用Excel电子表格实现学生成绩统计

用Excel电子表格实现学生成绩统计

统计学生成绩是教导主任和教师每学期都必须做的常规工作。传统的做法是：教师在成绩表上填写学生的平时成绩、考试成绩，然后用计算器按百分比计算每个学生的总评成绩，计算科目总分和平均分，有的还需要列出名次，不但量大，而且容易出错，反复验算是常事。如果用电脑完成，则方便快捷准确得多，而且无需“重算一遍”。Excel是美国微软公司推出的基于Windows操作系统的电子表格软件，是目前被广泛使用的现代办公软件之一，本文举例使用的版本是Microsoft Office Excel 2003。

1.如何制作成绩统计表

[1.1] 输入列标题

开机启动Windows后进入Excel电子表格窗口，在顶端行依次输入表格的列标题：考号、姓名、语文、数学、英语、总分、平均分、名次等。

[1.2] 输入原始数据

考号、姓名、语文、数学、英语的内容属于原始数据，也要依次输入。考号的输入可采用“自动填充”方法。先在1、2单元格输入预先设计好的考号后，再选取1、2号单元格后鼠标移动至选定区域的右下角，当出现“+”后往下拖动，所有的考号会自动出现。

[1.3] 数据居中对齐

拖动鼠标选定制表区，单击“格式”，再单击“单元格”，再单击“对齐”，水平和垂直对齐均选“居中”，然后单击“确定”。

[1.4] 加表格框线

选取需加边框的单元格，单击菜单栏中的“格式”，选择“单元格”，在对话框中选择“边框线”标签，从边框线型栏内，选择较粗的线形加入到“外框”标志栏内，选择较细的线型分别加入到上、下、左、右栏内，按下“确定”。

另一种方法是选择表格后，单击工具栏上“边框”按钮在弹出的选项中选择“所有框线”则可。至此，除需计算部分外全部输入完成。

2.如何计算总分

[2.1] 计算考号1的总分

表格都是由行和列组成的，行由数字表示，列用字母表示。当活动单元格在F4位置时键入“＝”然后输入SUM(C4:E4)（表示从C4单元格加到E4单元格），再回车，即得总分。另一种方法是选择C4到E4这三个单元格后单击工具栏上“自动求和”按钮。

[2.2] 其他总分的得出

用鼠标选取已算出的学号1的总分，当出现“+”符号后往下拖动鼠标，所有其他的总评分会自动出现。

3.如何计算学生平均分

[3.1] 学生1的平均分：

活动单元格放在需要填写平均分的位置，输入“＝F4/3”（用总分除以科目3）回车，即算出平均分。

[3．2] 其他平均分的得出：

用鼠标选取已算出的学生1的平均分，当出现“+”符号后往下拖动鼠标，所有其他的平均分会自动出现。

4.如何排列名次

[4．1] 利用菜单排序：

排列名次，首先按总分排序。

从列标题那行一直选取到最后（本表是从第3行到55行），单击菜单“数据”，再单击“排序”，在主要关键字下拉列表中选择“总分”，再选“降序”，按下“确定”键，分数即由高至低排列。这时再用“自动填充”方法将名次的号（数字）填上。缺点是并列的名次没有显示出来。

然后再选全表，单击“数据”再单击“排序”，在下拉列表中选主要关键字“考号”，再选“升序”，最后“确定”，即出现按考号排列的名次格式。

[4．2] 利用RANK函数排序：

另外一种方法是利用RANK函数进行排名，解决了以上统计方法无并列名次的缺点。RANK(X，Y，Z)函数，其中有三个参数，第一个参数X为某个学生的总分所在单元格，第二个参数Y为整个班级总分所在的区域，第三个参数Z是可选的，表示统计方式，若省写或写0，则成绩高的名次靠前，一般都使用这种方式，如果写1，则成绩高的名次靠后，这种情况一般较少用。

为了在保持学号顺序不变的前提下进行学生成绩名次排定，可以在F4单元格中输入公式： =RANK(F4,$F$4:$F$55,0)

然后，利用自动填充柄将其复制到下方的单元格，统计出所有学生的名次。注意，这里$F$4:$F$55用的是绝对地址，是为了保证公式在复制时此处不变，因为作为第二个参数，这里都是指整个班级总分所在的区域，这个区域是相同的。

再按名次排序，可以看出并列的名次也统计出来了。（见下图）

5.进行科目统计

[5．1] 计算科目总分

选取所要求和的“总分”一栏的数据，单击“Σ”按钮，或者是在其中输入公式“＝SUM（C4：C55）”后回车即算出科目总分。然后，利用自动填充柄将其复制到右方的单元格，数学、英语总分即可得出。

[5．2] 计算科目平均分：

方法同上，只是函数不一样

在要填入语文平均分的单元格内输入公式：“=AVERAGE(C4:C55)”即得出语文平均分，然后，利用自动填充柄将其复制到右方的单元格，数学、英语平均分即可得出。

[5．3] 统计科目及格人数：

通常，统计不同分数段最好的方法是利用COUNTIF(X，Y)函数。其中有两个参数，第一个参数X为统计的范围，一般最好用绝对引用;第二个参数Y为统计条件，要加引号。

对于大于等于60分的人数只要用一个COUNTIF( )函数，如在C59单元格中输入公式：

=COUNTIF($C$4:$C$55,">=60")

回车即可得出。其它两科复制公式后，把统计范围即其中绝对地址分别改为$D$4:$D$55和$E$4:$E$55，数学和英语科目及格人数也统计完成。

[5．4] 计算单科及格率：

单科及格率等于及格人数除以参考人数。语文科目已在C59单元格统计出及格人数，参考人数在列标题上方E2单元格内填入，因此在统计及格率C60单元格内写入公式：=C59/E2回车即得出。单元格格式可设为“百分比”保留2位小数。其它两科同样的方法可算出。

[5．5] 其它分数段的统计

方法同统计及格人数，优生人数的统计只需把统计条件改为“>=80”差生人数的统计把统计条件改为“<40”。如果要统计80——89、70——79与60——69分数段的人数，需要用两个COUNTIF( )函数相减。如统计80——90分数段人数用公式： =COUNTIF($C$4:$C$55,"<90")-COUNTIF($C$4:$C$55,"<80”)即用小于90的人数减去小于80的人数。其它分数段统计方法相同只要把统计条件改一下。

[5．6] 统计科目最高分和最低分：

利用函数MAX、MIN分别统计最大值和最小值。如统计语文科目中最高分在C65单元格内输入公式：＝MAX(C4:C55)回车即得到87.00。最低分在C66单元格内输入公式：=MIN(C4:C55)回车即可。

[5．7] 将百分制转换成不同的等级分：

将百分制转换成不同的等级分有多种不同的划分方法， 1是将百分制的分数转换成A(90——100)、B(80——89)、C(70——79)、D(60——69)与E(低于60)五个等；2是将百分制的分数转换成优(90——100)、良(75——89)、中(60——74)与不及格(低于60)四个等级。具体使用哪种等级划分方法可根据实际情况自己确定。

在百分制转换成不同的等级分时，一般使用IF(X，Y，Z)函数。其中有三个参数，第一个参数X为条件，不能加引号；第二个参数为条件成立时的结果，如果是显示某个值，则要加引号；第三个参数为条件不成立时的结果，如果是显示某个值，同样要加引号。该函数可以嵌套，即在第二个或第三个参数处可以再写一个IF函数。

为了得到第一种方法所要的等级结果，如语文科目可以在D4单元格中输入公式： =IF(C4>=90,"A",IF(C4>=80,"B",IF(C4>=70,"C",IF(C4>=60,"D","E")))) 然后，利用自动填充柄将其复制到下方的所需单元格。

为了得到第二种方法所要的等级结果，语文科目可以在E4单元格中输入公式：

=IF(C4>=90,"优",IF(C4>=75,"良",IF(C4>=60,"中","不及格")))

然后，利用自动填充柄将其复制到下方的所需单元格。