人事专员工作流程及标准

人事专员岗位说明书

、员工入职手续办理

1. 准备工作：

（1）在接到经人力资源部经理确认的新进人员名单或录用通知后，复印好“新员工报到卡” 、“员工基本情况表” 、“新员工入职手续登记表”等采集信息的表格；

（2）按照人员报到通知或录用通知的规定，招聘专员电话要求新员工在报到之日带齐所需个人资料，其中身份证/学历学位证书/技能职称等证书必须原件；

（3）提前一天通知行政部安排新员工办公座位和分机电话。

2．收取资料：

（1）按照“新员工报到卡”的签办项目逐项核收个人资料，除身份证、毕业证和技能职称证书复印后留存外，其它都收取原件如：体检报告、劳动手册/离职证明、工作鉴定/推荐信、担保书等；但销售人员（档案不在公司托管者）毕业证书原件留存公司，并开具收条；

（2）在“新员工入职手续登记表”记录收交情况，确认未交资料及补交限期（一般情况下为一周），若提交资料缺少身份证和毕业证书时，入职手续暂停做未入职处理；

（3）外办员工的入职手续由地区经理负责办理，办结后将资料寄回公司。

3．填写表格：

（1）指导员工填写“员工基本情况表” ，对基本情况表进行检查：有无无遗漏或错误，要求字迹端正；

（2）提供新员工的所属部门、工号和照片一张给行政部办理员工卡，通知发放办公用品，当天办结，并按照“新员工报到卡”跟踪未办结事项；

（3）要求员工在 2 个工作内将“员工基本情况表”和“新员工报到卡”办结返还并存档。

4．跟进工作：

（1）发放员工手册或员工基本守则（略），告之办公作息时间；带领新员工参观公司办公环境并介绍同事认识：介绍部门经理及主管和新员工互相认识；

（2）新员工入职当天建立个人纸介质档案，登记员工花名册，入职后 2 个工作日内建立电子档案，通知行政部新员工的部门、岗位及联系方式（电话和EMAIL ），便于更新内部通讯录；

5．标准：员工档案的建立应及时；对新员工填写的基本情况表进行核查：有遗漏项的应通知补全；对担保人、推荐人等相关重要的栏目应通过电话等进行确认（只需对担保人/ 推荐人本人核对即可），认为有问题的应交给人力资源部经理处理。

、员工转正手续办理

1. 准备工作：

（1）每月25 日前整理出下月应转正员工名单；

（2）提前15 天将待转正员工名单及“转正考评表”提交该员工部门负责人，经部门负责人确认后再将“员工转正申请”发给待转正员工本人；

2．启动转正流程：按员工试用期管理规定执行；

3．转正手续办理：两周内协助人力资源部经理组织员工产品/ 专业知识考试、入职导师考评、

直接上级/ 间接上级考评、组织民主评议；报总经理审批；总经理审批通过。

4．跟进工作：

( 1)涉及薪资调整人员签署“工资调整通知单” (根据合同签订情况每公司各一份，总额不变；

员工签署后反公司备案，不得复印) ；

( 2)发放转正通知， 2 个工作日内办结；

( 3)审批不通过则辞退或延长试用，进入离职手续办理环节或试用环节，按员工试用期管理规定执行。

5．标准：员工转正各环节督办及时，无延迟，员工无投诉。

三、员工离职手续办理

1. 离职手续办理条件：接到经总经理最终批准后的员工离职申请表才可办理：

(1) 接到离职申请 1 个工作日内，根据批示离职日期，发放“离职手续办理通知单” 并指

导员工填写《离职工作交接单》；

(2) 根据“离职手续办理通知单”上的规定期限，督促员工在规定期限内办结离职手续，

滞后期最多不超过 5 个工作日；

(3) 对“离职手续交接单”各事项复核，不明确的及时查询，相关项目必须有各部门负责

人签署；

(4) 员工将经各部门签批后的“离职手续交接单”交至或传真给人事专员，并须签收“离

职备忘录” ，之后人事专员在员工劳动手册盖章，开具《退工单》或离职证明，返

还员工押在公司各项证件；

(5) 员工押公司证件的返还方式：上海员工现场领取并在“原始证件登记簿”签字；外地

员工确认邮寄地址，挂号信或快递寄出；并在寄出后7 个工作日电话离职员工确认证

件是否收到；并在“原始证件登记簿”上标注。

2. 后续工作：

( 1)员工离职后 2 个工作日内，更新员工档案

( 2)通知行政部人员的部门、岗位，便于更新内部通讯录

3. 标准：离职手续办结无差错，无因手续办理而产生不满投诉或仲裁公司的行为。

四、员工异动手续办理

1. 员工晋升/降职/借调/调动手续办理：

(1) 接到经总经理最终审批的员工晋升/降职/借调/调动申请审批表后，方可根据员工

“异动管理规定”中的流程办理异动手续；

(2) 员工异动手续办结后 1 个工作日内将调动资料归档，更新员工档案；

(3) 通知行政/财务部；

(4) 标准：无误，跟进及时，态度较好，无投诉；

2. 辞退手续办理：

(1) 接到部门提出的“辞退员工申请”表后，与部门沟通并反馈人力资源部经理审核后报

总经理审批；

(2) 将审批结果反馈部门，安排被辞退员工与人力资源部经理面谈，填写好员工“离职面

谈表”；

(3) 发离职手续办理通知，转入员工离职手续办理环节；

(4) 员工离职手续办结后 2 个工作日内将相关资料归档，并更新员工档案；

(5) 通知行政/财务部；

(6) 标准：无误，跟进及时态度好，无因为处理态度而引发争议或仲裁事件。

3. 辞职手续办理：

(1) 接到员工经部门经理审核的“员工辞职申请”后，与员工进行面谈并反馈人力资源部

经理审核后报总经理审批；

(2) 审批结果反馈部门，安排辞职员工与人力资源部经理面谈，填写好员工“离职面谈

表”；

(3) 发离职手续办理通知，转入员工离职手续办理环节；

(4) 员工离职手续办结后 2 个工作日内相关资料归档，并更新员工档案；

(5) 通知行政/财务部；

(6) 标准：无误，跟进及时态度好，无因为处理态度而引发争议或仲裁事件。

五、员工录用退工手续办理

1. 录用手续办理：

(1) 录用手续办理条件：已转正为公司员工 (按人力资源部经理核准的隶属公司办理) ；

(2) 录用手续办理时间：每月15-20 号集中办理职介中心或人才中心递交资料手续；

(3) 录用资料准备：

A、沪籍有劳动手册人员：劳动手册/录用名册/身份证复印件/ 劳动合同复印件等；

录用日期为入职日期；

B、沪籍无劳动手册人员：录用名册/身份证原件及复印件/劳动合同复印件/照片一

张等；录用日期为入职日期；

C、持有上海市人才引进居住证有效期 1 年以上：居住证复印件/录用名册/身份证复

印件/ 劳动合同复印件等；录用日期为居住证签发日期；

D、人才引进迁户入沪人员：调函/落户入沪证明/录用名册/身份证复印件/劳动合同

复印件/3 张 1 寸彩照，录用日期为调函开出日期或落户入沪日期。

2. 退工手续办理：

(1) 退工手续办理条件：办理过录用手续的员工离职后方可办理退工手续；并在“离

职手续办理通知单”所规定的最后期限7 个工作日内办理网上退工手

续 ( https://www.wendangku.net/doc/ca9937284.html, )；

(2) 每月15－20 日集中办理职介所或人才中心递交资料手续；

3. 档案托管费用在退工时结清；费用职介所为100元/人/年，人才中心为240 元/人/年

4. 录用退工档案管理：手续办结后 2 个工作日内将录用退工资料存档；

5. 标准：录用退工手续办理及时无误，无因延迟或错误引发员工投诉或公司经济损失情况。

六、政府劳动用工年检、社保年检手续办理

1. 按政府及有关部门通知筹备检查资料；原则为合法合理的框架内公司利益最大化；

2. 标准：劳动用工年检时无因手续或资料准备不周全等问题被罚款情况；优秀绩效是顺利通过

无需整改；社保年检公司利益最大化，优秀绩效是顺利通过审计与检查，无需整改。

七、综合保险缴纳手续

1. 综合保险申报资料准备：

( 1)身份证复印件/照片一张；

( 2)填写外来人员用工登记名册；

2. 公司为员工缴纳综合保险的条件：已办结转正手续的非沪籍/无上海市人才引进居住证

(有效期 1 年以上) /持有《居住证》 (社区事务受理中心)员工，方可缴纳综合保险；

3. 起缴月份为员工入职月份，15 号前入职员工公司为其缴纳当月保险；15 号后入职员工公

司免缴当月保险；

4. 公司为员工停缴综合保险的条件：以“离职手续办理通知单” 所规定的最后期限为参考，

15 日前离职的，停缴当月综合保险；15 日后离职的缴纳当月综合保险；

5. 综合保险办理时间：每月15-19 号集中办理职介中心递交资料手续，并在手续办结后 2 个工

作日内将综合保险办理资料存档；

6. 标准：综合保险缴纳手续及时无误。

八、社保（ 3 金）缴纳手续

1. 公司为员工缴纳 3 金的条件：已办理了转正手续并录用的沪籍/持有上海市人才引进居住证

（有效期 1 年以上）员工，15 号前入职员工公司为其缴纳当月保险；15 号后入职员工公司免缴当月保险（按人力资源部经理核准的基数办理缴纳）。

2. 公司为员工停缴 3 金的条件：以“离职手续办理通知单”所规定的最后期限为参考，15 日

前离职的停缴当月3金；15 日后离职的缴纳当月3金。

3. 准备材料：

（1）缴纳准备材料：

A 、身份证（新开户时）/ 劳动合同复印件；

B、填写好申2/申3表（需补缴时）/申0-4表（新开户时）并盖公章；

C、已录用的人员名册；

（2）退金准备材料：

A 、退工单；

B、申2表。

4. 3 金办理时间：每月15-20 号集中办理职介所社保中心递交资料手续，并在手续办结后 2

个工作日内将 3 金办理资料存档。

5. 标准：保险缴纳及时正确无误。

九、综合保险及 3 金档案管理

1. 综合保险及 3 金台帐建立：

（1）建档原则：按公司、部门、个人分别建立月度保险电子版台帐，部门有合计、公司有总计；

（2）标准：补缴、起缴、正常缴纳等情况清楚了然；当月统计金额与社保局“缴纳通知书”金额相差 2 元左右。

2. 综合保险及 3 金纸介质档案建立：

（1）建档原则：按月份将当月社保局打印的保险缴纳原始资料按公司存档，社保局保险缴纳通知书复印件存档；

（2）标准：档案完整，社保资料无缺失。

十、薪酬核算

1. 考勤：

（1）每月1-2 号行政部催交公司各部门及各外办考勤记录，核对员工缺勤记录与请假手续资料是否齐全，各外办考勤记录须由地区经理审核签字后传真或EMAIL 到公司并

经销售经理审批；

（2）人事专员收到经行政部经理审批的考勤汇总表后有权对异常情况复核，若有特殊异常问题请示人力资源部经理处理，之后输入工资系统；

（3）标准：因考勤数据输入不准确而错发工资的情况，每月小于 2 人次；优秀绩效无错发现象。

2. 工资核算与发放：

（1）每月3-6 号根据考勤汇总结果核算工资，并代扣代缴社保和个调税，合理合法避税公司和员工利益最大化；

（2）每月7 号前报人力资源部经理复核财务经理审核总经理审批，审批签署的工资表原件报财务部发放工资，复印件存档；

（3）工资核算原则：每月按实际工作日考勤，日薪以工资总额/20.92 计发，公司分别核算（部门有合计公司有总计），社保扣缴单位与员工录用单位应一致；

（4）标准：每月错发工资小于 2 人次；优秀绩效无错发现象。十一、工资卡制发1．办理条件：当月新进员工

2．工资卡办理手续：

（1）每月20 号人事专员汇总并核准当月新进员工身份证号码，报财务部办理招商银行工资卡并统计备案员工的工资帐号， 3 个工作日内财务将已办好的工资卡及工资帐号清单返

人力资源部；

（2）人力资源部在工资卡办结后 1 个工作日内更新电子档案。

3．工资卡发放：

（1）人事专员在接到财务工资卡及帐号清单并登记后，负责工资卡发放事宜；上海员工现场领取并在“原始证件登记簿”上签收；外办员工先电话确认邮寄地址，再发挂号信

或快递寄出；

（2）外办发放确认：在寄出后7 个工作日电话员工确认工资卡是否收到，告知初始密码，并在“原始证件登记簿”上标注。

3．标准：身份证号统计无误；邮寄地址无误，无员工未收到工资卡的投诉。十二、人事档案管理

1．纸介质档案管理：

（1）建档：根据招聘专员提供的录用人员资料建立纸介质档案，下分康奈尔、丽天两个公

司；

（2）档案内容包括：入职资料入档、其它工作中应归档的资料；

（3）档案维护：员工工作变动时，应及时调整其所在单位及部门，离职员工手续办结后即转入离职人员档案，离职员工档案保留 3 年；

（4）标准：按公司、部门两级建档，分在职人员档案、离职人员档案两类，完整无误维护及时。

2．电子档案：

（1）建档：员工入职 2 个工作日内建立电子档案，下分康奈尔、丽天两个公司，按员工的实际职务关系隶属归类；

（2）档案维护：员工工作变动时，应及时调整其所在单位及部门，离职员工手续办结后即转入离职人员档案，离职员工档案保留 3 年；

（3）标准：按公司、部门两级建档，分在职人员档案、离职人员档案两类，完整无误维护及时。

3. 证件档案管理：

(1) 员工呈交的原件收取后人事专员须在“原始证件登记簿”登记并开具收据；

(2) 员工借阅证件须在“原始证件登记簿”上签字/被委托人签字；

(3) 原始证件包括但不限于：劳动手册/毕业证/学位证/户口薄/房产证等；

(4) 标准：借阅证件收回及时，证件保管无丢失、弄损等情况。

4. 人事合同管理：

(1) 劳动合同/保密协议一式贰份，员工、公司各一份；

(2) 上海地区员工：入职培训结束后 1 个工作日内签署劳动合同/保密协议；

(3) 外办员工：

A、接到地区经理/负责人入职培训合格的确认函后， 2 个工作日内确认员工邮寄地

址，并将已加盖公章的劳动合同/保密协议发挂号信或快递寄出；

B、在寄出后7 个工作日电话员工确认是否收到同时通知他7个工作日内返寄回公司人

力资源部；

十三：劳动合同管理

1.劳动合同签订：接到新员工入职培训考核合格的通知后，组织员工签订劳动合同/保密协

议，一式二份，员工公司各一份。

2. 劳动合同续签：

C、按部门整理出合同到期人员名单，提交部门负责人确认是否予以续聘；

D、合同期满前 1 个月发“员工续聘管理表” ，督促员工 2 个工作日内将已填好的

“自我总结”反人力资源部；

E、在 2 个工作日内协助人力资源部经理组织该员工的直接上级及间接上级对其进行

任期考评；

F、 2 个工作日内组织人力资源部面谈并报总经理审批；

G、审批通过后 2 个工作日内办结合同续签事务，并更新人事档案；审批不通过，发

“劳动合同到期通知书” ，进入离职手续办理环节。

3. 标准：签署/续签及时，员工无投诉。

十四、文件管理

1．政府规定政策收集：

( 1)建立“政府规定/政策文档”，包括政府来文/最新网络政策下载等；

(2)栏目：分为社保/公积金/录退工/人才引进/居住证等类别；

(3)标准：更新及时，政策较全，查阅方便。

2．收文管理：

( 1)建立“公司规章制度文档” ，包括各部门发文、公司各项规章制度流程等； (2)栏

目：分为总经办/市场销售/财务/行政/人力资源/其它部门等类别；

( 3)文件传阅：文件收取后 2 个工作日内组织部门员工传阅并在“文件传阅单”上登记，部门传阅完毕后将文件及“文件传阅单”按文件发出部门分别存档；

(4)标准：完整查阅方便，部门员工对应知晓的文件全部传阅且有登记。十四、月度人员动态表编制

部；

1．每月最后一个工作日提供当月的人员入

职、

2．标准：无误

离职、异动等报表，并抄送公司行政/财务