长期出差人员管理制度
长期出差人员管理制度
出差管理规定
目的：
为规范公司出差管理，明确差旅费报销标准，特制定本规定。
总原则：提倡节约，反对浪费，又不损害公司形象；超额自理，节约归己；通过信息沟通和周密计划降低费用。
一、出差审批规定
公司各部门人员因业务、会议、学习、考察等事项需要出差时须经上级批准后方可出行，除经常性出差的司机、销售、采购人员外，其他人员出差须填报《出差申请表》，经部门经理批准后方可出差。
公司部门经理及以上级别高层管理人员因业务、会议、学习、考察等事项需要出差，须填报《出差申请表》，经主管副总和常务副总或总经理批准后方可出差。
《出差申请表》中须明确填写：“部门、申请人姓名、出差时间、出差地点、出差事项和工作要求”以上内容要认真填写，《出差申请表》作为差旅费报销凭证，财务部存档。
各类会议、学习、考察出差回公司后，要形成书面汇报材料，报部门和公司分管领导，必要时抄报人力资源部存档。
二、差旅费预支程序：
1、凡因业务、会议、学习、考察等事项需要出差的人员，可根据出差的时间、地点到财务部预支相应的差旅费。
2、预支差旅费程序：出差人员填写《借款单》→部门经理审核签字→（主管副总）和常务副总批准→财务部审核付款。（批准人员外出时，如有紧急事项需借款且前期报销票据结算审核完毕时，可由其他书面委托人或总经理直接签批借款）
3、已预支过差旅费的出差人员回公司后，必须在3日之内到财务部填报结算，逾期不结算者（不含批准后的时间），财务部应在当月发工资时按20元/天扣罚（最多200元），。财务部应定期清帐、查核借款情况、通知本人和单位负责人。
4、超标准住宿需事先申请，报销时经部门经理审查、签署意见后报（常务副总）总经理批准报销。
5、《借款单》中要明确“单位名称、借款人、借款事由、经由地、目的地、借款金额、预计还款时间等”事项，《借款单》作为原始凭证，由财务部归档。
四、差旅费审批报销程序
1、根据财税要求，无论单据是否与报销标准符合，出差人员填写《费用报销单》时应附上所有单据，包括住宿发票（但不以住宿发票金额计算报销款）。未附上住宿发票的不予报销住宿费。
2、非差旅费项目开支如：招待费、礼品费等费用单据不能粘贴在《费用报销单》上报销，需由总经理事先批准开支标准、在财务审核后的单据上签字、单列报销。
3、报销流程：出差人填单签字→部门经理审核签字→财务部审核→（主管副总和）常务副总批准→财务部报销付款。
4、超标准住宿，需经部门经理审查、签署意见后报（主管副总和）常务副总批准报销。
五、各项报销、补助标准
1、公司各部门人员因公出差可乘坐客车硬座或火车硬座等交通工具，夜间乘车连续10小时以上的可以乘硬卧，往返的交通费用实报实销。
2、公司中层以上人员因公出差可乘坐客车硬/软座或火车硬/软座，夜间乘车标准同上，往返的交通费用实报实销。
3、根据工作需要和事先申请，副总经理以上高层干部可乘坐飞机或软卧（夜间乘车连续10小时以上），往返的交通费用实报实销。
4、符合夜间乘硬卧标准而未乘硬卧的，按100元/（中层以上）、40元/（一般人员）予以补贴，同时取消当日住宿补贴
5、住宿、餐饮、市内交通实行分类、分项包干补贴，具体标准如下。单位：元/天
注：1、计划单列城市为：大连市、青岛市、宁波市、厦门市、深圳市
2、中层以上干部为：按公司文件任命的车间主任、部长及科长、工程师以上技术人员、暂缺部门主管。
3、住宿天数按实际住宿时间计算；餐补根据出差实际时间细分到每餐进行补助。
4、市内交通费补助界定为：自带车辆的不享受市内交通费补助；不是自带车辆的业务员出差，从到达目的地的当天起按整数天数计算。
5、同一地点长期出差（包括学习、培训等）的，出差报销标准视培训通知等实际情况制定，事先申请确认，保留培训通知等相关依据，附在报销单据后报销。
6 、到邹平县或到当日可往返的邻近地区的出差人员，只对实际发生的中餐或晚餐进行补助，同时取消公司的工作餐补助。邹平县内的交通补助减半，邹平县外的按第5条第4项标准。
六、其他
1、因公出差人员在出差过程中乘出租车不报销，特殊情况需事先申请、（常务副总）总经理特批后方可按（常务副总）总经理签字报销。
2、出差公务行程均视为工作时间，不报销加班费，必要时可安排调休。
3、出差人员的与公务无关的绕行车船交通费用自理。
4、享受提成的业务人员按提成规定，不享受上述补贴和报销待遇。
5、出差时有中途上车、特殊地区、特殊时间、无规范的（计算机）打印票据情况时，参照本规定附件：《无规范票据地区的车票报销标准》报销。该标准由财务部组织2个以上部门人员了解、核查实际情况，随时补充修订，签字确认或更改附件中的报销标准。
6、本规定中的未及事项，由常务副总酌情处理，必要的重大事项报总经理处理。
7、本规定自08年2月16日起执行。（16日后出差的即可执行本规定，之前已在外出差员工的费用报销仍按原规定执行，待下次出差时执行本规定）财务费用报销流程
为加强公司内部管理，保持工作的规律和连贯性，根据实际运行情况特对报销流程作如下规定：
第一条采购付款报销流程
1、若有供货商发票未到而需先付款的，应先填写采购申请单，注明材料名称，规格型号，数量，估计价格，金额，运费、供货单位及付款方式(现金、支票、电汇等)，并由部门主管签字确认，交相关部门副总经理审核落实，由财务总监审核签字认可，并由总经理签字同意，方可向财务部办理借款手续并支取款项(现金或支票等)；
2、采购完成后采购员应在一周内报账，采购员持有效单据到财务部结算，即必须附有正确及有效的票据来证实支出，收据、发票必须是正本，并加盖对方公章，复印件、白条将不予受理，采购员采购时应尽可能要求供应商开发票（注：若不能取得收据原件应取得收据传真并同时注明该传真件与原件同具法律效力），交回财务部，以便财务做账。
第二条借款报销流程
1、因工作需要向公司暂支借款，需先填写借款单，借据中需标明借款日期、借款金额、借款用途及借款人本人签字。其中借款金额大小写须相符，且借据表面不得涂抹。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款。
2、借款人将填好的借据交由借款人所属的部门经理签字，部门经理需问明借款缘由，确认用途妥当后方可签字审批。
3、借款人将部门经理签字后的借据交由财务会计审核后再交相关部门副总经理确认落实，并由财务总监签字审批，总经理签字后视为财务部可以支付该款项。
4、财务部出纳员看到签批手续齐全的借据后，方可付款。如有一项签批手续不全，出纳员不予支付。
5、借款人需保证在借款之日起一周内报账还款(出差人员则在回公司后一周内结清，对于异地出差人员补充借款应填写借款单，并以传真的方式发回公司，但必须注明：原件与传真件同具法律效力，同时必须把前期的费用报销单据连同借款单一并邮回公司，否则不予报销并承担经济责任，另外对于营销人员借款参照《营销人员薪酬管理办法及费用管理》执行，如需延长时限，应提前通知财务部，无理由的延期还款，财务部有权按每逾期1天，扣除报销总额的5%，超2天10%，依次类推。结算方式：以现金归还或报
销单抵扣。
第三条日常费用报销流程
1、因工作需要购买物品，需先填写采购申请单(办公用品将由行政部统一在月底统计物品种类、数量，编制月度采购计划)，经财务总监和总经理审核同意后方可采购；
2、购买物品后需先填写报销单(确保提供正规发票等)，经部门经理确认、财务会计审核、财务总监审批，并由总经理签字同意，方可向出纳支取款项。
3、出差人员回公司后，出纳应及时提醒、督促报销。一周内必须完成报销工作。
报销内容：按出差管理制度执行。有关请客送礼需预先报请财务总监确认，然后由总经理签字方能实施。
报销单填写：写明出差时间、报销内容、金额等，并由部门经理签字确认。
4、粮繁加工部的临工工资报销须在一周之内呈报派工单存根联和相应的入库单据，以便会计审核，报销人员持有主管部门领导签字确认后的派工单报销联于每周五下午4：00后到财务部办理支付手续。经财务会计审核，财务经理复核，由部门副总经理签字确认并由财务总监批准落实后上报总经理签字批准方可支付。
5、日常种子、下角料等运杂费由承运人员持有效单据到财务部经财务会计审核，财务经理签字落实，并由财务总监签字确认后上报总经理签字批准方可付款。
6、报销人将原始票据（正规发票）粘贴规整后，填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写须相符，且费用报销单表面不得涂抹。
7、填好的费用报销单需先交由报销人所属部门经理审核，部门经理应确认各项费用为应该发生，方可签字。另外对于营销人员费用报销参照《营销人员薪酬管理办法及费用管理》执行。
8、部门经理审核签字后，报销人将报销单交至财务部，由财务会计审核签字并由财务经理签字确认。财务部审核应本着以下原则：
(1)、审核单据粘贴是否规范，字迹有无涂抹；
(2)、审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符；
(3)、审核各项费用发生是否切合实际，有无虚报、多报；（参照费用报销制度）
(4)、审核签批手续是否齐全。
若以上三条有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人，要求其重新填写。
9、财务会计将财务部复核后的费用报销单，上报相关部门副总经理、财务总监及总经理签字审批，总经理签字后视为同意财务部付款。上报时间：每星期二、星期五。
10、会计将签字审批手续齐全的费用报销单交至财务部，要求出纳员通知报销人并给予付款。出纳员看到审批手续齐全的费用报销单方可向报销人付款，同时，报销人在领款凭证上签字。如有一项手续不全，出纳员不予支付。报销时间：星期二、星期五下午4：00以后。
11、其他报销内容和要求参照相关规定。
附则
第四条此制度未涉及事项，暂按总经理的意见核定报销，之后由财务部对该制度进行补充及完善；
第五条本制度解释权归公司财务部。
附：
原始凭证粘贴整理办法
为了规范报账，提高工作效率，减少台前等候时间，也便于日后查账，现将报账过程中原始凭证的粘贴要求和方法介绍给大家，请来财务部报账的同志提前按下列要求做好相关工作。
1、票据分类。对于集中较多的同一类型票据要先按照内容进行分类，如办公用品、资料费、市内交通费、差旅费、设备维修费等，按照类别分别粘贴。其中差旅费的票据还应按照差旅费报销单中的项目再次分类，单独粘
贴，附到差旅费报销单后边；
2、将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴纸装订线内侧和粘贴纸的上、下、右四个边依次均匀排开横向粘贴，避免将票据贴出票外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求；
3、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴；
4、票据比较多时可使用多张粘贴纸；
5、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。
费用
销售费用：包装费，保险费，展览费和广告费，商品维修费，预计产品质量保证损失，运输费，装卸费等费用，
以及企业发生的为销售本企业商品而专设的销售机构的职工薪酬，业务费，折旧费，固定资产修理费等费用。
管理费用：公司经费，（行政管理部门职工薪酬，物料消耗，低值易耗品摊销，办公费和差旅费等。）董事会费
（包括董事会成员津贴，会议费和差旅费等），聘请中介机构费，咨询费，（含顾问费），诉讼费，业务招待费，
房产税，车船使用税，土地使用税，印花税，技术转让费，矿产资源补偿费，研究费用，排污费以及企业行政
管理部门发生的固定资产修理费等。
财务费用：利息支出（减利息收入）。汇总损益以及相关的手续费，企业发生或收到的现金折扣等
营业利润=营业收入一营业成本-营业税金及附加-销售费用-管理费用-财务费用-资产减值损失+公允价值变动收益
（-公允价值变动损失）+投资收益（-投资损失）
净利润=利润总额-所得税费用。
费用报销制度
一、目的
1、为明确费用开支审批手续，提高工作效率。
2、严格控制费用开支，规范公司的管理。
二、报销单据的构成及整理方法
1、完整的报销单，应由“报销单”-便于报销人填写各类业务项目及数据、发票、“粘贴单”-便于报销人粘贴发票的单据（也可用白纸自行裁剪）和“附属表单”-便于对报销事项作出补充说明的单据,如“差旅费报销单”等组成。
2、到财务领取空白报销单，费用报销的领取“费用报销单”；通过银行转帐的领取“转帐付款单”；借支款项的领取一式三联的“借款单”；质检部的差旅费报销还应领取“国隆集团差旅费明细单”。
3、经办人应先按报销内容对原始发票进行分类整理，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，应分类后再按时间先后粘贴，以便分类汇总数据。
4、粘贴票据：将胶水涂抹于票据左侧背面，沿粘贴单左上方从左到右、自上而下错开，呈鱼鳞状依次均匀粘贴，保持票据的左侧及上方不超出粘贴单的边界，遇单据纸面过大时，可在票据粘贴完成后向内折叠，保证随时可以翻阅。
5、报销流程：报销人粘贴票据、填写报销单，报销单上须注明支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名（有陪同人的陪同人也要签字），发票背面须有经办人签字确认（注：与报销单上经办人签名应一致）è部门经理或主管初审è财务会计复核è财务总监审核è集团副总或董事长审批è出纳付款。
6、报销完成时限：正常以报销单审核完次日算起叁个工作日内完成，遇节假日、集团副总或董事长外出则顺延，个别紧急情况先电话请示集团副总或董事长，得到允许后先付款，集团副总或董事长回司后再补签。
三、报销注意事项
1、报销员工在公司内部的，需亲笔、正楷、完整填写各种报销单据，不得漏项，（特殊约定应用铅笔做好备注）不得随意涂改挖补，特别是报销单上的大小写金额、单据张数不能涂改，有涂改应重新填写。
2、现金报销金额若涉及到小数点两位数，报销单上直接按四舍五入保留一位数（仅限于现金报销，不适用于通过银行转帐到对方公司帐户的）。
3、若实际报销金额小于发票金额的应在发票背面上注明实报多少金额，并签字确认，不能把发票上的金额直接划掉后再写上报销金额，这样会造成发票无效。
4、采购物品（包括零星物品）单次超过（含）人民币伍佰元（￥500.00）的，且对方可提供公司帐户的一律通过转帐支付，不得预支现金或以现金报销。
5、为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在同一张报销单上。
6、加强报销管理，当月帐，当月了，除差旅费于出差返回3天内、手机费于次月底之前做好报销手续外。其余费用应于业务发生后7天内报销，对于无故不及时报销的，财务不予接件。
7、所有费用报销必须提供正式发票，各部门在购买物品或其他业务发生时应向对方索取发票，发票内容要填写完整，要素齐全，大小写金额相符，金额不能涂改，并盖有发票专用章，印章要清晰。没有正式发票的项目须写明情况交集团总经理审批。
8、个人借支款项的，非特殊情况，须在事毕后3天内将报销单交到财务部办理冲帐手续，尚未报理冲帐手续不得再借支。但所有借款发生后，须在一个月内销清，当月无法核销的，须在月底到财务部说明、报备原因，否则财务部门有权在当月工资中予以扣除。
四、核准权限
1、高层管理人员的报销由集团总经理审批；
2、出差打的费、应酬交际费、工资/奖金及特殊费用由集团总经理审批；
3、其他日常报销由集团副总审批。
五、费用报销及借款办理时间
1、款项借支：星期二、星期四下午和星期六上午。借支要提前半天通知，特别是大额款项，其他突发性事件特别处理。
2、费用报销领取时间：星期二、星期四下午和星期六上午。（星期六9：30以后）。
3、对外工厂结帐：星期四下午、星期五，突发事件特别处理。
4、特殊情况总经理不在又急需借款的：需电话先请示总经理，得到允许后，经办人员要先填写好借款单，先由出纳支付款项，再由经办人员负责及时办理补签手续，并转交出纳入账。
六、各项费用开支手续
（一）、办公用品、低值易耗品：由办公室统一购买的，办公室文员根据发票同实物核对无误填写验收入库单后（低值易耗品还需有出库单），采购员凭发票（附上验收入库单）填写费用报销单。
注：办公用品系指易消耗的办公文具等；低值易耗品系指未达到固定资产标准，但金额较大，使用寿命较长的，例如电话机及工具等。
（二）、机器与设备：设备管理人员或办公室文员人员（工厂是仓库管理员）根据发票同实物核对无误后，填写验收入库单（注明用处），凭发票（附上验收入库单）填写费用报销单。
（三）、差旅费：于返回3天内报销，由部门经理审核票据的合理性并在报销单（注明出差地点、事由、时间、人数）上随同差旅者签字确认后，出差人到财务部办理完报销手续，有借款的须冲销借款。
1、差旅费指公司员工因工作需要，经公司安排，由工作地前往目的地出差乘坐各种交通工具产生的交通费、出差期间的住宿费和出差补贴等。
2、按照出差地点的不同，差旅费分为市内交通费（含异地城市的市内）和异地交通费，市内交通费，原则上公司不予借支，一律由员工个人先行垫支，外出尽量乘坐公交车，非特殊情况不得乘坐的士，每张发票背后须有经办人亲笔签名，并写清出差日期、往来路线与说明。
3、出差异地人员需预借差旅费的要填写借款单办理借款手续。每人借支额度根据办理业务情况而定，但最高金额不得超过3000元（特殊情况除外）。借款单中需注明部门名称、出差人姓名、出差地点、出差时间、出差事由报总经理审批。
4、坐飞机的有关规定：
公司总经理、副总经理等，出差可乘飞机（经济舱）。其他人员乘坐飞机须经总经理特别批准。一般人员出差，在特殊情况下需乘飞机，必须有公司总经理审批同意，报集团总经理批准。
5、差旅费标准：
（1）出差人员的住宿费、伙食补助费实行定额标准，由出差人员调剂使用，超支不补，市内交通按实际报销。
（2）出差乘坐火车，一般以硬卧为标准。
（3）出差期间交际应酬费，须事先请示总经理特批。
（4）往返机场、车站的市内交通费予以单独凭车票报销。
（5）出差参加展示会的运杂费、门票等准予单独凭票报销；对于到外地参加会议、展览及其他活动的人员食宿及其他费用由对方负责的，不得在公司报销费用并领取补助。
（6）出差或外出学习、培训、参加会议等，由集体统一安排食宿的，按统一标准报销，不享受任何补助。
6、出差补助的计算方法：
（1）出发日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午7：00前出发的可享受全天补助；12：00前出发的，可享受午餐及晚餐补助。
（2）到达日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：00后返回的可享受早餐/午餐补助；18：00后返回的可全天补助。
（3）出差天数的计算方法：按照实有天数计算。
7、以下范围内的外出不按出差补贴处理：质检员验货出差和在福州市范围内公出的不予补助，如有特殊情况需部门经理报集团总经理批准。
8、费用核算：公司所有人员出差费用均计入各所属部门费用。
9、其他
（1）报销差旅费时，应提供出差期间相应票据（如住宿费、市内交通费、餐费等），以便财务部进行帐目财务处理，餐费报销按不超过餐费补助费（省内早餐5元---午餐10元---晚餐10元，省外早餐7元---午餐14元---
晚餐14元）的标准给予报销，若期间与客人一同用餐者且在公司内报销的，一律不再给予报销餐费补助费。
（2）凡购买打折机票的（票面有不得签转更改字样的），在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。
（3）对因公外出人员均对号入座按标准办理报销费用。如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的60%计发给个人（须提供正式发票）；如不足标准住宿的，按节约额的60%计发给个人（须提供正式发票）；如超标准住宿的，超支部分一律由个人自己负担。
注：1、沿海经济区、特区指：北京、上海、深圳、广州、珠海、汕头、海南、厦门；
2、两人（同性别的）或两人以上的同行按标准间的标准报销；
3、以上解释权归属财务。
（四）、业务招待费用：业务招待费须附有饭店消费明细单，有同行人须有同行人在报销单上签字确认，并注明时间及招待客户名称和人数；赠送礼品的费用须注明所送人名及礼品名称、数量。
（五）、工资/奖金的支出：由公司人事部核准每月考勤，财务部编制发放表，副总签字确认，并报公司总经理批准后财务发放。
（六）、版面费/广告代理费/印刷费（出片费）：由部门凭发票填写费用报销单，财务部对票据进行核实（附上详细清单），核对无误后按报销手续办理。
（七）、培训/年检费：国家部门（财政、税务、外管、海关等）强制要求公司人员参加的培训学习和年检费用，经各部门经理或主管核实报总经理批准后，才能办理报销手续。由公司派出学习的费用经总经理批准后可办理报销手续。
（八）、汽车费用：司机出车发生的费用（过桥费、停车费等）要注明时间、地点、事由等，用车人签字确认后，经办人按规定办理报销手续。
（九）、装卸费用：装柜人员去马尾装柜一天（早上8点到晚上6点）每人补贴人民币15元，半天（早上8点到中午12点、下午2点到晚上6点或晚上6点到晚上10点，冬天下午1：30到晚上6点）每人补贴人民币7.5
元，晚上6点到第二天凌晨按一天补贴标准补贴。
（十）、加班用餐费：加班超过一个小时，可享有用餐费补助（每人10元/天），加班者应提供餐饮发票，且报销单上应会签办公室人员以确认是否符合报销条件并注明加班时间，同一单位多人加班的须有全体用餐人签字。
（十一）、手机费用：按岗位工作需要，给予相关人员手机费用补贴，报销规定如下：
1、使用规定
（1）公司统一购置的手机和小灵通（含配件、卡等），按工作岗位需要配备给个人，由专人使用并负责保管，如丢失由个人承担赔偿责任。具体赔偿标准如下：
A、小灵通及手机（已提完折旧）：按200元/部赔偿；
B、手机（未提完折旧）：按扣减折旧后的净额赔偿，不足200元按200元/部赔偿。
（2）配置手机和小灵通仅限于公司业务往来通讯，不得用于私事通讯，不得私自另配副卡交予他人使用，一经发现，处以罚款300元/次。
（3）使用手机应本着节省开支的原则，能使用普通电话则不用手机通话。
（4）手机拨打长途电话时，应要求要使用IP卡。
2、手机报销标准如下：
备注：A、同时持有公司配备手机卡和小灵通人员，报销标准系指两者合计；
B、享受补贴人员需24小时开机，当月出现3次无法接通情况则取消补贴。
C、报销人必须提供营业厅打印的正式发票（充值卡发票仅作为补充）才能办理报销手续发票上有体现“以呱呱通”充值的，必须附上呱呱通发票，作为正式报销发票的附件。
3、特殊情况
（1）手机费用报销人员，因出差产生漫游费经办公室主任凭《出差报备单》核准后予以报销。
（2）其他部门或人员因工作需要使用私人手机用于工作联系的，可凭当月话费清单向部门经理和办公室提出申请，经分管领导批准后予以报销。
本制度自核准日起执行。
国隆集团财务