档案管理工作规定
档案管理工作规定
为了加强对本校档案的收集、整理和管理工作，并有效地保护档案，为学校的教育、教学工作服务，使我校档案管理工作逐步走向规范化、标准化和现代化，特制定本规定。
1、档案的管理范围：
本校档案是指学校过去和现在在教育、教学、党政等部门活动中直接形成、具有保存利用价值并已经文书处理完毕的文字、图表、声像、光盘等各种载体的历史记录、文件材料。它可分为文书档案、教学档案、科技档案（基建、设备）、人事档案、教职员工业务档案、财会档案、声像档案和实物档案。
2、档案管理体制：
在分管校长领导下，档案管理工作实行分级管理的原则。校长办公室负责具体管理和指导全校各部门的档案工作，设专职档案员一人每年督促各部门做好收集有关的文书材料，并进行整理、立卷和移交等工作；党委、校长办公室、团委、高中部、初中部、总务处（财务、基建）、信息中心、科研室、校办企业、工会为分档案机构，各设兼职档案员一人，负责各自的档案收集、整理、立卷和保存工作。
3、档案的保管：
（1）为便于分类，各类档案案卷应按学校规定的《档案案卷类目和保管期限表》统一编号。
（2）根据学校现有条件，重点建设配备校档案室库房，各有关部门要有专门存放档案的箱柜，至少具备防潮、防火、防盗、防虫等安全措施。
（3）各类档案须定期加以鉴定，根据其利用价值和保管期限，分别保存或销毁，销毁档案应严格遵照有关规定办理。
（4）任何个人、部门无权将归档的文书材料占为己有，应当归档的材料，应定期向档案员移交保存，任何部门不得赠与或出卖档案。
4、档案的服务工作：
（1）本校档案坚持为校内教育、教学和管理工作服务，服务对象主要是学校党、政领导和全校教职员工。
（2）为使校内档案信息资源得到不断开发和利用，应当做好下列服务工作：
①编制必备的检索工具，方便查找。
②逐步开展编研工作，如参考资料等。
③为撰写大事记、校史、学校沿革提供资料。
④为编写学校重要文件、制订计划、出版刊物提供信息。
⑤提供借阅、复制档案服务。
关于借阅学校档案的办法
为了使学校档案信息的作用得以充分发挥，有效地为教育、教学工作服务，充分利用学校档案，特制订本办法。
1、借阅对象：凡本校党、政领导及教职员工因工作需要，均可按规定办理借阅手续；外单位人员因特殊需要借阅本校档案，须持介绍信并经校长办公室主任同意，方可办理借阅手续，但档案不可携出本校。
2、借阅范围：根据本校现有条件及可能，开放部份档案供借阅。目前借阅范围限于：文书档案、业务档案、教学档案、财会档案、声像档案（照片档案）。借阅档案的期限以隔年或历年已立卷的为限，当年或未经立卷的一般不借阅。
3、借阅手续：借阅档案须填写借阅登记表，借阅完结、归还档案后，即作注销登记。借阅机密档案，按档案保密制度有关规定办理。
4、借阅期限：自档案出借日起，一般当天归还，如因特殊情况，最迟以一周为限，届时必须归还。
5、借阅注意事项：保持档案的完整，不准私自抽页、污损或遗失，一经发现，即向领导汇报，依照《中华人民共和国档案法》追究责任，严肃处理。借阅档案以阅览为主，外借、复制均须经校领导批准。
档案保密规定
1、全校档案工作人员必须严格遵守国家有关保密规定，自觉维护档案机密，增强保密观念，并养成保密习惯。
2、凡涉及党、政保密的档案，由校长办会同党、政领导确定案卷的密级、变更密级及解密程序，借阅者须经党总支或校长室同意，方可借阅。
保密档案必须注明密级（绝密、机密、秘密）标志和保密年限。
3、档案工作人员平时须做到：不擅自动用档案、不看不该看的机密文件，不问不该问的机密情况，不说不该说的档案内容。
4、档案工作人员在收集、整理、装订文件过程中，应将文件妥善置放于专门的夹、柜、橱中，以免遗失、散落。
5、在每年一次的档案安全检查时，需核对库存档案数与在册数是否相符；案卷归入的
类别、顺序的正确性；档案收进、借阅、归还的登记注销情况。
档案鉴定和销毁规定
1、根据《档案法》第十五条规定，本校必须定期对档案进行鉴定、甄别和判定档案的价值。
2、按照本校档案类目序列，学校档案的保管期限划分原则为：
永久：反映本校或各室主要职能活动和基本历史面貌，并需长远利用的档案。
长期：在相当长的时间内本校需要查考、利用的档案。（15-50年以下）
短期：在较短时间内需要查考、利用的档案。（15年以下）（会计档案以年份划分）
3、鉴定档案保存价值的依据以应完整反映本校全貌为主体，根据档案的内容、来源和当前、未来对其利用的需要进行判断，必须保持档案的历史性和内在联系。
4、经鉴定确系无保存价值且保管期限已满的档案，可予销毁。销毁档案须严格履行下列手续：
编制档案销毁清册；撰写销毁报告；报分管校长核准；在两位档案员监销下，对应予销毁的档案进行焚毁或送造纸厂；销毁完毕，在清册上注明销毁时间并由监销人签字；销毁档案的工作由校长办具体负责。
档案库管理规则
1、学校档案长期、安全地保存、保护是档案最重要的工作任务。
2、档案库在坚持节约的原则下，逐步建成防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防火的保管档案的理想场所。
3、档案库逐年添置必要的设备，如铁制文件柜、文件夹、盒等装具及器材，库内财物均须造册登记，备加爱护。
4、档案库必须保持整洁状态，库内温度要保持在14℃—18℃左右，相对湿度要保持在50—60%左右。
档案库工作人员每天记录库内温度与湿度，并及时采取相应的升、降温及防潮等措施。
5、除档案库工作人员可进入档案库外，其他人员一律不得入内，库房钥匙由校长办掌管，不得转借。每天注意库房门窗的关闭及电源安全。
6、档案库内的柜、橱等设备均设标志，各种档案排列有序。
7、每年由各处、室移入的档案，要做好统计工作，编制检索材料，以便及时、迅速查阅。
8、每年定期检查库存档案一次，发现蛀损、霉变等异常情况，要及时补救处理。
9、档案库内严禁吸烟，严禁各种易燃物品、明火器材进入库房。
公文处理规定
根据上级有关部门关于公文处理的规定，为做好我校公文处理工作，加强文件管理，发挥文件作用，并使之规范化、制度化，特制订本办法。
1、收文方法：
（1）收文：凡给学校的来文由文书负责拆封、登记，交校长签署拟办指示，然后交有关部门处理。
（2）分办：承办部门收到分文后，根据校长指示及时处理。为防止漏办和压误，由文书定期检查催办，一般公文处理期限为三天，紧急公文及时处理，处理完毕，送交文书归档。必须翻印的文件，须经校长同意，严格控制翻印份数及分发范围。
（1）传递：上级来文校长签批后在有关范围内传阅，传阅完毕应将公文交还文书档案。
（4）归档：上级来文经承办部门处理后，最迟必须于一周内交文书收回。需要延长文件归还期的，要办好借阅手续，注明归还期限，超期归还文件，应书面说明情况。遗失文件，除由承办人书面检查外，并负相应责任。
（5）立卷：每年年终，文书须清理、追回全年公文，并做好分类立卷登记造册工作。各部门承办的文件及工作中形成的书面材料，应根据文书归卷立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，经过精选，送交文书部门清理立卷，不得私自保存应存档的公文。
2、发文办法：
（1）发文手续：
①发文部门应使用统一的拟稿纸，先将拟稿交分管校长签批意见，并经文书编号、登记，方可送印、外发，未经领导批准或不符规格的行文，一律不打印、不批发。
②代表学校向校外发送公文，必须送校长签批意见，方可文印发送。发文部门向外发行文同时，须向文书交送一份，供登记归档和立卷之用。
（2）行文规则：
①向上级机关发文，应使用上行公文（如报告、请示等）；向平行或不相隶属的外单位发文，应使用平行公文（如函、通知等）。
②行文应由标题、发文字号、主送机关（一般只写一个主送机关）、正文、附件、公章、发文单位、发文时间、抄送或抄报机关、附注等部分组成。请示问题应一文一事，不要一文数事。
③行文内容必须情况确实、观点明确、文字精炼、条理清楚、层次分明、标点符号正确、篇幅力求简短。除行文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其它必须使用的阿拉伯数字外，一般数字用汉字书写。
④行文纸以十六开型（长260mm、宽180mm）的双线报告纸为宜（打印用校名笺），便于左侧装订。
DB43T263-2005：档案工作规范化管理
DB43T263-2005：档案工作规范化管理 档案工作规范化管理湖南省地方标准DB43/T263-2005（省质量技术监督局发布2005年8月1日施行）1范围本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级、评估办法和监督管理的要求。本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。2分类和等级2.1 分类档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关和企事业单位三种类型。2.2等级档案工作规范化管理分为省 特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。2.3等级划分依据2.3.1市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1；机关档案工作规范化管理见表A.2；企事业档案工作规范化管理见表A.3。2.3.2档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分100分，每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上（含95分）； 省一级为80－95分（含80分，不含95分）；省二级为60－80分（含60分，不含80分）。3 等级划分依据等级认定坚持自愿申报，坚持标准，公正评估，实事求是的原则。4
申报程序4.1根据市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则（见表A.1、表A.2、表A3.）逐项对照自检，自检合格后，再提出相应的申报等级。自检时，各单位可请专家或省级评估员进行业务指导或咨询。4.2申报单位按其隶属关系向当地档案行政管理 部门或上级主管部门提出申请。省直机关、中央在湘和省属大型企事业单位直接向省档案局申请。4.3单位在提出申请时，准备如下申报材料：4.3.1档案工作规范化管理评估申 报函，并填写《档案工作规范化管理评估申报表》（见附录B.1）；4.3.2自检报告，对照市州县国家综合档案馆和机关、企事业单位档案工作规范化管理评估内容及评分细则进行 自我评价，并说明扣分原因；4.3.3自检评分表。5评估组织5.1档案行政管理部门要按评估权限组织评估对申报单位进 行评估。5.2评估组由5－7人组成，其中省级评估员不能少于2/3。5.3评估前，评估组必须仔细研究申报材料，再对照逐项查实。5.4评估组通过听、看、议、评等工作程序后应 形成评估结论，并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。5.5档案行政管 理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。6等级管理6.1档案工作规范化管理评估工作在省档案局的 统一组织协调下，由县级以上档案行政管理部门分级负责组织进行。6.2评估工作可以委托代评。被委托单位收到委托
档案工作规范化管理工作报告
档案工作规范化管理工作报告 近几年来，始终坚持以科学发展观为指导，深入贯彻党的十大精神，认真贯彻执行国家档案法律、法规，切实加强组织领导，不断深化对档案工作重要性的认识，加强队伍建设、提升业务素质、完善基础设施建设，使档案管理工作向标准化、规范化、制度化和现代化建设的方向发展，档案工作管理水平明显提高。 一、全宗档案情况 自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。 （一）文书档案 文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。 1.类 该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工
作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。 2.类 该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。 3.类 该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。 （二）会计档案 会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。 （三）人事档案
档案管理流程及制度
1、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公 关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活 动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档 案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公 司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的 利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利 用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进 行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交 目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档 案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》， 以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识， 整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电 脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部
如何加强档案管理工作
如何加强档案管理工作 发布时间: 2012-04-23 点击:397 次 浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳 摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。 关键词：档案管理科学规范自动化服务 在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面： 一、档案管理工作缺乏制度化的管理 1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。 2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理; 3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。
档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则 2015年9月13日第四稿 目录
前言 DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括： ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》 ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》 本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX 本标准主要起草人：XXX XXX XXX
引言 随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。 本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。 《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
如何推进档案工作规范化标准化管理
如何推进档案工作规范化标准化管理 发表时间：2009-04-08T10:51:29.590Z 来源：《科海故事博览•科教创新》2009年第3期供稿作者：王桂琴 [导读] 在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 摘要：档案是党和国家的宝贵财富,做好档案保管工作,防止档案的损毁,延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全,是档案管理的工作重点。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 关键词：档案规范化标准化 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
公司档案管理制度和流程图1.doc
公司档案管理制度和流程图1 公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、综合部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负
责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知综合部； 2）向综合部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
4、各部门经理/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向综合部移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 综合部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。
关于档案管理工作的建议
关于档案管理工作的建议 关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:13 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存
1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 分类 汇总 （1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：接收文件下发文件 日期:××年*月*日（编号：××*）日期:××年*月*日（编号：××*） 接收自：××*下发至：××* 主题：××*主题：××* 公司人事资料汇总形式如下： 姓名：××（个人基本资料）学历：××所属部门及职位：××
客户资料汇总形式如下： 国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：×× 工厂资料汇总形式如下： 类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：×× （2）技术性资料汇总形式如下： 日期：××年*月*日 产品名称（类别）：×××× 最终报价：××××*（工厂：××××*） （3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 （4）国际业务资料 以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 ××××××××××××××××××××××××××××××××××
档案管理规范
档案管理工作规范 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共与国档案法》与《中华人民共与国档案实施办法》,结合公司实际情况,特制订本管理规范。 第二条****档案就是指公司在生产、经营、建设与党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条本工作规范适用于公司及各机关职能部室的档案管理工作。 第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。 第二章档案管理职责及人员要求 第五条总经办负责公司档案的管理工作,安排专人负责本公司各类文件资料的收集、整理与归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全与有效利用,并指导各职能处室各自专业档案的 立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案。 第六条档案管理人员职责及上岗要求 一、档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专
业知识。遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心与奉献精神。 二、认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 三、加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。 四、做好档案库房内外的清洁卫生与安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统与安全的工作。 第三章档案的收集归档 第七条归档范围:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围。 第八条归档文件材料的主要来源有: —本企业形成的文件材料。 —本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料。 —本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。 —本企业执行、办理的外来文件材料。 第九条归档时间 一、党群、行政管理、经营管理与生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。 二、科技档案在其项目鉴定前归档,工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品档案应定期或按阶段归档。
公司档案管理制度及流程 (最新)
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
公司档案管理制度及流程60992
公司档案管理制度及流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办 公室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
关于加强档案管理工作的建议
关于加强集团档案管理工作的建议 档案管理工作以全面、真实地历史记录,反映集团整体发展状况与经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于准确认定集团经营成果,查考历史记录,熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以,强化档案管理工作,不断地更新档案管理理念,就是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础,对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。 一、集团档案管理中所存在的问题分析 (一)管理分散。现集团的档案上主要分为:文书档案、人事档案,财务档案三类,分别由相关部门单独保管。由于目前集团的实际情况,还不能提供专门保管档案的良好设施条件,也没有设立专门的管理部门,无法实行集中统一的全面管理,而档案管理人员均由办公室文书工作人员兼任,致使档案的收集整理偏重、甚至只重视“文书档案”的管理。 (二)归档档案分类不科学。集团档案来源广、形式多样,但归档门类仅笼统分为三类,忽视了其她形式的档案资料。如:一些重要会议、重大活动中产生的“音像档案”、“荣誉档案”,以及办公用品、设施等“实物档案”,均未列入管理范围。从而导致一些重要凭证信息丢失或缺失,降低了文档资料保管质量。 (三)相关规章制度不健全。缺乏适用的办事流程,日常工作中自主性较大,没有严格按照规程,导致签批单、审批手续不全,或部分项目资料不齐全、归档不及时,影响了档案的完整性。管理上还未达到规范化,如无法为集团领导决策及其她业务部门开展工作提供及时有用的信息,便失去了档案
管理的意义。 (四)管理模式传统。集团目前仅使用传统的手工模式,停留在收发、查找的阶段,缺少先进的管理设备,缺乏完整全面的检索工具,调卷迅速、准确率无法达到规定标准,极大的影响了档案的使用、利用。 二、对集团档案管理工作的建议 (一) 设立档案库房。根据相关规定,档案库房需单独兴建,温度要保持在14～24度之间,湿度在40%～60%之间,应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境与防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物与防污染等安全措施, (二)完善档案管理机制。依据《中华人民共与国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定,打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时,建立配合管理制度,稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制,确保档案收集及时、完整,档案充分有效利用。 (三)引进先进管理技术。安排档案管理人员到其她单位交流学习档案管理先进经验与具体操作技能,利用现代化手段整理档案,将电子计算机技术运用于管理,建立档案管理数据库,可以系统地完成文件的检索、登记、汇集统计等工作。 (四)构建档案工作管理网络图。各部门、子公司明确一名兼职档案员负责本部门的档案收集整理、查询借阅,各部门档案员按每月或每季度规定时间与集团档案管理人员进行对接,上报本部门的相关情况。
档案管理操作规范1
档案管理操作规范 一、目的 为进一步加强本公司库房档案管理工作，确保库藏档案的安全、完善和齐全，结合本公司实际情况，特制定如下管理规范。 二、适用范围 适用于公司档案管理部档案管理工作。 三、工作内容 1、接收档案 1）接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行，并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。 2）档案清点时，须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。有缺失或遗漏的情况发生，需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。 3）档案清点结果与客户清单有异时，在未取得客户确认前，不得进行装箱作业。 4）档案装箱时，要求按客户清单上排列的先后顺序，依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。 ①如客户档案有分类的，则不同分类的档案不得混装。 ②不得随意、糊乱装箱，避免为二次确认时制造人为障碍。 ③在装箱过程中，不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关 的话题。 ④装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表，注明装箱内容、
箱数以及装箱人签名等内容。 ⑤装箱结束后，对档案存放设备进行逐一检查，确保没有遗漏。5）完成档案接收工作后，由档案接收主要负责人出具档案交接单给客户。 2、档案整理 1）档案入库后，由两名或两名以上库房人员一起进行档案整理及二次确认，并由其中一名库房人员作为二次确认的主要负责人。 2）档案整理时，须持有经双方签字确认的档案清单。整理人员根据清单与箱号对入库档案进行一一核查，确认无误后制作带条码的档案清单。 ①档案整理过程中，主要负责人需每日填写工作进度表，注明确 认进度、异常情况以及确认人员签名等内容。 ②在整理过程中，整理人员不得随意折阅客户档案。 ③整理工作未结束前，主要负责人每日下班前必须检查整理库内 的待整理箱的包装情况是否有异常、整理库房的门是否已上锁，确保档案安全。 ④整理工作完成后，整理人员在核对制作的带条码的档案清单无 误后签字确认。 3）档案整理完毕，根据外箱上的条码次序，依次排列上架。 4）档案整理完成后，根据工作表所记录的汇总，对有异常情况的追溯档案接收负责人的相应责任并上报公司领导作相应处理。 ①如果档案整理人员未在整理过程中发现异常，而在后期客户调
档案管理员岗位职责及工作标准
专业文档 档案管理员岗位职责 及工作标准 岗位职责 一、抬爱本职工作，严寒企业机密，认真执行有关档案管理的制度。 二、负责各类档案资料的登记，做好各类档案资料的接收、整理、保管和统计工作。 三、负责档案资料的借阅，根据需要编制必要的检索工具和参考资料，为公司各个部门的档案查阅提供方便，认真做好借阅记录。 四、及时收集各类档案，定期收集全厂各部门应归档的 各类文件材料，并做好整理、修复、装订、缠上及归档工作。 五、负责移交档案文件的验收，做到归档文件的完整，签署齐全、装订整齐、分类科学、便于查找。
六、定期清查档案，及时催讨借出的档案以及中标的相关资料，做到档案资料与档案目录相符。 七、每天做好档案室的清洁工作，保持档案室良好的环境卫生。 八、对于清查中损坏的档案，应及时进行补充或复制。八、及时向领导汇报档案情况，认真完成领导交办的其 他工作。 格式可编辑WORD． 专业文档 工作标准 一、档案资料的交接 1、移交的入档档案资料，要保证按要求，做到整理规 范，做好相应的移交资料清单，确保清单与移交资料内容相符。 2、接收档案时，对照移交清单，对入档的档案资料逐 一核对，确认无误后，档案管理员与移交人员在《档案交接单》上签字，《档案交接单》一式两份，双方各执一份。3、根据要求，对于破损，不完整的移交资料，可以要 求移交人员重新整理后，再办理交接手续。
4、办理完交接手续的档案，要分类整理，写好档案目 录。 三、档案的借阅 1、借阅人员在《档案借阅单》上写明需借阅的档案名称，借阅人，并有所在的部门主管签字。 、档案管理员对照《档案借阅单》找出档案，并在借2 阅单上注明每个档案资料的数量及借阅日期。 、档案管理员要填写档案盒内的借阅卡。3 、借阅人员拿《档案借阅单》找档案室主管领导签字4后，将单据与所借档案资料逐一核对，确认无误后，单据交 给档案管理员，方可取走档案。 5、档案管理员对于所借出的档案资料到期不能归还的，格式可编辑WORD． 专业文档 要督促借阅部门归还。若需继续借阅，要重新登记并办理借阅手续。 四、档案的归还及后续整理工作 1、借阅人归还档案时，管理员根据《档案借阅单》填 写的内容逐一，确保档案资料完好无损。 2、确定档案资料后，在《档案借阅单》上填写归还日 期，并在此单据上作出明显标记说明档案资料已归还。
公司档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有 效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、 凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案 的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制 部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目 录》每季度向行政人事部移交。 a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。 b)档案资料的标识 各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》检索利用。，以便 ⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
财务部档案管理岗位工作标准
财务部档案管理岗位工作标准 1 范围 本标准规定了财务部档案管理岗位人员的职责、岗位人员的基本技能、工作内容要求与方法、检查与考核。 本标准适用于购物广场档案管理岗位的工作，是检查与考核本岗位工作的依据。 2 职责 2.1责任 2.1.1 在部门经理领导下，负责对公司会计资料进行管理。 2.1.2负责监督会计档案的查阅、调阅工作。 2.1.3负责对楼层会计档案进行立卷、归档工作。 2.1.4负责档案室的安全、卫生等工作。 2.1.5负责办理会计资料的移交手续。 2.1.6负责本部门综合管理及公文处理工作。 2.1.7完成领导交办的临时性工作。 2.2权限 2.2.1有权对楼层会计资料的整理和归档进行检查和监督。 2.2.2有权对本部门各类文件资料会签催办工作。 2.2.3有权要求经办人将已办理完毕的文件送回。 3 岗位人员基本技能 3.1在岗人员熟悉《会计档案管理办法》，具备一定的财会专业知识。 3.2具备良好的职业道德素质，严格履行财务人员基本职责。
3.3掌握有关综合管理及公文处理的基本知识。 4 工作内容要求与方法 4.1每年将已到归档期的楼层会计资料和本部门的会计资料进行审查，列出会计资料清单，放到会计档案室。 4.2配合广场的各项促销活动，做好各类有价证券的收发登记管理及盖章业务。 4.3协助经理处理一些与本部门有关的突发性事件，力求做到及时，准确。 4.4负责本部门文件的复印、下发，各种信息的传达，做到及时准确。4.5负责计划生育政策的宣传和监督服务、统计工作，每月编制计划生育统计报表。 4.6负责填报物品申领计划，按物品管理规定，严格控制费用，对领用的物品做好监督管理。 4.7每月月初上报考勤。整理、核对考勤纪录及有关单据，5日前报人事部。 4.8负责本部门办公室卫生环境管理工作和办公室自动化设备管理。 5 检查与考核 5.1本标准执行情况，由部门经理检查与考核。 5.2考核内容为本标准的职责和工作内容。 5.3考核结果与当月奖励效益工资挂钩兑现。
档案管理工作的规范化和标准化
龙源期刊网 https://www.wendangku.net/doc/e36005148.html, 档案管理工作的规范化和标准化 作者：王瑜 来源：《环球市场信息导报》2016年第03期 档案管理工作是一个相对复杂的档案整理工作，档案管理工作的规范化和标准化有助于提高档案管理水平，提高工作效率和质量。档案管理的主要工作意义是便于以后工作中需要查找档案，实现档案规范化和标准化是现代化档案管理工作的必然要求。本文从多个方面对档案管理工作的规范化和标准化进行了深入的分析研究，总结出了档案管理的重要措施，以促进档案管理工作现代化的发展。 档案整理工作相对比较繁琐，且枯燥无味，主要的工作内容是对档案资料和数据的收集及整理，并对档案数据的完整性和安全性进行日常的维护。传统的档案管理工作主要是靠管理人员人工分类整理，工作量较大，随着科学技术的不断发展，计算机技术得到了很大的应用，档案管理工作现代化的发展要求，需提高档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理工作的效率和质量。 档案管理工作规范化和标准化基础工作研究 档案管理工作繁琐性提高了档案管理工作的难度，对于档案管理工作要遵循其规范化和标准化管理原则，保证档案资料和数据的完整性和安全性，便于档案资料和数据的搜寻。档案的前身是公文，公文制发对档案管理有着一定的影响力。公文纸质的质量决定着档案资料的存放时长，对档案资料的安全性和完整性有着重大影响。档案纸质的尺寸规格要统一规范，便于存放和档案室资料质量的整洁性。在档案的标准过程中不易使用容易褪色的笔种或墨水，要考虑到后续长久保管，保证字迹经过长时间保存仍然清晰如初。 公文档案标题要明确，不可采用简化的形式进行标注，要经过多方审核审批公文标题的准确性，根据公文标题对档案进行分类整理。根据档案整理需求，对档案的文中要规范化和标准化，制定统一的标准，方便后续档案的查找。 档案管理工作人员的规范化管理 档案管理工作人员是档案整理的执行者，其工作素质的培养将关系着档案管理的规范化和标准化。首先是档案管理人员专业素养的管理，现代化的档案管理工作随着计算机科学技术的应用，进入了信息时代，档案管理人员要具有专业的操作技术，能够很好的完成档案管理工作需求。然后是档案管理工作的交接，档案管理人员在工作交接时务必要具有明确性，确保交接工作的完整性，避免交接工作中出现遗漏，不利于档案资料和数据的完整性。最后要提高档案管理工作人员的责任感，对于档案的管理不可马虎，敷衍了事，要严格按照档案管理的规范性和标准性进行档案整理，方面以后的档案查找，保证档案的安全性及完整性。