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SCIENCE&TECHNOLOGYINFORMATION2013年第1期进入新世纪之后,世界发展进入信息时代。随着社会信息化进程
的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信
息技术的发展和广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程,给档案
工作带来了新的契机,同时档案载体的更新换代迫切要求档案信息
化,而档案信息化的一个重要途径就是建立电子档案。
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。
当前,在日常工作中,电子档案的数量呈现逐年递增的现象,对于电子
档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理
理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的问题也日渐显现。因此,为
了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案,就必须加强和做好电子档
案的管理工作。本文从电子档案的管理入手,分析了电子档案与传统
纸质档案的区别,指出了做好电子档案管理的若干措施,分析了加强
其管理的重要意义。
1电子档案的自身特点
作为现代化档案的新形势,电子档案在原始性、真实性、完整性、
安全性上都不同于传统的纸质档案形式。对于纸质文件来说,内容的
原始性附着在形式的原始性上,其字体、字迹、图像、印章等清晰,内容
真伪易于判别,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始
性。但电子档案的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且
失去了固定的形式,使档案部门在对电子档案进行检验时,很难对电
子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
1.1原始性问题
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性通过
载体、形式表现出来,人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材
料对其原始性加以分析判断,而电子形式生成的由实态变为虚态的档
案,已完全没有了这种“原始状态”,其生成时的状态与传输、接收中的
状态完全一致,可以说既是原始的,又是复制的。
1.2真实性问题
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍
有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的
始终,维护其真实性是一个不间断的过程,信息内容“出错”的概率和
机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留
痕迹。
1.3完整性问题
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于
流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂,
储存方式多样,容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件
处理过程而不断累加,而且形式多样、存储分散,极易丢失,往往致使
电子文件来龙去脉不清。
1.4安全性问题
电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,“黑客”攻击以及用
户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都会直接损害电子档案的
安全。
2做好电子档案管理的主要措施
由于电子档案自身的这些特点和其提供利用方式的多样化与所
依赖技术的多样化,导致其管理利用工作的复杂性。因此,加强电子档
案的管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并从多个角度
展开。作为档案管理工作者,做好电子档案的管理,从理念上说,要求
我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
2.1建立档案利用制度,整合各类档案资源
要建立档案利用审批制度,相关人员需要查阅和利用档案时,必
须获得档案主管领导的审批。还要建立档案利用管理制度,档案收藏
部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动,使档案收集更为及
时,保证电子档案的及时更新,更好的满足电子档案利用者的需求。同时,做到电子档案利用和纸质档案利用互补,以整合档案资源来创新档案管理模式,实现电子档案需求利用质的飞跃。2.2规范档案利用方式,避免不可挽回损失电子档案的利用不能够无原则,应该根据利用者的情况而定,并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下,对内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供使用,对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时,有密级的信息内容应进行加密处理,并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改,避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。2.3建立“双套制”模式,确保重要信息完整所谓“双套制”指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战,要求档案管理人员紧跟时代步伐,掌握现代信息技术,熟练运用电脑及现代通讯技术,否则就无法介入文档的形成和保管。另外,“双套制”所面临的问题,主要是哪些档案应该实行“双套制”,哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法,有选择性地实行“双套制”管理,才不会造成人力、财力和物力的浪费,并且实现对重要信息的完整保存。2.4加强工作人员管理,提高档案保护意识电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化,导致了利用工作的复杂化。因此,必须加强对档案管理工作人员的管理,从思想上认识到电子档案管理工作的重要性,从技术上确保电子档案管理工作的安全性,达到既能使电子档案信息最大限度的被利用,又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之,必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心,使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度。这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。3加强电子档案管理的重要意义电子档案对于大部分的单位和部门来说,已不是一个新鲜事物,加强对电子档案的管理意义重大。3.1加强电子档案管理,有利于节省人力物力在传统档案管理中,由于档案工作的特殊性,特别是一些易破碎的档案资料,一般需要大量的人财物力才能够更好地保管,而且还不可避免地存在损坏的风险。然而,计算机及其网络的出现,不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档,大大提高了档案管理的工作效率。3.2加强电子档案管理,有利于提高服务质量档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务,加强电子档案管理,资源信息实现电子化,有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化,大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中,通过互联网进行传播,这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理,为读者提高高质量的服务,要求我们必须拓宽知识面,努力学习新技术,增长技能,提高驾驭现代化技术的能力,使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。3.3加强电子档案管理,有利于满足多样化需求随着社会的进步,越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求,他们不但要看原始的文字资料,更要看原始的图像、视频等资料,而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性,逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性,与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系,随着社会发展和科学技术的进步,档案工作(下转第253页)浅谈怎样做好电子档案管理
闫景晖
(冀中能源股份有限公司东庞矿,河北内丘054201)
【摘要】电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料,电子档案可及时更新,更好地满足档案利用者的需求,加强电子档案管理,有利于节省人力物力,利用效率高。
【关键词】电子档案;管理;利用
○图书与档案○252