公司公文规范处理

公司公文规范处理

一、公文概述

“公文”一词，出现在东汉末年，指官府之间往来的公事文书。《后汉书·刘陶传》载：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”意思是说，东汉末年黄巾起义领袖张角等势力强大，可能聚众起事，但州郡官员只是口头相互转告，不肯用公文奏报朝廷。此后，公文即作为各类公务文书材料的统称了。

★★最新法规依据：《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），2001年1月1日起施行。

国标《国家行政机关公文格式》，2000年1月1日实施。

★★《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）

★★《中国人民解放军机关公文处理条例》（〔2005〕军字第70号）（一）公文含义

行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

1．公文不同于私人文书——用于办理公务；

2．公文一旦发布实施就必须贯彻执行（法定效力）；

3．公文必须按法定的体式和程序撰写和处理（规范体式）；

4．公文是行政管理的重要工具。

管理政务、组织工作；

传达党和国家的方针政策；

发布行政法规和规章；

汇报工作、请示问题；

商洽工作交流经验等。

（二）公文特点

1．鲜明的政治性和法定的权威性；

2．内容的真实性和突出的实用性；

3．作者的专任性和读者的特指性；

4．体式的规范性和稳定性；

5．程序的法定性与语言的平实性。

（三）公文作用

1．组织领导作用

是传达贯彻落实方针政策及各项指令的有效形式；

是各级机关权威的象征，意图、意志的体现；

在各级行政管理和公务活动中发挥重要作用。2．宣传教育作用

政策性、理论性、实践活动的指导性

阐明事理启发觉悟提高认识

3．信息交流作用

自我宣传

接受外界信息

4．依据凭证作用

依据：开展工作的依据；

检查、督促、验收的依据。

内容效用：现实效用（办理、查考）；

历史效用（珍贵的历史记录和凭证）。

（四）公文处理

指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

二、公文种类及用途

（一）公文种类

1．按性质作用划分

《国家行政机关公文处理办法》规定共13种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2．按行文方向划分

上行文、下行文、平行文。

3．按机密程度划分

绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

（二）公文用途

1．命令

公布行政法规和规章；

宣布实施重大强制性行政措施；

嘉奖有关单位及人员。

2．决定

重要事项和重大行动做出安排；

奖惩有关单位及人员；

变更和撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告

向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4．通告

公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知

批转下级机关的公文；

转发上级机关和不相隶属机关的公文；

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；

任免人员。

6．通报

表彰先进；

批评错误；

传达重要精神或者情况。

7．议案

向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告

汇报工作

反映情况

答复上级机关的询问。

9．请示

向上级机关请求指示、批准。

10．批复

答复下级机关的请示事项。

11．意见

对重要问题提出见解和处理办法。

12．函

不相隶属机关之间商洽工作；

询问和答复问题；

请求批准和答复审批事项。

13．会议纪要

记载、传达会议精神和议定事项。

★★后勤工作平时常用的文种主要有：

通知、通报、函、请示、报告、批复、意见、会议纪要。其它文种基本用不到。

以上仅指公文，日常工作中经常会碰到规划、计划、要点、方案、总结、制度、讲话、简报、调查报告、讼诉书、合同、请柬等应用文。因此，应用文的范围比公文广得多，由此，也会使大家常会混淆文种，张冠李戴。如《关于XXXX后勤工作情况的汇报》、《关于后勤处近期工作安排》，等等。

★★党的机关公文主要有14种（日常工作中基本不太会碰到）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

三、公文行文关系与注意事项

▲▲公文行文关系：下行、上行、平行。

▲▲公文学对机关、部门、内设部门如何界定？

公文学的机关是指有统隶指挥权的，如各级党委、各级政府，不包括所辖的部门和内设部门。部门则是在机关第一层次编制下主管某一方面工作的机构，又称一级部或职能部门。它对下级机关形成某一方面工作的主管关系，对下级机关的相应的部门形成指导关系。内设部门则是在部门编制内负责某项业务工作的机构，又称二级部或业务部门，它对下级机关及下级机关的部门，既无统隶关系又无主管关系，对下级机关部门内设的相应业务部门形成业务指导关系。

如：省政府是机关，省公安厅是部门，后勤处则是内设部门。▲▲什么是行文层级？省委、省政府是几级？

一个机关及其所属机构，在组织架构上有正式行文权的有几个层次就称为几级行文。省委、省政府是两级，机关一级、部门一级。省委、省政府为第一级（也包括省委办公厅和省政府办公厅），所属各厅、局为第二级。行文层级的理论告诉我们是两级行文的，第三级就不能行文。如前所述，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文，省厅后勤处对下级机关没有行文权。

（一）下行文：是上级领导机关对所属下级机关的行文。

1．文种要选准。

2．不相隶属的机关一般不能用下行文种。

（二）上行文：是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关）的行文。

1.没有特殊情况，一般不能越级。

2.受双重领导的机关，在向上级报送“请示”时，应根据需要主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，不可一并主送。

3.以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发——按照国务院办公厅解释，主要负责人即正职。

（三）平行文：是平行机关或不相隶属机关之间的行文。

1.要选准平行文种，主要是函和周知性的通知。

2.平行文在写法上，语气要谦和，不能强加于人,更不能用指示性的口吻。

四、公文格式

密级保密期限紧急程度

发文机关标识发文字号签发人

标题主送机关正文

附件说明成文日期印章

附注附件主题词

抄送机关印发机关印发日期公文组成要素包括三部分18项。第一是眉首部分即文头部分，第二是主体部分即文腰部分，第三是版记部分即文尾部分。有些是必

备的，有些是选择的。

（一）密级问题

秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。一般情况不要标密级。

▲▲“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

（二）紧急程度问题

紧急程度是对公文送达时限的要求。

1.紧急公文标注“特急”、“急件”两种。

（党的机关紧急公文标注：“特急”、“加急”）

2.电报紧急程度标注

电报都应按规定在指定的位置分别标明：特提、特急、加急、平急。各种紧急程度的时间把握：“特提”要求1天之内办完，“特急”要求3天之内办完，“加急”要求5天之内办完，“平急”要求10天之内办完。如：后勤处网页发文需要签收。

（三）发文字号问题

注意要用六角括号“〔〕”，不得用（）或[]、【】等。引用时要放在文件名后。如：根据公安部《关于印发〈公安单警装备配备标准〉的通知》（公装财〔2006〕486）要求……

联合发文，只标明主办机关发文字号（与1993年办法不一样）。

（四）标题方面问题

公文标题是标明公文主题或事由的概括性题目名称，除会议纪要外，一般由发文机关、公文主要内容和文种三部分组成。一般由介词“关于”和助词“的”构成一个偏正词组。标题中发文机关按规定一般不

得省略，但在实际工作中往往省略，这必须以不影响公文管理和利用为原则。近几年来，厅发文件（如浙公通、浙公字等文件）都把发文单位列入其中。如：浙江省公安厅关于印发××××××通知。

1.公文标题要简明扼要，注意不要将缘由部分的内容带入标题。

如：××关于认真贯彻公安部第×次××××会议精神，开展“打黑除恶”专项斗争的通知。

建议改为：××关于开展“打黑除恶”专项斗争的通知

2.公文主题较多时，可用最主要的问题加上“等”字表示。

如：公安部关于对有犯罪行为的人大代表采取限制人身自由措施等问题的通知

3.公文标题标点符号

公文标题中除法规、规章名称加“《》”和特定意义的缩略语用引号外，一般不使用其他标点符号。

如：《关于印发〈全省公安装备管理规定〉的通知》、《关于开展“五讲四美”活动的通知》、《公安部关于×××的规定（试行）的通知》再如:《关于进一步加强警务用车管理、使用工作的通知》，一般可直接连接或用连词来消除，建议改为《关于进一步加强警务用车管理使用（管理和使用）工作的通知》。

4.公文标题中“关于”使用

公文标题中一般要使用“关于”，不得用“对”、“有关”来代替，有时还用“关于”和“对”连用表达得更准确。如《关于对2004式警车涂装工作进行检查的通知》。另外，转发文件时，一般可不使用“关于”，如转发

公安部关于印发《公安单警装备配备标准》的通知，而不是关于转发公安部关于印发《公安单警装备配备标准》的通知。

5.请示文种标题取名

请示是适用于向上级机关请求指示、批准的文件，里面已含有请求、要求的意思，在标题中不必再体现要求两个字。

如《关于要求解决救灾经费的请示》——《关于解决救灾经费的请示》。

《浙江省公安厅关于补助信息技术中心建设经费的请示》。

（五）主送机关

是公文的主要受理机关。即对公文的内容要求主办和答复，或需掌握、贯彻执行公文内容的受文机关。应当使用全称或规范化简称、统称。

（六）抄送机关

是指除主送机关外，需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。抄送、抄报

（七）向领导个人报送公文问题

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

如：给某个厅领导写报告要求补助经费。

（八）多层转发通知标题处理

1.可用“《》”也可不用“《》”。如：转发公安部关于规范毒品犯罪案件统计标准做好禁毒信息系统录入工作的通知。

2.转发多个部门文件。如：转发公安部、中央社会治安综合治理委员会办公室、民政部、建设部、农业部《关于加强农村消防工作的通知》（公通字〔2004〕57号）时，可写成《转发公安部等四部一办（等五部门）关于加强农村消防工作的通知》。

又如：国务院办公厅转发国家经贸委等部门关于严厉打击制售假冒商标卷烟活动、坚决制止非法生产卷烟行为意见的通知，原文件九个单位联合行文。

3、公文主题较多，可用最主要的问题加上“等”字表示。

如：公安部关于对有犯罪行为的人大代表采取限制人身自由措施等问题的通知

4.层层转发处理——可采用自拟摘要、适当修辞的方法来解决。▲▲标题中只出现最初的文件名。如公安部的通知经省厅、市局转发至县局，县局再往下转发，只需写成“××县公安局转发公安部关于××××××的通知”即可。

××县公安局关于转发××市公安局关于转发××省公安厅关于××××××的通知的通知的通知。

▲▲只保留最后转来文件的机关名称和发文字号。如写成“××县公安局转发××市公安局××发字〔××××〕×号文件的通知”。需要指出的是，最好不要用发文字号来代替原文件名，因为发文字号不能反映原文件的主题，只有层层转发这种情况例外。如××市公安局关于严格执行中办发〔××××〕17、18、19号文件的通知。“中办发〔××××〕17、18、19号文件”是什么内容不清楚，因此，应当将发文字号改成原文

件名，如果原文件名太多，就要将原文件内容进行概括，主题若没有联系，可按上述第三种情况处理。

5.标题限制词使用

“联合”、“紧急”、“若干”、“几个”、“具体”、“有关”、“补充”等限制词，在有些情况下，完全可以省略。

▲▲如：浙江省教育厅、浙江省高等教育局、浙江省公安厅关于维护学校教学秩序的联合通告。联合行文已经通过发文机关标题和印章体现出来，再加上“联合”就显得多余。

▲▲再如：中共中央办公厅、国务院办公厅关于切实减轻农民负担的紧急通知

紧急文件往往通过紧急程度标识体现出来，并采用电报发送手段，因此，再加上“紧急”也属多余。有争论？

▲▲又如：中央社会治安综合治理委员会等五个部门关于实行社会治安综合治理领导责任制的若干规定，公安部关于公安机关支持全民所有制工业企业转换经营机制若干问题的通知

前一个“若干”限制“规定”，“规定”在绝大多数情况下都不是单项，多项规定以分条列项的形式体现出来，因此，再加上“若干”意义不大；后一个“若干”限制“问题”，与“几个”意思相同，因此，如果文件仅仅涉及一个问题，加上“若干”就是错误的了。

（九）结构层次序号

层次序号一般用“一、”“（一）”“1.”“（1）”方式进行。用了括号不用标点符号；小标题单成一行的，结尾不用标点符号。

关于新形势下发挥公安转移支付

资金效益的思考

一、近年来我省公安转移支付资金总体情况

二、当前公安转移支付资金使用管理存在问题

三、充分发挥公安转移支付资金效益的思考

（一）科学编制预算，提高精细化规范化水平。……

（二）合理资金投向，完善综合因素分配体系

……

（三）强化使用管理，提升转移支付资金效益。……

（四）开展绩效评价，深化考核结果综合运用。

▲▲几种不正确的表述：（一）、括号后用顿号

1、1后用顿号

（1）、括号后用顿号

★★规范使用标点符号

1.分条分项前面用的“一”、“二”、“三”等后面，一律用顿号，不用逗号。“第一”、“第二”、“第三”等后面，一律用逗号。

2.夹注“（以下简称通知，下同）”内的文字是收尾处，不打标点。

3.引文：引全句的，引号前用冒号，引文最后的句号打在引号内；引半句的，引号前打逗号或不打任何标点，引号内不打标点，用以表示引文结束的标点，打在引号外。

其他标点符号使用略。

（十）联合行文机关排列顺序问题

行政机关联合行文，主办机关排列在前。

党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

（十一）附件标注问题

公文如有附件，在正文的最后一行下边空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号，冒号后边标附件名称。附件如有2件以上的，要用阿拉伯数码标识序号。

如附件：1.参加会议人员名单

2.行车路线图

附件名称后边不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(有序号的带序号)。

（十二）成文日期问题

成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。为了加强其准确性，成文日期一律要用汉字书写（二〇一一年八月二十五日），不能用阿拉伯数码字与汉字混用，年、月、日要齐全。“零”要写成“○”，“壹”要写成“一”。

▲▲党的机关成文日期书写方式：2011年8月25日。

1.单一机关发文，成文日期右空4字；

2.两个机关联合发文，应将成文日期拉开，左右各空7字；

3.三个机关联合发文，在最后一排印章之下右空2字标识。

★★公文成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准；经会议批准的文件，以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准；会议纪要以通过日期为准。

（十三）公文附注问题

公文如有附注，用3号仿宋体字，在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“(此件发至县团级)”、“(联系人：×××)”等，不是对公文内容作出解释或注释。

（十四）主题词问题

除类别词外最多不超过5个主题词、不少于3个。具体先标类别词，再标类属词。标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标“通知”。

主题词有主题词表。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。当词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。

如在主题词表中找不到能准确反映文件主题内容的类属词时，可自定词目代之，但要在自定的类属词目后边标注“△”符号。

▲▲注意：上行文不得使用自定词目。动词不可单独使用。

五、存在问题

（一）文种运用方面

★★公文文种使用容易出现两个问题：使用文种不当，乱起文种名称。

1.请报不分

请示与报告不分，出现并用、混用。报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复问题的文书；请示是请求上级机关指示、批准工作的文书。日常工作中会出现混用和合用的问题。

如：《关于要求补助救灾经费的报告》

《关于省公安厅开展“创先争优”活动的请示报告》

容易出现的问题：

（1）正文的内容是报告性质的，而标题却是请示，或者正文内容是请示性质的，标题却是报告。

（2）在报告正文中夹带请示事项。

★★撰写“请示”应注意的问题：

（1）要控制使用，当用才用。

（2）要一文一事。

（3）要按级请示。

（4）标题要写明事由，不能只写“请示”两字。

2.请函不分

函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，但往往会因感情的偏见而导致乱用。

如：给省财政厅行文《关于要求解决金盾工程二期建设经费的请示》、《关于报送2011年度公安奖励性补助资金分配意见的函》。

要求杭州市政府减免建设项目配套经费，如何写？(省厅、市局)★★请示与函应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

要求批复、函复。

3.通报通知不分

通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或情况。从目的上看，通知强调做什么和怎么做，一般要求办理，有的具有较强的强制力。而通报主要使受文单位了解某一典型或某一重要精神，起引导、启发、告诫和沟通信息的作用。

如：《关于开展全省市级公安机关警用武器仓库规范化管理检查的通知》、《关于2011年上半年公安转移支付资金使用管理情况的通报》；

《关于表彰全省公安被装管理先进单位的通知》。

★★另外：通报决定不分、批复函不分等等。

（二）行文关系方面

1.党政不分、多头主送。

2.平行单位之间使用上行文、下行文文种。

3.部门内设机构对外正式行文。

4.随意请报。主要是以机关名义向上级报送的请示、报告、意见，随意主送个人、多头主送和越级上报。

这里强调一下“并”的运用，一般情况是按照工作需要逐级排序，

如要求解决经费时应主送：厅后勤处并厅领导；要求解决干部问题应主送：厅政治部并厅长，等等。

六、语言文字方面

语言是公文写作的要求之一，语言符合语法、修辞和逻辑等方面的规范，文字准确无误，这是公文写作最起码的要求，同时存在的问题也最多。具体有语法错误、修辞不当、逻辑错误、错字别字、乱用标点等问题。主要讲一下日常工作中容易搞错的一些字词。

（一）同音词、近音词

1．截止·截至。“截止”指到一定期限为止或停止。”截至”--截止到某个时候。“截止”与“截至”不能混用。“截止”与“截至”的主要区别在于，前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。

如：

关于中央和省级公安转移支付资金信息系统数

据巡查情况的通报

浙公后〔2011〕38号

各市、县(市、区)公安局后勤处、科（宁波不发）：

自全省开展中央和省级公安转移支付资金信息系统（以下简称信。

……

附件：1.2010年度公安奖励性补助资金到位和执行情况表（截止2011年7月31日）

2.2010年度公安奖励性补助资金执行情况排名表（截止

2011年7月31日）

关于中央和省级公安转移支付资金信息系统数据巡查情况的通报办文备注请将“工作附件”内的“截止”改为“截至”。

2．制订·制定。“制订”——创制拟定。“制定”——定出。“制订”与“制定”的主要区别在于，前者强调方案、计划等的形成过程，而后者则强调法规等的定型和拍扳定案。

如：签订合同，制定规章制度。

3.的·地·得。分别是定语、状语、补语的标志，谓语前面的状语用“地”，谓语性宾语前面的定语用“的”，补语前的结构助词用“得”。如更好的（地）服务于广大群众，会议决定对后勤队伍进行一次全面地（的）整顿，工作进行的（得）很顺利。

（二）词语错用

1.报刊杂志。报刊就是即报纸杂志，因此，后面的杂志是重复的。

2.下午13点、晚上20点。既然已采用24小时制了，就不应再

标下午、晚上等词。

3.在未开会之前。实际上是在未开会之时。

七、如何写好公文

（一）明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？发文的目的是什么？是为了推动工作，还是请求解决问题等等。

2、确定什么文种？是报告、请示还是函。特别是在汇报工作情况时，是写专题报告还是写情况简报；针对下级反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

（二）收集资料

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料。当