高效人士的时间管理-参考资料

Time Management for Effective Professionals

高效职业人士的管理技能必备

-时间管理

第一代

时间管理理论

基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管理，叫做备忘录的时间管理。

这种时间管理的优点是：重要的事情变化时的应变力很强，是顺应事实的。另一个优点就是没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。

但备忘录管理没有严整组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。忽略了整体性的组织规划，有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情，这是第一代时间管理的缺点。

第二代

时间管理理论

强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。

这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。

缺点是容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。

第三代

时间管理理论

主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的管理强调的是价值，制定中长短的目标以期实现一种价值观。因此它的特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。

第三代时间管理的优点是比较强调价值观，以价值为依据，或者以价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，可以提高生产力；它的效率比较高，可以感到井然有序。

第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则，缺乏远见。因为它是以价值为导向，你要得到这些东西，你认为这是你生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。

第四代

时间管理

强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。

这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。

学习时间管理的理由

◆时间是不能储存的

◆时间不会停止

◆时间也不可能增加

◆时间无法转让

◆时间是租不到，买不到，也借不到

时间是一种心态、心境的表现，你如何看待时间，如何运用时间，就是心态和心境的表现。良好的时间管理，是一种习惯的养成。有的人去锻炼，重视他的身体健康，他早晨起来去运动或者锻炼，他就是在善用每一天的这个时段，这是一种好习惯。有的人有固定思考的时间，把这个时间运用在规划未来上，这也是一种运用时间的好习惯。

走出时间管理的误区

在时间管理中，存在许多误区。那就是忙、盲、茫。要走出时间管理的误区，就要抛开这三个字。

不要瞎忙，也不要去乱忙，甚至也不是那种茫茫然，走出时间管理的误区就是马上行动，调整好心态，调整好自己的思想，改变你的心境。

时间的运用

时间运用分为几类时间：大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。

1．大块时间

你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情，大块的时间至少需要两个小时。其实也可以分散地安排大块时间，这样安排时间你便会觉得身心愉快，且会产生一种成就感。

2．首要时间

首要时间与大块时间接近，它指每天早晨的那段时间。有人把早晨的时间用来进修，有人把早晨的时间用来运动，有人把早晨的时间用来做一些重要的思考，因人而异。

3．零碎时间

零碎时间看起来好像不太重要，但是这种时间如果能够把它积少成多，化零为整，把那些小块时间充分利用起来，以很少的时间来做一些小事，坚持下来，也是非常可观的。零碎时间称为时间的存储器。

4．固定时间

如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好，把它固定下来，就称为固定时间。

5．安静时间

读书也好，工作也好，是否能够专心有效，环境的因素是很大的，不少办公室都感觉到非常吵闹，工作经常受到干扰，这时可以由大家互相来约定，安排一段安静的时间。

6．弹性时间

每一项工作都需要时间，最好是留有弹性，即预估的时间应该稍微宽裕些。可以在两三项工作之后，安排一个弹性时间，来弥补以前还没有做完的事情，或者说是留作被干扰以后的调节时间。弹性时间不能够太长，10分钟甚至20分钟是比较适当的。

7．交通时间

一般人对交通时间都是用两个字来形容：抱怨，特别是居住在大城市或者都市里的人。

所以要工作有效率，就要学习如何去缩短或利用你的交通时间，例如早点出门，晚点回家，选择走哪条路线，坐车的时候你还可以思考一些问题，可以听听音乐，看看书，充实自己。

目标的搜寻

目标分析的原则

◆设定可以立刻转化成行动的目标

◆努力使目标清晰

目标搜寻的四个阶段

1．勾勒出生命远景

首先勾划出你的生命远景是什么，这一生到底想完成哪些事情。

2．依据时间标准区分远景目标及生命体系

依据一个时间标准区分出自已的愿望和人生目标。一开始，个人的想法是否可以实现，或者是空想并不重要。这个观点以后再作检讨。

3．职业理想的推拟

重要的是要找出什么是求生存，什么是生存决定性的准绳，进行职业推拟。

4．目标清单

列出清单，筛选出你认为最重要职位，这些职位是你要达到人生目标或事业目标的一个标准。第二，想一想，你的愿望和年轻时的梦，与目标是不是符合；第三，再想一下，往后推算5年到10年，有没有可能让这些目标不再是幻想，而是让它美梦成真。

决策的必要性

优先顺序

优先顺序就是决定哪件事情必须先做，哪件事情只能摆在第二位，哪些事情可以延缓来处理，即要有意识地设定明确的有限顺序，以便执着、系统地依照这个顺序处理计划里的任务。

决策的必要性——设定优先顺序的好处

1．只做重要而且是必要的任务

在生活中，不管是工作、学习、人际关系等，你只做重要而且是必要的任务。

?作为一名职业经理人，他的工作大部分时间是用在规划、组织、用人、指导、控制上。

?作为一名销售经理，他的工作可能就是把产品的知识传授给属下，统计整个单位的业绩，走访

一些重要的顾客，把下级的一些意见反映给上级等。

?作为一个销售人员，他的优先顺序就是打电话约见客户，然后准备销售的工具以及材料，到客

户那去，向客户介绍产品，最后签订定单。

所以每一个人，因为他工作的角色不同，只做重要及必要的任务。

2．每一次只集中在一件

事情上每个人的角色不同，在当时的状况之下设定目标，应以每一次仍能够最完美的完成目标为原则，这样在计划周期结束时，每个人至少都处理了重要事情。

时间管理的策略——何谓快、准、空、多、闲

快

快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回头斟酌，必须放弃旧时代的那种慢工出细活的思想。

因为网络时代的信息更新得太快了，例如网络中的新闻是随时可以更新的，不像过去，新闻是一天才换一次，报纸一天才出一次。任何事情都可能影响到商业活动，因此，现在高科技行业中的管理人员，首先你的任务就是把产品和信息推出，再通过网络不断地把改进的产品、信息给顾客。对于公司内部的管理也是一样，首先是要有进展，然后再利用快速的网络不断改进工作的质量。如果认为产品一经推出就完善无缺，而将产品压在公司内，那么在信息发达的今天，等你这个产品产出的时候，你就会发现，市场上已经有了跟你很接近或者同类的产品。他们质量可能不如你，但市场却是他们的。

因此快是一种秘诀。工作要快，在时间安排上应有一个密集、超进度、不拘小节的时段，再有一段缓和、释放产品和修改产品的时间。

准

准有两个意思。

1．对准目标

在许多事情同时开展时，不管事情的先后顺序和形态，而要对准你心中的那个核心目标，这个目标不一定是长远的，也可以只是短时间的。因此必须克服时间的顺序和事情的大小，只有一句话，对准目标。

2．准许每一周的一到两天，没有任何的计划

在这一天到两天你可以处理一些重要的事情。这是由于在集中精力赶工作进度和计划的时候，一些重要的事情被搁置一边，但如果每一周有一天到两天作为灵活性、机动性的时间，你就可以处理与当前工作进度无关，但却是重要的事情。例如公司需要赶着做产品的市场推广，也不能推卸投资人的约谈。

空

空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情。因为在无关的领域中去探索的时候，你的思维框框就会被打破。这一天要上网去寻找任何未知领域的信息，任何无关于公司现行日常业务领域的信息，可能会产生思维的亮光。因为在无关领域探索时，有的思维框框完全被打破，在未知领域中，企业强人特有的骄傲也消失了，当人怀有谦虚的心态在未经的住处相遇时，发明的光芒就会出现。

多

多是指要多用电子邮件、传真、信件。

E-mail的好处：

?可以随时查阅，而不需要你的秘书送到案头

?可以使你更好地安排时间，不像电话要随时接听

?可以随时收发信息

闲

闲就是留出时间，让自己闲下来，不做任何事情，只做休闲的事，这点短时期内不重要，但长期却十分重要。你可以加以思考，怎样把你的一天变成48小时

18．做最有价值的事情

你的工作就是你的目标，成功就等于目标，所以你每天要做的就是最有价值的事情。

19．每天30分钟的独处时间

在每一天都要有自己一段单独的思考时间，这个单独的思考时间可能是20分钟，也可能是30分钟，聆听一下自己的声音，我今天哪些事情离目标很近，或者我达成了目标；今天我有哪些事情，或者哪些行为我做错了，我明天不再犯。

20．注意行动的姿势

随时注意自己的行为语言。当你走路快速，你就会显得积极；当你面带微笑，你心情就会很好；当你衣服穿得很整齐，你就会感觉到自己很自信，这也是一种时间管理。

21．把握痛苦和快乐的杠杆

你做每件事情，不是快乐就是痛苦，当你选择痛苦你就没有快乐，所以你最好的方式就是每天跟自己说一句话：今天会有很棒的事情发生在我身上。

时间管理的好习惯

时间不能存储，不能留下来，你只有安排、管理时间。时间管理就是事件的选择与规划。是一连串的“习惯”组合。管理时间是一种心态，也是一种习惯。

时间管理就是要培养一种好习惯。

1．随手记

随时随地记笔记，一本好的时间管理手册是必要的。

2．一日之计在于昨天

在每天晚上睡觉之前，你永远要给自己一小段时间，为明天的行程安排好计划。

一日之计在于昨天，今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备。你要立于不败之地，就必须做好万全的准备，而这种万全的准备，就是要做好你的规划或者计划。成功总是把机会给那些已经准备好的人。

3．培养自己的敏锐度

养成随时记录的习惯，随时记录事件、心得和灵感，这样可以训练你敏锐的观察力，以及思维能力，不要相信你的记忆，要相信你的记录，这是一种要养成的好习惯。

彼德·杜拉克说过：不会管理时间你就不能管理一切。学习时间管理，目的是希望在你未来的历程中每一天的工作都是有效率的，每一天的效率都离你未来的目标更接近。更重要的是所有的目标实现都在于两个字——行动，没有行动是没有结果的，所以一切的努力来自于你是否有强烈的欲望愿意行动。运用时间管理规划，进行有效的个人时间管理。如果你愿意，成功就离你很近。

有效的个人时间管理步骤

确定角色

首先确定个人的角色。如果以前不曾认真考虑过这个问题，可将此事闪过你的脑际。除了你自己、父母、妻子、儿女、职员、老师、经理，凡是属于你定期投入的时间、精力都可纳入其中，不必想得太严肃。只需要考虑未来一周你应当扮演好的角色。如果你是一名销售人员，你的角色就是创造更好的销售业绩；如果你是一名经理人，你的角色就是使这个团队士气高昂并把任务更快速地完成。

选择目标

每一个角色都有每个角色的目标，但需要注意的是这些短程目标应当同中级目标有联系。你每一周达成的目标要跟你的月目标有联系，你每个月达成的目标要就跟你的年度目标有联系。倘若你未确定中级目标，也可以为自己设立一个重要目标，而且在未来一周的目标中，必须有一些是属于真正重要但是并不紧迫的事情。

安排进度

进度的安排可以根据所列的目标来安排7天的行程。例如目标之一是完成个人使命宣言的初稿，你可以在星期天抽出两个小时完成此事，通常来说星期天是思考如何规划下周事情最好的时候。同时你也要列出锻炼身体的目标，甚至于你的知识目标、成长的目标、与家人相聚的目标、人际关系的目标等等。

逐日调整

每天调整，应依据你的计划安排事情的大小。世界是不断变化的，总会发生你未曾预料的事情，因此对计划要及时地进行调整。

善用时间的良好习惯

(1)工作要有明确的目标。每件工作事务的处理都为一定的目标服务，明确目标，少走弯路，减少无谓的时间消耗。

(2)做事有计划——明白自己将要做什么。

(3)真正把时间看得很宝贵——时间是财富。

(4)懂得处理事情的轻重缓急——懂得做先做的事。

(5)凡事不能拖延——今天能做的事今天做，并让你的下属也知道你的习惯。

(6)重要的事重点对待——懂得关门做事。

(7)要为下属形成一些习惯和程序——让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要你的催促。

(8)懂得分工授权——实际上下属可以帮你处理许多烦琐事务，你花很多时间处理小事情是非常不明智的。如果管理者能区分和运用这些原则，将使自己迅速抓住和解决主要矛盾，工作效率大为提高。

(9)不要贪大求全和拘泥形式——做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。

(10)克服完美主义倾向——不在于事情办的多么漂亮，而在于事情与目标的一致性。

(11)不要去处理重复出现的事情——这样的事你应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这件事情的原因杜绝掉。

(12)善于利用零星时间——一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。

(13)有的事情可以一心几用——例如边看电视边整理内务。

(14)学会说“不”——无谓的应酬可能浪费你大量的时间。

(15)学会利用工具——利用电脑可以使你高效得到所需的信息或减少重复的文字工作，利用记事本、通信录、台历等有助于你有计划地利用时间。

六点优先工作制

---价值2.5万美金时间管理

美国伯利恒钢铁公司总裁因为公司濒临破产而向效率大师艾维利咨询求助。近半小时的交谈中，前20分钟艾维利耐心地听取其焦头烂额般的倾诉，最后请他拿出一张白纸，并让他写下第二天要做的全部事情。几分钟后，白纸上满满记录了总裁先生几十项要做的工作。

此时，艾维利请他仔细考量，并要求他按照事情的重要顺序，分别从1到6标出最重要的事情。同时告诉他，请他明天开始。且每天都这样做；每天一开始，请你全力以赴做好标号1的事情，知道它被完全准备好，然后再全力依法作标号2的事情，依此类推……

艾维利认为,一般情况下,如果人们每天都能全力以赴完成6件最重要的事情,那么他一定是一位高效人士.

他请伯利恒总裁自己先按照系方法实行,并建议他,若他认为有效,可将此方法推行至高层管理人员.

如果你或你公司的每一位员工\每一天\每一分\每一秒都在做最重要即最有生产力的事情,假以时日,可以想象,会有什么成就?

一年以后,作为此次咨询的报酬,艾维利收到了一张来自伯利恒公司的2.5万美元的支票.

5年后,伯利恒钢铁公司一跃成为当时全美最大的私营钢铁公司.

这一时间管理方法被管理学界誉为”价值2.5万美元的时间管理方法”.根据这个以著名的管理案例,提炼为”6点优先工作制”