分公司行政管理制度
新城建工泰安分公司行政管理制度
一、礼仪纪律
1、行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；
2、行政部负责人发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；
3、行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出
奖惩申请；
4、对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门经理均可
直接向总经理提出。
二、工作计划与报告
没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系的规定，并通过相关计划流程和计划表格的制作，实现工作计划的确立、执行和评估。
（一）公司、部门年度发展计划
1、公司董事长、总经理、部门经理于每一会计年度底
应该制定下一会计年度的发展计划。
2、公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司高管核准同意后确定执行。
3、部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行。
4、公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。
5、公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。
6、年度计划流程
（二）部门、员工月度工作计划
1、部门经理、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。
2、月度工作计划通过对《月度工作计划表》的制作来完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。
3、员工月度工作计划交部门经理核准同意后确定
执行。
4、部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执
行。
5、月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作
评估的主要依据之一。
6、年度月度工作计划
（三）员工日工作时间控制计划
1、公司员工通过《日工作时间控制表》进行日工作时间计划与安排控制。
2、公司员工应该按照“《日工作时间控制表》填写规定”
在规定的时间按照规定的项目如实填写并上交公司行政管理部。
3、在《日工作时间控制表》中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。
4、《日工作时间控制表》是公司对外服务的重要计费依据。
5、日工作计划流程
三、会议管理
1、会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人
员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议
秩序安排同时提高会议效率。
2、定期例会
3、非定期会议
（三）会议安排
A、公司内会议由行政部安排，部门内会议由各部自行安排
B、主会人会前一天需向秘书（行政部）告知会议安排、会议内容
C、秘书（行政部）须提前四小时以上书面通知与会人地址、
时间、内容
D 、秘书（行政部）负责会场安排与整理
E 、开会期中，秘书（行政部）负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案
3
、会议流程
四、办公设备管理
1、电脑
1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；
1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码
1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录
1.4员工不得私设电脑密码
2．传真机、复印机：
2.1由公司行政部统一管理与使用
2.2建立严格的使用登记制度
2.3未经许可，个人不得自行操作使用
3．可运用状态维护
3.1行政部负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态
五、文书作业
1、复印
1.1公司复印作业由行政部秘书统一执行
1.2一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书
13客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填
写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经上级主管批准后执行复印
1.4秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）
1.5复印流程
六 收发文
1、文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。新城建工公司的泰安分公司定的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2、本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政部统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》
3、行政部文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。
4、公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。
5、本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管
理制度》。
6、文件传真的发文工作亦由文员人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文员处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
7、对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意
传播。
8、每月未，文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》
9、文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作。每月未，文员应将收、发文整理装订成册。
10、每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
11、
收发文流程
信函收文
监督人：行政经理
发函发文
责任人：文员、总台
七 、 用印
1、公司所有印鉴归行政部统一管理，财务章除外。
2、公司所有印鉴总经理签批后方可盖印，总经理不在，电话请示，行政部备案，于总经理回公司后补签批流程。
3、本公司以公司名义对外之行文由行政部负责盖印。
4、公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交行政部，由行政部登记于登记表，负责盖印。
5、用公司印流程
公司章
合同章