公司参观接待管理操作规范.doc

公司参观接待管理流程

一、目的

为使公司的参观接待工作流程化、标准化，提高公司接待工作的水平，特制定本流

程。

二、适用范围

适用于公司的政府领导、合作伙伴、重大客户和其他重要客人到厂区参观访问相关

接待工作的安排，不包括公司客商和外部送货人员因业务和工作需要与相关职能部

门的业务接洽活动。

三、职责

1、行政总务处作为参观接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟

定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

2、各相关部门负责配合总务处的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接

待计划，参与来宾接待。

四、参观路线

厂区参观的常规路线为：来宾车辆进厂正门TPV 大门口下车观看电视墙展示厅报告厅生产线参观包装线参观A栋生产车间侧门离厂

实际参观过程中，根据来宾背景及要求调整参观线路时，应经公司领导批准。

五、参观接待流程

1、处理接待信息

①领导邀请的重要客人需接待的，可书面或口头提前通知行政总务处。

②各部门邀请的重要客人需接待的，须填写《接待审批表》（见附件）并提前一天通知行政总务处。如时间紧急来不及走流程，接待后 1 个工作日内，补走流程。

③行政总务处接待负责人全面了解来宾基本情况，包括来宾职务、来访具体时间、

人数、参观目的和要求等，在该基础上协同来宾对接部门拟定接待计划，确定接待

负责人及参与人员，酌情安排接待标准，并报公司领导审批。

2、确认接待人员及参观路线

行政总务处根据接待计划，协同来宾对接部门，在接待前 1 天确认并通知参与接待的有关领导、解说人员、拍摄人员等陪同人员。

3、布置会场、厂区

①行政总务处在来宾参观前 1 天布置好会场，根据接待计划准备欢迎牌、电子简报、投影设备、相机、水果、茶水等。

②行政总务处接待负责人在来宾参观前 1 天通知相关部门落实各办公、生产作业以

及公共区域的卫生，保持厂区环境卫生整洁。

③安全部负责门禁礼遇、车辆秩序及安全警戒等工作。

4、预订酒店及安排车辆

①行政总务处根据来宾情况提前按接待计划预定好宴请来宾的酒店，安排酒水、用

餐标准，并根据来宾情况按接待计划预约好来宾下榻酒店。

②行政总务处根据来宾情况提前 1 天安排落实接待所需车辆，要求司机提前做好车

辆清洁工作和车辆检查，确保车辆安全运行无故障。

5、实施接待、参观及交流

①参与接待人员在厂区大门口站立迎接以示礼貌，接待负责人及陪同人员应衣着得体，精神焕发，佩戴员工卡。

②按既定的路线带领来宾参观厂区，参观过程中做到“四禁”:禁烟火、禁打扰生产、禁随意走动、禁随意拍摄。

6、参观完毕离厂

来宾参观完毕无需安排宴请的，接待负责人及陪同人员应与来宾再次握手致意，送来宾上车并目送来宾离厂。

7、记录接待信息

①接待负责人整理参观接待过程中形成的各类照片、文字等材料，撰写参观接待记录，总结接待过程中的经验教训、改进建议，并将接待记录反馈至行政总务处负责人。

②参观接待过程中，有必要时，行政总务处应安排人员进行拍照，撰写接待活动新闻报道， 3 个工作日内发送给集团公关部进行新闻发布。

六、流程图

<工厂参观接待流程图 >

<相关部门 ><行政总务处 ><接待责任人 >

精心整理

获悉来宾参观信息

协助拟定接待流程

协助接待

撰写来宾接待新闻稿全面了解来宾

信息

拟定来宾参观

接待计划

确认接待人

员及参观路

线

布置会场、

厂区

预定酒店及

安排车辆

实施来宾接待、

参观、交流活动

发布接待新

闻报道

接待信息记

录存档

主持接待

整理各类资

料、信息、记

录

七、本流程自发布之日起开始实施，未经事宜由行政总务处负责解释。