包材供应商资料档案

表号：

生效期：.

第次修改

供应商档案表

供应商名称：

供应商编码：

填表日期：

填写人：

审核：

批准：

填表说明

考查组成员：

本调查表为我司在供应商定点前对供应商整体状况的调查，请务必认真、如实填写。填写之前，请仔细研读此填表说明：

1、本调查表在如实填写后，交回我司采购部。

2、填写此调查表时，若需添加附页，附页纸张大小必须与本调查表相同，表格格式、项目、内容等亦必须与调查表中的完全一致,附于调查表之后。

3、认证证书包括ISO9001、ISO9002、ISO14001、QS等所有认证。

4、资格审核根据厂家提供的基本资料、实地调研评审予以判定。

一、供应商基本信息调查表

二、企业产品情况

（栏内内容不够可自行添加）

上表资料需提供：

企业或企业产品通过的各项认证的复印件

企业或企业产品介绍（详情登录公司网址：）企业产品检测报告

三、质保能力

四、企业设备能力（可加附页）

五、企业主要材料情况

请提供主要供应商清单

请提供材料入厂检验报告（另附页）

六、企业人员构成情况

七、企业生产环境情况

客户和供应商档案设置

《财务软件运用》教学文档 文档编号: FSA-01 文档名称: [客户和供应商档案设置] 设计日期： 估计完成时间: 20分钟设计老师： 内容引入： 在使用用友软件之前，必须先进行信息平台的搭建。上节我们实现了基础信息中公司组织架构及公司职员的设置。每个公司都有自己的客户和供应商，为了实现对客户和供应商的信息化管理，在使用用友软件之前需要先对对客户或供应商进行设置基础设置。 能力描述： 2、能够正确设置客户与供应商信息； 1、根据实际环境找到解决问题的途径 2、认真、坚持的学习态度 3、合作分享的精神 前提需求： 2、将系统时间修改为2014年1月1日； 3、新意公司客户、供应商档案表2-6，表2-7； 4、以账套主管01（张新意）身份登录U8企业应用平台进行相关操作。 一、客户信息设置 （一）部门信息设置 【操作步骤】

1、执行【开始】→【所有程序】→【用友ERP-U872】→【U8企业应用平台】，系统弹出“登录”窗口，操作员输入“01”，密码无，账套选择“[999]绵阳新意公司2014”，操作日期修改为“2014年01月01日”，如图11-9所示。 ?图11-9 2、点击“确定”按钮，系统弹出“UFIDA ERP-U8”企业应用平台窗口，双击“基础设置”→“基础档案”→“客商信息”→“客户分类”选项，如图11-10所示。

?图11-10 3、系统弹出“客户分类”设置窗口，点击“增加”按钮，分类编码输入“01”，分类名称输入“华中区”，输入完成后点击“保存”按钮，如图11-11所示。 ?图11-11 5、根据表2-6新意公司客户档案表进行客户分类设置，完成后的客户分类信息如图11-12所示。 表2-6 客户档案 客户分类代码客户分类名称客户名称 01 华中区湖北途优高科公司 02 华北区华北贸易公司 03 西南区成都高远公司 04 西北区西安市天航公司

供应商档案信息更新操作简要说明

供应商档案信息更新操作简要说明 此次更新操作包括三部分：1.“供应商重要资质证书更新”、2.“上传供应商准入与现场考察评价表”、3.“一般信息维护”。 一．供应商重要资质证书更新 第一步：登录https://www.wendangku.net/doc/db4606531.html,/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。 第二步：点击档案维护

第三步：点击“档案维护”进入档案系统，点击档案信息维护。 第四步:看到类似下图的提示,

第四步：点击“主要证书录入” 进入以下界面，点击“新增证书”

第五步：上传新证书。 （1）点击“新增证书”后，看到如下图。原版协议书请自行删除，或者将被新证书覆盖。 （2）填写证书相关信息：选择“证书名称”；选择“证书 扫面文件”： 写证书有效期结束日”；填写“备注”。其中“证书有效期开始日”可以为空；“证书有效期结束日”是必须填写 （3）单页上传：如果证书是单页，那么完成以上步骤（2）后，点击“完成添加”完成本类证书的上传，同时原版本的证书将被覆盖。 （4）多页上传：如果证书是多页，那么完成以上步骤（2）后，点击“继续添加”后出现如下图

提示保存第一页成功后点“确定”，然后填写其他页信息，“证书名称”，“证书有效期结束日”和“证书有效期开始日” 4）即可），如果此次上传的是证书的最后一页点击“完成添加”完成本类证书的更新。 二、上传供应商准入与现场考察评价表 第一步：登录https://www.wendangku.net/doc/db4606531.html,/，输入用户名、口令（用户名、口令丢失，请点击“取回密码”）。 第二步：点击档案维护

第三步：点击“档案维护”进入档案系统，点击档案信息维护。 第四步:点击“供应商准入与现场考察评价表”

企业供应商档案管理要求

采购管理规范

目录 一、目的 (3) 二、适用范围 (3) 三、定义 (3) 四、采购治理制度 (3) 五、供应商选择标准 (4) 六、供应商选择、评价和终止方法 (4) 1、供应商档案治理要求 (4) 2、供应商选择流程 (5) 3、供应商选择考察表 (6) 4、合格供应商名录 (7) 5、供应商资料卡 (8) 6、供应商考核方法及考核表 (9) 7、终止供应商的报告 (10) 七、采购流程 (11)

1、采购原则 (11) 2、常规采购 (11) 3、小额应急采购 (12) 八、物资检验 (13) 1、抽货检验标准 (13) 2、物资检验报告 (14) 九、采购中心职责与绩效考核 (15) 1、采购中心工作职责 (15) 2、采购主管绩效考核标准 (15) 十、采购报告必须具备要素及分析图表 (16) 一、目的 规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常治理规定要求。 二、适用范围 本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的操纵。 三、定义 1、供应商：是指能向采购者提供物资、工程和服务的法人或其他组 织。

2、合格供应商：是指通过公司一定程序评审确定能够与公司合作的 供应商。 3、购物申请单：是需求部门依照需要采购的项目所填写并提交给采 购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。4、供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的 表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。 5、供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售 后服务等进行考察的的表格，依照考核决定是否与该供应商接着合作。 6、终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严峻品质情况或 考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。 7、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技 术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。 8、物资检验报告：是物资验收部门和人员对物资进行验收后对所采 购物资给出验收报告和处理意见。 四、采购治理制度 洁自律，严守工作纪律。不同意供应商礼金、礼品和宴请；

供应商资料档案

供应商档案表 供应商名称： 供应商编码： 填表日期： 填写人：_____________________________________ 审核：批准:表号： 生效期：? 第次修改

付款条件: 款方式: 电汇 币种：人民币 企业性质: 企业规模: 厂房面积 企业信誉: 企业创立日期: 去年销售总额（万元）： 企业固定资产（万元）： 流动资金（万元）： 填表说明 考查组成员： 本调查表为我司在对供应商整体状况的调查，请务必认真、如实填写。填写之前, 请仔细研读此填表说明： 1、 本调查表在如实填写后，交回我司采购部。 2、 填写此调查表时，若需添加附页，附页纸张大小必须与本调查表相同，表格格式、 项目、内容等亦必须与调查表中的完全一致，附于调查表之后。 3、 认证证书包括IS09001、IS09002、IS014001、QS 等所有认证。 4、 资格审核根据厂家提供的基本资料、实地调研评审予以判定。 亠、供应商基本信息调查表 供应商名称（户头） 税号: 企业曾用名: 所属国家: 详细地址: 开户行: 银行帐户: 所属地区: 联系人: 联系电话: 传真: 邮政编码: 电子信箱（E-mail ）:

、企业产品情况 A主要产品名称：_________________________________ 规格：__________________________ 主要产品名称：________________________________ 规格：__________________________ 主要产品名称：规格： 主要产品名称：规格： 主要产品名称：________________________________ 规格：__________________________ 执行标准：国际标准国家标准行业或地方标准□企业标准 B产品认证情况：（□是□否属强制执行有关质量或安全认证行业） 通过的国内安全或质量认证： 认证名称认证编号认证时间 C:产品主要技术指标: （栏内内容不够可自行添加） 上表资料需提供: 企业或企业产品通过的各项认证的复印件 企业或企业产品介绍（详情登录公司网址: 企业产品检测报告

供应商档案管理制度

供应商档案管理制度 供应商档案管理制度 供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的 收集、整理、 存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商 之制程能力、品管 功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期 供需合作关系决策 的重要依据。 第一条供应商档案管理对象： 1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商 为重点管理对象。 2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和 即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理; 对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商，档案管理 的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。 员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计 分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变 动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管 理奠定扎实的基础。 3. 从供应商性质来划分：特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。这类供 应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的特点也不 尽相同。 (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方， 以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和 丢失等。这是人事档案利用的主要方式。 以邓小平理论“三个代表”重要思想和党的十八大及十八届四中全会精神为指导，遵 照《档案法》及《内蒙古自治区档案条例》要求，进一步加强档案管理工作，使我局档案 管理工作进一步做到标准化、科学化、规范化。

供应商档案管理

供应商档案管理 一、实行供应商档案管理的目的 可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率 二、供应商档案管理内容 （1）档案基础知识 档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件 （2）供应商档案建立的必要性 1.法规要求：《食品安全法》第三十九条食品经营者采购食品，应当查验供货者的许可证和食品合格的证明文件。食品经营企业应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。 2.对质量保证的必要性 更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣 （3）供应商档案的管理 1.采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等 2.对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码 3.建立分门别类的供应商基本资料档案。 （1）供应商档案管理： a、基本情况：供应商代码/供应商名称/供方地址/开户银行/开户帐号/税号/联系人/电话/传真/手机 b、资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期/质量体系证书/证书到期日期/ 3C认证3C认证到期日期/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况/供方基本情况调查表 c、合同类：供方质量保证协议/配套产品保用服务协议/合同及合同编号/技术协议 d、产品类：物料编码/产品名称/图号/价格/企业行业标准/产品执行标准 e、流程类：样品小批鉴定表/供方评价记录/供方批准表格 （2）一般文件：往来传真等 1.建立不同供应商的商品”台账”制度.为每种商品以及相应的供应商建立专门 的台账,以明晰商品的存与销情况.”台账”内容包括供应商代码、商品代码、商品序号、商品名称、规格、进货量、计量单位、进价、售价、销售额、累计销售额和毛利率 2.分门别类地管理采购合同 三、供应商档案管理内容注意事项： 1.1具有详细的联系地址，EMAIL，网址 1.2合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不 能简单称呼

供应商档案管理制度

供应商档案管理制度 4 供应商档案管理制度 供应商档案管理制度 供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不 能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、 存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管 理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认 其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系 决策的重要依据。 第一条供应商档案管理对象： 1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。 2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的 供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放 弃对其的档 案管理;对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三 类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准

备资料。 3.从供应商性质来划分：特殊公司（与本公司有特 殊业务等）、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同，对其实施的档案管理的 特点也不尽相同。 4.从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商（供货时间长、供应量 大等），一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。 第二条供应商管理内容 1.供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、e-mail 、网址、负责 人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。 2.供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。 3.业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。 4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。 第三条供应商档案管理方法 1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应

供应商资料档案

表号： 生效期：. 第次修改 供应商档案表 供应商名称： 供应商编码： 填表日期： 填写人： 审核： 批准：

填表说明 考查组成员： 本调查表为我司在对供应商整体状况的调查，请务必认真、如实填写。填写之前，请仔细研读此填表说明： 1、本调查表在如实填写后，交回我司采购部。 2、填写此调查表时，若需添加附页，附页纸张大小必须与本调查表相同，表格格式、项 目、内容等亦必须与调查表中的完全一致,附于调查表之后。 3、认证证书包括ISO9001、ISO9002、ISO14001、QS等所有认证。 4、资格审核根据厂家提供的基本资料、实地调研评审予以判定。 一、供应商基本信息调查表 供应商名称（户头）： 税号： 企业曾用名： 所属国家：所属地区： 联系人：联系电话：传真： 邮政编码：电子信箱（E-mail）： 详细地址： 开户行： 银行帐户： 付款条件：款方式：电汇币种：人民币企业性质：企业规模： 厂房面积：企业信誉： 企业创立日期：去年销售总额（万元）： 企业固定资产（万元）：流动资金（万元）：

二、企业产品情况 A主要产品名称：规格： 主要产品名称：规格： 主要产品名称：规格： 主要产品名称：规格： 主要产品名称：规格： 执行标准：□国际标准□国家标准行业或地方标准□企业标准 B产品认证情况：（□是□否属强制执行有关质量或安全认证行业） 通过的国内安全或质量认证： 认证名称认证编号认证时间 C：产品主要技术指标：项目指标 （栏内内容不够可自行添加） 上表资料需提供： 企业或企业产品通过的各项认证的复印件 企业或企业产品介绍（详情登录公司网址：） 企业产品检测报告

供应商档案管理

供应商档案管理 1.0目的: 本规范对供货商档案管理工作及资料管理做出规定，以保证各种资料、文件、记录的完整性。 2.0 适用范围: 本规范适用于采供室、保障中队资料档案管理工作。 3.0职责: 部采供室、保障中队负责管辖范围内各种工作资料的收集、整理、分类保管、移交和提供利用。 4.0工作规范: 4.1 规定 4.1.1 采供室、保障中队对所有机供品供货商、配餐公司各种工作资料、工作单据、工作记录等，工作完毕后统一送交各自资料员（兼）存档保管。 4.1.2 归档文件材料由采供室及保障中队的领导指派专人负责整理、分类、编制清单，用专用档案盒包装，做好标识存档。 4.1.3 归档文件资料应齐全、完整、分类科学、排列合理、配套系统、归档说明清晰。 4.1.4 归档文件资料不齐全完整，资料员有权拒绝接收，有权责令送交人员在2个工 作 日内，整理完整后上交。 4.1.5 存放档案应有必要的设备配备，应有专门的柜架放置、达到国家规定的“防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防有害气体、防光”的要求，确保档案的完整与安全。 4.1.6 任何部门和个人，借阅时不得损坏、丢弃或擅自销毁、擅自抄录、公布、向外 提 供档案内容，严禁涂改和伪造及携带原件外出。 4.2 程序 4.2.1采供室及保障中队指定专人收集、整理、分类各种工作完毕后的文件、资料。按年、月、序号等进行记录编制，做好清单，放入专用档案盒内，送交资料员（兼）。

4.2.2 资料员收到档案后，对照清单进行复核，确认准确无误后填写《存档资料交接 单》， 存档人（部门）在该单上签字。 4.2.3 资料员对存档资料档案按档案盒分类、编号、编制清册定位存放，并编制必要 的 档案检索，以便于保管和查找。 4.2.4 资料员对存档资料档案应做好档案的查询接待工作。如相关部门或员工要求查 询 资料档案时，应严格按照档案查借阅制度及规定审批制度办理必要的手续。 4.2.5 相关部门或相关员工需要借阅资料档案，资料员只能提供复印件，如因工作特 殊 情况的需要档案原件，必须经请示部门领导同意，部领导批准，并在相应的《档案资料借阅单》上登记签字后，方可借阅，归还时登记签字核销。 4.2.6各部门资料每月28号—30号整理一次，每年12月30日前上交资料员（兼）。 5.0 支持文件/工作记录: 5.1《航空公司文书档案管理办法》 5.2“档案资料借阅单” 5.3“存档资料交接单”

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范 1、目的 为促进采购信息管理的规范性和ERP信息管理的安全性，制定本规范。 2、范围 本规定适用于供应商信息及ERP相关采购业务执行过程的供应商信息管理，是ERP系统中采购业务相关的所有职能部门执行规范之标准。 3、职责 3.1 采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP 信息处理。 3.2 各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相 应流程 3.3 公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。 4、程序 4.1 采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。 4.2 《供应商档案表》填写规范： a. 表中分类和供应商编码由管理员填写 b. 表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写 c. 需填写联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写 d. 表中账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。 e. 表中付款方式、是否含税、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。 4.3 供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。 4.4 供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。 4.5 供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写《供应商档案表》填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。 5、相关文件 《采购过程控制程序》 《供应商管理规定》 6、相关记录 《供应商档案表》

供应商档案模板-现有

青岛阿香餐饮管理服务有限公司 供应商档案 单位名称： 单位地址： 联系人： 联系电话： 组卷人： 组卷日期：

供应商基本信息 1、本单是青岛阿香餐饮管理服务有限公司对可能的供应商的调查问卷，您有权拒绝填写本问卷。 2、对于您不愿公开的内容，您可以标记为“N/D”；对于一些不适用的问题，标记为“N/A”。 3、所填写内容必须真实有效，本单将作为日后合作基础存档保存。 □国有/集体□外商独资□中外合资□上市公司□国外注册公司□股份有限公司企业类型 □有限责任公司□私营公司□其他类型公司 经营性质□制造商□代理商/分销商□贸易商□其它 公司名称 公司地址 联系电话传真 创立日期法人代表 注册资金公司网址 工厂地址 联系人联系电话 传真E-mail 公司规模 公司总人数：管理/支持人员数：生产人员数： 质量管理人员数：技术人员数：其他： 去年产值：去年销售额： 职责部门姓名职位联系电话手机E-mail 财务 品质 技术 销售 支付条件 □月度结算□季度结算□其他付款条件（请说明）： 银行信息（如个人账号，请注明并加盖公章）： □开户行： □银行账户： □收款单位名称： 发票信息 □增值税 % □普通国税 % □其他 付款方式币种 交货地点方式： □可送货到指定地点□第三方物流□其他方式（请说明）

交货周期 □样品：天□正常交付周期：天 交付方式 □汽运□海运□铁运□空运□其他 是否能够提供冷链运输过程中温度记录□是□否 运输能力 □正常发货 □紧急发货 质量状况 □质量目标： □近三个月的批通过率： □近三个月的缺陷率： 其他需说明的信息：（与同类企业相比的优势等） 公司产品情况调查表 主要供应产品 名称：规格 执行标准：□国际标准□国家标准□行业或地方标准□企业标准 执行标准编码：（如ISO/IEC10**8GB/T****-2010等） 产品认证情况： 通过的国内安全或质量认证： 认证名称认证编码认证时间是否强制执行有关质量或安全认证行业

采购档案管理

采购档案管理 一、目的：保证采购档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。 二、适用范围：对企业采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录进行收集、查阅、发放。 三、归档范围：企业采购档案的归档范围包括： （一）企业采购计划执行文件 1.采购年度计划与月度计划（直接材料、间接材料、辅材等） 2.采购计划执行文件（经审批的订单，月度零星购买合同与请购单一起归档) 3.到货的检验记录副本。（检验报告、验收报告） 4.每月到货情况统计分析表（到货达成率） （二）企业采购前期准备文件 1.采购框架合同、协议书与供应商的技术协议、质量协议、保密协议，合同评审表； 2.评审前期情况汇总报告或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、定点候选供应商名单，报价商谈情况 3.采购方式变更申请批复（供应商切换、供应商的工程变便），合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录（包含附件变便记录）。； 4.采购文件及采购人确认记录，包括供方评审、评审细则、评审整改记录等有关文件、

资料。供方提交的PPAP文件等。 5..采购发供方公函、通知及其变更事项、修改说明，； 6..购买采购物资、服务相应的合格供应商名单（经公司领导批准）； 7.供应商资格审查情况报告；评审记录 （三）企业采购招标（含发起的申请、谈判、询价、定点）文件 1.采购招标文件正本，包括有关文件、资料等； 2.在采购招标截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录； 3.接受供应商投标（谈判、报价）的记录； 4.开标一览表； 5.中标合同及其相应的技术、质量协议标准，项目评审记录。 5.开标（谈判、询价）过程有关记录，包括采购项目样品送达记录； 6.开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。 (四）其他文件 1.供应商质疑质量、材料与处理过程记录及答复； 2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定； 3.采购过程中的音像录音资料; 4.其他需要存档的资料。 四、收集管理：各采购部指定采购助理负责采购档案的管理，并建立岗位责任制度。采购合同签订后一个月内由经办人员或责任人

合格供应商档案的建立及管理程序.doc

供应商档案建立及管理操作程序 一目的 可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。 二内容 1 档案基础知识 档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。 2 供应商档案建立的必要性 其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。 3 供应商档案的建立 3.1采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、 印刷许可证和税务登记证等。 3.2 对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一 般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码。 3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。 3.4 档案建立的具体要求： (1) 供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户 账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。 (2) 资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系 证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。 (3) 合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。 (4) 产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准 等。 (5) 流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。

(6) 一般文件：往来传真等。 4 建立档案的注意事项： 4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。 4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单 称呼。 4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“农科”，正确合法的叫 法应该是“晋中市农业科技开有限公司”。 4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。 4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电 话和商用传真等。 4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重 大问题时联系用。 4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次， 销售渠道等。 4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。 5 供应商档案管理要求 5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的 软件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。 5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备 注“资料已审核”字样。 5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电 脑，方便需要时用或进行开发以备用。 5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保 存。 5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。