财务档案管理制度

1目的

会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

2范围

本规定适用于公司及分子公司

3会计档案的定义和分类

3.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的

重要史料和证据。会计档案分为以下几类：

3.1.1会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对

外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。

3.1.2会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.1.3财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复

及社会审计的审计报告。

3.1.4发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。

3.1.5其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会

计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。

4会计档案的整理

4.1会计凭证：

（1）每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。

（2）会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。

4.2会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。

（2）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。

（3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（4）会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。

4.3会计报表：

（1）会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。

（2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。

4.4 财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写（XX）—年度（XXXX）-月（XX）

-流水号（XX）,项目审计报告按补助项目申报资料整理。

4.5发票：

（1）出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、开票起止日、开票人、装订人签章。

（2）增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额（按同类税率分类汇总）、册数、装订人签章。

（3）收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—目录—发票（收据）—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。

4.6 其它会计资料：

（1）银行存款余额调节表、银行对帐单：按年整理，年度对帐结束后，按月顺序整理装订成册归档保管，装订顺序：封面—银行存款余额调节表、银行对帐单—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。

（2）出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订顺序：封面—目录—备案资料—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

（3）物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。

（4）领料单：每月封箱存放档案室。

（5）补助项目申报资料：按项目分类整理归档保管。

（6）工商年检资料：按年整理归档保管。

4.7 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理。

5会计档案的归档保管

5.1财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的

整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。

5.2当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部按照归档要求，负责装订成册，编制《档案管理台帐》，

移交至财务部会计档案管理人员。

5.3保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜（标识：年份、起止月份、档案

名称），3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。

5.4会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制《文件（记录）移交销毁申请单》，

将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

6各种会计档案的保管期限

6.1会计档案保管期限：参见附表《会计档案保管期限表》。

6.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

6.3会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。

7会计档案的借阅使用

7.1会计档案不允许随意借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准后方可借阅，填写《文

件借阅、复制记录》，且借阅资料不可转借。

7.2涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。

7.3借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特殊需要，经财务总监批准。

7.4借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。

7.5归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。

8会计档案的销毁

8.1每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进行整理，提出提出《文件（记录）移交销毁

申请单》报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

8.2监销人在销毁会计档案前，应当按照《文件（记录）移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁

的会计档案。

8.3销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在《文件（记录）移交销毁

申请单》签名盖章，《文件（记录）移交销毁申请单》永久保存。

9附则

9.1本制度自2013年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的，以本制度为准。

9.2本制度未尽事宜，按公司有关制度执行。

9.3本制度由公司财务部负责解释和修改。

10相关记录

10.1《档案管理台帐》

10.2《文件借阅、复制记录》

10.3《文件（记录）移交销毁申请单》11附表：会计档案保管期限表

修改记录