1月1日 制定部门:人力资源部

对公司的内部沟通管理要求做出规定,以便使有关质量信息得到交流,从而统一行动,确保质量管理体系的有效性。 2.0适用范围 适用于公司内部沟通过程的管理。 3.0引用文件 3.1<<质量手册>>中第5.5.3节: 内部沟通 3.2《质量记录控制程序》 COP- 4.2-02 4.0主要职责和权限 4.1公司总经理负责向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性,以增强顾客满意为目 的,确保顾客的要求得到确定并予以满足。 4.2管理者代表负责向全体员工传达质量方针、质量目标的意义以及建立、实施和保持改进 质量管理体系的有关要求。 4.3各部门负责内部沟通的安排和实施,确保及时、有效的进行。 4.4公司人力资源部负责内部沟通的归档管理。 5.0程序内容: 5.1程序流程图:

5.2定义 5.2.1质量信息:生产服务质量活动中的各种有意义的数据、报表、资料和文件、意见 或要求。 5.2.2内部沟通:指公司内部质量信息的交流和传递。 5.3内部沟通的方式可以通过会议、电话、电传、调查、信函、文件、内刊、联网、培训、 咨询、会签等,但不论采用何种方式,要达到预定的沟通效果,为对方理解和接受为目的。 5.4内部沟通的内容包括产品质量问题、生产问题、行政管理问题等与经营管理有关的任何 问题。 5.5内部沟通过程的安排按程序文件要求进行。 5.6沟通的对象包括:与质量管理体系有关的全体员工。 5.7沟通的时间不作限制,在产品实现过程中的各个阶段,随时都可以与相关人员进行沟通。 5.8公司全体员工都要以主人翁的责任感作好沟通工作,尤其是与顾客的沟通,以体现公司 质量管理体系的整体绩效。 5.9内部沟通时限规定: 5.9.1各部门之间进行沟通时,当接受部门收到联络事项时,不管是否能按要求完成, 必须在二小时内向提出部门回复处理的时间要求或困难。如任何一方有困难或疑 问时,应采取平等协商的办法进行沟通处理,如果不能达到效果,应向上级部门 反映。 5.9.2当提出部门在二小时内没有收到接受部门的回复时应及时向上级反映,由上级部 门协助处理。 5.9.3当上级部门向下级部门交办任务时,接受部门必须在二小时内给予回复处理的时 间要求或困难。接受部门应主动积极开展处理工作,并且要在规定时间内完成任 务和及时向上级交待。如果在规定时间内不能完成应提早主动向上级反映。 5.9.4当事项或任务处理完成后,由提出部门或上级部门对处理结果进行评估,如果问 题的处理不能达到预期的效果,进行再次沟通,同时知会上级部门协助处理。 5.10沟通的记录按相关程序文件要求进行,必要时作好有关记录。 6.0支持文件 无 7.0相关记录 7.1《内部联络书》 QR-5.5-0101

信息沟通控制程序

信息沟通控制程序 PD-553 1.0目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息,作好信息的管理,特制定本程序。 2.0范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理,以及与外部各方的信息交流。 3.0职责 3.1各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存,及相关紧急信息的处理。 3.2质保部负责统筹与质量管理体系各类相关信息的传递与处理;负责保存和管理相关的信息。 4.0程序内容 4.1信息的分类 1外部信息包括: A、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及 反馈的信息;

B、政策法规标准类信息,如质量法律、法规、条例、 产品标准等; C、相关方(顾客、供方、计量单位、媒体等)反馈的 信息及其投诉等; D、其它外部信息,如各部门直接从外部获取的有质量 改进技术,质量管理、质量培训等方面的信息。 4.1.2内部信息包括: A、正常信息,如质量方针(目标)之完成情况、测 量和控制记录、内部审核与管理评审报告以及体 系正常运行时的其它记录等; B、(潜在)不符舍信息,如制程中的不合格品通知 单(FM-830-01)、内部审核中的不合格品专题报 告(FM-830-03)、等; C、紧急信息,如出现重大质量事故等情况下的信息 与记录; D、其它内部信息(如员工的建议等)。 4.2信息的收集、处理与沟通工具 信息可采用书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、影像设备、通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。 1外部信息的收集与处理 A、质保部负责质量技术监督局、认证机构等监测、

检查结果及反馈信息的收集,由质保部传递到公 司相关部门,当监测或检查结果出现不符合情况 时,按照改进控制程序(PD-850)的要求进行处 理。 B、政策法规标准的资料信息由行政部、质保部等部 门负责收集、更新、整理交文控中心保存,详见 文件控制程序(PD-423)。 C、各部门直接从外部获取的其它类信息,如质量改 进技术,质量管理信息等,应及时反馈到质保部, 由其负责分类、整理,根据需要传递到相关部门。 4.2.2内部信息的收集与处理 A、正常信息的处理:各部依据相关文件的规定直接收 集并传递日常正常信息;质保部按照相应程序文件 的规定向有关部门传递质量方针、目标信其完成情 况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。 B、(潜在)不符合信息的处理详见改进控制程序 (PD-850)。 C、紧急信息(如出现重大质量事故时)由发现部门迅 速传递给行政部和质保部组织处理,可采用电话, 传真等方式紧急沟通。 4.3信息的汇总和管理应用 1质保部不断汇总各方面反馈的质量信息,按照信息载体的

014 信息沟通管理程序

1目的 建立和疏通信息流通渠道,加强信息流通接口管理,确保与质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。 2 范围 适用于与本总经办整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。 3定义和术语 无 4 职责 4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 4.2 质量部负责与产品质量相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.3 市场部负责与市场动态相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.4 综合部负责与企业管理相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。 4.5 协助总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 5 程序 工作流程:沟通内容(信息)之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容(信息)的归档与保存 5.1 沟通内容(信息)之分类 5.1.1 外部信息 5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息 a.客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。 b.产品标准类信息。 c.市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息。 d.供应商的质量信息及投诉等。 e.其它外部与产质量量相关的各类信息。 5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息 a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息,如法律、法规、条例等。 b.市场、行业动态(包括竞争对手)中与企业管理相关的信息。 c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。 c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。 e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。 5.2 信息的收集

信息沟通控制程序

1. 目的 规范信息沟通程序,使相关信息及时有效地传递、交流、沟通,确保管理体系有效运行。 2. 范围 适用于公司内、外部对质量与食品安全管理体系有关信息及其它信息的传递、沟通和处理。 3. 职责 质量部负责统筹质量与食品管理体系相关信息的交流。 各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。 3. 程序 》 信息分类 质量与食品管理体系的信息沟通;其他信息沟通。 信息沟通的方式 口头、书面文件、会议、内部报刊、公告栏、网络或利用其他通讯及宣传工具进行沟通。 信息的内容 内部信息: 公司的质量方针、目标、经营方向、业绩等; 管理体系运行的情况、内审、管理评审、监督检查的反馈情况; · 体系运行中产生的信息(如不符合信息,重大事故、事故调查和处理信息,培训等)。 其他信息(如员工的建议等) 外部信息: 法律法规和其它要求的获得和更新; 网络信息的获取; 与政府机关职能部门的信息联络; 顾客的需求; 外部审核、检查、参观、访问; : 相关方投诉、抱怨和处理信息。 信息沟通的实施 内部信息: A 由质量部组织,人力资源部负责将公司的质量方针、质量目标等以简报、标语等宣传形式公诸于众;管理体系运行过程中产生的各种信息由信息产生部门通过企业邮箱或其他相关邮箱传递到责任部门及其他相关部门且同时抄送总经理及副总以上人员;邮件内容应体现时间、信息内容、联系人、联系方式等;主要责任部门及其他相关部门在收到邮件时应在1个工作日内回复邮件并给出建议、处理意见。 B 紧急状态下的信息由信息产生部门使用最为快捷的通讯方式迅速传递到主要责任部门及相关部门、总经理以及有关的政府机关; C 对不符合项实施纠正与纠正措施的部门必须在整改过程中将有关信息及时传递到相关部门; 各部门的应积极参加每周一的生产例会,沟通工作情况,解决存在问题,处理争议和纠纷; :

信息沟通管理程序

信息沟通管理程序制定:日期 2017-2-15 标准化审核: 日期 2017-2-18 审核: 日期 2017-2-20 批准: 日期 2017-2-22 文件变更记录

1.目的 目的是建立和疏通信息流通渠道,加强信息流通接口管理,确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理,确保对质量管理体系的有效性进行沟通。 2.适用范围 适用于与本公司整体运作有关的各类内、外部信息沟通的管理。 3.职责与权限 3.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。 3.2品质保证部负责与产品质量相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.3 营销管理部负责与市场动态相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.4 企管部负责与企业管理相关信息的收集、传递、处理、汇总及保存工作。 3.5 管理者代表负责对以上信息进行统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 4. 术语和定义 无 5.内容 5.1 沟通信息分类 5.1.1 外部信息 1)与质量有关的外部信息 A.客户、产品检验机构、质量监督机构、认证机构等检查或监测的结果及反馈的信息。 B.产品标准类信息。 C.市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息。 D.供应商的质量信息及投诉等。 E.其它外部与质量相关的各类信息。 2) 与公司相关的外部信息 A.政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息,如法律、法规、条例等。 B.市场、行业动态(包括竞争对手)中与公司相关的信息。 C.与公司有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。 5.1.2 内部信息 1)体系运行情况、QHSEMS方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。 2)员工对质量及公司内部管理的建议和意见等。 3)公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。 4)财务、人事、行政、后勤、安全、环境、卫生等情况。 5.2 信息的收集 信息(数据)及时收集、分析、传递、汇总,各部门按本部门职能和运行程序的规定收集和整理相关信息。 5.3 信息沟通 5.3.1 沟通方式 1)例行性会议沟通:

信息交流与控制程序

1. 目的 为了保证管理和诚信信息在公司内部和外部及时、畅通、有效的传递交流。2. 范围 适用于公司各部门之间以及公司与外部相关方(质监、卫生监督、认证机构、商检、税务、银行、统计局、工商、社会保障中心、劳动局等政府职能部门及客户等)之间的信息交流。3. 职责 3.1管理层应积极创建有效的内、外部沟通渠道。 3.2管理者代表负责产品质量及食品安全的内、外部信息反馈,并报告最高管理者;诚信负责人负责诚信信息的反馈,并报告最高管理者。 3.3各单位负责收集本部门的质量安全信息并将其及时沟通到相关部门,收集诚 信信息并将其传递到技术质量部。 3.4技术质量部负责内部质量和安全信息的受理和传达,涉及重要质量、食品安全的内、外部信息反馈给管理者代表和诚信负责人。 3.5行政部负责内部诚信信息的受理和传达,涉及重要诚信的内、外部信息反馈给技术质量部并及时向诚信负责人汇报。 3.6销售部负责将收集到的产品质量和食品安全外部信息反馈并传达到技术质量部、生产部等部门,并及时向管理者代表汇报;负责将收集涉及诚信方面的信息反馈给行政部,并及时向诚信负责人汇报。 3.7财务部负责公司内部有关财务内容的信息交流和公司外部银行、税务、统计局等信息交流。 4. 信息交流方式和方向 4.1信息交流的方式包括:口头、电话、书面、展览展销、会议等形式。4.2 信息交流的方向包括:上行沟通、下行沟通、平行沟通、对外沟通。 5. 工作程序 5.1外部信息收集和交流内容单位XXXX 有限公司文件编号CMS-02-002 生效日期2012-02-01 文件名称信息交流控制程序 版 次第1版 页 次 第1页,共3页 单位 XXXX 有限公司 文件编号 CHG/CMS-02-002

内外部沟通控制程序

*******有限公司 程序文件 内外部沟通控制程序 文件编号: GC-QP5.5.3-2010-03 文件版本: B/1 编制/日期: 审核/日期: 批准/日期: 2010年10月20日发布 2010年10月20日实施 *******有限公司发布

程序文件.内外部沟通控制程序 1 目的 运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。 2 范围 公司全体员工、各职能部门以及相关方。 3 职责 3.1人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作;以及与外部相关方进行沟通 联络。 3.2营销部负责与客户的沟通。 3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。 3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。 4.工作程序 4.1内部沟通 4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式:内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。 4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。 4.1.3公司大会。 4.1.3.1会议内容包括:上月重大事件的回顾与总结,后期公司发展方向性展望与宣导。 4.1.3.2会议由行政部经理主持,公司全体人员必须参加。 4.1.4主管例会 4.1.4.1一般为每周一次。 a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结,后期各部门发展的计划与展望, 对各部门的合理建议。 b.主管例会由部门负责人轮流主持,由各部门负责人参加。必要时,部门负责人可 带与会议相关的本部门员工参加会议。 c.会议记录执行情况由人事行政部追踪落实,并于下一次主管例会上公布。 4.1.5部门会议 4.1. 5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。 4.1. 5.2门会议一般由部门负责人主持,部门内中基层干部参加;必要时可全体参加,部门会议可形成记录。 4.1.6班组会议 4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。 4.1.6.2班组会议由班组长主持,各班组员工参加。

信息交流控制程序

程序文件文件编号:xxxx 版次:A/0 生效日期:xxxxxxx 页码:第1页共5页 信息交流控制程序 1.目的 此程序规定了公司内、外部质量环境职业健康安全信息交流和内部管理沟通的内容、方式和方法,以确保体系的有效运行。 2.范围 适用于公司对内部、外部进行各类质量环境职业健康安全信息的传递和处理以及内部管理沟通的控制。 3.定义 本程序使用的术语如下: 4. 职责 4.1 总经办是环境和职业健康安全信息和内部沟通的综合管理部门,负责与上级环保部 门、卫生防疫部门和行业主管部门的环境和职业健康安全信息的接收、传递和处理,接受环境和职业健康安全投诉,以及内部沟通的管理。 4.2 总经办负责各种质量环境职业健康安全信息的整理和汇总,并确定责任部门。

程序文件文件编号:xxxx 版次:A/0 生效日期:xxxxxxx 页码:第2页共5页 4.3环境安全委员会负责向员工宣传、传达各种质量环境职业健康安全信息。 4.4 市场部、宣传部、服务中心负责与游客的质量环境职业健康安全信息交流。 4.5采购部负责与供货商之间的质量环境职业健康安全信息交流。 4.6相关部门负责与本部门相关的质量环境职业健康安全信息交流和处理。 4.7管理者代表负责批准质量环境职业健康安全信息处理报告。 5. 工作程序 5.1 总则 5.1.1 信息交流的途径可以是口头或书面文件,以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具; 5.1.2 质量环境职业健康安全信息分为内部信息和外部信息; 5.1.3质量环境职业健康安全信息内容应准确可靠; 5.2内部质量环境职业健康安全信息交流 5.2.1 环境安全委员会以会议、培训、报刊、板报、简讯、小册子等各种方式向公司 员工宣传公司的质量环境职业健康安全方针、目标和指标,相关的质量环境职业健康安全法律、法规政策及公司在质量环境职业健康安全方面的绩效,其它相关部门配合环境安全委员会对员工进行教育和信息传达工作; 5.2.2 公司员工如发现质量环境职业健康安全管理方面存在任何问题,或有任何建议 可向总经办提出,填写“内部联系单”提交给总经办,由总经办进行汇总;5.2.3 总经办在收到“内部联系单”后,登录在“质量环境职业健康安全信息登记表” 中,确定责任部门,并对处理结果进行跟踪记录; 5.2.4 必要时,总经办将处理结果向环境安全委员会报告,同时将处理结果反馈给提 出者; 5.2.5 公司设立“意见箱”,收集员工各种意见(包括质量环境职业健康安全方面的意 见),由总经办每月开箱整理后转相关部门处理。 5.3外部质量环境职业健康安全信息交流 5.3.1 总经办负责外部环境信息的收集、整理、汇总和反馈,信息交流内容包括: (1)收集政府部门对环保和安全法规方面的要求; (2)与承包商进行环境和安全信息的交流;

022沟通参与协商管理控制程序

文件编号:EOG/YP210022—2014 沟通、参与协商管理控制程 序 (D 版) 编制:管理部 审核:黄旭飞徐洪恩 批准:官晓春 发布日期:2014年10月08日实施日期:2014年10月08日 广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司 广西南宁玉柴马石油润滑油有限公司 1目的 为规范公司内、外部协商与交流信息的正常传递,确保公司各层次、各职能部门、员工和相关方进行环境和职业健康安全信息的沟通。 2适用范围 适用于公司内部及外部环境和职业健康安全协商与沟通的管理。 3职责 3.1管理部负责组织编制《沟通、参与协商管理程序》。 3.2其它部门负责本部门业务工作的信息交流、沟通、参与和协商。 4引用文件 4.1《应急准备和响应控制程序》 4.2《安全事故处理规定》 5术语和定义 5.1相关方 关注组织的环境/职业健康安全绩效或受其环境/职业健康安全绩效影响的个人或团体。 6工作流程 6.1协商与沟通的载体 协商的载体可以是自动化办公系统、工作会议、宣传栏、电视、工作函、玉柴建设者报、日常工作通报、通知、调查表、意见箱等,以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具。 6.2公司内部沟通、参与和协商 6.2.1内部参与和协商的内容 1环境因素/危险源的辨识、评价、控制。 受控状态 受控 分发编号

2方针、目标的制定和评审。 3纠正措施的协商、监督和执行。 4事件、事故的调查、协商、处理、反馈。 5各类人员、设施、设备、场所以及状态的变更. 6.2.1.6制定程序、标准书时进行协商。 7员工和相关方提出的建议和要求。 6.2.2内部沟通的内容 6.2.2.1各部门之间的环境与职业健康安全信息的交流。 6.2.2.2法律、法规信息的传递。 6.2.2.3内外部审核的结果。 6.2.2.4管理评审的结果。 6.2.2.5监测与检验的结果。 6.2.2.6纠正措施与预防措施。 6.2.2.7应急准备与响应。 6.2.2.8体系运行过程中产生的其它环境与职业健康安全信息。 6.2.3员工参与和协商的内容: 6.2.3.1参与环境与职业健康安全管理方针和目标的制定和评审。 6.2.3.2适当参与环境因素/危险源辨识、风险评价、风险控制措施的确定和事故调查处理等。 6.2.3.3参与改善职业健康安全环境的商讨,对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商。 6.2.3.4享有员工代表权,所有员工应该了解谁是员工代表以及管理者代表。 6.2.4工会参与职业健康安全事项的协商和沟通,包括参与有关职业安全事项的决策,事故的处理以及涉及职工健康安全权益事项监督管理。 6.2.4.1工会监督与协助公司及各部门贯彻和宣传有关职业健康安全法律法规,落实安全生产责任制,关注职工安全健康,不断改善劳动条件,督促行政部门整改影响职工职业健康安全的问题。6.2.4.2工会参与职业健康安全管理方针和程序的制定和评审,包括公司职业健康安全方针、各项政策、目标、计划、制度的制定、评审。 6.2.4.3工会负责组织选举并任命部门一级的员工代表。 6.2.4.4工会按照公司与员工签订的集体合同和劳动合同,负责合同中有关职业健康安全条款的协商与沟通,并对执行情况每半年检查一次,听取并收集员工的意见、建议和要求,做好相应的整改,每年向职代会汇报情况。 6.2.4.5工会监督相关职能部门按规定发放劳保用品和定期对职工进行健康检查,并做好防暑降温以及女职工劳动保护工作。 6.2.4.6工会参与职业伤亡事故和职业危害的调查处理,维护员工权益。 6.2.5内部沟通、参与和协商的实施

信息交流与控制程序.doc

文 件 编 号 CMS-02-002 单位 XXXX 有限公司 2012-02-01 生 效 日 期 文件 版 次 第 1 版 名称 信息交流控制程序 次 第 1 页,共 3 页 页 1. 目的 为了保证管理和诚信信息在公司内部和外部及时、畅通、有效的传递交流。 2. 范围 适用于公司各部门之间以及公司与外部相关方(质监、卫生监督、认证机构、商检、税务、银行、统计局、工商、社会保障中心、劳动局等政府职能部门及客户等)之间的信息交流。 3. 职责 3.1 管理层应积极创建有效的内、外部沟通渠道。 3.2 管理者代表负责产品质量及食品安全的内、外部信息反馈,并报告最高管理 者;诚信负责人负责诚信信息的反馈,并报告最高管理者。 3.3 各单位负责收集本部门的质量安全信息并将其及时沟通到相关部门, 收集诚 信信息并将其传递到技术质量部。 3.4 技术质量部负责内部质量和安全信息的受理和传达,涉及重要质量、食品安 全的内、外部信息反馈给管理者代表和诚信负责人。 3.5 行政部负责内部诚信信息的受理和传达,涉及重要诚信的内、外部信息反馈 给技术质量部并及时向诚信负责人汇报。 3.6 销售部负责将收集到的产品质量和食品安全外部信息反馈并传达到技术质 量部、生产部等部门, 并及时向管理者代表汇报; 负责将收集涉及诚信方面的信 息反馈给行政部,并及时向诚信负责人汇报。 3.7 财务部负责公司内部有关财务内容的信息交流和公司外部银行、税务、统计 局等信息交流。 4. 信息交流方式和方向 4.1 信息交流的方式包括:口头、电话、书面、展览展销、会议等形式。 4.2 信息交流的方向包括:上行沟通、下行沟通、平行沟通、对外沟通。 5. 工作程序 5.1 外部信息收集和交流内容 单位 XXXX 有限公司 文 件 编 号 CHG/CMS-02-002

10-沟通控制程序

××××制造有限公司企业标准Q/HLC.801.012-2017 沟通控制程序 1、目的 保证公司在质量管理体系中的各项制度、措施、目标、指标符合相关的法规、政策,让公司全体员工及时了解,达成共识。 2、范围 适用于公司及全体员工对内、对外的质量管理信息交流活动。 3、权责 3.1 、办公室负责质量和日常管理信息交流的管理。 3.2、供销部负责与顾客有关信息及顾客反馈信息的归口管理。 3.3、供销负责与外部供方和外包方相关质量信息的交流和沟通。 3.4、其它相关部门、车间对信息的收集、分析、上传下达、内外沟通、改进、绩效评价。 4、定义 无 5、工作流程: 5.1、信息的识别 5.1.1、内部信息是指由公司内部各部门产生的质量信息; 1)公司管理体系的方针、目标,管理体系运行情况; 2)有关质量、过程法律、法规及其他要求的获取和更新; 3)体系审核、客户验厂、管理评审、外部审核、不符合、纠正与预防措施; 4)公司人员培训情况;

5)各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关质量、过程环境方面的联络、常规报表及其他信息通报; 6)组织机构变化情况; 7)新产品、新项目和服务等. 5.1.2、外部信息是指供方、顾客、消费者等处与产品质量相关的信息; 1)质量、过程环境管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息; 2)质监局、商检、环保局等上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息;(3)外部的检查、参观、访问等; 4)市场信息和顾客反馈的等相关方信息; 5)外部供方的信息交流及向外部供方施加影响; 6)同行业技术信息和专业会议信息,竞争对手的产品信息和技术信息; 7)公司质量方针的对外宣传。 5.2、信息交流的策划 办公室组织各部门编制信息交流计划及实施方案,明确: 1)信息交流的内容; 2)何时进行信息交流; 3)与谁进行信息交流; 4)如何进行信息交流。 5.3、内部质量管理信息交流管理 5.3.1、办公室通过会议、培训、内部刊物、网络、宣传栏等各种方式向公司员工宣传公司的质量管理方针; 5.3.2 、公司员工对公司在质量管理方面的任何意见和建议,可直接向办公室或员工代表反

信息交流和沟通控制程序

1 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求,确保信息得到沟通。 2 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3 职责 3.1 质量部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。 3.2 环保办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。 3.2 各部门及时传递并沟通各信息。 4 工作程序 4.1 信息交流的基本原则 信息交流的渠道、方式、内容,应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高,有助于增进与相关方的共识和/或满意程度。 4.2 内部沟通 4.2.1 应纳入沟通范畴的主要事项 1)政策要求:包括法规、相关方及公司的政策、要求,如法规、标准、制度等; 2)运行信息:包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等; 3)辅助信息:有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。

4.2.2 沟通范围:公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。 4.2.3 沟通权责:责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。 4.2.3 沟通方式 1)口头/书面报告,适用于任何职能、层次; 2)部门文件发布、会议/培训召集,适用于职能部门及其以上管理层次; 3)跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等,需经总经办或总经理组织、批准或授权。 4)其他:各级文件中有规定的,按规定实施,如相关记录、报表、报告的传递等。 注:《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通用书面格式。 4.2.2 沟通过程的控制 1)信息通报/报告(信息拥有部门/人员) 识别通报内容与对象——确定通报方式——实施通报,传递相关信息 2)信息查询/质询(信息需求部门/人员) 识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询,获得相应信息 4.3 外部信息的接收与回应 1)外部信息,专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。 2)任何部门/人员对接收的外部信息(包括口头、书面),均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报,具体按内部沟通方管理要求实施。 3)责任部门对获悉的外部信息(除书面信息外),形成文件(包括记录、报告等)。

内外部沟通控制程序修订稿

内外部沟通控制程序 WEIHUA system office room 【WEIHUA 16H-WEIHUA WEIHUA8Q8-

一、目的 运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。 二、范围 公司全体员工、各职能部门以及相关方。 三、职责 企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作;以及与外部相关方进行沟通 联络。 营销中心负责与客户的沟通。 品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。 四、工作程序 内部沟通 4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式:内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。 4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。 4.1.3公司大会。 4.1.3.1会议内容包括:上月重大事件的回顾与总结,后期公司发展方向性展望与宣导。 4.1.3.2会议由企管部经理主持,公司全体人员必须参加。 4.1.4主管例会 4.1.4.1一般为每月一次。 a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结,后期各部门发展的计划与展望,对各部 门的合理建议。 b.主管例会由部门负责人轮流主持,由各部门负责人参加。必要时,部门负责人可带与会议 相关的本部门员工参加会议。 c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实,并于下一次主管例会上公布。 4.1.5部门会议 4.1. 5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。 4.1. 5.2部门会议一般由部门负责人主持,部门内中基层干部参加;必要时可全体参加,部门会议可形成记录。 4.1.6班组会议 4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。 4.1.6.2班组会议由班组长主持,各班组员工参加。 1)班组会议一般不会形成记录,但会议内容在班组范围内具有强制性。 2)书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。

信息交流与沟通控制程序

1.目的 为建立畅通的沟通渠道,明确信息交流内容、范围与形式,规定内部外部沟通的方法,通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部质量、环境、食品安全、诚信信息,实现管理体系的有效运行。 2.适用范围 本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门与层次内、外部的信息交流与控制。 3.职责 3.1管代/HACCP小组长负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。 3.2 技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理。 3.3 技术中心负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究,供公司领导和有关部门参考。 3.4 行政部负责相关部门的外部沟通。 3.5 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通,并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。 4 工作程序

4.1 外部沟通 4.1.1 外部信息的来源 a.认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息; b.管理方针通告给相关方; c.对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系; d.相关方的投诉、抱怨、期望和要求,包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通,涉及重要环境影响的处理,伤亡事故的上报等; e.行业技术信息; f.上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息; g.供方和其它分承包方的信息。 h.环境监测和职业安全健康等有关的信息; i. 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。 4.1.2 外部信息沟通 4.1.2.2 各部门在日常业务中也应注意获得; 4.1.2.3 上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收 4.1.2.4 行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息; 4.1.2.5 来自相关方的信息由各相关部门接收; 4.1.2.6 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时,应将企业内必要的信息;如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等,向相关方进行宣传;

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