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企业邮箱使用管理规定

企业邮箱使用管理规定
企业邮箱使用管理规定

企业邮箱使用管理规定

为了便于对外联络工作和各部门间的交流与合作,提高工作效率,同时确保公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全和正确使用该系统收发电子邮件,公司特制订本管理规定:

一、申请与开通

1、建立企业邮箱的目的主要是方便对内对外联系,为合理有效的使用邮箱,申请开通企业邮箱的人员,先提交相关申请,经本部门经理同意后,经总经理审批同意后,由综合部创建并开通企业邮箱账号。(申请表见后附表)

创建开通账号后,告知员工

3、企业邮箱格式:以姓名“李一”的员工为例,该员工的企业邮箱是姓名拼音全

二、登录

1、登录企业邮箱网址:

2、邮箱登录用户名:员工名字拼音全写;

3、重名或重音的命名规则:先批准开通的用户按上述规则命名,后批准开通重名或重音用户,在上述规则后增数字1、2…序列数字加以区分;

4、邮箱的初始密码为a123456。

首次登陆邮箱后系统强制修改密码。建议不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。若忘记邮箱密码,及时通知综合部邮箱管理员,修改后其通知使用人员本人。使用人在收到密码后必须及时更改密码。

任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人,防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读。

三、使用

1、员工在工作交流(包括公司内部或对外联系工作)中需要使用电子邮件的,须使用企业邮箱来收发邮件。

2、企业邮箱的使用采用直线汇报的形式,与直接上级进行工作汇报和沟通,如与其他部门或跨级沟通,要抄送给本部门领导,起到知会的作用。

3、发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名及来文地点等信息,防止错收造成延误。

4、各级、各层收到邮件后,主接收人必须立即予以回复或转发上级领导,严禁拖沓、推诿、延迟,否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处

罚。

5、企业邮箱只限于工作业务使用,任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。

6、任何人都不得利用企业邮箱危害公司的安全,泄露公司的秘密。

7、在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律法规,不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益,不得从事违法犯罪活动,严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。

8、综合部有权撤销违法乱纪着的企业邮箱使用权,并交由有关部门处理。

9、企业邮箱实行员工自行管理制度。员工自己负责电子邮箱的日常收发,查看和维护工作,并要定期清理邮箱过期或垃圾邮件。

10、离职人员不得删除离职前最近1个月内的所有工作文件。

四、注销

公司员工正式离职后,综合部将注销其使用的邮箱。为了避免因员工离职而造成的工作影响,在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱,部门经理或工作相关员工须在员工办理离职手续时,提交书面申请到综合部申请保留该邮箱。

五、附《企业邮箱申请表》

六、本制度由综合部负责解释和修订,自下发起执行。

办公平台系统管理制度

办公平台系统管理制度 文件编号: 版本号: 制作:徐春明日期:2014年4月26日审核:日期: 核准:日期:

文件/表单变更记录

加强办系统的管理,规范各办公平台操作使用,针对公司现有的办公系统平台,拟制以下管理办法。 1.企业邮箱 目的:加强对公司统一配备邮箱的管理,规范邮箱的日常使用,保证邮箱系统的正常运行。 范围:规定企业邮箱账号的申请流程,邮箱使用着的权利和义务,文件适用于集团公司各部门。 1.1 企业邮箱的申请 1.1.1 公司各分厂、各中心、各部门申请企业邮箱账户必须填写申请单,由申 请人提出申请→部门负责审核→分厂\中心审核→行政部门审核→人力资源备案→信息中心审核后予以开通。申请单(见附表1)必须填写详细的需求原因。 1.1.2 企业邮箱仅限分配给频繁与外单位有业务往来的员工,以及副部级以上 管理人员。 1.2企业邮箱的账号管理 1.2.1 企业邮箱账号的分配管理,包括账号的新增、修改、删除由信息中心邮 箱管理专员进行操作。 1.2.2 邮箱管理员在进行邮箱账号的操作处理时必须有依有据,严禁私下进行 账号的调整。 1.2.3 人力资源建立企业邮箱账号明细账。离职人员在办理离职手续时,根据 明细账查询是否存在企业邮箱账号,存在账号的应及时通知信息中心进

行账号的处理。 1.2.4 离职人员邮箱自离职日期起,邮件内容保留30天,账号及密码由信息 中心保管,需查阅该邮箱的内容需填写联络单,并由部门负责人进行审核。 1.2.5 由于实际业务调整不再需要邮箱,需由员工所在部门负责人审核确认无 重要信息后,方可注销。 1.2.6 信息中心每月月底进行一次用户账号与人力资源台账的对比,差漏进行 及时的调整。 1.3 企业邮箱的使用管理 1.3.1用户必须遵守相关法律、法规,不得复制、发布、传播任何法律禁止的 有害信息。 1.3.2 不得利用邮箱服务危害公司的安全,泄露公司的机密。 1.3.3 不得利用企业邮箱对外发送垃圾邮件,影响公司企业邮箱的正常运行。 1.3.4 企业邮箱账号专人专用,不得私自转借他人使用,否则造成的文件损失 由账号归属人负责。 1.3.5 企业邮箱只能在本公司使用,不准其他公司人员使用,发现违反将严肃 处理,视为泄露公司机密。 1.3.6 企业邮箱仅作为业务往来中信息的传递使用,禁止将其作为活动存储使 用,信息中心不提供邮箱的管理备份,必须将重要的资料下载保存在本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失,责任由用户自己承担。1.3.7 对于一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需邮箱认证的,禁止使用公 司邮箱注册(容易被垃圾邮件攻击。)

企业邮箱使用管理规定

***********公司 企业邮箱使用管理规定 文件编号: 受控状态: 受控号: 发放范围:集团公司各部门、各子公司 编制部门:审核:批准: 年月日

版次/状态:A/O 页码:1/5 1、目的 为加强对集团公司统一配备邮箱的管理,规范邮箱的日常使用,保证邮箱系统的正常运行,特制定本规定。 2、适用范围 本规定适用于集团公司及所属各子公司,适用于集团公司内所有使用企业邮箱的员工,下属各子公司可结合自身情况补充相应内容,但不得与本规定冲突。 3、****公司企业邮箱的账号构成 企业邮箱域名后缀为:(1) (2) 4、使用要求 4.1所有员工一旦注册成为公司邮箱的合法用户,必须严格遵守以下规定: 4.1.1 用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国际其他有关法律、法规、行政规章。 4.1.2 用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 4.1.3 用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等,也不得散发包含发动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。 版次/状态:A/O 页码:2/5

4.1.4 违反以上规定,导致公司和公司员工造成损失的,由该用户承担全部责任。 4.2使用企业邮箱范围 集团公司企业邮箱的使用人在对外业务联络时必须使用集团公司提供的、以公司域名为后缀的企业邮箱,包括:信息发布、客户联络、客户关怀,技术答疑、资料传递等。不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。 4.2.1 集团公司以及所属各子公司总经理级别以上的高层管理人员都必须开通使用集团公司的企业邮箱。 4.2.2 在日常工作中有涉及对外业务联络的部门都可申请开通使用企业邮箱。 4.2.3 在日常工作中频繁与外单位有业务往来的员工都要求必须使用企业邮箱。 4.2.4 所属各子公司有对外业务联络的员工都要求必须使用属于子公司的企业邮箱。若子公司没有属于自己的注册企业邮箱,可向集团公司提交申请使用集团公司的企业邮箱。 4.2.5凡是使用企业邮箱的员工在制定职员名片及公司其他对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址,不得标注其他邮箱。 4.3收发邮件时需注意以下几个事项: 4.3.1 外发邮件必须填写邮件主题,不得以空白主题发送邮件。 4.3.2 邮件附件采用压缩包形式邮件。 4.3.4 对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的,填写 其他私人邮箱,禁止使用公司邮件注册(容易被垃圾邮件攻击)。 版次/状态:A /O 页码:3/5

企业邮箱管理办法

企业邮箱管理办法 Document number:NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

企业邮箱管理办法 随着公司规模的扩大,员工数量的增多,公司企业邮箱个人帐户的数量也日益增加。为了维护公司及员工个人的信息安全、保障邮件的可靠传输、保持工作的高效率、提高公司内部的信息化应用水平,特制定本规定。 第1章总则 公司对公司内部所有邮箱帐户进行统一规划和管理。 公司鼓励和提倡员工采用电子邮件进行内外交流。 员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱(如:@)。 第2章申请流程及命名规则 综合部负责邮箱账户授权以及注销的审核。 新进符合邮箱使用权限的员工,经部门负责人审核通过后报综合部核定,并由综合部统一填报《深圳全厨通实业有限公司邮箱申请表》。综合部根据申请表开通邮箱帐户授权。 邮件帐号的命名:用户的帐号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准,如有重名,允许用户自定义1--3位的识别码。 第3章使用及管理规定 取得使用权的用户必须遵循以下主要条款: (1)从中国境内向外发送资料时必须符合中国有关法律、法规规定; (2)不得泄露公司机密; (3)不得使用邮件服务作非法用途;

(4)遵守互联网道德规范。 (5)若用户的行为违反有关规定,公司将做出独立判断,并有权立即取消该用户的服务帐号。 公司尊重员工个人隐私权,所以不会公开、编辑或透漏用户邮箱内的邮件内容,除非有法律许可要求及公安管理规定。 用户对邮件帐户密码、传输内容负全部责任。 用户须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。 用户不得把自己的帐号提供给他人使用。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况,应立即通知公司邮件系统的维护人员。 所有发给员工的通知、工作安排都可通过电子邮件的方式。 用户必须注意及时将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于用户未及时保存造成重要信息丢失的,公司不负任何责任。 公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。 第4章邮箱删除程序 员工离职前,由综合部根据离职表注销用户帐户并清除邮箱内所有资料。 如用户帐户内确有重要资料,须在员工离职前进行申请。经公司领导批准后,邮箱给予保留30天。30天后系统将会自动删除帐户。 第5章附则 公司邮箱的相关参数: (2)更多详细参数和使用帮助,请参阅综合部发布的《邮箱系统使用说明》。

企业邮箱管理规定

企业邮箱管理规定 1、目的 为了规范公司邮箱管理,正确使用和利用邮箱平台,充分发挥企业邮箱的作用,最大限度地提高邮箱的使用率。 2、适用范围 本制度适用于*****科技股份有限公司全体员工。 3、权责 1.人力行政部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护。 2.各部门(中心)员工负责正确使用企业邮箱。 3.网管员负责公司邮件资料的保密,保证邮箱资料更新及时准确。 4、具体规定 1.企业邮箱的使用规定 1.公司企业邮箱的地址统一为:*@****,公司所有员工在工作交流中凡是需要使 用电子邮件的,都必须使用企业邮箱来收发邮件。 2.邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他 人非法使用,应立即向行政部汇报。 3.邮件发送成功后4个小时以内,收件人没做出任何回应。即认定收件人认可邮 件内容。 4.员工必须遵守公司相关的网络制度。 5.员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。 6.员工不得利用企业邮箱进行任何不利于公司和可能对公司的正常运转造成不 利影响的行为。

7.员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰性的、中伤他人的、 辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。 8.员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日计划、个人周计划、部门内部工作安 排、工作回复(只抄送给相关人员即可)。上级有特殊要求并经过审批的除外。 9.员工利用企业邮箱群发文章分享的,内容必须符合公司文化和要求,禁止分享 与工作无关的文章、图片等。 10.公司层面的通知、报告、函等,各部门(中心)必须使用部门邮箱以部门名 义发送,不得以个人名义发送。(以部门经理或代理人的名义,落款以部门名义) 11.员工离职时,在未办离职手续的情况下,其部门负责人必须第一时间通知网 络管理员;如已办离职手续的,人力行政部必须第一时间通知网络管理员。人力行政部必须于每月1日将上月离职名单统计给网络管理员,并抄送给人力行政部经理,网络管理员必须以此及时更新邮箱名单。 12.任何违反以上规定的员工,以违反公司明文规定计入绩效考核?。给公司造成 重大损失者,承担一切法律责任。 5、网络管理员的工作职责 1.根据公司对邮箱管理的安全需求、风险评估后的安全隐患提交解决方案、风险管理控制措施等。 2.及时给各部门提供邮箱各类技术支持,保证各部门工作顺利开展。 3.定期检查邮箱的使用情况,对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告,三次以上的报人力行政部处理。 4.定期更新、删除邮箱名单,确保邮箱资料的准确率。 5.根据公司发展的需要和要求,对邮箱设置及时做出调整。 6.定期维护和检查外部托管机器、设备,保证其能正常运行。 6、本规定最终解释权归人力行政部,此前与本规定相冲突者,均以本规定为准。

完整word版,企业邮箱管理制度及流程

公司邮箱使用管理规定 一、目的 为加强对公司统一配备邮箱的管理,规范邮箱的日常使用,保证邮箱系统的正常运行,特制定本规定。 二、使用要求 1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户,必须严格遵守以下规定: ⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。 ⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 ⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等,也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。 ⑷违反以上规定,给公司和公司员工造成损失的,由该用户承担全部责任,部门负责人承担连带责任。 3、收发邮件时需注意一下几个事项: ⑴外发邮件必须填写邮件主题,不得以空白主题发送邮件。 (2)邮件附件应采用压缩包形式。 (3)邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容,容易被识别为垃圾邮件。 (4)对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的,填写其他私人邮箱,禁止使用公司邮件注册(容易被垃圾邮件攻击)。 4、公司邮箱的合法用户,对外业务联络必须使用公司邮箱,不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。 5、公司邮箱仅限本人使用,禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号

和相应的密码,由用户自行负责保管。 6、邮箱使用人应严格保守邮件内容秘密,未经授权不得随意查看、传播、拆分往来邮件内容,一经发现辞退并追究相应责任。 三、邮箱管理 1、集团综合管理部负责管理公司员工的邮箱帐号管理工作,并保证电子邮件系统的正常运行(不可抗拒因素除外)。各部门若有新进或离职员工,请及时将名单书面呈报集团综合管理部(部门负责人签字)以便综合管理部及时分配邮箱帐号。 四、申请/注销邮箱样表 1、新驰集团邮箱申请表 1>表样 新驰集团邮箱申请表

公司邮箱管理办法

一、目的 为规范公司各部门电子邮箱使用与管理,根据国家有关法律、法规,结合公司实际,制定本管理规定。 二、邮箱申请使用 2.1 电子邮件系统分为个人邮箱和办公室公共邮箱。 2.2 办公室设置公用邮箱,公用信箱归办公室员工的公共使用。 2.3 本公司需要使用电脑发送邮件的员工,邮箱使用人自己向总裁办申请,有总裁办网管员注册个人邮箱,用户自行修改密码。邮箱使用人以公司员工身份与他人交流信息、联系工作。 2.4 个人邮箱是公司信息网络系统的重要组成部分,其申请、使用纳入公司信息网络系统统一规划和管理,确保其长期、安全、稳定和可靠运行。 2.5 个人邮箱由管理员依据公司的授权进行统一管理。 三、邮箱的使用管理 3.1 关于公司相互交流的文件,不需要审批的文件,均可以用个人邮箱形式传输,便于相互沟通、节约用纸。 3.2 员工每天早成上班前,打开自己个人邮箱,查看是否有自己个人邮箱是否有公司通知。如果不定时查看邮箱,错过公司相关通知,自己承担相应责任。对于自己邮箱中重要文件,责任人应定时对邮件进行处理,及时阅读、回复、转发或备份,否则自己承担相应责任。 3.3 个人邮箱严格限制邮件的进出往来,所有邮件的传递将根据邮箱的通讯录进行,禁止向不在通讯录之内的邮件地址发送邮件。 3.4 为便于邮件的分类和管理,员工可根据不同属性建立多个文件夹,将邮件分别置入不同文件夹归档,如不会做,可以请总裁办网管员帮忙。

3.5 对于无保存价值的、前后版本易导致混淆的、时效性强已过有效期的及其他需删除的邮件,员工最好不要随意删除文件,应向网管申请删除,说明原因并注明收件人、发件人、时间、内容,经批准后由管理员手动删除。 3.6 员工对自己使用的个人邮箱帐号和密码安全负全部责任,并对以其帐号进行的所有活动负责。 3.7 员工应向网管即时举报个人邮箱被盗用情况,及时报告系统安全漏洞或其它任何不正常状况。 3.8 员工应遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等有关计算机及互联网规定的法律、法规和实施办法。不得利用个人邮箱作连锁邮件、分发垃圾邮件或商业邮件,不得干扰网络服务,不得以任何形式滥用个人邮箱,自觉维护个人邮箱的严肃性。 四、企业邮箱的终止 4.1 员工离职,其个人邮箱自离职登记办理手续之日起注销。 4.2 凡违反本规定者,终止其使用邮箱的权限,并追究其责任。情节较轻的,进行内部处分或教育;触及法律、造成严重后果的,移交司法机关处理。 五、附则 5.1 本规定由公司总裁办负责解释,并根据网络发展情况适时修订。 5.2 本规定自发布之日起实施

关于建立企业邮箱的解决方案

公司企业邮箱解决方案 一,关于建立企业邮箱的几种方式: 1,企业邮箱托管型:专业的企业邮箱产品,由运营商将客户购买的邮箱统一部署在同一个地方集中进行管理。(适用于所有企业) 2,企业邮箱自建型:专业的软硬件公司提供产品,企业自行在企业内部进行部署和管理。(多分支机构的大型企业) 3,企业邮箱赠送型:一些虚拟主机或网络空间服务提供商赠送给用户的具有企业邮箱特性的电子邮件系统(微型企业) 4,个人邮箱:以大型门户网站等为主要力量的网络服务商向广大interner用户提供的邮箱服务。(个人用户)

三,由上表总结出,适用于本公司的企业邮箱一位自建,二为托管(即外包)。 关于自建邮箱的相关问题: 企业自建邮件服务器所需的资源: 1.邮件服务器的选型,以企业100用户计算,每个用户邮箱的最大容量是2G,邮件服务器的最低配置为:Intel服务器专用志强系列CPU,主频 2.0G以上即可,内存最低2G,硬盘容量的大小,决定了能存储的资料的多少,Raid1的500*2的解决方案,可以保证硬盘容量的充足,而Raid1磁盘整列的实现,也提高了服务器抗风险的程度。当一个硬盘出现故障,另一个硬盘可以照样保证服务器的正常运行,不会因此影响到正常的日常工作。网络模块方面,做好选择主板集成了的双千兆以太网的网卡,不仅可以保证网络的带宽,也提供了一个备用的应急端口。 2.专用线路和IP:企业对外提供的服务,无论是WEB服务还是电子邮件服务,前提是必须拥有一个稳定可靠的网络线路和一个供互联网上其他应用识别的IP地址。专用线路的稳定,安全及其速度,直接影响了对外提供的互联网服务。 3.域名:域名是唯一的,好比是企业在互联网上的名字,类似企业在现实世界在工商局注册的企业名称。只不过,域名只是在ISP(INTERNER服务提供商)注册,供企业在互联网上使用而已。 4.其他辅助设施:防止互联网上大规模恶意攻击的硬件防火墙,防止硬盘损坏及其认为破坏而造成数据丢失的磁带机,或磁盘柜。防止企业突然断电而被迫停止的邮件日常业务的UPS(不间断电源服务器)等等。 自建邮件服务器的实施步骤 Microsort Windows server2003+Microsort Exchange 2003相结合,由于其功能的强大,对于其相配和的软硬件有相当高的要求。 第一阶段:考虑邮件服务器的持续稳定,安全高效的运作,在资金允许的情况下,建议在初期部署时配置一下环境, 1.配置防断电的UPS ,确保邮件服务器可以24小时正常工作 2.备份磁带机,主要是为了预防发生邮件服务器的硬件故障,邮件服务器中的数据只能通过磁带导入另一个临时组建的服务器上去。 3.硬件防火墙,主要为了防护互联网上的病毒及其恶意攻击。 第二阶段:安装调试: 1.安装域名控制器 2.。Microsoft Exchange 2003安装前域控制器的域林拓展 3.Microsoft Exchange 2003的安装于配置 4.邮箱账号的创建与管理(域用户及其Exchange 任务) 5.Microsoft Exchange 2003 的对外的邮件服务 6.Microsoft Exchange 2003 的备份还原 7.Microsoft Exchange 2003 的安全防范 8.软硬件防火墙的设置

企业邮箱使用管理规定

企业邮箱使用管理规定 Company number:【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】

企业邮箱使用管理规定 为了便于对外联络工作和各部门间的交流与合作,提高工作效率,同时确保公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全和正确使用该系统收发电子邮件,公司特制订本管理规定: 一、申请与开通 1、建立企业邮箱的目的主要是方便对内对外联系,为合理有效的使用邮箱,申请开通企业邮箱的人员,先提交相关申请,经本部门经理同意后,经总经理审批同意后,由综合部创建并开通企业邮箱账号。(申请表见后附表) 创建开通账号后,告知员工 3、企业邮箱格式:以姓名“李一”的员工为例,该员工的企业邮箱是姓名拼音全 二、登录 1、登录企业邮箱网址: 2、邮箱登录用户名:员工名字拼音全写; 3、重名或重音的命名规则:先批准开通的用户按上述规则命名,后批准开通重名或重音用户,在上述规则后增数字1、2…序列数字加以区分; 4、邮箱的初始密码为a123456。 首次登陆邮箱后系统强制修改密码。建议不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。若忘记邮箱密码,及时通知综合部邮箱管理员,修改后其通知使用人员本人。使用人在收到密码后必须及时更改密码。 任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人,防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读。 三、使用 1、员工在工作交流(包括公司内部或对外联系工作)中需要使用电子邮件的,须使用企业邮箱来收发邮件。 2、企业邮箱的使用采用直线汇报的形式,与直接上级进行工作汇报和沟通,如与其他部门或跨级沟通,要抄送给本部门领导,起到知会的作用。 3、发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名及来文地点等信息,防止错收造成延误。

企业邮箱管理制度

企业邮箱管理制度 绵阳华晨瑞安汽车零部件有限公司修订日期 2016(1 企业邮箱理制度 企业邮箱管理制度 一、目的 为了规范公司计算机方面的管理,引导员工科学、合理、文明使用电脑设备和网络资源,充分地发挥公司信息系统及网络系统的作用,加强公司网络信息安全管理,维护公司各项业务的正常开展,根据公司相关管理制度及相关法律、规章,特制定本管理制度。二、适用范围 本管理制度适用于:绵阳华晨瑞安汽车零部件有限公司所有员工。三、管理制度及内容 1.0 企业邮箱的申请程序 1.1 申请人通过OA填写《企业邮箱申请单》,经部门主管、信息 技术部主管审核,知会网络工程师。 1.2 网络工程师根据审核情况,设定申请人用户帐户和初始密 码。 1.3 申请人接到邮箱地址后,应立即修改密码,并为该邮箱的使 用责任人,申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律 责任。 2.0 企业邮箱的使用规定 2.1 企业邮箱仅限于工作使用,不得从事与工作无关的事情。 2.2 邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用

户发现其帐号遭他人非法使用,应立即向信息技术部汇报。 2.3 邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中,必须遵循以下原则: 2. 3.1 员工必须遵守公司相关的网络制度。 2.3.2 员工必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和 程序。 2.3.3 员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。 2.3.4 员工不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转 造成不利影响的行为。 2.3.5 员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、 骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫 秽的或其他任何非法的信息资料。 2.3.6 员工不得侵犯其他任何第三方的专利权、著作权、商标 权、名誉权或其他任何合法权益。 2.3.7 员工不得利用企业邮箱进行任何不利于公司的行为。 2.3.8 员工利用企业邮箱群发文章分享的,内容必须符合公司 文化和要求,禁止分享与工作无关的文章、图片等。 2.3.9 如员工发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞 的情况,应立即向信息技术部汇报。 2.3.10 员工离职时,在未办离职手续的情况下,其部门负 责人必须第一时间通知信息技术部;如已办离职手续的, 综合管理办公室必须第一时间通知信息技术部。综合管 理办公室必须于每月1日将上月离职名单统计给信息技 术部,并抄送给相关领导,网络工程师必须以此及时更 新邮箱名单。

企业邮箱使用管理规定

江苏熔盛重工有限公司标准 Jiangsu Rongsheng Heavy Industries Co., Ltd. Q/RS.3.IT.00X 年 月 日 发布 年 月 日 实施 编制: 校对: 审核: 编制单位:信息技术部 会签: 审定: 批准: 企业邮箱使用管理规定 [版本1/修改0]

1.范围 本文件规定了公司企业邮箱使用者的权利和义务。 本文件适用于公司各部门。 2. 引用标准 《通讯设施控制程序》……………………………………………………Q/RS.2.11 《企业邮箱使用介绍》…………………………………………………… 3. 术语和定义 无 4. 培训和资格 公司企业邮箱使用人员和各部门信息员应学习和掌握本规定。 5. 职责 信息技术部负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。 6. 企业邮箱的账号构成 6.1 企业邮箱域名后缀如下: 用户名@https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html, 6.2 用户命名规则如下: 姓名的拼音+邮箱域名后缀,如: 王强:wangqiang@https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html, 张荣威:zhangrongwei@https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html, 重名或重音的命名规则: 先注册的用户按上述规则命名,重名或重音用户,在上述规则后增数字1、3、5、6、7、 8、9……加以区分。

6.3 企业邮箱初始密码为:全拼的首字母+123组成,用户初次登陆后请立刻修改密码并完善 个人信息,防止邮件被其他人恶意篡改。 7. 企业邮箱收发参数设定 7.1 浏览器访问: https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html,/ 7.2 邮件客户端软件访问(建议使用Outlook,Foxmail): 接收服务器(POP3)地址:https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html, 发送服务器(SMTP)地址:https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html, 相关指导:https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html,:8080/know/ 8.企业邮箱使用管理办法 8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱,申请时请填写“企业邮箱申请表 (https://www.wendangku.net/doc/d712988695.html,)(附录B)”,同时按照“企业邮箱申请流程(附录A)”严格执行。 8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱,需由员工所在部门信息员通知信息技术部注销邮箱帐 号,经审核确认邮箱无重要信息后,方可注销。员工离职时,将注销已经开通的企业邮箱。 8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用,禁止将其作为活动存储器使用,信息技术部 不提供邮箱服务器的管理备份,不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源,必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失的,责任由用户自己承担。 8.4 企业邮箱容量是263G,企业邮箱附件最大容量为30M,超大附件容量为600M。 8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率(指空间占用率在30天内一直保持在80%)的用户,管 理员将发送通知邮件到该邮箱,此状况一周后仍未整改,管理员有权清理该邮箱邮件。 8.6 企业邮箱管理员定期审查所有企业邮箱的使用情况,对于邮箱使用率低或超过15天未登 录的用户发送邮件通知,7天内未得到使用确认的账户予以注销。 8.7 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中,请邮箱使用人做好信息保密工作,同时信息技术

企业邮箱使用及管理办法V1.1

企业邮箱使用及管理办法 1.目的 为了规范公司邮箱管理,正确使用和利用邮箱平台,充分发挥企业邮箱的作用,最大限度地提高邮箱的使用效率。 2.适用范围 本管理办法适用于cc药业全体员工(含子公司)。 3.权责 3.1公司信息部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护。 3.2各部门员工负责正确使用企业邮箱。 3.3网管员负责公司邮件资料的保密,保证邮箱资料更新及时准确。 4.具体规定 4.1企业邮箱的申请程序 4.1.1申请人或部门信息联络员通过电话或者邮件向信息部提交申请,经部门负责人、网管员审核批准后办理;新员工入职时,人力资源部在EHR系统中录入员工信息后,邮件系统中会根据用户工号自动生成企业邮箱账户。 4.1.2网管员根据审核情况,设定申请人用户账户和初始密码。 4.1.3申请人接到邮箱账户后,应立即修改密码,并为该邮箱的使用责任人,申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律责任。 4.2企业邮箱的使用规定 4.2.1企业邮箱仅限于工作使用,不得利用公司邮箱从事与工作无关的活动。 4.2.2邮箱用户不得将其账号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其账号遭他人非法使用,应立即向信息部报告以便采取相应措施。 4.2.3邮箱用户在使用邮箱账号的过程中,必须遵循以下原则: 4.2.3.1员工必须遵守公司相关的网络管理制度,不得利用企业邮箱进行任何不利于或可能对公司的正常运转造成不利影响的行为。 4.2.3.2员工必须遵守所有与网络服务有关的网络协议、规定和程序。 4.2.3.3员工不得将公司的邮箱系统用于非法目的,不得利用企业邮箱展示或传播任何反动的、虚假的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、低俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。 4.2.3.4邮件内容不能包含任何贬损用户、顾客、竞争对手和其他个人或组织的语言,不得发送垃圾邮件以及转发“连环信”。

企业邮箱使用管理制度规定

为了便于对外联络工作和各部门间地交流与合作,提高工作效率,同时确保公司企业邮箱系统地稳定、可靠、安全和正确使用该系统收发电子邮件,公司特制订本管理规定: 一、申请与开通 1、建立企业邮箱地目地主要是方便对内对外联系,为合理有效地使用邮箱,申请开通企业邮箱地人员,先提交相关申请,经本部门经理同意后,经总经理审批同意后,由综合部创建并开通企业邮箱账号. (申请表见后附表)文档来自于网络搜索 2、申请与开通流程: 创建开通账号后,告知员工 3、企业邮箱格式:以姓名“李一”地员工为例,该员工地企业邮箱是姓名拼音全 二、登录 1、登录企业邮箱网址: 2、邮箱登录用户名:员工名字拼音全写; 3、重名或重音地命名规则:先批准开通地用户按上述规则命名,后批准开通重名或重音用户,在上述规则后增数字1、2…序列数字加以区分;文档来自于网络搜索 4、邮箱地初始密码为a123456. 首次登陆邮箱后系统强制修改密码.建议不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译地简单密码.若忘记邮箱密码,及时通知综合部邮箱管理员,修改后其通知使用人员本人.使用人在收到密码后必须及时更改密码.文档来自于网络搜索 任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人,防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读. 三、使用 1、员工在工作交流(包括公司内部或对外联系工作)中需要使用电子邮件地,须使用企业邮箱来收发邮件. 2、企业邮箱地使用采用直线汇报地形式,与直接上级进行工作汇报和沟通,如与其他部门或跨级沟通,要抄送给本部门领导,起到知会地作用.文档来自于网络搜索 3、发往各部门邮箱地文件须注明接收人地姓名及来文地点等信息,防止错收造成延误. 4、各级、各层收到邮件后,主接收人必须立即予以回复或转发上级领导,严禁拖沓、推诿、延迟,否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚.文档来自于网络搜索 5、企业邮箱只限于工作业务使用,任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等. 6、任何人都不得利用企业邮箱危害公司地安全,泄露公司地秘密.

企业邮箱使用规范及管理规定

企业邮箱使用规范及管 理规定 公司标准化编码 [QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]

企业邮箱使用规范及管理制度 为使公司的制度及管理流程更加规范,中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规定: 1、公司为每一位员工配备企业邮箱。 1)默认安装设置邮箱客户端为: 2)用户名为:(如“王雪华”他的邮箱名称为)用户名严禁改动与调换。 3)邮箱密码修改:第一时间登陆邮箱网页地址 4)邮箱账户属性中个人信息为:本人真实全名。如:王雪华 5)默认信纸规范如下: 姓名(10号字体加粗黑色) 职务手机号(10号字体加粗黑色) XXX有限公司(10号字体加粗黑色) XXX平台网址:(10号字体加粗黑色) 地址邮编(10号字体加粗黑色) 2、申请人员管理 建立企业邮箱的目的主要是方便外岗人员进行对内联系,为合理有效的使用邮箱经公司领导决定,符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号: (1)总公司所有人员,分公司、厂里副经理以上干部; (2)各分(支)营销、项目经理; (3)财务、统计与客户对账岗位人员; 3、申请流程 申请开通企业邮箱的人员,先提交相关申请给本部门相关人员进行审核和记录备案,经公司总经理审 批同意后有行政部门创建邮箱账号。 4、各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成, 否则不予办理。 5、各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成,如 属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日,离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。 6、各级、各层收到邮件后,主接收人必须立即予以回复或转发上级领导,严禁拖沓、推诿、延迟,否 则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。 7、为保证邮箱的使用与容量效率,每天在岗时间内必须开启邮件软件,并设置成每五分钟自动收取, 有新邮件要及时查看,因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严厉处罚。 8、不得在邮件系统内设置除公司邮箱外的个人邮件收发。 9、邮箱的使用与管理由人事部门负责。

公司邮箱管理规定

三、电子邮箱管理及使用方法: 、邮箱管理:行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱,并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件,如电子贺卡、色情图片、游戏等。 、开通:企业邮箱开通后,使用者可登录邮箱网络地址页面,输入个人用户名与个人密码登录邮箱,并在第一时间更改初始密码,以保邮件的安全性。邮件客户端管理:公司统一使用FOXMAIL邮件客户端对邮件进行管理,同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:打开F OXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容:(电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志)→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。 、邮件检查:公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件,在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”,以便及时处理公务。 、邮件撰写 ()称呼。可以称呼对方姓名及身份,注意如果发给多人的话,有时还要注意一个顺序问题。 ()确保无错别字,表述准确,尽量避免有歧义的词语。 ()表述有条理。需要谈多件事情时,用1、2、3、等标识。 ()合理使用大写,加粗等功能,以突出重点。 ()使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我;或显示诚恳和感谢,如:此致敬礼。 、邮件发送 ● 收件人: 是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。 ● 抄送:

一般是事件相关联系人。 ● 密件抄送: 如果一封邮件抄送给5人,而密送给2人,那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人,但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时,密送的2个人之间也看不到对方的信息。 、邮件回复 ()所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。 ()不要随便点击全部回复。 ()转发或答复邮件时,再次核对邮件主题,有必要时重新设计主题,使其更准确表达你的意思,避免看到这样的主题:转发:转发:转发:转发?? ()指正别人错误时,尽量以电话或单独回信建议,应避免使用群组信件功能。 ()对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段,也应避免使用群组信件。 、附件 ()公司内部提交文件,一律使用企业邮箱,以附件形式提交,最大不要超过5M。 ()发送邮件前务必检查是否已添加附件,以防漏发。 四、不按规定使用的处理办法: 、邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式 、邮件未回复 处理方法:未按照以上两点发送文件,所发邮件内容以无效处理。 五、注意 、虽然电子邮件是基本,快速的沟通工具,但是请不要忽略最良好的沟通方式:面对面的交流。

完整word版,企业邮箱管理制度

企业邮箱管理制度 为了加强公司企业邮箱的管理,规范公司网络信息传递及发布行为,增强网络信息安全性,根据国家相关法律法规,并结合公司实际情况制定本管理制度,具体如下: 1 适用范围 本制度适用于公司及所属各子、分公司。 2 责任 2.1 本制度由信息化部编制、修订;行政中心公司办组织会签、发文;总经理批准。 2.2 信息化部负责对企业邮箱的运行和使用提供技术支持。 3 申请开通 3.1 员工所属部门根据员工岗位工作需求,确定要为员工申请开通企业邮箱的,填写《企业邮箱申请表》(见附件),并将申请表经部门领导审核签字后,提交信息化部。 3.2 信息化部对《企业邮箱申请表》进行复核,对符合申请使用企业邮箱条件的,在1~3个工作日内,完成邮箱的分配与参数设置,通知相应部门启用邮箱。 3.3 信息化部对开通邮箱的《企业邮箱申请审批表》,原件应存档备查,直到对应的企业邮箱被收回或注销。 4 收回或注销 4.1 公司及所属各子、分公司的人力资源部门应根据员工变动情况,随时向信息化部提供人员变动名单。信息化部根据变动名单及时对邮箱进行维护管理(权限收回或者邮箱注销)。 4.2 对因员工离职需要注销的邮箱,由信息化部设定一个月过渡期。在过渡期中,信息化部重新设定密码,等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。同时,设置邮箱自动回复功能,告知来信方该员工已离职,同时告知对方新的联系邮箱。过渡期结束后,备份邮箱数据,注销邮箱。 4.3 对因员工离职或调动,需要收回权限转交其他员工管理的邮箱(如部门邮箱),信息化部重新设定密码,等到原部门指定人员接管邮箱后再重新设定密码。 5 使用规范 5.1 公司及各子、分公司所属各部门、各员工必须采用公司企业邮箱进行与工作相关的内外交流。 5.2 只有部门邮箱是公司认可的对外发送正式的、具有法律效力的文字、图片、影像、文档等资料的有效邮箱。各部门必须指定专人管理部门邮箱。 5.3 公司宣传资料、名片等对外发放的所有电子、文字材料,必须且只能使用企业邮箱。 5.4 企业邮箱的基本命名规则由信息化部制定,如有重名等情况,由系统管理员进行相应调整。 5.5 每位员工只能申请一个个人邮箱;每个部门由公司统一分配一个部门邮箱。 5.6 严禁使用企业邮箱收发各类违反国家法律法规和公司规章制度的内容。

企业邮箱管理制度

企业邮箱管理制度 1、目的 为规范化企业邮箱的管理与使用,保障邮件系统的高效运行,特制订本制度。 2、权责 2.1总经办 2.1.1负责企业邮箱系统运行维护及安全管理。 2.1.2负责企业邮箱的创建、收回、群组划分、密码重置等账户相关 的管理工作。 2.1.3负责企业邮箱管理员、分级管理员的授权管理。 2.1.4负责企业邮箱使用过程中的答疑与技术支持工作。 2.1.5负责对已收回的企业邮箱进行后期监管,并有权对有效信息进 行分发、处置。 2.1.6负责企业邮箱使用情况的监控、信息统计与发布,对长期不使 用或者违规使用的邮箱有权停止使用。 2.1.7负责企业邮箱相关制度的制定、修订与解释。 2.2人力资源部 2.2.1负责为新入职的员工登记《网络资源申请表》再交由总经办统 一开通 2.2.2负责及时统计离职(含辞退)员工信息交接,通知总经办注销 相关人员邮箱,并定期通知总经办相关的人事信息更新。 2.2.3负责安排新员工学习企业邮箱相关的制度、规定及使用。2.3部门

2.3.1负责企业邮箱相关规章制度的落实,确保员工按要求规范化使 用邮箱。 2.3.2负责部门内员工分配的企业邮箱账户及信息安全。 3、账户管理 3.1个人邮箱开通 3.2新员工正式入职后,人力资源部门应及时登记《网络资源申请表》 再交由总经办统一开通 3.1.1新员工登陆网站平台后,自主激活企业邮箱账户。首次登陆即 修改个人密码。 3.1.2现有员工需申请注册企业邮箱的,由本人填写登记《网络资源 申请表》交由主管或部门负责人批准后再交由总经办开通 3.3账户收回与密码管理 3.2.1员工经过人力资源部办理完成离职手续后将收回其使用的个 人邮箱账户。被辞退或自动离职的人事部门应第一时间以书面通知向总经办提交注销申请。 3.2.2有权使用对外公共邮箱的员工转岗或离职后,邮箱管理员应及 时更新密码;若邮箱管理员离职,则由部门负责人指派新邮箱管理员,并重置密码。 3.2.3邮箱密码遗忘或者被遭他人恶意篡改后,员工本人应及时与总 经办联系进行密码重置。 4、使用规定 4.1使用范围 4.1.1企业邮箱为员工工作交流时的唯一指定邮箱。

建立企业邮箱解决方案

1.公司为何要自建邮件系统 由于公司IT部门发展的滞后,不少中小企业目前仍未给员工统一配置专用的企业邮箱,员工们都是在使用自己的个人免费邮箱来开展日常工作,它存在着以下弊端: 1.企业形象受到影响:员工使用自己的个人邮箱开展业务,给客户以实力薄弱的感觉。 2.不稳定:免费邮局经常发生速度慢、或者无法登陆的情况。 3.不安全:免费邮箱会发生丢失邮件,邮箱密码被人窃取的情况;而且一旦邮箱运营商停止提供邮箱服务,所有的邮件都将消失。 4.国外邮件发不出去:免费邮箱不对客户提供100%邮件收发保障服务。 5.由于个人免费邮箱是员工的个人财产,当员工离职后,他仍可以使用这个邮箱与老客户进行沟通,所以会将企业的客户资源带走。 企业领导无法对员工的邮件进行监控,放任自由的邮箱使用会导致企业核心数据的外泄。二,关于建立企业邮箱的几种方式: 1,企业邮箱托管型:专业的企业邮箱产品,由运营商将客户购买的邮箱统一部署在同一个地方集中进行管理。(适用于所有企业) 2,企业邮箱自建型:专业的软硬件公司提供产品,企业自行在企业内部进行部署和管理。(多分支机构的大型企业)

3,企业邮箱赠送型:一些虚拟主机或网络空间服务提供商赠送给用户的具有企业邮箱特性的电子邮件系统(微型企业) 4,个人邮箱:以大型门户网站等为主要力量的网络服务商向广大interner用户提供的邮箱服务。(个人用户) 三,关于以上几种邮箱功能的比较:

四,由上表总结出,适用于本公司的企业邮箱一位自建,二为托管。 五、关于邮箱托管的相关问题:

所谓的托管,是指目前市场上狭义的企业邮箱的概念,指所有的软件,硬件,网络都是有专业的网络服务提供商,建设并运营,在用户方面,用户只管使用和管理,所有的系统的维护都有服务商统一提供。这方面国内的新网,万网,163等都是企业邮箱方面的专业公司,外包的邮件服务器,服务提供商有大批的专业人员来管理邮件服务器的安全问题,且服务商有专门的法律约束,不可能会浏览或偷窃企业的信息。 价格方面,按需要购买的用户数量,空间大小,功能的多少,等规格付费,通常都是按年算的。在次性付购买的年限多的情况下,有一定的优惠。 六、自建企业邮箱一般存在的问题如下几点: 1:服务器硬件稳定性安全性较低 2:存在单点故障风险 3:没有备份机制 4:没有负载处理机制 5:海外邮件容易被拉黑 6:垃圾邮件较多

公司邮箱管理规定

公司邮箱管理规定 一、目的 为规范公司各部门电子邮箱使用与管理,根据国家有关法律、法规,结合公司实际,制定本管理规定。 二、邮箱申请使用 2.1 电子邮件系统分为个人工作邮箱和公司邮箱。 2.2 办公室设置公司邮箱,个人工作邮箱归办公室员工和领导的工作使用。 2.3 本公司员工一律由行政部负责开通邮箱,邮箱用户名和密码个人自行保管。邮箱使用人以公司员工身份与他人交流信息、联系工作。 2.4 个人邮箱是公司信息网络系统的重要组成部分,其申请、使用纳入公司信息网络系统统一规划和管理,确保其长期、安全、稳定和可靠运行。 2.5 个人邮箱由行政部依据公司的授权进行统一管理。 三、邮箱的使用管理 3.1 关于公司相互交流的文件,不需要审批的文件,均可以用个人工作邮箱形式传输,便于相互沟通、节约用纸。 3.2 员工每天早成上班前,打开自己个人邮箱,查看是否有自己个人邮箱是否有公司通知。如果不定时查看邮箱,错过公司相关通知,自己承担相应责任。对于自己邮箱中重要文件,责任人应定时对邮件进行处理,及时阅读、回复、转发或备份,否则自己承担相应责任。 3.3 个人邮箱严格限制邮件的进出往来,所有邮件的传递将根据邮箱的通讯录进行,禁止向不在通讯录之内的邮件地址发送邮件。 3.4 为便于邮件的分类和管理,员工可根据不同属性建立多个文件夹,将邮件分别置入不同文件夹归档。 3.5 对于无保存价值的、前后版本易导致混淆的、时效性已过有效期的,个人要定时清理删除,以保证邮箱的内存能够使用正常。 3.6 员工对自己使用的个人邮箱帐号和密码安全负全部责任,并对以其帐号进行的所有活动负责。 3.7 员工应向行政部即时举报个人邮箱被盗用情况,及时报告系统安全漏洞或其它任何不正常状况。

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