电子档案管理系统基本功能规定

电子档案管理系统基本功能规定

第一章总则

第一条为推动电子档案科学管理，规电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规，制定本规定。

第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。

第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。

第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。

第二章系统总体要求

第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。

第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间的业务

需求，可方便地进行功能扩展。

第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。

第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。

第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。

第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

第三章档案接收

第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。

第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规性等进行

检查的功能，对不合格的进行标注。

第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。

第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。

第四章档案整理

第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。

第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。

第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。

第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。

第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。

第五章档案保存

第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。

第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。

第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。

第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。

第六章档案利用

第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支

持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。

第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。

第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。

第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。

第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。

第七章档案鉴定与处置

第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。

第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。

第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。

第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。

第八章档案统计

第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。

第三十五条系统应具备对一定时间期限的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。

第三十六条系统应置常用电子档案工作统计报表。

第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。

第九章系统管理

第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。

第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。

第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，置常见种类的电子档案元数据方案。

第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。

第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。

第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。

第十章附则

第四十四条本规定由国家档案局负责解释。

第四十五条本规定自公布之日起实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。

抄送：各副省级市档案局、馆，解放军档案馆、武警部队参谋部办公室。

国家档案局办公室秘书处

2017年12月29日印发

人事档案管理软件系统

为了提高人事档案规范化管理水平，加强和规范公司员工档案管理，推进人事档案资料管理系统化、科学化、规范化，很多企业公司都选择了使用现代信息化的管理软件系统。该软件是一款功能丰富、易于使用的人员管理软件，不仅方便用户使用，还大大提高了工作效率。 一、人事档案管理软件系统功能包括： 1.灵活配置人事业务流程： 不得使用转移流程、黑名单管理、合同管理、培训奖惩等数十项人员职能，支持定制功能的灵活配置，以满足企业在开发过程中的个性化管理需求。 2.员工完整生命周期在线管理： 基于人事管理和不同业务场景的不同业务角色，提供员工就业，成长，交易等流程管理，实现员工生命周期的闭环管理。 3.组织规划和调整既高效又方便： 支持多组织结构共存和调整，明确各部门的准备和管理，实现人员配置规划和调整，支持权限管理的灵活配置和切换，推动内部流程

的有效运行。 二、该系统产品特色功能： 组织结构管理、员工流失管理、黑白名单管理、多场景自动提醒管理、固定岗位管理、员工电子档案管理、多维人事报告、公共参数设置。 三、人事档案管理软件系统产品作用： 1.实现人事信息的透明管理： 实现人员信息的在线管理，确保人员信息的透明性和清晰度。 2.降低企业合规风险： 实现对不同就业模式的遵守，并显着降低就业风险。 3.提高人力资源生产力： 减少人力资源部门的交易工作，大大提高工作效率。 4.提高员工敬业度： 建立多维度的员工关怀机制，以减少员工流动。 5.实现数据资源的集成： 基础人员数据的可视化和制图推动了企业的有效运作。

喔趣科技，作为中国劳动力综合管理专家品牌，致力于为大中型企业实现劳动力预测、劳动力管理、劳动力满足全过程的信息化、数字化、智能化，是为企业提供人事管理、智能排班、智慧考勤、绩效薪资、数据罗盘，灵活用工服务等全链劳动力综合管理与满足的云服务商。目前，有超过12万家企业和超过400万的企业员工在使用喔趣科技的产品服务，主要分布在零售连锁、生产制造、现代服务业、餐饮行业、国企事业单位等多个行业。

电子档案管理系统平台

电子档案管理系统平台

目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)

第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置

[计算机]电子科技大学学籍档案管理系统

[ 计算机] 电子科技大学学籍档案管理系统电子科技大学学籍档案管理系统 第一部分系统规划 一、概述 随着学校的规模不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。学 籍档案管理工作则变得更加复杂，档案的完整性、安全性等问题也显得更加重要，日益 引起了人们的关注。面对庞大的信息量，需要有学籍档案管理系统来提高学籍档案管理 工作的效率。因此，档案管理工作成为一项迫切需要解决的问题，而学籍档案管理系统 的开发也正是为了满足社会的需要。学籍档案管理系统的开发是有一定社会意义的，也 是符合社会要求的。 二、组织机构 学籍档案管理两个职务: 管理员，操作员 三、组织目标 1、帮助学校对学生学籍档案进行系统化、计算机化、规范化的管理，促进档案的完整、 准确和全面，保证学生学籍档案管理工作有条不紊的进行。 2、保障档案的安全性、保密性。 四、需求概要 1、保存来自学校各个学院的学生学籍基本档案，保存学生的派遣，招生，论

文信息， 在其他部门或个人需要时方便查询。 2、系统需要密码保护，防止不具备权限的人对系统以及信息进行修改 3、对档案馆的案卷进行管理。 五、过程流程图： 档案处理 学校各学院学生档案录入学籍案卷报送 案卷入库档案的查询六、组织职能域 将概要操作归入五职能域 1、毕业生基本信息的管理； 2、学生派遣信息的管理； 3、招生信息的管理； 4、学生论文信息的管理 5、用户管理； 6系统管理和系统维护； 七、过程法定义数据类 毕业生学—. - —-———— ---- ■------ - - --- ---- ----- ---尸V毕业先学需措息眾拉 灑遣俏息JE总 信息录入 本科生论文佰恳=5=p＞本科生谕宜僧减征扁 冃础氏生论文常息汇总 八、可行性分析 1、经济可行性 本系统运行于原有的计算机软、硬件上不需要投入多少资金 本系统带来的好处：

电子文件归档与电子档案管理

电子文件归档与电子档案管理 电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，2001年1月通过技术鉴定，同年 获国家档案局优秀科技成果一等奖，电子文件归档与电子档案管理。 该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，资料共享平台《电子文件归档与电子档案管理》(https://unjs)。项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。 该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的组织、管理具有改革创新意义。 该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配

套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。 该项目所建立的档案馆、室档案计算机管理系统功能齐全、集成性好、自动化程度高，基本覆盖了档案管理的各项工作，其中包括了档案室与国家档案馆之间交、接电子档案的数据通道、工作平台及进馆档案验收鉴定技术;项目所建立的开放式档案利用局域网为用户提供了方便、快捷的检索手段及利用方式;项目还针对电子档案管理特征建立了一系列的管理制度，以保证所建‘保障体系’的有效运行。

档案管理系统软件方案及主要功能

档案管理系统软件方案及主要功能 电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用，也可以与本单位的OA办公自动化或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络，从而高效、完整地实现人们对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，并对其流转过程进行实时的监控。 使用乾坤档案管理系统，可全面管理电子档案资料，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面进行全过程控制和管理，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。 乾坤档案管理系统广泛应用于以下行业：国家政府机关、能源部门（电力、石油石化、煤炭）、水利部门、冶金部门、铁路部门、通信行业、机电兵船行业、交通、金融保险、建设行业、图书馆、档案馆以及中大型企业。可管理各类形式档案：文书档案、

人事档案、照片档案、实物档案、会计档案、基建档案、工程档案、客户关系档案等等。符合国家档案局发布的《归档文件整理规则》(最新标准)。 档案管理一体化系统 主要功能 主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护等七大模块。可以存储并读取各种格式的电子文档。内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。支持打印、读取条形码，支持读取员工卡，为档案文件的借阅登记提供了更多方便。 提供完美的解决方案 经验出发，从管理领先角度思考如何优化图文管理效益，从而针对各大企业的管理需求，设计出乾坤DMS图文管理系统。「乾坤图文管理系统」透过计算机化接口，提供用户可以关键词或编号索引快速轻松搜寻档案，并结合管理人员的文件调阅权限，审阅签核流程；再者，透过电子化的档案集中存放，不仅保障文件安全性，可防止非经授权的图文数据流出，同时也能视需求调阅不同版本，管理经验得以传承，企业知识也可妥善保存应用。

企业人事基本档案管理系统

企业人事基本档案 管理系统

前言 随着社会的发展和社会分工的趋于精细化，作为社会和企业、单位的主体——人的协作性越来越突出，资金投入比例也在加大。人事档案管理正是将企业的主体——人的各种信息综合起来利益与决策者的合理调配职员，使其发挥最大的作用。 人事档案是考察了解个人人力资本提升过程的重要工具，是用人单位鉴别人才、选其之长、为己所用的重要途径，也是核准有关情况的可靠依据和原始凭证。有此可见人事档案的管理，在人事工作中具有举足轻重的作用。 当前，中国的经济建设已步入了一个高速发展的历史新时期，人事档案管理工作在现今开放的人才交流竞争中显得极为重要，企业要想在日趋激烈竞争的市场经济中立于不败之地，就必须拥有思想先进、具有专业知识和业务能力的人才。而取得人才的重任就落在人事部门的身上。在人才工作中，要做到选贤任能、知人善任，除直接地考察了解和识别人才外，还需经过人才档案历史地全面地了解人才。人才档案是人才个人经历和社会实践的纪录，是人才思想、品德、业务能力和工作表现的反映。人才档案管理的任务，不但仅是经常地收集和整理人才档案，进行科学管理，维护机密安全，更重要的是积极地为考察了解和选拔使用人才提供依据。因此，人才档案管理不是一项单纯性的任务，而是人事人才工作中不可缺少的一个组成部分。 随着科学技术的不断进步,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人

们深刻认识,它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点，例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高人事基本档案管理的效率，也是企事业单位科学化、正规化管理以及与世界接轨的重要条件。于此同时，人事档案管理系统也不断地更新换代，功能也日趋强大和完善。特别是近来年Internet的飞速发展，Intranet技术得到应用，为企事业人事基本档案管理信息系统提供了良好的支持环境，使其在计算机网络和分布式数据库管理系统的支持下与企事业单位的其它系统，实现了办公、管理、计算、设计、控制、监测以及决策等多功能综合。 第一章人事基本档案管理系统调查与分析 需求分析是系统设计中的重要阶段。人事和系统在设计的时候都要进行需求分析。否则则是闭门造车无的放矢，没有目标的胡乱设计。 1 系统设计目标 根据企业日常人事基本档案管理工作的需要和发展,以及企业的人员结构,对全公司职工的档案、工资、劳动合同、劳动保险进行登记、查询、修改、删除等全面管理,而且为并行的财务管理系统提供工资费用等信息,提高劳动人事基本档案管理效率。具体讲该系统具有以下设计目标: (1) 对企业各类人员的档案原始数据电子存档,做到录入准确、方便、

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统 解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

电子档案管理系统技术设计方案

电子档案管理系统 二○一六年十月

第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对

电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

学生档案管理系统需求分析

学生档案管理系统需求分析 一、引言 1、编写目的 为了方便教师管理学生档案以及学生方便查询自己的信息，在对教师和学生进行详细的调研以后，做了学生档案管理系统需求分析。 2、背景 由于internet的迅速发展，开发一个好的学生档案管理系统势必在行。该系统主要针对学院日常办公的各项事务，以便捷、有效、实用为目标，以便更好的为学院教职员工、学生等人员服务，实现网络化，信息化，现代化为一体。 3、参考资料 王珊,萨师煊.数据库系统概论(第四版).北京：高等教育出版.2006 马瑞新,https://www.wendangku.net/doc/d512870137.html, 2.0程序设计案例教程.清华大学出版社 二、任务概述 1、目标 学生档案管理系统，将以现有网络平台为基础结，结合教师对学生管理工作的实际情况，全面考虑学生档案管理系统可操作性和可视性，使得设计的系统能够最大限度的提高学生管理工作的效率，为全体师生提供辅助的电子办公平台，最大限度的实现无纸化。在设计实施的过程中尽量要做到使系统具有易操作性、良好的扩展性、易用性，安装、实施、管理简便，运行维护费用低的特点。 2、用户的特点 学生档案系统的管理员是全体教职员工，教师用户是全体教师，学生用户主要是在校学生，这些用户对基本的电脑操作比较熟悉，能够熟练运用学生档案管理系统。 三、需求规定 1、对功能的规定 系统功能结构图：

系统功能结构图说明： 该系统的使用者为老师和学生，学生为单纯的使用者，只具有登陆以及浏览自己档案信息的功能；老师不仅是使用者，同时也为管理者，不仅具有浏览信息，查找学生，添加等功能，同时还负责管理整个系统。 学生档案管理系统E-R 图： 2、对性能的规定 (1)精度 查询时应保证全查率，通过唯一的关键词可以查到相应的学生档案，如学生学号。本系统对教师和学生很重要，要保证正确率和全查率。

电子档案管理系统有哪些

电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。

三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。

电子文件 电子档案 OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别 作者：薛馨枫 概念澄清 电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。 办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。 电子文件与电子档案 （一）电子文件 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号 （二）电子档案 是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号 办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统 （一）办公自动化系统（OA） 利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理

和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。 （二）电子文件管理系统 是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194 （三）电子档案管理系统 是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。 电子文件与电子档案的区别 “文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。 电子文件电子档案 （一）价值的区别 电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。 （二）文件生命阶段涵盖的区别 电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。 电子文件的归档 “归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。 《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求

电子档案管理系统基本功能规定

电子档案管理系统基本功能规定 第一章总则 第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。 第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。 第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。 第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。 第二章系统总体要求 第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。 第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业

务需求，可方便地进行功能扩展。 第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。 第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。 第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。 第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。 第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。 第三章档案接收 第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。 第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进

行检查的功能，对不合格的进行标注。 第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。 第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。 第四章档案整理 第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。 第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。 第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。 第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。

学生档案管理系统课程设计

计算机工程学院 数据库原理及应用 课程设计报告 课题名称：学生档案治理系统 专业：计算机科学与技术（网络技术） 班级：网络1111 姓名：周泽成 学号： 1111311104 指导老师：周泓、刘金岭、王新华、高丽 2013 年 6 月 22 号

课程设计任务及进度表

摘要 学生档案治理系统是典型的信息治理系统(MIS),其开发要紧包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。关于前者要求建立起数据一致性和完整性强、数据安全性好的库。而关于后者则要求应用程序功能完备,易使用等特点。 通过分析,我使用 MICROSOFT公司的 VISUAL STUDIO开发工具,利用其提供的各种面向对象的开发工具,尤其是数据窗口这一能方便而简洁操纵数据库的智能化对象,能够在短时刻内建立系统应用原型,然后,对初始原型系统进行需求迭代,不断修正和改进,用ODBC连接数据库，直到形成最终的可行系统。 关键词控件，窗体，数据库，Microsoft Visual Studio 2010

目录 1 引言 (7) 2 需求分析 (7) 2.1 系统目标 (7) 2.2 功能划分 (8) 3 概念设计 (9) 3.3 数据流图 (11) 4 逻辑结构设计 (11) 4.1 ER模型向关系模式转换 (11) 4.2 数据库表结构设计 (12) 5 应用程序设计 (16)

6 编码(要紧功能介绍) (17) 6.1登陆界面 17 6.2新生档案录入 41 6.3学生档案查询 48 6.4更新学生档案 53 7 项目测试 (61) 结论 (62) 致谢 (64) 参考文献 (65) 附录 (67)

干部电子档案管理的好处

电子档案管理系统的好处 电子档案管理系统的好处是？电子档案管理系统涉及面广,资金投入大,技术要求高,基础工作量大,但巨大的优势已使其成为不可回避的发展趋势。基层组织人事部门应充分认识,做好相关软件的开发和利用工作,积极推进人事档案管理工作的电子化进程。 由广东百泰科技有限公司研发的“电子档案管理系统系统”通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现电子档案管理系统管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。

三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。☆以前档案查阅时，必须安排一个人查找档案并且要专人“瞪着”查阅人，现在通过电脑分配权限就可以进行查阅，不仅可以控制档案查阅内容，还可以控制查阅时间，关键还不需担心档案磨损。 ☆查阅和借阅都可以自动生成记录，并可以生成报表，所有事情都可以追溯，以前用本子登记很麻烦，还容易弄丢。 ☆转出档案、档案欠缺材料、档案标签夹打印等等细节的问题都考虑到了，真是我们档案管理工作的好帮手。 广东百泰科技有限公司研发的“电子档案管理系统系统”针对管理条件受限、管理不善、无专业管理人员而导致档案丢失、装订不规范屡次大规模重新整理等诸多事件。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。 以上便是百泰科技电子档案管理系统系统的相关介绍，希望通过本文能够让大家了解到电子档案管理系统的好处，找到适合的干部人事信息管理系统。

学生档案管理系统详细设计说明书

软件学院 学生档案信息管理系统 详细设计说明书 专业：软件工程 团队：面向对象软件工程课程设计四组成员： 指导教师： 编写日期： 2014年10月25日

目录 1.引言 (1) 1.1编写目的 (1) 1.2项目背景 (1) 1.3定义 (1) 1.4参考资料 (1) 2.总体设计 (2) 2.1需求概括 (2) 2.2软件结构 (2) 3.程序描述 (5) 3.1功能 (5) 3.2性能 (5) 3.3输入项目 (6) 3.4输出项目 (6) 3.5算法 (6) 3.6程序逻辑 (13) 3.7接口 (16) 3.8限制条件 (16) 3.9测试要点 (16)

1.引言 1.1编写目的 编写详细设计说明书的目的是为编码提供必要的依据，也是后期测试和维护的依据。该详细设计的预期读者有设计人员，设计评审人员，编码人员和维护人员。 1.2项目背景 鉴于目前学校学生人数剧增,学生信息呈爆炸性增长，计算机成本日益下降的前提下,学校对《学生档案管理》的自动化与准确化的要求日益强烈的背景下，由兰州理工大学提出，由面向对象软件工程课程设计四组开发，兰州理工大学全体师生为最终的项目用户，全国高等院校都是潜在用户。此项目与《教务管理系统》和《库存管理系统》有相似性，部分代码可以重用，有较高的参考意义，降低了项目的开发难度。 1.3定义 学籍管理系统：学籍管理是帮助教学人员、行政人员对人事档案的管理软件。 E-R图：称实体-联系图，提供了表示实体类型、属性和联系的方法，用来描述现实世界的概念模型。 类图：是显示了模型的静态结构，特别是模型中存在的类、类的内部结构以及它们与其他类的关系等。类图不显示暂时性信息。 顺序图：是将交互关系表示为一个二维图。纵向是时间轴，时间沿竖线向下延伸。横向轴代表了在协作中各独立对象的类元角色。类元角色用生命线表示。当对象存在时，角色用一条虚线表示，当对象的过程处于激活状态时，生命线是一个双道线。 N-S图（盒图）：是一种符合结构化程序设计原则的图形描述工具。 1.4参考资料 1.《Java课程设计》，耿祥义著 2.《Java课程设计案例精编》，张广彬，王小宁，高静等著 3.《Java程序设计基础》，张晓龙、刘钊、边小勇等著 4.《数据库原理与应用》，李昭原主编 5.项目《库存管理系统》资料 6.互联网《学生档案管理系统》资料

电子健康档案管理系统

电子健康档案管理系统-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

电子健康档案系统需求文档 I，功能需求 一，基本信息管理 功能描述：患者基本信息维护：包括性别，性别，年龄，民族，住址，身份证号等基本信息。 要求：支持添加，编辑，删除，查询等操作。 二，纸质病历扫描 功能描述：对于患者纸质病历，包括：纸质病历文件，临床检查、化验报告单等进行扫描，并关联患者住院信息（住院号、住院次数，科室，诊断等信息）一并保存。 要求：支持连续扫描，直到当前患者所有扫描操作完成或者系统用户确认中断操作。 三，影像胶片扫描 功能和要求分别与纸质病历操作相同，但需要连接不同的扫描仪设备。 四，病历打印输出 功能描述：通过关键字检索患者信息后，显示患者多次住院信息，并分别显示患者历次住院病历；打印输出。 要求：支持患者姓名，身份证号等信息检索。打印支持连续多份病历打印。 五，档案费用管理 功能描述：患者档案管理费用。 要求：具体按客户要求完成。

六，外部接口 1，外部设备接口：分别包括扫描纸质病历和影像胶片的扫描仪。 2，二代身份证接口：支持通过刷身份证检索患者信息，以及患者基本信息的管理。 3，短信接口：支持短信群发功能。 4，与腾讯QQ接口：在网站模块支持患者通过QQ与客户方人员交流。5，网站接口：患者通过访问互联网可以浏览病历信息，支持患者通过姓名，身份证号等相关信息和密码共同登录访问。 6，预留远程会诊视频接口。 II，系统要求： 保证各系统功能稳定、正常运行；满足7x24运行要求，保证对海量数据存储与访问。

基于C#的学生档案管理系统毕业论文

(此文档为word格式，下载后您可任意编辑修改！) 重庆大学 毕业设计（论文） 题目：基于C#新昌中学学生档案管理系统设计与实现 所在系别：信息与建筑工程学院 年级专业：网络 0509 计算机科学与技术 学生姓名：刘帮学号： 指导教师：王德祥职称：讲师 导师单位：重庆大学 中国石油大学（华东）远程与继续教育学院论文完成时间：2009 年 5 月15 日

中国石油大学（华东）现代远程教育 毕业设计（论文）任务书 发给学员刘宏1．设计(论文)题目：基于C#的新昌中学学生档案管理系统设计与实现 2．学生完成设计(论文)期限：2009 年3 月11 日至2009 年5 月15 日 3．设计(论文)课题要求：通过对新昌中学学生档案管理系统设计与实现，掌握软件开发的设计过程和设计方法。本设计需实现如下功能： 1)可对学生基本信息和学籍档案信息以及用户权限进行管理； 2)用户根据不同的权限可对学生档案信息进行添加、删除、修改等操作； 3)可对学生及其档案信息进行各种查询（精确、模糊、组合）； 4)可对学生及其档案信息等进行报表打印和导入导出功能； 5)具有良好的帮助环境； 论文写作要求如下： 1)论文的撰写应当有一定的独创新和新颖性，具有一定的实用价值。 2)论文语句通顺，结构良好。 3)论文图表，数据准确无误。 4)论文字数字。 4．实验（上机、调研）部分要求内容：1)采用WIN2000以上的操作系统+Visual C#+SQL Server2000开发； 2)采用CS结构或单机版； 3)软件作品要有一定的实用性和可操作性，必须采取多种测试方法的测试，保证软件的可运行性。 5．文献查阅要求：1)《SQL Server 实用教程》，郑阿奇，电子工业出版社； 2）《数据库原理及设计》，陶宏才，清华大学出版社； 3）《Visual C#数据库项目案例导航》，张奇、李律松等，清华大学出版社； 另外查阅文献要求文献是国家正规期刊或出版物，作者在相应业界具有一定的影响力。网上收集的相应数据应当具有权威性，并注明相应网站名及具体网址。 6．发出日期：2009 年 3 月11 日

档案管理工作中电子档案管理的重要性

档案管理工作中电子档案管理的重要性 作者：侯培培 来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第10期 文/单县人力资源和社会保障局侯培培 【摘要】电子技术与电子设备的管理方式既方便又高效，不但可以确保档案资料的永久储存，同时也成为我国档案管理工作的重要组成部分。笔者通过自己多年的工作经验，对传统的档案管理工作模式进行分析，指出电子档案管理的优势与重要性，通过两者的对比论述了信息化时代档案管理工作创新成果，对未来的档案事业发展提出建议，希望为档案管理工作的健康发展提供借鉴。 【关键词】档案管理；电子档案；重要性 本文重点论述的是档案管理创新给档案管理工作带来的帮助，以及电子档案的融入从多方面提高了档案管理的服务质量。电子档案管理工作对人社局的档案管理有着非凡的意义，从工作原理上分析，其实就是将传统的存储模式转变为信息网络模式，并将这些信息资源有效存入电子办公设备中。我们都知道，存储的内容形式多式多样，如何有效保存声音与图像，永久存储在档案管理设备中，无疑是一个重要的课题，值得我们研究与探索，电子档案管理在很大程度上改变了传统管理的弊端，也是人社局档案管理的未来重要发展方向。因此，档案管理向电子档案管理的转变是当前最为重要的一项任务，需要人社局管理部门高度重视。 一、电子档案与信息资源的关联性 （一）内容的拷贝快捷性回收完整性。在电子档案管理的过程中，档案拷贝是一项重要的工作形式，时间与地点的分散会影响档案资源的开发与利用，在这些琐碎的细节之中，如果处理不当或管理不好就会加大档案管理的疏漏，在这种情况下，有关管理部门需要因地制宜采取有效的方案对其进行合理的管理，而且还要依据使用者的权限进行制作与统一管理，通过信息技术手段对档案资料进行复制与拷贝，而对于那些未曾公开发行的出版物，还要利用拷贝的方式进行回收与再利用，而一套完善的拷贝手段可以对利用者与发起者进行确认，以确保回收资料的完整性与快捷性。 （二）对于使用权限要进行严格的审查。一方面，利用电子档案的工作形式可以有效对使用权限进行规划与确认，在登录时还要确保信息资料的安全性与保密性，系统在合法性的范围之内，要对各种功能的操作进行审查与记录，如发现未经授权的使用情况，要及时进行警告提示，以确保资料的安全性；另一方面，电子档案在使用的过程中，要提前确定好控制使用的程度，根据实际情况来进行界定，这也是确保档案资料安全性的重要手段与方式。 （三）在使用过程中要确保档案资料的安全性。电子档案在管理过程中虽然具备一定的快捷性、便利性，但是也不可无条件地向查阅者提供各种便利，要对这些信息资料做到统一管理与储存，而那些并不是完全开放的信息资源，更要对拷贝者进行严格的审核，必要的时候需要在监控的环境下进行处理，这也是对档案管理工作的高度负责，以免档案资料在查阅过程中造成疏漏与丢失，否则不堪设想。 （四）电子档案的管理优势。从管理形式上分析，电子档案的管理方式主要是通过网络传播与媒介传输来进行处理的，不同于传统管理模式，而电子档案管理的优势主要体现在档案资料可以永久储存，不但可以整合档案资料，而且在很大程度上也提高了档案管理的效率以及服务范围。