外来文件的识别

外来文件的识别、流转程序

1 目的

对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2 适用范围

适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

3 术语定义

外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。

3.1 技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准；

3.2 法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；

3.3 政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知；

3.4 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等；

3.5适用的质量管理体系标准，工具书。

4、外来文件管理规则

4.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新；

4.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

4.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)

5 工作程序

5.1 外来文件的获取

5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：

a.国家、省、市政府及各相关职能部门；

b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；

c.互联网、电话传真。

5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。

5.2 外来文件的识别

5.2.1技术标准

a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；

b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；

c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。

5.2.2法规规范

a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别；

b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围；

5.2.3 政策文件

a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；

b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；

c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。

5.3 外来文件的分发

5.3.1办公室、质检部对外来文件识别后，将外来文件正本存档，副本及清

单传递给技术部；

5.3.2对需分发的外来文件，由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯；

6、外来文件的管理流程

6.1 文件接收、评审：文件接收者在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标

准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、

接收标准需提交质量部确认是否可执行。

6.2 文件提交、转化：

6.2.1评审人员将评审后的外来文件提交DCC并在《文件接收，发放，回收

记录》上签字确认，并明示使用方式及发放范围。文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。

6.2.2如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，

转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交DCC。

6.3 文件发放： DCC将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，

将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。提交者及DCC在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。

A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，DCC盖外来文件印章发放

给相

B、关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；

如需发放电子版，DCC将电子版文件通过Email 发放，并将存储路

径通知相关人员。

B．由外来文件转化后的内部文件，DCC按照《文件控制程序》的要求进行发放。

C．外来文件作参考文件时，DCC将电子版文件的存储路径通过Email 通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。