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文件传阅制度

公司文件传阅制度

一、总则

为充分发挥文件和内部资料的效用及指导实际工作的功能，消除文

件和内部资料管理工作中的隐患，确保公司秘密不泄露，使收发文件传

阅迅速、准确、有序，特制定本制度。

二、管理规定

1.行政部收到各类文件后，由收发人员进行分类登记，行政部负责人根据文件

内容，交于领导审批。

2.文件交于领导后，负责督促领导加快批阅速度，一般文件要在三个工作日内

审批完，急办文件要在当天阅完。

3.领导批阅完后，需传阅的文件，行政部要及时通知大家传阅，大家要在批阅

日期后的三个工作日内传阅完毕（特殊情况除外）。传阅后的文件由管理人员整理好定期交于领导审阅。对不要求大家传阅的文件，文件管理人员要及时入档。

4.领导对文件有批示意见的，责任人要按领导批示意见及时间要求办理，不得

拖延。文件管理人员按领导签发意见，认真准确的做好复印、传阅、归档工作。

5.严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，对于内容涉密的文件，其传阅范围

更应严格掌握。如果传阅文件上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许漏传、误传、延误或扩大传阅范围，更不得自行翻印，不得擅自借给外单位人员或抽出、带走自己保存。

6.坚持正确的传阅方式。对于一般性的文件，采取一传一的方法进行，对于特

急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的出现，导致不能及时传阅或泄密。

7.按照文件要求和领导批示需要传达学习的文件，行政部负责人及时组织传达

学习，领导推荐给有关人员阅知的，应及时传阅。

8.文件传阅在每个员工手里不得超过4个小时，看完后及时退回给文件管理人

员，以免耽误其他人传阅。

9.严格登记手续。对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记，掌握文件和

内部资料的行踪。不得将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。

10.需要借阅文件的，须向文件管理人员办理借阅登记手续，并认真妥善保存，

用后及时归还。

11.切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密制度》，确保公司

的秘密不泄露。

三、本规定自总经理批准，颁布之日起执行。

文件收发传阅和管理制度

文件收发传阅和管理制度马合中学学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。一、行文规定（一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。（二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。二、收文处理（一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。（二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。

公司文件管理制度_规章制度.doc

的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。（四）发文程式与要求第十条发文程式规定： 1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚； 8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发； 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印； 11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

办公室文件传阅管理办法

办公室文件管理办法为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合本单位工作实际，制定本办法：一、收文（一）文件签批 1、收到公文，先由办公室登记后，呈单位主要领导作出批示，批示过的公文，办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件，分管领导收到文件后，提出具体办理办法。若分管领导外出，按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理，分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件，传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字，并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件，由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理，随后再进行传阅急办事项的文件，若单位主要领导和分管领导都外出，则可经电话等方式请示后先予办理后补签。（二）文件时效办理文件：一周内退回办公室传阅文件：两天内退回办公室（三）电子文件及时下载并登记分类，按签批、办理、传阅的程序办理。二、发文（一）本单位发文

发文程序：拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发，二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿（重要文件包括讨论稿，领导批示件等）、电子文本及时归档、妥善保存。（二）与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同，经所有联合发文单位加盖公章后，把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关，并签署意见后，找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时，把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。二〇一二年六月十六日

公文规范管理制度

公文规范管理制度一、目的：为了保证公司及各部门更加标准和规范的开展工作，使公司全员通过公文，沟通信息、了解情况、掌握实情，从而提高办事效率和管理质量，特制订本制度。二、适用范围：综管部三、职责：文件表达确凿，提高发文质量四、全公司所有文件均由综管部统一下发，其他部门一律不得自行向下发送正式文件。各部门如需向下安排严重工作，发文者应向总经理提出发文申请，并将文件底稿交综管部审核后发文。五、发文内容： 1.凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、通报、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。 2.公司下发文件主要用于： 1)公布公司规章制度； 2)传达公司管理层制订的文件； 3)公布公司体制机构变动或干部任免事项； 4)公布公司的巨大成果、经营管理、会议纪要、生活福利等工作的决定；5)发布有关奖惩决定和通报； 6)其他有关公司的巨大事项。六、文件种类及作用：决定、决议：适用于对严重事项、巨大工作安排、公司各项管理制度（规范、办法、条例等）、严重通知和公司管理者特别要求的公文等。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。如：关于×××的×××决议、关于×××的×××决定、关于×××的通知等。通知、通报：适用于宣布或公布严重事项或应当遵守或者周知的事项。 1)通知：传达公司管理者的指示，要求下级部门办理或者需要知道的事项，用“通知”。2)通报：公司取得的优良业绩、表扬好人好事、批评处罚、传达严重情况，用“通报”。七、文件的分类、编号及发文程序 1.公司所发文件、会议纪要、通报等均应要进行分类存档，以便查阅。公司制定统一的文件编号：华ｘ字【2012】第ｘ号。文件分类以下列格式为准：综字【2012】第0号--表示由公司综管起草下发的大凡行政公文；财字【2012】第0号--表示由财务部起草的有关财务制度的文件；生字【2012】第0号--表示由生产技术部起草有关生产技术的文件；商字【2012】第0号--表示由商务部起草的有关商务对内、对外函件及文件。 2.原则上各部门为本部门业务文件的起草人，也可由综管部代为起草，但成文后应由所涉及的业务部门进行会签。 3.各类文件下发均由综管部最后审阅、定稿后，呈总经理或董事长批准签发。 5. 9.

收发文件管理制度.doc

收发文件管理制度4 收发文管理制度为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。一、收文凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容： 1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。 2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。 3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。 4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。二、发文以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容： 1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、

发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。 2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。 3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。 4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。 5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。 6．用印。正式文件加盖公司印章。 7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。附：1、《公文传阅单》 2、《文件发文单》山东鼎盛精工股份有限公司 2018年6月12日公文传阅单文件发文单鼎盛司发【】号

公司文件管理规定

公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。

2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的

机关公文管理制度[规章制度]

机关公文管理制度[规章制度] 机关公文管理制度-规章制度关键字: 为加强文件、资料(以下简称“公文”)管理,规范公文处理工作,结合单位实际，制定本制度。一、基本原则公文处理过程中,必须严格执行国家法律法规和有关保密规定,确保国家秘密安全。二、公文处理公文处理分为收文和发文。收文办理即公文运转，一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。三、公文运转 (一)公文运转由综合科确定文档管理员具体负责，并实行定岗补位制，文档管理人员因公外出或请假，应提前向补位人交接有关事项。 (二)文件传阅过程中，不得横向传阅，不得任意扩大或缩小传阅范围。 (三)文档管理人员应及时领取文件，及时从省政府法制办网站和政务办公网接收文件(政务办公网每日查看次数不得少于4次)。文件收到后应立即进行登记、分类、编号，填写文件传阅单或处理单。 (四)综合科根据文件内容，于收文当日提出拟办意见。文档管理员根据拟办意见，及时呈领导阅示。一般性传阅文件，原则上不超过2个工作日，到期由文档管理员收回继续传阅。需要处理的文件，文档管理员根据拟办意见逐级呈主任、副主

任签批，文档管理员根据签批意见交责任科或责任人员办理，原则上由承办科留存复印件，综合科留存原件备查。 (五)承办科应根据领导批示尽快提出贯彻落实和处理意见，一般情况下，领导批示件应在规定期限内反馈办理情况，非急件应在15日内办结;涉及长远规划方面的问题，要制定分步实施计划;对受客观条件限制一时难以落实的批示件，应及时向作出批示的领导反馈情况。领导有特殊交代的批示件按领导要求及时办理。 (六)涉及两个或两个以上科办理的事项，由主办科牵头办理，办理情况由主办科负责报送。主、协办科在办理过程中意见发生分歧时，由主办科将意见分歧所在、协调经过、各方意见的依据和解决问题的意见进行整理，报作出批示的领导协调。 (七)承办科在规定时限内完成领导批示件的办理工作，并及时向作出批示的领导报送办理结果。确因特殊情况不能在规定时限内反馈或办结的，应及时向作出批示的领导汇报，根据领导要求办理。承办科应将领导批示、办结结果、办理过程中形成的有关资料等及时进行整理归档。 (八)批办文件一律使用黑色或兰黑色钢笔或签字笔，不准使用易褪色的圆珠笔、铅笔，以利于文件保存。 (九)文件阅办人员应自觉遵守保密纪律，妥善保管文件。机要文件当天未能阅批的应有防范措施，对丢失机要文件的按照上级有关规定追究有关人员的责任。四、发文办理为提高效率、建设节约型机关，应尽量控制发文数量。行文应注重必要性、实效性，做到该出的文件必须出好，可出可不出的文件一律不出。 (一)公文结构

公文收发管理制度

公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。（一）公文的签收呈办、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在个工作日内办结。、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。（三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。二、公文发文管理发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办

公司文件档案管理制度

公司文件档案管理制度 1 产生目的为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；

公文管理制度

公文管理制度 1公文管理制度制定的目的及意义：为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据《国家行政机关公文处理办法》（2012年）的原则，结合公司实际，特制定本制度。 2适用范围：本制度适用于集团公司及下属所有子公司。 3职责范围 3.1集团综合部 3.1.1集团综合部是公司公文处理的管理部门。 3.1.2集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工作。 3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作。 3.2集团其它各部门、子公司 3.2.1不得以集团名义自行对外发布公文。 3.2.2负责按本制度规定执行。 4公文处理原则 4.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 4.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 5公文的种类 5.1公文的定义公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。 5.2常用的公文种类常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 5.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 5.2.2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。 5.2.3公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。 5.2.4通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

5.2.5通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 5.2.6通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 5.2.7报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部门/机构的询问。 5.2.8请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。 5.2.9批复。适用于答复下级部门/机构请示事项。 5.2.10函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 5.2.11纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 5.3公文按照行文方向分为： 5.3.1上行文—是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示是就某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告是汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问等使用的上行公文。 5.3.2下行文—是公司或公司职能管理部门向各下级部门或子公司下发的文件，通常有“通知、通报、决定、批复”等。 5.3.3平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。 6公文格式 6.1公文组成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门/机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门/机构、正文、附件说明、发文部门/机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门/机构、印发部门/机构和印发日期、页码等组成。 6.1.1份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。公文份号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，掌握公文的去向。 6.1.2密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 6.1.3紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”“平急”。 6.1.4发文部门/机构标志。由发文部门/机构全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门/机构全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门/机构标志可以并用联合发文部门/机构名称，也可以单独用主办部门/机构名称。 6.1.5发文字号。由发文部门/机构代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门/机构的发文字号。 6.1.6签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(完整版)公司文件收发管理制度

收发文件管理制度一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序：（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

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XXX公司公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分 / 子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。第四条以公司、公司所属部门和分 / 子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。第二章公文种类第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。

（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分 / 子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/ 子公司执行、办理和周知的事项。（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告” ；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。第六条公文按照行文方向分为: 上行文 : 指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、

公司文件收发管理制度

文件收发管理制度第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。条党政分工的原则本文件(党支部和行政)由办公室归口管理(二)收文的管理条公文的签收 1.所有文件(除订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)在签收和拆封时收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因 2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对口应立即报告并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管 1. 收发员(文书) 拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管 2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员(文书)登记编号保管个人保存如职工工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)文件内容和性质阅签后由收发员(文书)分送和承办阅办文件或急作应立刻呈送(或分管)阅批后分送承办阅办为文件积压误事应在当天阅签完 2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件应同各后再分转 3.为加速文件运转收发员(文书)应在当天或天将文件送到和承办如关

系到两个应按批示次序依次传阅最迟超过两天(特殊情况例外) 第七条文件的传阅与催办 1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容 2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)阅批文件超过两天阅后应签名以示如有"批示"、"拟办意见"办公室应责成和人员按文件所提要求和批示办理事宜 3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密 4.文件阅完后应交收发员(文书)切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办理将文件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转 6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公室通知到阅文 (三)发文的管理第八条发文的规定 1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件 2.各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文方可按党、政机构设置与分工归口以党×字、政×字发文团体文件由党支部批转

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1．0 总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特

文件传阅制度

文件传阅制度一、为了使文件传阅迅速，不拖延，不积压，提高工作效率，一般文件从送阅到阅毕不得超过半天，急件必须当即阅完交回办公室处理。二、保持文件的完整性，请不要抽出卷内文件和文件附件。因工作需要需继续使用文件时，须到档案室另行办理借阅手续。三、文件阅毕，应及时交回办公室，由办公室继续传相关人员阅读或者交由档案室存档，不得擅自横传，擅自把文件直接传给其它部门或个人。四、文件一律不准带回家，不得带到公共场所，所载内容不得擅自翻印和扩大阅读范围。确因工作需要需翻印文件，一般文件须经部门领导同意，重要文件须经项目经理同意。如有违犯者或丢失文件者，对当事人要按有关制度严肃处理，并追究所在部门负责人的责任。五、严格遵守保密规则，增强保密自觉性，不得随意泄漏文件内容。六、工程管理系统内的文件及各相关文件由档案室负责时刻关注，及时下载传办公室负责人附文件传阅单交由项目经理先行批阅，确定相关传阅人员。办公室负责送传相关人员阅览。办公室负责文件的收发、登记、传阅，档案室负责文件的存档及管理。文件的签收和归还由专人负责，不准交予其它无关人员代办。七、发生文件遗失或泄密情况，必须及时报告办公室，以便采取补救措施，进行处理。八、阅文人阅文后要在《文件传阅签》上签署名字或意见。签阅文件要使用蓝、黑色墨水，不能使用红色笔、圆珠笔和铅笔。

文件传阅程序框图搜集文件档案室转交办公室 ·附传阅单项目经理阅读确定相关传阅人员办公室半天根据传阅单送发传阅部门相关部门阅读文件收回办公室存档档案室

发表单位：临城街道| 索引号：0203-02-2010-000429 | 录入：何锡森| 日期：2010.12.24 一、呈送领导人指示的文件，应进行登记，领导人批示后，应退还办文部门，领导人之间不得横向传批文件，不应把批文直接交承办单位。二、传阅文件一律采取直传方式，经管文件的人员应逐件登记送阅文人，阅后退回，要清点份数，阅文人之间不得横向传阅。三、传阅文件一般每次不得超过两天，急件阅后即退，不得任意积压与延长时间。四、传阅夹内的文件，不许随意抽取。若因工作需要，必须经收发人员同意，并办理借阅手续。不得擅自扩大文件的传阅范围。五、文件阅毕后，必须签注姓名(全称)及时间。六、传阅文件必须注意保存与爱护，不得污损或丢失。七、凡发给领导干部私人圈阅的各类文件，在年终必须按规定清退。责任编辑：王娟

两办,关于进一步,加强和规范,公文处理的通知

竭诚为您提供优质文档/双击可除两办,关于进一步,加强和规范,公文处理的通知篇一：关于进一步规范公文处理程序的通知关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门：为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下：一、收文办理收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。（一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在

来文的当日完成。（二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。（三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。（四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。（五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。二、发文办理发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮

文件传阅制度

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