会议团队预订流程及接待方案

会议团队预订流程及接待方案

会议团队到场消费情况一般分为两种：一是经过外联拓展或主动上门联系并签订了《团队接待协议》的客源；二是临时到场即时需提供服务的会议团队客源。两种客源因到场时间的差异，形成接待流程的有所不同。

一、会议团队预订流程

营销人员主动上门对目标客源进行拜访或与主动到店团队客源对接，通过商谈明确消费形式及内容，达成会议团队消费意向并签订《团队接待协议》。协议内容应明确如下内容：1、单位名称及抵离店时间；2、团队人数；3、三餐标准和酒水要求（确定用餐形式及菜品清单）；4、住宿标准及需要房间数量；5、会议室地点及收费标准、会场布臵、会标内容及规格尺寸、茶水服务和是否需要多媒体、话筒数量、鲜花、水果等；6、对娱乐项目的预订及消费标准；7、户外活动的内容及标准；8、团队签到具体安排；9、结账方式；10、会务组人员相关信息；11、其它特殊要求等。将签订的《团队接待协议》反馈至酒店前台进行登记，财务部和总经办备份。

临时到店即时需要提供服务的会议团队，在了解基本需求和结算方式后，直接进入接待程序，随后跟踪服务，以掌握团队其它消费需要。

二、会议团队接待纲要

会议团队接待可分为前期、中期和后期三个时间段，不同时间段的工作重心有所不同，注意事项也随之变化。

（一）前期接待准备

前台根据《团队接待协议》提前1至2天，与会议团队会务组取得联系进行协议再次确认，了解是否有其它要求，同时向相关部门发布书面接待通知，相关部门负责人在通知上签字确认。部门负责人根据通知，做好相关接待准备工作，对人员、物资、卫生、服务、安全等作出相应要求和安排（如餐厅接到通知后，前后堂应及时在班前会上作出具体人员安排、场地布臵和原材料采购计划等准备事宜），在大堂设臵签到台，并尽量协助签到工作。提前悬挂欢迎横幅或欢迎水牌，在道路节点、就餐区域、会议厅门口、娱乐场地设臵指示牌，方便客人使用。

（二）接待工作展开

总经理、总经办、营销具体负责人对客户消费的每一个环节进行督导，现场指导，收集反馈意见,处理突发事件（如营销具体负责人要跟踪对接会务组人员，及时了解意见，掌握团队消费动向，查漏补缺，确保服务到位）。各部门要环环相扣，紧密联系，无缝对接，确保客户抵达每一个消费场地都有迎来送往，周到的服务，对各方面安全要做到万无一失。会议团队消费账目核对清楚，及时提供快速准确的结账服务（涉及签单或支票结算的，要由相关负责人签字或现场把关）。各部门均应严格按照岗位服务质量标准和操作流程进行工作。

（三）接待后续工作

接待完毕后各部门要做出总结，前台做好信息收集客历登记，具体营销人员应配合财务做好应收账款和回访工作。

（四）临时到店即时需要提供服务的会议团队，可参照以上，有序展开，要求应变灵活，避免超额接待、场地冲突、服务空白断档现象发生。

婚寿宴接待方案

婚寿宴的主家大部分会提前预定，接受预定时要多注意客人的诉求，尽量满足客人的合理要求，精心安排，细致策划，多为客人着想。接待一般承担主要接待任务的在餐饮部和茶坊棋牌厅，也可能对客房或其它产品有一定要求，可参照会议团队接待执行。

婚礼庆典是影响宴席氛围的重要因素，庆典活动的精心策划和良好执行都会为新人及酒店赢得良好的声誉。客户选择酒店承办婚宴是对酒店的信任和认可，婚宴既能给酒店带来经济收益，又能带来口碑效应，从而扩大酒店知名度，宣传酒店产品，酒店方应该格外珍惜这个机会。

婚礼庆典一般分为几个步骤：1、新人迎客---酒店方应协助新人布臵迎宾台，架设欢迎水牌和新人海报，烟糖果盘，嘉宾签

到册，证婚人、嘉宾代表胸花等准备。如果是户外迎宾要注意天气变化，准备遮阳伞，最好能准备室内临时迎宾点。2、新人进场，灯光、音乐、花瓣、掌声、祝福和司仪激情的开场白，将庆典带入第一个高潮。3、双方家长代表上场，这时是展现一对新人喜结连理后一个大家庭的和谐与美满，也同时展现父母对子女的爱和子女对父母养育之恩的感激之情。期间儿女敬茶，父母祝福新人以及感谢诸位来宾。4、证婚人证婚，来宾代表或双方单位领导致贺词。5、庆典浪漫之旅，新人的西式婚礼仪式，交换婚戒，共同浇注香槟塔，喝交杯酒，切蛋糕，等等项目穿插其中，还会有。6、新人答谢来宾，向全体来宾鞠躬，来宾共同举杯祝福新人幸福美满。7、新人抛花球，传递幸福。8、司仪宣布婚宴正式开席。

餐厅把握上菜节奏，音控、灯光和舞台效果要配合默契。新人换装，席间进酒接近尾声，婚宴也即将结束，此时客流会聚集茶楼棋牌厅或其它娱乐场所，相关岗位要提前做好充足准备，加强人员力量，安排好高峰期客人的到来，一部分客人有可能离开，车场保安要做好交通疏导工作。等新人和最后的亲朋用完餐后，餐厅要及时提醒客人根据情况确定晚餐的预定桌数，要在开晚餐前至少2个小时前确定，以便通知后堂着手准备。晚餐过后是主家送客的时间，这个时候各经营场所的消费单据要及时汇拢，账目要核算清楚，做好随时结账的准备。

酒店可以将婚礼庆典一起运作，购进部分器皿、道具、灯光和音控等设施设备，选拔培养员工成为司仪，成立婚庆服务组。

所有大型团队进店前，总经理要召开部门负责人工作会，了解准备情况，提出具体工作要求，发现问题苗头，及时加以处臵。协调各部门的分工，落实职责范围。

会议接待服务工作流程

1.0 目的： 为了使会议能够正常运行，做好优质化服务工作。 2.0 适用范围： 3.0 职责： 落实会议服务流程，保证会议服务质量，在会议顺利举行后处理相关事项。 4.0 作业内容: 4.1 会前工作 4.1.1会议领班接到《培训服务需求通知单》后，根据会议通知单内要求，按人数预备好凳子、茶 杯、烟缸，必要时准备香巾及果盘等物品。 4.1.2确定会议的日期，在会前前一天检查好空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会 议能够正常运行。 4.1.3检查好会场的盆景及桌椅是否按要求摆放。 4.1.4检查好会场排放后的整体效果及卫生情况。 4.2服务流程 4.2.1做好会前的迎梯、司梯工作。 4.2.2做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水。 4.2.3请会议负责人签好会议使用单 4.2.4根据会议通知单的要求，确定续水的时间，按规定的时间进入会场进行续水服务，如发现会 议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间。 4.3 续水顺序 4.3.1从主席台开始，按顺时针方向续茶姿势，左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食 指、中指端起杯子，续七成满茶，然后从一边轻轻盖上。 4.3.2如有领导参加会议，从行领导开始，然后依次顺时针斟倒（倒水后伸手示意请用茶）。 4.8如有外宾参加会议，要先为第一外宾斟倒，再为第二主宾斟倒，然后按主宾的顺时针斟倒。 4.9进入会议室时要做到走路轻，动作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求 本人无法解决，要及时上报，寻求解决办法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束。 4.10当会议结束后，服务员打开会议室门与客人道别，如需要协助按电梯，把客人送进电梯。 4.11等与会人员离开，服务员检查会议室内是否有客人遗留物品，如有及时报部门领导，做好交接， 然后撤出杯具及小毛巾等物品，对会议室进行整理工作。 5.0 相关支持性文件及附件 6.0 质量环境记录： 6.1《培训中心服务需求通知单》

接待方案及流程【详细】

接待方案及流程【详细】 篇一 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下: 一、会议主习题: 待定 二、会议时间: 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点: xxx酒店。 四、环境布置 (一)会场外区域布置 酒店外围环境:灯杆棋画面、ＬＥＤ屏宣传、灯箱画面、空飘。 (二)会场内主要区域布置 ⑴机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 ⑵下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主习题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容 第一板块会议 (一)会议时间:20xx年x月x日、x日、x日 (二)会议地点:待定(200人会议厅) (三)会议内容:待定

(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放 2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花 3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4)会场气氛:水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、Ｘ展架 (五)会后合影:时间:在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影纪念。 地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 (一)晚宴时间:20xx年x月x日晚(详细时间待定) (二)晚宴地点:餐厅待定 (三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式 (四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘内容:)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。 室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍) 第三板块会议接待 (一)工作内容 ⑴会议流程规范计划方案; ⑵编撰、印刷会议接待手册;

酒店会议接待方案

酒店会议接待方案

酒店会议接待方案 (一)会前工作： 1、与会议主办方洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议接待方案。 5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。 6、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） (二)、跟进工作： 1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其它相关安排等工作。 6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、

娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及她程的交通票务及其它委托代办服务。 (三)、会后工作： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 (四)、会议的筹备工作: 1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样能够确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其它要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

公司会议接待流程

会议接待流程 为使公司日常工作有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将公司会议接待工作特制订以下流程。 一、会前准备阶段 1. 接到上级会议接待通知后，市场部应先与办公室的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2. 确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由公司办公室专员负责制作电子欢迎牌和指引牌，标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”，力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。 5.市场部应在会议召开提前，以飞秋形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。 6.重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用

7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8.参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明公司名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。 二、会议落实阶段 1. 检查各项准备工作的落实情况。 2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式，并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。 3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置，并安排会务工作人员迎接与会者入场。 4.会场布置具体如下： ⑴会场应庄重、整洁、舒适，合理调节温度，并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物，并应摆放适量的花卉陈设。 ⑵会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。 ⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张，铅笔一支，会议流程一份（红底纸张打印）、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当，并需准备茶水待客。 ⑷会场应设有来宾签到处，签到处最好设在入口通道较明显的地方。

公司会议接待应急预案(参考模板)

公司会议招待应急预案 随着公司的不断发展，公司定时或不定时会迎接社会各界人士来访、参观，为树立企业品牌，规范接待流程，加强规范管理，特制定本应急方案。 一.成立接待应急小组 组长：** 组员：** 二.现场保卫组织 组长：** 组员：公司安保部人员 三.责任分工 1.行政部后勤负责清理会议室及需要的相关物资。 2.安保监察部负责现场车辆进出及场地内的停放。 3.网管负责会议的设备（包括巡查电脑操作、影像放映）。 4.行政部负责接待到访人员，并对到场人员提出的需求及相关要求进行配合。 5.如有需要参会的应提前准备好PPT或文档，在会议室电脑前进行操作，避免会议中出现操作失误引起的失误。

四.接待分工流程 五.会议现场布置 1.现场停车管理：一旦有重大活动，来访车辆较多的情况下，单位内部员工车辆一律停放在临时停车场，（停车场由后勤主管协调后在指定空地），供来宾停车，应急小组派两名组员负责维护停车秩序，一般来访活动，在车辆少的情况下，来访车辆停放在安保稽查部指定停车位。 2.前台布置：一旦来访参观活动，视情况将公司LED板标注为接待欢迎语，要求楼下客服接待大厅安保监察部执班人员仪容整洁，保证来访顺畅、快速出入大门，同时有效控制闲杂人员及车辆出入或在门口逗留。 六.来访、参观活动分类

1.集团公司领导人及市委领导来访视察为一级，按重大活动执行《会议接待管理制度》。 2.集团副总、专家来访、参观等为二级。 七.应急响应 在正常工作过程中，一旦发现临时相关到访参观事件行政部立即启动应急响应预案，按责任分工及应急响应流程图，各司其职，各负其责，保证正常施工工作的前提下，稳中有序地开展相应应急接待工作。 八.来访、参观响应流程 1.接到参观通知，立即报告上级领导，并安排接待准备工作。 2.未接到通知，突击检查来访

五星级大酒店会议团队接待培训

山东观唐温泉（国际）度假村会议接待手册 会议/团队操作程序与标准目录 一、营销部 1 -10 二、前厅部11-14 三、餐饮部15-21 四、工程部22-23 五、保安部24-27 六、财务部28 七、营销部会议工作流程图 八、前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部： 程序标准 1、电话询价与报价1、接听客人询价电话 1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是 本地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价 格政策报价。 2）如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向 其报价。 3）如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据 其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室 的概况（突出特点），并向其推荐。 4）先让客人作合适的选择。 5）根据客人的选择，先向其初步报价。 2、做好客人议价 1）告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客 人发送传真告知会议的详细情况，然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素，根据权限是否浮动。 2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合 作的愿望。 3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套 规范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现 场，再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 ●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方 式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。 4、制作书面报价单 1）根据客人会议的日程及活动内容制作详细的 会议计划书及报价。 2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人 尽快确认，以便计划能顺利完成。 5、超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经

公司会议接待方案

公司会议接待方案 制定好会议方案，在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排，能促进会议顺利进行，取得完满的预期效果。以下是关于公司会议接待方案，欢迎阅读! 公司会议接待方案 一、会议概况: (一)会议时间: (二)会议地点: 地址: 电话: 联系人: (三)参加会议人员 东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长，特邀佳木斯市公安局有关领导与会，约50人。 二、活动日程(见日程安排表) 三、工作分工 成立会议筹备领导小组 组长:××× 副组长:×××

领导小组下设办公室，负责人×××，具体负责整个会议期间的各项工作。 成员单位:政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。 办公室下设材料组、会务组。 (一)材料组 负责人:××× 成员:秘书处有关人员 职责: 1.领导讲话、主持稿、论文集 2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录 3.会议须知、日程表 4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表 5.制做文件袋、配记事本、笔、相册 6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签 7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆 (二)会务组 负责人:××× 成员:交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。 职责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会

议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。 1.车辆 负责人:××× (1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。 行政处2台轿车主要用于会务。 (2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台，交警支队前导车1台。 主要用于参观、游览。 (3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:30分到名门饭店会务组报到，接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11:30到名门饭店会务组报到。 (4)联系交警支队，确定具有长春特色参观路线。 游览期间，沿线主要街路由交警安排勤务。 (5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。 (6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。 (7)联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。 2.接站 负责人:×××

会议接待流程

会议接待流程 一次会议的成功开始，最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。 会前工作： 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中工作： 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作： 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 23、欢送代表工作。 会议接待方案 （一）会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （二）会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、

会议接待细节流程

会议接待方案及细节流程 会议接待方案： 1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。 2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品策划、设计、样品提供和制作。 5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视具体情况而定） 7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。 8、提供会议所需各类信息。 9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等 11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待细节流程： 一、会前服务 1、办方洽谈会议初步方案。 2、公司为会议主办方提供会议报价： （1）前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。 （2）会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 （3）机场、火车站接站安排。 （4）酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。（5）会议流程方案。 3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。 5、会议展板、展架、横幅的制作。 6、会议各种用品的运输、托运工作。 二：会中服务 1、会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2、机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。 3、酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。 4、酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、礼品、登

会议接待总方案(1)

集团客户会议接待方案 第一部分：会议类别 第二部分：会议物料配备 第三部分：会议各项预定标准 第四部分：会议操作工作流程 第五部分：接待工作操作执行 第六部分：《接待计划实施表》模板第七部分：短信发送模板

第一部分：会议类别 第二部分：会议物料配备 一、会议物料配备 （一）宣传物料布置清单 1、机场接机物料布置 接机牌 接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌） 机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌） 2、酒店物料 酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌） 酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆） 会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪） 导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等） （二）嘉宾高级套房房间物料 房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产（馅饼、茯苓糕等）、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡 （三）会议材料 会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图） （四）会议辅助人员配备

客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐 （五）车辆 车辆通行证、车上CD、饮用水 （六）菜单 早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排 （七）晚宴 餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌） 节目表演（舞狮、提线木偶等厦门特色表演） 灯光、音响、酒水饮料 菜单、桌次安排、排桌座位表 （八）会务组 办公设备（A3、A4打印机、复印机等） 办公用品（笔、笔记本） 设施（排插、无线网络等） 第三部分：会议各项预定标准一、车辆使用标准 二、酒店预定标准 三、房间安排标准

接待方案范文及相关流程

接待方案范文及相关流程 导读：本文接待方案范文及相关流程，仅供参考，如果觉得很不错，欢迎点评和分享。 篇一 为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下： 一、会议主题： 待定 二、会议时间： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、会议地点： xxx酒店。 四、环境布置 (一)会场外区域布置 酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。 (二)会场内主要区域布置 1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。 2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。 五、会议内容 第一板块会议 (一)会议时间：20xx年x月x日、x日、x日

(二)会议地点：待定(200人会议厅) (三)会议内容：待定 (四)会议布置：1)课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放 2)会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3)会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾 4)会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架 (五)会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。 地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子) 可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。 第二板块晚宴 (一)晚宴时间：20xx年x月x日晚(具体时间待定) (二)晚宴地点：餐厅待定 (三)晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式 (四)晚宴布置：室外：空飘(8个)(空飘内容：)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。 室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍) 第三板块会议接待 (一)工作内容

会议接待程序

会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 （1）清楚了解会议性质（接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。 （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡. 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协

议，并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程 7、会议结账 会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助。 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受。 9、会议结束 会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、前厅部接待程序 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到： 1、会议接待的前期工作 （1）熟悉、了解会议接待通知单的内容，包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况、所需房间数量等。 （2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人

五星级大酒店会议团队接待方案

会议接待手册 会议/团队操作程序与标准目录 一、营销部 1 -10 二、前厅部 11-14 三、餐饮部 15-21 四、工程部 22-23 五、保安部 24-27 六、财务部 28 七、营销部会议工作流程图 八、前厅部会议工作流程图 十一、餐饮部会议工作流程图 十二、会议设施设备、鲜花、食品报价单

一、营销部： 程序标准 1、电话询价与报价1、接听客人询价电话 1）询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本 地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价格 政策报价。 2）如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其 报价。 3）如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其 需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的 概况（突出特点），并向其推荐。 4）先让客人作合适的选择。 5）根据客人的选择，先向其初步报价。 2、做好客人议价 1）告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客 人发送传真告知会议的详细情况，然后我们 将根据会议当时酒店的入住情况等综合因 素，根据权限是否浮动。 2）恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作 的愿望。 3）主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规 范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现 场，再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 ●应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方 式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。 4、制作书面报价单 1）根据客人会议的日程及活动内容制作详细的 会议计划书及报价。 2）向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽 快确认，以便计划能顺利完成。 5、超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经

2015大型会议接待方案

2015 大型会议接待方案 第 1 篇：大型会议接待方案 (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议 总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1．接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席) 、参展单位、客商、普通观众以及媒 体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份 参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何 接待，即接待的缘由、目的和意义。 2．接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3．接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的 身份，以及主办方安排的食宿标准等。 4．接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、 参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。 5．接待日程。写明各项接待活动的日程安排。 6．接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅 游、返离时的票务联系等工作。 7．接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出， 涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。 对外公布的接待方案一 般不写这一部分的内容。 第 2 篇：大型会议接待方案 一、会前准备工作 1、组织会务班子、 2、发出会议通知。 3、印刷会议日程， 4、大型会议要编组 并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1) 悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2) 设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证 音响效果。 (3) 确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4) 保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5) 摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全 保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 包括 会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 编排好 会议程序，制定注意事项。

会议接待方案6则完整版

《会议接待方案》 会议接待方案（一）： 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、资料、会期、时光、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、群众照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作状况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备状况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关掉会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关掉手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。

7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时光，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 会议接待方案（二）： 一、会前 1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。 2、带给会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的状况。 4、确定方案，签订合同，预付定金。 二、会中 1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 5、会议餐饮：用餐时光、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。 6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8、会议服务：会议代表合影留念、为代表带给文秘服务及相关服务。 三、会后

会议接待工作流程

会议接待工作流程 一、会前准备工作 (一) 会议确认 1. 确定会议时间、地点、参会人员、主题等，拟写会议通知，制作邀请函发参会人员并确认。 2. 确认、落实会议日程及议程安排，拟写会议接待方案。 3. 召开会前动员会，部署具体工作和责任人，并根据大家意见完善接待方案。 4. 确认、订购客人往返车（船、机）票，并以短信或函件形式发对方确认。 5. 根据会议需要，邀请相关媒体参会。 (二) 车辆准备 根据会议日程安排，确认参会人员的接送时间、地点、路线，准备车（船、机）牌，并告知综合管理部。驾驶员提前做好车辆清洁，检查车辆性能，接待过程中注意言行举止，做到安全、文明驾车。 (三) 会议准备 1. 食宿安排 根据会议日程，安排参会人员住宿宾馆、就餐地点，并将信息反馈给对接人员，业务招待需按照公司规定填写《业务招待申请单》。

2. 资料准备 根据会议具体要求，由专人准备宣传册、领导名片、欢迎PPT、汇报PPT、领导发言稿、嘉宾发言稿、导引牌、便签纸、签字笔及其他展示材料。 3. 资金准备 根据签报中费用预算，专人领用，专人分配，专人报销。 4. 物资准备 各部门提前告知综合管理部所需领用的物资种类和数量。物资领用坚持合理、节约的原则。 5. 会场布置 根据会议需要，准备横幅、水果、样品、席卡、指引牌、会议签到簿、面巾纸、矿泉水、绿植、烟灰缸、会场音乐（以钢琴曲、萨克斯、轻音乐为佳）、X展架、试验演示装置等，并在会前调试投影仪、音响、话筒、相机、录音设备及网络网线，准备必要足够的电源插座，检查照明设施是否完好。会前清理会场卫生，桌椅摆放整齐。会议布置工作应在会议开始前半小时完成，并提请相关领导审查。 6. 会前预演 为确保会议成功举办，达到预期目标，大型会议、重要会议前应排练主要事项，并针对可能发生的突发情况筹备应急处理方案。

会议组织流程标准

会议组织流程标准 会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、 身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。 第一章会前筹备 会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素， 会前筹备包括： 一、会议时间的确定 确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给 出2-8 周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。 二、会议议程的安排 会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。 年会通常的容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。 在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需 要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 三、会议的三类相关人员 会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3 、参加人员

1、领导小组 领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待 筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划 要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。 我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。 在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、、性别、职务、职称、年龄、民族、信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑

酒店会议接待方案

酒店会议接待方案 (一)会前工作： 1、与会议主办方洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议接待方案。 5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。 6、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） (二)、跟进工作： 1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱

安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人（如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 (三)、会后工作： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 (四)、会议的筹备工作: 1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

在酒店会议接待的具体流程

在酒店会议接待的具体流程 一、会议报道之前的工作 1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容〃到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考〃在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。 2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置）〃落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。 ▲会议场地要求：9个多媒体教室；容纳2-300人左右 3、在酒店预订完毕后〃将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方〃尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。 4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复〃以便对方作出相应的安排和接会准备。 5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。 6、通知酒店〃会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员 二、会议报到前准备工作 1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。 2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。 3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影仪。 三、会议期间的工作 1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。 收费过程中必须严格按程序操作〃及： （1）确定学员情况 （2）根据情况计算应交费用 （3）填写收费据不撕！

商务会议流程

商务会议流程 一、沟通准备： 就主办单位的总体构思和细节要求进行认真沟通，全方位考虑，按时做出2种以上合适的方案供选择。 二、会议策划： 根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办单位的预期效果。 三、实地考察： 根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行补充和调整，确认彼此的分工。 四、合作确认： 双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定签订合作协议，以书面的形式

确认双方的责任、权利和义务。 五、协议执行： 协议签订后双方严格按照约定执行，保证会议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补充，需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩展，都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭据。 六、会议结算： 会议结束后，承办方财务将会议的相关单据分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人及财务审核确认，按照协议约定结清款项。 商务会议策划 一、会场预约 我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我

们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。 二、负责会场的布局，设备安装调试 我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。 三、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。