浅谈电子商务在会展业的应用

企业导报2014年第14期

浅谈电子商务在会展业的应用

王茜

（天津轻工职业技术学院，300350）

一、传统展会与网络展会的异同

传统展会也称为实体展会,是指由主办方召集,参展方与参观洽谈方共聚某一特定场所,进行商品、信息等交流、交换、沟通等活动。传统展会的各个环节主要靠人工完成,耗时耗力,效率不高。网络展会也称为虚拟展会,是利用网络技术和电子手段,其组织、交流和交易活动通过计算机和网络实现。

两者相同之处在于,网上展会是对传统(实体)展览会的虚拟。其组织运营的环节和基本业务流程与传统展会基本相似。双方都是为企业的交流、交易搭建平台。中国网交会、中国国际会展网是我国当前比较知名的网上展会。

两者不同之处在于,网上展会通过互联网发布信息,展会场所是网络虚拟空间,展出手段和内容包括文字、

图片、声音、动画等;展出期限可以无限期;参展方仅需支付网络登陆费用作为参展费用；观众范围是遍及世界各地的网上用户;参与手段通过计算机；交流方式是电子邮件、网络在线留言等;签约方式是电子邮件或数据传递方式等。而传统展会多借助媒体宣传,需要具体场馆;展出内容是实物产品;有固定的展期;需支付各种物流费用和人员费用等;观众有一定的地域或专业限制;观众需到实地参展;面对面交流直接;签约采取书面契约方式等。传统展会“看样成交”,可通过现场直接交流增进洽谈双方的沟通和感情;网络展会高效快捷,但展出信息的不完整性、观众的不确定性、信息统计上的偏差等以及网络安全隐患,也是其无法回避的缺陷。如果将电子商务融入会展业,线上线下相结合,可实现优势互补。

二、展会电子商务

展会电子商务特指以实体展会为依托,为实体展会提供信息化服务手段的电子商务。当前电子邮件、

电子支付手段、网络安全认证技术、信息和数据的网上传播及自动化处理、网上商品交易系统等电子技术已经得到较为普遍的运用,而展览业务流程所有环节几乎都可以引入电子商务,展览组织者充分利用网络技术节约、高效、

快捷、方便等优点,推动项目利润最大化。展览业务链条中,参展商通过展览宣传企业和产品,收集和锁定目标客户的资料和需求信息。采购方通过展览找到所需的产品,获取厂家的产品信息,整个过程是一个信息流的过程。电子商务全面介入展览业务环节,对实体展会带来的优势体现在：

（一）提高效率,降低成本。如提高展览项目立项宣传、参展商与组展者之间的业务往来、展样品物流运输、观众统计分析等环节数据处理的响应速度和准确性,使组展、参展双方的联系实时快捷。有效降低传统会展交易中的单据费用和展会组织、交易和广告宣传等环节的业务费用。

（二）会展服务针对性更强。展览项目信息资料的宣传推广更为广泛深入,可减少选择参展项目的盲目性。（三）优化管理流程,提升展会形象。电子商务提高展览组织管理的标准化和科学化水平,提升反馈和相应速度,进而提升会展企业服务形象。

三、我国展会电子商务发展方向

展会电子商务涵盖企业内部管理和互联网服务,围绕展会办展模式和核心业务开展,与现场展会形成互补和促进,并可实现传统展会服务的会后延伸,使展会管理趋向精细化。

（一）以推动软硬件基础设施建设促进展会电子商务应用一是完善展会举办场地的软硬件。如展馆内部采用局域网,运行统一的OA 、项目管理、流程管理软件和数据库管理,进行展商与观众的管理服务与营销。

（二）提高会展企业自身办公自动化和管理信息化水平。具体展会项目的营销、展馆信息、展会信息、参展商信息、采购商信息收集处理等都可以通过网络实现。会展组织者建设内部信息平台,利用网络技术实现企业自身办公和管理的信息化和网络化,既可提高工作效率,也有助于提高展览公司、展会的知名度和美誉度。

（三）完善展会电子商务的物流配送体系。会展物流是关系到展会成功与否的重要环节。合格的物流公司要顺利完成展样品的包装、运输、装卸搬运等环节,提供优质、安全、高效的物流运输服务。为保证展会整体服务质量,可将物流公司吸纳为展览主办机构的物流服务协助商,以提升会展企业的核心服务价值。

（四）培养网络营销技术人才。目前国内高校纷纷新设会展专业,但人才培养与实践尚未能无缝接轨,人才与需求脱节。展会电子商务对人才培养提出了更高的要求,除策划和实施层次的常规会展人才外,要积极培养吸纳网络、计算机及经营管理等方面的专才,为展会电子商务和网络营销提供人才保障。

（五）加强展会电子商务法律法规的研究和制定。建立完备的法律体系和权威认证机构,维护整个展会电子商务网络营销的秩序。如针对电子商务在会展业应用的相关网络管理、信息安全、金融结算、知识产权保护等问题,制定相关的电子商务法律和相关的电子支付制度、网络营销规约,依法依规解决网络营销中发生的各种纠纷。

电子商务在会展业的应用以提升展会管理和服务水平为目标,通过完善硬件网络维护、业务软件开发、网站服务和应用、现场导向和网络展示等为参展商和采购商提供增值服务,同时,创新企业网络展示平台,是实体展会的补充和延伸,也为实体展会拓展了新的创收模式。从国内外知名实体展会的电子商务实践来看,传统展览公司将电子商务应用到展会中将是未来的发展趋势。

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