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某公司货币资金内部控制的研究

摘要:货币资金贯穿于一个企业经济活动的全过程,是企业经营活动的“血液”。持有货币资金是企业进行正常生产经营活动的基本条件,是企业生存和发展的基础。但是,货币资金流动性强、风险性高,易疏于管理监控,很容易导致流失,给企业的生产经营造成困难。因此,建立健全货币资金内部控制体系尤为重要。本文通过对东方公司货币资金内部控制现状介绍及存在问题的分析,提出了加强货币资金内部控制的改进建议。

关键词:货币资金内部控制改进方法

Abstract:Monetary funds play an important role in the entire economic activity process of an enterprise,which can be visually compared to“blood”of an enterprise.Holding monetary funds is the basic requirement for an enterprise to go on normal production and operation which is also the basis for an enterprise to survive and develop.However,monetary funds with high liquidity and high-risk can also cause difficulty for an enterprise's production and operation,because it is easy to be negligent in the management monitoring and very easy to cause the outflow.Therefore,it is particularly important to establish a sound internal control system of monetary funds.According to the introduction of M Company’s monetary funds internal control condition and its existing problems analysis;this paper proposes improvement suggestion to strengthen the monetary funds internal control.Text is structured as follow: Chapter I generally introduces the research background and significance and carries on the outline of the monetary fund internal control theory.At first,the chapter introduces the purpose for internal control and its importance,explains the content of monetary funds and its management importance.Then,it introduces the internal control theory development condition aboard and in domestic.Finally,the chapter illustrates its study content and method.

Chapter II introduces the present situation of internal monetary funds control in M company.At first,it simply introduces the industry character that the company belongs to,the company’s basic condition and its organization structure.Then,it mainly talks about the condition of internal monetary funds control activities in M company,its internal control of monetary funds income and expenditure.

Chapter III introduces the existing problems and their analysis of controlling monetary funds in M company.It focuses on the objectives,principles and content of internal control and mainly analyzes internal monetary control environment,risk assessment,control activities confidence,communication and internal oversight in M company,and points out its internal control weakness.

Chapter IV explores the improvement method for internal monetary funds control in M company.The chapter puts forward improvement method according to its weakness proposed in Chapter III,and advises to establish and improve internal audit function,establishes performance appraisal mechanisms for the implementation of internal control.

Keywords: Monetary Funds ;Internal Control;Improvement Method

目录

1绪论 (1)

1.1货币资金业务内容 (1)

1.2货币资金管理的重要性 (1)

1.3本文研究内容与方法 (1)

2 东方公司货币资金内部控制现状 (2)

2.1 东方公司所属行业特点及基本状况 (2)

2.2 东方公司基本状况及组织结构 (2)

2.2.1 东方公司基本状况 (2)

2.2.2 东方公司组织结构 (3)

2.3 东方公司货币资金内部控制活动现状 (4)

2.3.1 东方公司货币资金内部控制简介 (4)

2.3.2 东方公司货币资金收入的内部控制 (5)

2.3.3 东方公司货币资金支出的内部控制 (6)

3东方公司货币资金内部控制存在的问题及分析 (9)

3.1货币资金内部控制目标、原则及内容 (9)

3.2 东方公司的货币资金内部控制环境分析 (11)

3.3东方公司货币资金内部控制活动评价 (12)

3.4 东方公司货币资金内部控制信息与沟通 (14)

3.5东方公司货币资金内部控制的内部监督 (15)

3.6东方公司货币资金内部控制存在的薄弱环节 (16)

4 东方公司货币资金内部控制改进建议 (17)

4.1 东方公司货币资金内部控制薄弱环节的改进建议 (17)

4.2建立和完善内部审计职能 (19)

5结论 (21)

1绪论

1.1货币资金业务内容

货币资金是企业资产中流动性最强的一种资产,主要包括库存现金、银行存款、备用金及其他货币资金等。从企业货币资金收支形态上来分,企业所涉及的货币资金业务可简要的概括为货币资金收入业务、货币资金支出业务和其他货币资金业务等。企业货币资金业务除少数采用现金结算外,绝大多数业务通过银行结算。

(1)货币资金收入业务。企业经常发生的货币资金收入业务主要是企业销售的商品或提供的劳务以货币资金结算的业务,该项业务主要分为当期销售当期收到的货币资金和以前销售本期收回的货币资金两种情形。此项业务是企业主要的货币资金收入来源。

另外一些不经常发生的货币资金收入业务包括,处置固定资产和无形资产、销售废旧原材料、对外投资获取的利息或股息等。正是这些项目不经常发生,往往疏于管理,非常容易发生侵占、挪用、贪污等舞弊行为,反而应该是监控的重点。

(2)货币资金支出业务。企业货币资金支出业务涉及的范围很广,可以说,只要发生经营业务行为,就会伴随着货币资金的流出,主要包括:各项固定资产、无形资产的购置、日常生产经营用原材料的购买、绝大多数费用的开支、缴纳的各种税款等。除金额较小或符合规定范围内的开支可以采用现金结算外,企业绝大多数款项通过银行或支票结算。

(3)其他货币资金业务。主要包括日常用备用金、货币资金外埠存款、信用卡存款等。

1.2货币资金管理的重要性

货币资金是企业资产的重要组成部分,主要包括现金、银行存款和其他货币资金等。任何企业要进行生产经营活动,都必须拥有货币资金,因为只有货币资金才具有等价交换能力,持有货币资金成为企业进行正常生产经营活动的先决条件,是企业生产和发展的基础。没有货币资金,企业的生产经营就无法开展。货币资金虽然在企业资产中所占比重不大,但它确是企业资产中流动性最强、控制风险最高的一种资产。就会计核算而言,货币资金的核算并不复杂,但由于货币资金是企业资产中流动性最强、控制风险最高的一种资产,因此,在组织会计核算中,加强货币资金的管理和控制是至关重要的。

1.3本文研究内容与方法

1.论文研究内容

本文研究内容是东方公司货币资金内部控制。通过对公司货币资金内部控制的现状分析,发现存在的问题,并针对存在的问题提出改进的建议。本文主要框架内容如下:第一章绪论部分主要介绍了研究背景和研究意义,即讲述了内部控制出现的目的,内部控制的重要作用;阐述了货币资金业务内容及货币资金管理的重要性。

内部控制理论综述部分主要介绍了国内外内部控制理论发展状况。

本章最后介绍了文章的研究内容和方法。

第二章介绍了东方公司货币资金内部控制的现状。首先简单介绍了公司所属行业特点、公司基本状况和组织结构。其次,主要介绍了东方公司货币资金控制活动现状,货币资金收入的内部控制和支出的内部控制。

第三章介绍东方公司货币资金内部控制存在的问题及分析。主要介绍了货币资金内部控制目标、原则及内容;分析了东方公司货币资金内部控制环境、风险评估、控制活动、信心与沟通以及内部监督,提出了东方公司货币资金内部控制的薄弱环节。

第四章探讨了东方公司货币资金内部控制改进的建议。针对第三章提出的薄弱环节提出了改进建议;提出建立和完善内部审计职能;

2.论文研究方法

本文围绕东方公司货币资金内部控制展开研究。通过对东方公司货币资金内部控制现状的描述和分析,来发现公司货币资金内部控制中存在的问题,并提出改进的建议。因此,论文采用个案研究的方法。在研究的过程中,参阅了大量的相关文献,因此也和文献研究法相关,所以本来研究方法是个案研究法和文献研究法相结合。

2 东方公司货币资金内部控制现状

2.1 东方公司所属行业特点及基本状况

东方公司是一家设计、加工、制造模具产品的模具生产企业,其所属模具行业特点及基本特征表现如下:

现代模具行业是一个技术、资金密集型的行业。由于模具生产要采用一系列高新技术,如CAD/CAE/CAM等技术、计算机网络技术、激光技术、逆向工程和并行工程、快速成型技术、高速加工及超精加工技术等等,因此,模具工业已成为高新技术产业的一个重要组成部分。模具技术水平的高低,在很大程度上决定着产品的质量、效益和新产品的开发能力,因此已成为衡量一个国家产品制造水平高低的重要标志。

模具不是批量生产的产品,它具有单件生产和对特定用户的依赖特性。就模具行业来说,引进国外先进技术,不能采用通常的引进产品许可证和技术转让等方式,而主要是引进已经商品化了的CAD/CAM/CAE软件和精密加工设备等。模具的CAD/CAE/CAM 涉及面广、集多种学科与工程技术于一体,是综合型、技术密集型产品。现代化的模具要实现数字化设计、数字化制造、数字化管理、数字化生产流程。

2.2 东方公司基本状况及组织结构

2.2.1 东方公司基本状况

东方公司投资1.2亿元人民币,占地1.4万平方米,于1995年6月建成投产。公司汇聚国内模具精英,拥有100多人的研究、开发、设计队伍和300多名训练有素的技术工人。公司专业从事各类大中型、精密、复杂的五金、注塑、吸塑、发泡、压铸模具的开发、设计与制造,是中国规模最大、技术设备最先进、实力最强的模具制造中心之一。

公司检测手段完善:公司在大量引进先进制造技术装备的同时,引进了一系列的超

精密检测仪器与设备。其中包括:日本MITUTOYO 三坐标测量仪、高分辨率光学投影仪和精密检测仪等以及英国数字化功能的3D 激光扫描仪、美国的激光仿真快速成型机、自动合模装备等。

公司发展趋势:在不断完善和创新管理的过程中,公司坚持对员工进行全方位的技术培训,使公司持续保持高速发展。目前,公司不但成功地自行开发、设计了以空调翅片高速模具、冷柜外箱本体大型号冲模、分体空调内机外壳注塑模具等为代表的电冰箱、空调器、冷柜、电视机等家电产品的全套五金和注塑模具,实现了高、精、尖模具的国产化,并且已成功开发、研究了气体辅助成型、双色注塑、模内热转印、模内覆膜等先进模具制造技术。

2.2.2 东方公司组织结构

东方公司是一个加工制造模具的生产企业,公司内部管理以组织生产为主,及时、保质的交付模具给客户是公司的目标。为提高效率、保证生产,公司设置了如下组织架构:

各部门主要职责:

市场部主要职责:开发客户及接受客户订单;公司业务和客户的协调沟通;业务回款;

冲/塑模工程部主要职责:产品的技术研发;模具产品的装配调试、整改和售后服务; 制造部主要职责:工序的加工;设备管理;物资采购;

企管部主要职责:人力资源管理;经营管理;质量管理;供应商管理;

财务部主要职责:资金管理;税务管理;成本管理;财务报表管理;其中:税务会计兼出纳主要负责资金、票据、银行及涉税业务;成本会计主要负责成本核算、固定资产业务;主管会计主要负责财务报表、费用凭证入账、凭证审核业务; 核价工程师 主管会计 成本会计 税务会计兼出纳

财务部 企业 部 制造部 塑模工程部 冲模工程部 市场部 公司总经理

2.3 东方公司货币资金内部控制活动现状

2.3.1 东方公司货币资金内部控制简介

东方公司属于投资控股型集团公司,东方公司总部属于一个管理平台,根据业务职能划分相应部门,主要有财务部、人力资源部、证券部、质量技术部、总裁办等,各部门根据自己的职能范围,相应对各子公司进行监督指导。

在财务管理上,总部财务部制订各种规章制度,下属各子公司参照执行。其中,投资、对外筹资由总部决定,各子公司没有权力。固定资产投资由总部审批后实施。日常经营活动资金收支,由各子公司按照相关审批流程由本公司支配。

主要从以下方面介绍东方公司内部控制管理:岗位设置、现金管理、银行存款管理、票据、印鉴管理。

1.岗位设置

(1)公司财务部根据不相容岗位相互分离、相互制约的原则,分别设置会计、出纳等岗位,明确各岗位的职责和权限,做到账款分离。

(2)出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;会计人员不得兼任出纳等货币资金收付的工作。

(3)货币资金收入业务的开票与收款,货币资金支付的银行票据与使用印鉴必须由两人以上经手,不得由一人办理货币资金收付业务的全过程。

(4)公司财务部配备合格的会计人员办理货币资金业务。办理货币资金业务的人员具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正。

(5)货币资金支付的审批程序及权限适用于《资金支付审批流程》。

2.现金管理

公司财务部要求原则上不允许直接收支现金,均需通过银行办理转账结算,特殊情况时须报公司财务部长审批。

3.银行存款管理

(1)公司财务部严格按照《银行账户管理制度》办理开立、变更、注销银行账户的手续,依法办理存款、取款和结算业务,不违反规定擅自开立和使用银行账户。

(2)公司财务部须严格遵守银行结算纪律,不签发无资金保证的空头支票,不签发远期支票,不出租、出借银行账户,不签发、取得和转让没有实际交易的票据。

(3)公司要求财务部出纳人员要按照工作程序审核办理各种银行结算业务,必须按照发票和购货合同上的印章单位签发支票,经办人不得无故变更收款人名称,如经办人提供的收款人名称不符,出纳人员有权拒绝办理。

(4)公司原则上不允许办理空白支票业务,如遇无法预计确切金额或者无法确定收款单位等特殊情况,确需使用空白转账支票的,报公司财务部长审批。

(5)出纳人员在签发空白支票时,必须填写日期、用途和限额,并在小写金额处用人民币符号封顶,加盖印鉴。空白支票领用人应在3日内将支票存根交出纳人员,并在“空白支票登记簿”上进行注销。

(6)公司财务部每月核对银行账,编制银行存款余额调节表。银行账户的管理、核对不能由一人员操作。银行存款余额不符时,应及时查明原因,及时处理。

(7)公司财务部应及时清理“未达账项”,特别是银行已付我方未付的“未达账项”,要及时到银行查询。超过一个月的“未达账项”,要督促有关人员尽快查明原因,进行正确处理。

4.票据及印鉴管理

(1)公司财务部负责银行票据的购买、领用和保管,银行票据包括支票、电汇单、进账单、现金交款单,银行汇票等。公司所需银行票据由银行出纳购买,并进行登记妥善保管。购买银行票据时要逐一清点检查,支票要检查编号是否连续、有无缺页破损、是否盖有银行专用章,如有缺页、破损或编号不连续等问题应当场更换。领用银行票据时,要记录登记,防止空白票据丢失和被盗用。

(2)作废的支票应加盖“作废”戳记另行保管,一年后由银行出纳和监督人员共同销毁。

(3)公司财务部严格加强银行预留印鉴的管理,财务专用章和公司法人章由出纳和财务经理分别保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章,严禁保管银行票据人员,同时保管该种票据需使用的预留印鉴。

2.3.2 东方公司货币资金收入的内部控制

表2-1 M 公司收款业务流程

某公司货币资金内部控制的研究

表2-2 东方公司货币资金收款业务流程控制要求

业务操作操作人控制要求

1、经济业务办理业务员(1)按公司规章制度要求进行商谈、合同签订等;

(2)按公司授权,参与对外的招投标业务承接,确定交易价格等;

(3)根据公司规定,确定结算方式和收款期;

(4)提交移交单等送出纳开票;

2、开发票出纳(1)按公司规章制度要求领用、保管发票和收据;

(2)开具规范,填写内容完整,内容真实;

(3)发票开具后,将发票记账联和发票清单交由会计审核;

(4)发票联和抵扣联送交业务员,并办理签收手续;

3、办理收款前手续业务员(1)催收应收款项;

(2)通知客户付款;

(3)收取结算票据,向财务部门移交结算票据并办理移交

手续;

4、收款出纳(1)接受业务员移交的结算票据;

(2)登记票据登记本,妥善保管结算票据;

(3)办理银行票据结算;

(4)验证收取现金并送交银行;

(5)将收款通知单送会计,编制收款日报表送相关部门;

5、制单/审核会计(1)对发票、收据进行审核,审核其完整性;

(2)对发票和收据的记账联及时进行账务处理;

(3)对收款通知单进行审核并及时进行账务处理;

(4)审核收款方式是否合适;

(5)核实收款凭证和对账单是否相符;

6、记账会计系统自动记账;

7、核对主管会计(1)总账与现金、银行存款核对;

(2)总账与明细账核对;

(3)编制银行存款调节表,对未达账项核实并督促经办人

及时处理完毕;

(4)与银行定期核对余额和发生额;

2.3.3 东方公司货币资金支出的内部控制

1.东方公司货币资金支出内部控制目标

(1)保证货币资金支出业务的会计核算资料准确可靠;

(2)保证货币资金的安全6、记账完整;

(3)保证货币资金支出业务合规合法;

(4)保证货币资金使用恰当合理;

(5)保证货币资金结算及时恰当;

2.东方公司付款业务流程及控制

表2-3 东方公司付款业务流程

某公司货币资金内部控制的研究

表2-4货币资金付款业务流程控制要求

业务操作操作人控制要求

1、支付申请业务经办(1)填写用款申请单,注明款项用途、金额、支付方式等;

(2)附相关附件:计划、发票等原始单据;

(3)由业务经办人办理申请;

2、支付审批部门负责(1)核实该项付款事项的真实性,及付款金额是否合理;

(2)对不真实的付款事项,严格把关,拒不付款;

分管领导(1)在自己的权限范围内进行审批;

(2)对不符合规定的付款拒绝审批;

3、支付复核会计(1)审核单据、发票等是否有涂改现象;

(2)符合支付申请的批准范围、权限是否符合规定;

(3)审核原始凭证等内容是否完备;

(4)手续和相关单证是否齐全;金额计算是否准确;

(5)支付方式是否妥当;

4、办理支付出纳(1)对付款凭证进行形式上复核;

(2)出纳不能保管所有预留银行印鉴;

(3)非出纳人员不得接触库存现金和空白票据;

(4)付款后在付款凭证及附件上盖上“付讫”章;

5、核对主管会计(1)总账与现金、银行存款核对;

(2)总账与明细账核对;

(3)编制银行存款调节表,对未达账核实,并督促经办人

及时处理;

(4)与银行定期核对余额和发生额;

3.东方公司货币资金支出业务的管理制度

东方公司《资金支付审批管理办法》规定,各业务应按照规定的程序办理资金支付

业务:

①支付申请:各职能部门或个人用款时,应提前向审批人提交资金支付申请,注明

款项的用途、金额、预算、支付方式等内容。

②支付审批:审批人应当根据资金授权批准权限的规定,在授权范围内进行审批,

不得超越审批权限。对不符合规定的资金支付申请,审批人应当拒绝批准。

③支付审核:财务部审核人应当对批准后的资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准程序是否正确、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确率、支付方式是否妥当等。复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。

④办理支付:出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。

4.东方公司货币资金支出业务的内部控制内容

(1)预算内正常费用报销流程:

①对公业务日常费用报销:使用人提出申请-->部门审批-->总经理审批-->财务部审批。

②个人费用报销(业务招待费、通讯费、交通费、差旅费、个人培训费、个人福利费等):中层及以下人员:使用人提出申请-->部门审批-->总经理审批-->财务部审批;

副总经理:使用人提出申请-->企管部负责人审批-->总经理审批-->财务部审批;

总经理:使用人提出申请-->企管部审批-->计划财务部审批;

③费用性质的预付款(必须先支付资金、后取得费用发票的业务)按照预算内正

常费用报销条款规定的审批流程审批,支付后相关业务人员需及时取得发票进行返纳。

(2)预算外费用报销

公司对通讯费、交通费等明确标准并进行单项额度控制,不得在各费用项目之间进行调剂使用,差旅费严格按费用报销标准执行。单项费用额度超出计划或超标准的按计划外费用审批流程追加计划,而且至少要由上一级领导进行批准。待最终审核批准后,具体支付的用款申请按照前述规定执行。

(3)支付材料采购款(非预付款)的审批流程:

经办业务员申请-->采购负责人审批-->总经理审批--->财务部审批。

(4)材料采购预付款审批流程:

经办业务员申请-->采购负责人审批-->总经理审批-->财务部审批-->总部分管资金处的副部长审批(100万元以上)-->总部财务部长审批(300万元以上)-->总部财务副总裁审批(300万元以上)-->总部总裁审批(300万元以上)。

(5)税金、工资、社保支付审批流程:

业务经办人申请-->部门负责人审批-->总经理审批-->财务部审批。

(6)固定资产投入支出审批流程:

预算内固定资产投入资金支付审批流程:业务经办人申请-->部门负责人审批-->总经理审批-->财务部审批。总部规定,不允许预算外购买固定资产。

3东方公司货币资金内部控制存在的问题及分析

3.1货币资金内部控制目标、原则及内容

1.货币资金内部控制目标

内部控制目标是企业管理当局建立健全内部控制的出发点。货币资金内部控制目标有四个:

(1)货币资金的安全性。即通过良好的内部控制,确保企业货币资金安全,防止被盗窃、诈骗和挪用;

(2)货币资金的完整性。即检查企业收到的货币资金是否已全部入账,防止私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现;

(3)货币资金的合法性。即检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备;

(4)货币资金的效益性。即合理调度资金,便其发挥最大的效益。

2.货币资金内部控制原则

(1)严格职责分工。即将涉及货币资金不相容的职责分由不同的人员担任,形成严密的内部牵制制度,以减少货币资金管理上舞弊的可能性。

(2)实行交易分开。即将现金支出业务和现金收入业务分开进行处理,防止将现金收入真接用于现金支出的坐支行为。

(3)实施内部稽核。即设置内部稽核部门和人员,建立内部稽核制度,以加强对货币资金管理的监督,及时发现货币资金管理中存在的问题,以改进对货币资金的管理控制。

(4)实施定期轮岗制度。即对涉及货币资金管理和控制的业务人员实行定期轮换岗位。通过轮换岗位,减少货币资金管理和控制中产生舞弊的可能性,并及时发现有关人员的舞弊行为。企业关键财会岗位,可以实行强制休假制度,并在最长不超过五年的时间内进行岗位轮换。

3.货币资金内部控制主要内容

从货币资金管理活动来分,可以分成筹资活动、投资活动和资金营运活动等三个主要环节。

货币资金管理的总体要求是,“企业应当根据自身发展战略,科学确定投融资目标和规划,完善严格的资金授权、批准、审验等相关管理制度,加强资金活动的集中归口管理,明确筹资、投资、营运等各环节的职责权限和岗位分离要求,定期或不定期检查和评价资金活动情况,落实责任追究制度,确保资金安全和有效运行”。

(1)企业筹资活动应重点关注的风险

①筹资活动违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

②筹资活动未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。

③筹资决策失误,可能造成企业资金不足、冗余或债务结构不合理。

④债务过高和资金调度不当,可能导致企业不能按期偿付债务。

(2)企业投资活动应重点关注的风险

①投资行为违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

②投资业务未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致

损失。

③投资项目未经科学、严密的评估和论证,可能因决策失误导致重大损失。

④投资项目执行缺乏有效的管理,可能因不能保障投资安全和投资收益而导致损

失。

⑤投资项目处置的决策与执行不当,可能导致权益受损。

(3)企业资金营运管理应重点关注的风险

①资金管理违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

②资金管理未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。

③银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律法规要求,可能导致受到处罚造成资金损失。

④资金记录不准确、不完整,可能造成账实不符或导致财务报表信息失真。

⑤有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章,可能导致资产损失,法律诉讼或信用损失。

3.2 东方公司的货币资金内部控制环境分析

货币资金内部控制环境,是指对企业货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着企业内部控制能否实施或实施的效果,影响着控制的有效性。货币资金内部控制环境主要因素一般包括:公司治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。

1.公司治理结构

公司由三个法人股东投资成立,其中母公司(HK公司)合计控股占比约75%,其他股东占比约25%。公司股东会、董事会和监事组织机构健全,各机构能依法行使职权。

集团公司近年来,根据公司内外部发生的问题,一直在大力推行加强内部控制管理工作。集团公司有专门的小组负责加强内部控制工作,东方公司也成立了以总经理为负责人的专门小组,来开展此项工作。应该说,公司最高管理者重视公司内部控制工作,也希望通过此项工作的开展,发现公司管理薄弱环节,以加强公司基础管理。最高管理者能参与到这项工作中去,也能严格执行公司的各项规章制度。

2.合理的组织结构。合理的组织结构,有助于建立良好的内部控制环境,进而促进内部控制方法和组织结构的有机结合和有效使用,提高内部控制方法的实施效率。公司组织结构如图2-1所示。

3.内部审计。内部审计是有被审计单位内部机构或人员,对其内部控制的有效性、财务信息的真实性和完整性以及经营活动的效率和效果等开展的一种评价活动。内部审计可协助管理者监督控制措施和程序的有效性,能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。《企业内部控制基本规范》第十五条也要求:企业应当加强内部审计工作,保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。内部审计机构应当结合内部审计监督,对内部控制的有效性进行监督检查。内部审计机构对监督检查中发现的内部控制缺陷,应当按照企业内部审计工作程序进行报告内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。

由于公司规模较小,人员有限,考虑到成本原因,公司没有审计部门,也没有内部

审计职能,在此方面应该说有所缺失。

4.人力资源政策。人力资源政策是影响企业内部控制环境的关键因素,它一般包括下列内容:(1)员工的聘用、培训、辞退与辞职;(2)员工的薪酬、考核、晋升与奖惩;(3)关键岗位员工的强制休假制度和定期岗位轮换制度;(4)掌握重要商业秘密的员工离岗的限制性规定。从某种意义上说,企业内部控制的成效取决于员工素质的合理程度。因为任何内部控制制度的成效取决于其设计水平和高素质人员的贯彻执行。

东方公司有专门的人力资源部门负责公司人力资源业务,组织和制度建设相对健全,工作做的相对比较到位。但个别方面也存在不到位现象,比如内部控制要求关键岗位员工要强制休假但公司一直没有执行。

由于内部控制是近年来新兴起的管理,对内部控制要求、业务开展等方面,公司缺少专业人才,而公司在这方面的内部培训和外部培训都没有跟上,导致公司内部控制开展缓慢,效果不够理想。

在人员素质方面,办理货币资金业务的人员具备良好的人格品质,恪于职守,遵纪守法。公司不断组织会计人员参加集团组织的各种培训工作,以提高个人业务素质。公司财务人员的内控意识不断提高。

3.3东方公司货币资金内部控制活动评价

控制措施一般包括:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。以上内部控制的方法同样适应于货币资金内部控制。

(1)不相容岗位职务分离控制。不相容岗位是指那些如果由一个人或一个部门担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的岗位。既包括企业财务部门内部的出纳岗位和会计岗位的分工,也包括与货币资金运行有关的业务岗位分工和货币资金审批的领导岗位分工。企业在设计、建立内部控制制度时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的。其次要明确规定各个部门和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。通过不相容职务相互分离,不但能提高工作效率,而且也使内部会计控制得到实施,有效保证会计信息的真实完整。

企业应明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。资金业务的不相容岗位至少包括:

a.资金支付的审批与执行。

b.资金的保管、记录与盘点清查;

c.资金的会计记录与审计监督。

(2)授权批准控制。授权批准是指单位在办理各项经济业务时,必须经过规定程序的授权批准。授权批准要求企业明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,企业内部的各级管理者必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。审批人应当严格按照授权批准权限的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内按照审批人的批准办理业务,对于审批人超越授权范围审批的事项,经办人有权拒绝办理并及时向审批人的

上级授权部门报告。

(3)会计系统控制。会计系统控制要求企业必须依据会计制度等法规,制定适合本企业的会计制度、会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能,建立严密的会计控制体系。

(4)预算控制。货币资金预算的控制就是通过对现金投资或现金使用的预算,帮助企业获得最大的收益。其主要手段是对货币资金的收支预测和对货币资金预算的编制。通过较为详细和较为远期的现金收支预测和货币资金预算来规划出期望的收入和所需的现金支出,可精确地规划企业现有闲置资金是否进行投资和经营中需要借款的额度和时间,以利充分发挥资金效用和盈利能力。货币资金收支预算的建立有利于企业货币资金收支不断保持平衡,便于从事前对货币资金的来源和使用加以控制,使企业在预算期内保持—个合理的货币资金余额。资金预算编制是否准确、直接影响到企业货币资金流转是否畅通,影响到货币资金的利用效益,乃至影响企业的生产经营。

公司有较完善的预算编制制度,货币资金预算不仅有年度预算,而且每月有月度资金预算,每月月初还要就上月资金预算情况进行分析,找出差异。

(5)货币资金控制的其他要求:

①企业应结合实际情况,对办理资金业务的人员定期进行轮岗。企业关键财务岗位,可施行强制休假制度,并在最长不超过五年的时间内进行轮岗。企业应建立资金授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理资金支付业务。

②现金与银行存款的控制

企业应当加强现金库存限额的管理,超过库存限额的现金应当及时存入银行,不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。企业不得坐支现金,严禁擅自挪用、借出货币资金,不得账外设账,不得收款不入账。

企业至少每月核对一次银行账户,编制银行存款余额调节表,如调节不符,应查明原因,及时处理。出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。

企业在严格实行网上交易、电子支付操作人员不相容岗位相互分离控制的同时,应配备专人加强对交易和支付行为的审核。

企业应当定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符。

③票据与有关印章的管理

企业对收取的重要票据,应留有复印件并妥善保管;不得跳号开具票据,不得随意开具印章齐全的空白支票。

企业应当加强预留印鉴的管理。财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员保管,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

东方公司货币资金内部控制活动基本符合要求,能做到不相容岗位的分离,但由于人员所限,出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取没有落实执行,实际工作中,出于工作的便利,出纳人员一般既从事银行业务,同时又去银行获取银行对账单。

在授权批准控制中,公司能做到授权,但往往授权不明确,例如“授权某某代我行

使审批签字权,重大事项需向我沟通后再签字”。在这里,授权金额不明确,授权事项不明确,很容易导致滥用职权事件的发生,也容易导致出事后推委和无法问责的情况发生。

3.4 东方公司货币资金内部控制信息与沟通

信息与沟通是及时、准确、完整地采集与企业经营管理密切相关的各种信息,并使这些信息以适当的方式在企业有关层级之间、企业与外部之间进行及时传递、有效沟通和正确使用的过程,是实施内部控制的重要条件。《企业内部控制基本规范》要求企业建立内部控制相关信息与沟通制度,明确相关信息的收集、处理和传递程序,加强信息的及时沟通,促进内部控制有效运行。

1.信息搜集与传递

企业应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合,提高信息的有用性。从内部信息来讲,要求企业根据经营目标等建立与其经营活动相适应的信息系统,持续性地收集经营活动所生成的各种信息。企业应当通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道获取内部信息。从外部信息来讲,要求企业通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道获取外部信息。由于所收集的各种信息来自于不同的渠道和信息源,属于零散的、非系统的,必须对所收集信息进行必要的筛选、整理和加工,以提供给有关方面。

公司有现代化的办公网络和完备的会计信息处理系统,也有经营、质量、生产、业务等专门例会制度,可以通过公司办公系统、公共平台、财务系统、各种类型的例会,及时的获取各种信息,保证公司内部信息的畅通。

2.沟通渠道与方式

为了提高内部控制的有效性,企业应当将相关信息在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节之间,以及企业与外部投资者、债权人、客户、供应商、监管机构等有关部门方面进行沟通和反馈。

沟通分内部沟通和外部沟通。内部沟通是指企业内部上下级之间、横向部门之间的联系与沟通。外部沟通主要是指企业与客户、供应商等外界单位和个人的沟通。沟通的目的是希望与对方达成共识,取得一个双赢的结果。

沟通形式主要分为口头沟通和书面沟通。

要提高沟通的有效性,企业应从以下方面进行管理:

①建立沟通渠道并保持其畅通;②对所传递的信息进行必要的监控;③注重组织沟通反馈机制的建立。

东方公司重视内外部沟通,内部沟通主要有经营、质量、生产、业务等定期例会制度,以及不定期的协调会、专项会议等,通过以上沟通方式,基本保证了内部沟通的充分性。同时,公司重视信息传递的质量和反馈,传递给公司内不同部门的信息,必须部门负责人批准审核,保证信息传递的一致性。对应各种例会反应的问题或形成的决议,都有会议纪要,并以工作任务书或工作督办通知书的形式,要求各责任部门给予及时反馈,保证了沟通的有效性。

3.反舞弊机制的建立

《企业内部控制基本规范》要求企业建立反舞弊机制,坚持惩防并举、重在预防的原则,明确反舞弊工作的重点领域,关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限,规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。

企业至少应将下列情形作为反舞弊工作的重点:①未经授权或者采取其他不法方式侵占、挪用企业资产,牟取不当利益;②在财务会计报告和信息披露等方面存在的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏等;③董事、监事、经理及其他高级管理人员滥用职权;

④相关机构或人员串通舞弊。

投诉是信息沟通的重要手段之一,是信息自下而上沟通的重要形式。企业员工处于经营活动的第一线,能够及时发现经营活动及内部控制实施过程中存在的不足、问题和缺陷以及舞弊行为,并能就完善内部控制体系提出合理化建议和改进意见。因此,企业应当建立举报投诉制度,设置举报专线,确保举报投诉处理程序、办理时限和办理要求,确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。

东方公司组织机构健全、各项规章制度完善,对容易发生舞弊行为的重点领域和关键环节基本上都能有效监控,通过以上活动,基本上能保证公司资产的安全、完整和有效,能保证公司财务报表的准确、及时和真实。

东方公司总部有《东方集团违规违纪行为举报工作管理办法》,该文件对举报的调查处理程序、对举报人的保护和奖励等都做了详细的规定,确保了公司内部沟通渠道的畅通。

东方公司缺少反舞弊工作的常设机构。

3.5东方公司货币资金内部控制的内部监督

企业在设计内部控制制度时,由于当时认识的局限或者考虑不周等原因,设计出的内部控制不可能完美无缺;在内部控制实际运行过程中,由于实际情况发生变化、或由于员工对内部控制制度理解上的差异,也可能使内部控制不能很好地发挥其应有的作用,导致内部控制实际运行中或多或少地存在着这样或那样的问题。为此需要对内部控制运行情况实施必要的监督检查,发现其不足和问题乃至于缺陷,从而完善内部控制,提高内部控制的有效性。因此,内部监督是保证内部控制体系有效运行和逐步完善的重要措施。

1.建立内部监督制度

内部监督制度是企业进行内部监督的规范,也是企业开展内部控制内部监督的依据。《企业内部控制基本规范》要求,企业应制定内部监控制度,明确内部审计机构和其他内部机构在内部监督中的职责权限,规范内部监督的程序、方法和要求。

2.开展日常监督和专项监督

根据《企业内部控制基本规范》,内部监督包括日常监督和专项监督。日常监督是指企业对建立与实施内部控制的情况进行常规、持续的监督检查。日常监督应当与企业日常经营活动结合起来进行;对于发现的内部控制缺陷,应当及时向有关方面报告并提出解决问题的方案,对存在的问题予以纠正。

专项监督是指在企业发展战略、组织结构、经营活动、业务流程、关键岗位员工等发生较大调整或变化的情况下,对内部控制的某一方面或者某些方面进行的有针对性的监督检查。企业应当定期拟定内部控制专项监督计划,确定当期专项监督的内容和对象。对于专项监督中发现内部控制存在的问题,要及时向有关方面报告,提出完善内部控制的意见和建议,并监督对内部控制进行完善。

3.开展内部控制有效性的自我评价

内部控制的自我评价是对整个内部控制系统进行的评价活动。企业对内部控制活进行日常监督和专项监督,前者结合各项业务活动分散进行内部监督,后者针对企业内部某一特定业务或某一特定领域或部门进行局部内部监督。由于企业内部控制体系是一个整体,内部控制体系的各组成部分相互配合发挥作用,因此还需要对企业内部控制整个系统整体进行评价,以论证其有效性。企业应当结合日常监督和专项监督情况,定期对内部控制的有效性进行自我评价,出具内部控制自我评价报告。

从前文对公司组织架构介绍,以及对公司内部控制的分析,文章都提到过,东方公司缺少常设的内部审计或类似机构,没有相应的职责权限和工作流程,导致内部监督工作不能有效开展。

日常监督和专项监督没有有效开展。公司的通常作法是,当公司发现某项活动不符合公司要求或有人提出问题时,公司会组织人员进行调查处理。显然,这种处理方式和程序远远落后于内部控制的要求,没有制度化、标准化,无章可依,行事随意,并且不能做到预防。事情发生后再处理,往往损失已经形成。

3.6东方公司货币资金内部控制存在的薄弱环节

1.公司在货币资金内部控制环境方面存在的薄弱环节

前文在货币资金内部控制环境分析中指出,公司在人力资源政策的有些方面存在不到位现象,比如内部控制要求关键岗位员工要强制休假,但公司一直没有执行。虽然长时间从事同一岗位可以使经办人员熟悉业务流程,提高工作效率,同时也容易产生职务间相互依赖,监督监管力度弱化。岗位轮换是防范舞弊现象的有效手段,可以在很大程度上避免关系网的形成。通过轮换交接可以及时地发现经办人员任职期间存在的问题,同时可以形成一种潜在监督,一定程度上防止出纳人员挪用公款等现象的发生。公司在内部控制的专业培训方面做的不够,导致公司内部控制开展缓慢,效果不够理想。

2.公司在货币资金内部控制活动方面存在的薄弱环节

银行对账单索取过程中的薄弱环节。如前所述,东方公司财务岗位共有三人,出纳、成本会计(兼核对往来账)、总账会计(银行业务入账),由于人员所限和工作方便,现在的银行存款余额调节表的编制过程是:出纳利用办理业务之机,顺便从银行索取银行对账单,往来账会计将银行存款日记账和银行对账单核对,核对不一致的,编制银行存款余额调节表。

存在的主要问题是:不相容岗位没有分离。出纳既办理银行收支业务,同时又索取银行对账单,容易发生舞弊行为。

3.从信息与沟通来看,公司应设立反舞弊的常设机构,加强反舞弊工作

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