会议服务工作流程

会议服务工作流程

会议服务工作流程

在会议服务过程中，礼仪接待服务是首要的，其核心是通过以礼相待过程中的仪容、仪表、礼貌用语及肢体语言，使业主单位和来访宾客满意，留下美好印象，获得“宾至如归”的最佳服务效果。使其对与会的场所产生良好的印象。

不同类型、规模、档次的会议接待工作，对服务的要求也各不相同；会务礼仪工作的质量直接关系到机关的形象，所以每一次会务接待工作都是对我们在服务质量、技术水平、安全保密意识、团队协作等多方面的一次综合性检阅。我们在长期的服务过程中积累了一些经验，结合民进中央办公楼的一些特点，我们制定了一系列的服务程序、服务规范、服务标准和制度：

礼仪接待服务程序表：

表1

序号项目

名称

负责

部门

工作标准

协助部

门

工作标准

1 迎接

宾客

服务

部

按分工提前15分

钟在会场门口、会场内

等处迎接宾客，并按服

务规范操作。

2 沏茶1.先检查茶具是否清洁、无破损。

2.茶盘内放一抹布，以便擦拭；

3.茶盘与胸平齐，左手托盘，右手自然下垂；

4.送茶时，右手从托盘上把茶端给客人；应先客后主，先女

宾后男宾，如有外宾，则先送给外宾。

5.放好茶杯后，应转动至杯柄在右侧，以便客人端起。

6.沏茶时，打开杯盖，把茶杯端拿起来注水。注水时，茶杯

应轻拿轻放。打开杯盖，把杯盖放到桌上时，杯盖的内侧应该朝上，手不能碰到杯口和杯盖的内侧。

7.杯盖开启、合盖要缓而轻，避免杯盖相碰而发出响声。

1、会议服务工作

会议服务工作原则：安全保密、快速反应、优质服务；

制定严格的会议服务制度，确保会议服务工作顺畅周密。每天早上7点半上班，负责副部长以上领导房间日常开水打取，结束后对各会议室的茶杯、灯光、空调进行检查。完毕后进行备勤状态。

下午5点下班前对各会议室茶杯、灯光、空调等进行复查。

2、会议前的服务

（1）为安全保密起见，会议服务人员不得随意出入会场，按会议举办者的要求，随时在会场外待命，做好后勤工

作。

（2）根据会议组织者的通知，向餐厅报告用餐时间、用餐人数，避免与会人员少餐、误餐现象的发生。

会前服务表

表3

序号项

目

名

称

负责

部门

工作标准

协助

部门

工作标准

1 接

受

任

务

服务

部

明确日期、时间及与会

人数并了解其它特殊要求

办公

室

下达订会、订餐通知书

2 拟

定

方

案

服务

部

根据所接受任务的会议

时间、与会人数、会议级

别、会议房间等具体要求，

拟定详细的会议服务方

案。

办公

室

对拟定的方案提出修改意

见

3 准

备

服务

部

根据确认的实施方案，

做好以下各类物品的准

按需准备擦手纸、其它

卫生用品等。

物品备：茶具、日用品、饮料

水果等，做好品种数量登

记。

按需准备好灯光、空调

等。

4 布

置

场

地

服务

部

按实施方案，做好茶具、

日用品、饮料、水果的摆

放，并负责指导其它设备

的布置

按要求清扫场地、置放

卫生用品。

会议开始前1个小时，

对灯光、空调、设备进行

调试：

检查会议室内空调是否

良好。视季节提前将空调

开启并将室温控制在26℃

左右。

5 总

体

验

收

服务

部

办公

室

对所有准备工作做最后

确认，发现问题，及时通

知有关人员纠正

保洁

部

工程

技术

部

对存在问题的环节或部位

立即进行整改。

会议中的服务表4

序号项目名

称

负责部

门

工作标准

协助部

门

工作标准

1 茶水服

务

服务部

按工作分区，

宾客入场后提供

茶水服务，执行

“操作礼节规范”

2 引导服

务

服务部

为迟到的与

会人员提供领位

服务；为参会人员

提供卫生间引路

服务

保洁部

保持卫生间的清洁

卫生，及时对污物进

行清理，随脏随扫

3 其它服

务

服务部

尽最大可能

满足参会人员的

合理需求

办公室

指挥、协调、组织

各部门，确保会议顺

利进行