税务公文写作及习题练习
一、起草工作计划
（一）工作计划的概念：工作计划是根据上级的方针、政策、任务，结合本单位或个人实际情况，预先确定的在一定时期指导工作有效进行的书面材料。工作计划有不同种类，从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”。
（二）工作计划的写法：工作计划的格式应包括标题、正文和落款三项。
1．标题。一是由制定计划的机关名称、计划期限、计划内容、计划种类名称构成。二是由制定计划的机关名称、计划期限、计划种类名称构成。三是由计划期限和计划种类名称构成。
2．正文。导言：介绍写此工作计划的背景，交待其依据，说明目的及其重要意义。这部分的篇幅不要太长。任务（含指标）：这部分是计划文书的核心，也是奋斗的目标和方向。任务包括总的任务、指标和具体任务、指标两个方面。总的任务要概括写，具体任务应分项分条写。同时，对每一项任务，还应明确规定数量、质量、完成期限。对于短期计划和某项工作计划，不需分开写，总的任务和具体任务可合并起来，可分条写，也可不分条写。分工：是对执行单位的说明。对有些需要明确执行单位的计划，应按任务逐一明确执行单位。若属多个单位共同承担某项任务，还应明确牵头单位。措施和步骤：这部分是计划文书的重点，也是任务部分的延伸。写计划文书两大部分最重要：一个是任务，一个是措施。这是相互依存、不可缺少的两部分。写措施可梳理几条写，可用一二三四序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，次要的放后面，尽可能写细写实，便于执行单位操作。
3．落款。在正文结束后的下方，写明制订计划的日期。此外，如果计划有表格或其他附件的，或需要抄报抄送某些单位的，应分别写明。
二、起草工作规划
（一）工作规划的概念：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划文书而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。
（二）工作规划的写法：
工作规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。
1．标题。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。
2．正文。前言：即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应对诸多有关情况进行认真地综合、分析，这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。指导方针和目标要求：这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。主要任务和政策、措施：这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。结尾：即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、
富有号召力。
三、起草办公规章制度
（一）办公规章制度含义。是由各级国税机关和单位为了保证国家政策在国税机关的有效执行，保证国税机关正常运转而制定的，它是要求机关工作人员在一定范围内共同遵守的办事规程或行动准则。办公规章制度是一个集合概念，大致包括制度、规定、章程、公约、办法、规则、细则、守则等。规章制度的写作，是机关应用公文写作的重要内容，也是机关工作人员的重要基本素质。
（二）办公规章制度的特点：包括执行上的强制性、内容上的严密性和表达上的条款性。
（三）办公规章制度的写法
1．标题。规章制度的标题就是规章制度的名称，一般由单位、内容性质和文种名称组成。如《××单位保密工作细则》。有的规章制度属于试行、暂行或草案，应在标题中指出。
2．日期。规章制度必须注明制订或颁布的具体时间，以便于贯彻落实。
3．正文。各种规章制度的正文结构大体类似，都是以条文的形式写成，一般由“总则”、“分则”、“附则”三部分组成。
总则主要应写明制订本规章的目的、根据，明确工作的基本方针、基本任务，以及文件的适用范围和执行的办法等原则性的规定。其具体写法可以灵活，有的可以单列一章，下面再分若干条文来写；有的也可以采用导语、序言的形式，将总则部分的内容用一段文字加以概括，放在具体条文之前。
分则主要应写明规章制度的具体内容，都是由若干章、节和条款组成的，占正文的主要篇幅。具体的写法要根据内容的多少繁简而定。有的可以分章列条来写；有的也可以不分章、节，只列若干条文，每一个条文写一个具体问题。总之，分则部分分章、节写时，要为每一个章、节拟出一个小标题，以清眉目。每个章、节里的条款次序，应当按其内容的联系和逻辑顺序加以排列。条文的编号，无论是否分章分节，所有的条文都应统一连续编排序号，每个条文中的各款，可以分别各条单编顺序号，以方便引用。
附则主要规定本规章制度的执行时间；宣布原有的与这个文件相抵触的规定同时作废；写明修改、补充、解释权，以及对违反规定者的处理规则等等。
四、起草综合性文稿
综合文稿包括综合性会议材料、汇报材料、工作总结、文件等，其中领导讲话占有相当大的比重。
（一）汇报稿（典型发言稿）的一般结构。汇报稿是指上级领导前来视察时，主要领导的汇报稿发言稿、全国或全省综合性会议，某单位作为典型的发言稿、汇报稿。
汇报稿基本结构：
1．基本情况（包括概况、工作形势）
2．工作的主要做法和特点（或者体会）
3．具体工作（上级领导视察的具体内容）
4．存在的问题，或要关注的有关情况（这部分也视汇报的性质是否要写）
5．要求上级来的领导帮助解决的问题
（二）领导讲话稿的起草。
国税机关的领导同志在各种会议上的讲话、发言，是实施领导职责的重要形式。
1．独立讲话稿的一般结构。独立讲话稿的一般结构。第一部分：对具体工作重要性、意义的认识；第二部分：具体工作部署、做法及相关要求；第三部分：强调做好工作要注意的几个方面。
2．同一会议多位领导到会讲话的文稿要求。主要领导讲话：从全面来讲，立意更高，高屋建瓴。一般是提出总体要求（认识、意义、思想作风、纪律、精神状态）。分管领导（或
部门主要负责人）：一般是作工作报告。谈工作的具体布置、步骤，解答具体问题。
3．会议结束时总结讲话的一般结构：一是对会议的总体评价。二是对落实会议精神的总体要求，包括抓好传达、部署和督促检查等内容。三是对会议讨论中提出的问题作出解答。
第二节日常政务工作
一、文电处理
（一）税务行政公文概述
税务行政公文是税务机关在税务管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、依法行政、实施行政措施和进行公务活动的重要工具。各级税务机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关的公文处理工作。
1．税务行政公文的特点。税务行政公文具有法定效力和规范的体式，是依法行政、施行税务行政措施和进行税务公务活动的重要工具。概括起来，具有以下特点：一是具有很强的政策性和实践性。税务机关主要任务是执行税收法规、政策，管理税务活动，由此产生的各种公文，大都具有很强的政策性。同时税务公文是用以指导和管理税务活动的，都具有实际的效用，具有必然的实践性。二是具有法定的权威性和约束力。税务机关在宪法、法律和行政法规赋予的职权范围内，进行税务活动和管理。因此，由它所制发的税务公文也就具有本机关的法定权威，具有法定的行政效力，具有强制执行和妥善办理的约束力。三是具有特定的体式和处理程序。国家为公文制定了统一的体式，规定了一些处理程序。各机关撰制文件必须严格遵循一定的程序和按照规定体式，不能违背这些规定和要求。
2．税务行政公文的种类
《国家行政机关公文处理办法》规定国家行政机关公文种类共13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。由于议案只适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项，不适用于税务机关，所以《全国税务机关公文处理办法》规定税务机关的公文种类主要有12种。由于命令（令）只适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。根据《中华人民共和国宪法》规定，中华人民共和国主席、全国人民代表大会常务委员会委员长、国务院总理、国务院所属各部部长、各委员会主任以及县以上人民政府才有发布命令（令）的职权，因此，《吉林省国税机关公文处理实施办法》规定，全省国税机关涉及的公文种类主要有11种。
3．税务行政公文的格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。根据《吉林省国税局机关公文处理实施办法》，全省国税机关利用计算机制作公文时，要统一使用微软公司的Word文字处理系统作为公文的编辑系统，汉字字库应统一使用方正兰亭字库，英文字符和阿拉伯数码统一使用Times New Roman字体。实施办法中所注明的文字字号均为在Word编辑系统中字号，如在印刷厂印制公文时，应比照此字号大小确定。
（1）秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，份数序号应在公文首页版心左上角第1行，用小3号Times New Roman体阿拉伯数码顶格标识。一般来说份数序号应根据公文的份数来决定编号的位数，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
“绝密”级公文是指：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。“机密”级公文是指：含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。“秘密”级公文是指：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。“绝密”、“机密”、“秘密”等密级标识应当用小3号方正黑体简体，顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1个汉字。标注密级时，应当在标注密级程度的同时标注保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。保密期限是指：保守国家秘密的时间界限。国家秘密的保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。特殊规定是指：发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”等。
（2）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的紧急程度应当用小3号方正黑体简体，标注在公文首页的右上角。如需同时标明秘密等级的公文，秘密等级应当标注在紧急程度的上一行。紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。电报中的“特提”，适用于极少数当日要办的十分紧急事项，注明“特提”等级的电报，发电单位要提前通知收文单位机要部门；“特急”适用于3日内要办的紧急事项；“加急”适用于5日内要办的较急事项；“平急”适用于10日内要办的稍缓事项。
（3）发文机关标识。发文机关标识是指公文的文头，应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。公文文头一般由发文机关全称加“文件”二字组成；也可只用发文机关全称作文头。公文文头在首页上端居中套红。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字。公文文头上边缘至版心上边缘为25mm，对于上行公文，文头上边缘至版心上边缘为80mm，使用方正小标宋简体标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但字号一般应小于22mm×15mm（高×宽），下级机关的标识一般不应大于上级机关的标识。
（4）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份（公元全称）和序号组成。一般标注在文头之下、横线上方居中位置。凡标注签发人的公文，发文字号不再居中，与签发人在同一行，移至左侧。机关代字应保持相对稳定，不得经常变动。年份应使用公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“〔〕”括起；年份和序号一律使用小3号Times New Roman体阿拉伯数码；序号前一律不加“第”字和虚位“0”，发文字号的汉字用小3号方正仿宋简体，字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色直线，线粗一般用2.25磅。联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。明码、密码电报由办公室按明电和密电的有关规定分别编号处理。
（5）签发人、会签人。向有行政隶属关系的上级机关行正式公文，应当在首页文头之下、横线以上，与发文字号平行的右侧位置注明签发人、会签人姓名；联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。当标注签发人、会签人时，发文字号居左空1个汉字，签发人姓名居右空1个汉字；“签发人”用小3号方正仿宋简体，签发人后标全角冒号，冒号后用小3号方正楷体简体标识签发人姓名。如果有多个签发人，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置，其他签发人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人要与发文字号同处一行平行排列，如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。平行文、下行文一般不标注签发人。
（6）公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般
由发文机关、发文事由和文种组成。上报公文和联合行文，一般不标明发文机关。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。公文标题位于红色反线下空2行，用2号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布；回行时，应做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（7）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，在主送和抄送中，国税机关的名称应当使用“××国家税务局”，不得使用简称。在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称，规范化简称为“××国税局”。主送机关位于标题之下空1行、正文的上一行，居左顶格用小3号方正仿宋简体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。印发会议纪要或主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至印刷版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公告可以通过媒体公布或发布，无主送、抄送机关。通告可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送机关。
（8）公文正文。公文正文是公文的主体，用来表达公文的内容，位于主送机关名称下1行，每自然段左空2个汉字，回行顶格。数字、年份应保证完整、连续，不能在中间回行。正文应统一使用小3号方正仿宋简体，批语、按语使用小3号方正楷体简体，文中如有小标题，可用小3号方正小标宋简体或方正黑体简体。正文一般每页排22行、每行28个汉字、单倍行距。
（9）附件说明。公文如有附件，则在公文正文后应注明附件说明。附件说明一般在正文下空1行左空2个汉字，用小3号方正仿宋简体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如附件名称一行排不下，回行时，文字应与附件序号的位置对齐。附件名称之后不加标点符号（如“附件：1．×××××”）。
（10）公文印章。公文除“会议纪要”和电报以外，必须加盖发文机关印章。联合上报公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。电报应当署签发人姓名，不需加盖发文机关印章，但应当在电报首页右上角“签批盖章”处加盖机关“发电专用章”。单一机关制定的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4个汉字；加盖印章应上距正文3mm之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个汉字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需要加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印其上。主办机关印章在前，每行最多排3个印章，两端不得超版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2个汉字标识成文日期。当公文排版所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
印制成正式文本的公文，由机关办公室统一加盖印章。用印时要注意以下几点：一是检查原稿上有无负责人签字。有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。二是加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。三是印模效果应呈正面图样，清晰端正。
（11）成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期一般写在正文之后，用小3号方正仿宋简体将公元年、月、日标全，“零”写为“○”，不得用阿拉伯数码书写。
（12）公文附注。公文附注指需要说明的其他事项。公文附注在公文印章和成文日期之下1行，印刷版记之上，用小3号方正楷体简体，居左空2个汉字加圆括号标识。
（13）公文附件。公文附件指属于公文正文的其他材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用，是公文的重要组成部分。附件应当另起一页，与正文装订在一起，附件有2件或2件以上的，在附件首页左上角要标明附件序号，附件序号一般格式为“附件1”，附件序号后不加任何标点附号；如果不能与正文合订，在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的序号（“×××〔公元年份〕×××号文件附件×）。如果附件不需打印或者不发，应当注明。印发规章或转发公文时，正文标题中已经标明所印发或转发公文的标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文作为附件。
（14）抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；不论抄送机关有几个，都要在最后标注句号。
（15）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期分别标注在公文末页下端左、右两侧，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用小3号方正仿宋简体字。印发机关左空1个汉字，印发日期右空1个汉字。印发日期以公文正式印刷的日期为准，用阿拉伯数码标识。在印发日期之下可以标明公文印刷份数，形式为“（共印××份）”。
（16）排版方式。公文文字应使用汉字，从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
（17）公文的印刷版记。一般包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、文件份数、排版、校对人员单位和姓名等。版记末行可以从左到右标明排版、校对人员姓名和文件份数，校对人员姓名之前应当注明主办单位。主题词、抄送栏、印发机关和印发日期，排版和校对人员单位、姓名四部分，应用横线分隔标注在公文最后一页底端。
（18）公文页码
用小4号宋体标识，置于版心下边缘下1行，数码左右各放一条小4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1个汉字，双页码居左空1个汉字。空白页以及公文最后一页不标识页码。公文如有转发件、印发件或附件，应与公文正文连续编排页码。
（19）附表。对横排A4纸型附表，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3型表格时，封三、封四（其中封四可放分送，不放页码）为空白，将A3型表格贴在封三前，不应贴在公文最后一页（封四）上。
（20）公文用纸标准和其他要求。公文纸张统一使用70克以上国标标准A4型（210mm×297mm）胶版纸或复印纸，公文所附表格用纸和张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
在Word文字处理系统中，可通过“页面设置”设定公文模版，具体参数为：纸型，A4纵向；页边距，上37mm，下35mm，左28mm，右26mm，装订线0mm，页脚28mm；文档网格，字体设置小3号方正仿宋简体加粗，每行28个字符，每页22行，文字排列为横排（此参数为Word 2000选择参数，其他版本可参考此参数设定）。
（21）信函式公文格式。信函式公文发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用方正小标宋简体，不加“文件”两字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。正文居版心中间，每行排28个汉字，首页不标识页码。发文机关名称及双线均为红色。发
文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，发文字号置于秘密等级或紧急程度下1行版心右边缘顶格标识。两线之间其他要求的标识方法与“文件式”公文的要求相同。如正文超过1页，第2页以后的其他页上下不加双线，并标识页码。
（22）会议纪要格式。会议纪要标识由“×××会议纪要”组成。其标识位置同发文机关标识，用红色方正小标宋简体，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章，其他各要求与“文件式”公文格式相同。
4．税务行政公文的行文规则
行文规则是各机关和单位从文件拟制到运转全过必须遵循的规则和制度。各级税务机关的行文规则主要包括：一是少而精。行文必须确有必要，注重效用。对可发可不发的公文，一律不得行文。对必须印发的公文严格按制发数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。公文文字量一般不超过3000个汉字。二是按机关隶属关系和职责范围行文。按机关隶属关系行文，上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。按机关的职责范围行文，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。不相隶属机关之间公文往来，只能是商洽工作、通知事项、征询意见等。三是授权行文。如果税务部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，可以通过授权行文来解决。具体说，税务部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。四是同级联合行文。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。五是不越级行文。不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故等）或需直接询问、答复或联系具体事项，必须越级行文的，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映上级机关和领导人的问题除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。六是“请示”不直接报送领导者个人。“请示”直接报送领导者个人，未经文秘机构签收、登记，容易形成“账外公文”，破坏公文处理的正常程序。由上级领导个别交办、答应的事项，而上报的“请示”，应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。七是“请示”应一文一事，只主送一个机关，不抄送下级机关。八是“报告”中不得夹带请示事项。“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对“报告”一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级充分了解请示的理由。九是公文由文秘机构统一处理。为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。这样，无论是公文收进或发出，由专司公文处理的机构把关，能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。十是公文应“党政分开”。即党组织系统和国家行政系统的公文分别按照中共中央、国务院有关公文处理的规定办理。不以行政机关的名义向党的组织发布命令、决定，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作，请求指示。党的组织也不向行机关请示或者报
告，除特殊情况外，不直接向行政机关下达命令或者决定，一般应向行政机关中的党委或党组行文。
（二）税务行政公文办理
税务公文办理包括收文办理和发文办理。
1．收文办理
收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查催办等程序。
（1）收文办理程序
①收文签收。收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。签收时要注意以下几点：
清点实收文，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收。
如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因。
收到绝密级公文后，必须在机要室存放并专人保管。
本机关内设机构收到外单位来文应当交办公室签收。
②收文登记。公文签收无误后收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。
③收文审核。对下级国税机关上报需要办理的公文，办公室应当对来文的合法性、规范性进行审核。
来文属于不应当由本机关办理的；与有关法律、法规及规章相抵触的；文种使用不当，违反行文规则的；未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；未用印或用印有误；未注明附件或附件有缺漏的等情况的，应予退回。
对来文标有“特急”或“急件”字样的，收文部门应当优先进行审核，及时送下一环节办理。
④收文拟办。经签收、登记后，需要本机关办理的公文，应当由办公室提出拟办意见。拟办意见应当明确、具体。如不宜提出具体拟办意见，应呈请机关负责人批示。
收到上级机关下发或交办的公文，由办公室负责人提出拟办意见，报本机关负责人批示后交有关部门办理。
收到平级机关发送的公文，由办公室文秘人员提出拟办意见，送办公室负责人审核后交有关部门办理。其中，重要公文报机关负责人批示后交有关部门办理。
收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室文秘人员应当在审核后提出拟办意见，送办公室负责人审核后交有关部门办理。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回原发文单位并说明理由。
收到需要2个或2个以上部门办理的公文，办公室提出拟办意见时应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。
⑤收文批办。机关负责人对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
⑥收文承办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部
门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致意见，可以报请上级机关协调或者裁定。
⑦收文督查催办。经机关负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。对需要查办落实的事项，规定时限的，按规定时限完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。
（2）计算机公文处理收文运行规则
①收文登记：收文由各级国税机关办公室文书统一拆封，统一管理。
②收文输入：登记后的文件由办公室文书将相应的文件全文输入到软件系统，确认无误后送办公室主任。
③拟办：由办公室主任在填写拟办意见后，分送给主要领导信箱。
④阅办：各部门的部门信箱由本部门内勤人员管理，对办公室传来的文件，由内勤人员登记在本部门“外收文登记簿”后，传送给本部门主要领导个人信箱批办。内勤人员离岗时，本部门主要领导应指定专人负责公文传递工作。
局领导阅批文件在个人信箱中处理，对拟办无不同意见的，应在阅批后将文件发回办公室。如需批示，应在“批示内容”中注明，发回办公室后，由办公室文书根据局领导的意见分送。
部门主要领导批办本部门文件时，应在“领导批示”栏中的“批示内容”中填写明确的批办意见，并在签名处键入本人签字密码，直接发送给本部门有关人员承办。如该文件涉及局领导批阅的，一般情况下应查看到局领导批示后再填写批办意见，分送有关人员办理。如属急件、特殊情况和局领导外出的，可先批示分送办理，但要请内勤人员注意查看局领导批示。
⑤承办：承办人员在阅文后，要根据文件办理要求和领导批示及时办理。办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结果。注办时应注意查看拟办意见，凡是拟办意见涉及到局领导和有其他处室的阅办文件，要注意查阅领导批示意见。个人阅办的文件在确认办理结束后，应发送给本处室内勤个人信箱。
⑥催办、查办：公文办理应按照《吉林省国税机关公文处理实施办法》规定的时限办理，特殊紧急公文应根据文件要求和领导批示加注限办日期。
办公室负责全局文件的催办、查办工作，应定期通过“办文情况登记簿”检查各部门的办文情况，对超期未办的文件应予以催查办。内勤人员收到催查办单后应予以登记，并负责督促检查落实，对催办件要及时回复，报告催办情况。内勤人员要经常对本单位阅办文件的办理情况进行检查，确保文件及时正确办理完毕。
⑦办结归档：内勤人员负责本处室处理的公文办结管理，对本处室处理完毕的文件，应在检查确认后将其中一份发送办公室，其余同名文件删除。
全局的公文办结工作由办公室管理，档案人员负责档案室信箱的管理工作，对办理完毕的文件应在档案室登记簿中登记，注明办结，以便今后的档案管理。
⑧查询利用：个人可以在系统中随时查询自己曾经阅办过的任何文件，需查询本处室曾经阅办过的文件可由本处内勤提供，需查询机关的收发文应向办公室提出申请，经批准后，由办公室收发人员提供。对部分查询利用的文件，办公室要在“案卷文件利用登记”中登记。
2．发文处理办法
发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、初核、签发、复核、登记、排版、校对、缮印、用印、封发等程序。
（1）发文处理程序
①草拟公文
是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。
草拟公文的一般程序是：第一，主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。第二，拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。第三，拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字、秘密等级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。
草拟公文的基本要求：第一，符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。第二，情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。第三，公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。第四，拟制公文，如涉及国家秘密，应当根据国家保密法和有关规定，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级和具体的保密期限。草拟的公文，在引用标有密级公文的标题、文号或内容时，必须按所标引的公文的密级标注密级。回复标有密级的来文，必须按来文的密级标注密级。第五，拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，根据实际需要确定紧急程度，并提前2个工作日送办公室审核。
办理紧急公文应当遵循以下规定：一是对标明“特急”、“急件”字样的紧急公文，规定了具体办理时限的，按规定时限办结；没有规定具体办理时限的，分别在3个工作日和5个工作日内办结。二是对外单位来文中提出具体办理时限要求的，要在时限要求内办结。确有困难不能按时完成的，应当向来文单位及时说明原因。三是对下级机关请示问题的批复，一般在7个工作日内办结。四是向下级布置工作或下达任务的紧急公文，应当在文中明确时限要求。五是对需要紧急发出的公文，由公文主办部门的办文人员随文跟踪办理。第六，人名、地名、数字、引文应当准确规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，不能用“去年”、“上月”、“昨天”，或者不写年只写月、日。年份要完整表述，如“2010年”不能写成“10年”。第七，结构层次序数应当规范。第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。第八，应当使用国家法定计量单位。第九，文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称缩写或其他缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第十，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
②会签公文
本机关内部公文会签办法是：本机关主办部门起草的公文，涉及其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。
会签的范围是：涉及税务规章和税收政策、征管制度的规范性公文，应当会签法规部门；涉及调整税收征管业务流程的公文，应当会签征管部门；涉及计算机软件调整或修改的公文，应当会签信息部门；涉及调整机构、人员、编制的公文，应当会签人事部门；涉及财务支出事项的公文，应当会签财务部门。
会签程序是：凡需会签的公文，主办部门应当与会办部门取得一致意见后行文，送办公室审核。办文如有意见分歧，主办部门应当主动与会办部门协商，会办部门应当予以配合。经协商不能取得一致意见的，主办部门应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请机关负责人协调或裁定；对会签的公文，会办部门如无不同意见，由部门负责人签署姓名和日期；如有不同意见，应当提出书面会签意见，经会办部门负责人签字后送主办部门；遇有重大问题的会签公文，会办部门应当充分讨论后提出会签意见；对会签的公文，会办部门一般应当在3个工作日内提出会签意见。急件应当在1个工作日内会签，特急件应当随到随签。
与其他单位共同会签公文的办法是：本机关起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应
取得其他单位同意或征求意见。会签前，本机关负责人应当在文头稿纸签发栏内明确签署意见，再送有关单位。如需紧急办理的，可派人持会签文直接送该单位。如需会签的单位较多，可将会签文复印后分别送达。如会签单位返回修改意见，本机关对起草的公文作出相应调整的，应当再次送本机关负责人明确签署意见。
对由外单位主办联合行文和外单位来会签的公文，应当由办公室提出拟办意见交有关部门办理。本机关主办部门对来文应当按办文程序提出会签意见，报机关负责人审签后，将会签文稿复印一份备查。对由外单位主办的联合行文和外单位来会签的公文，如无不同意见的，由机关负责人签署姓名和日期；如有修改意见的，应当在来文中进行修改，并征得来文单位同意后，由机关负责人签署姓名和日期；如不同意会签的，机关负责人不签署姓名，并由主办部门向来文单位说明理由，将来文退回。
③部门审核公文
公文送办公室审核前，主办部门的文秘人员和负责人应当进行审核。审核的重点是：是否符合国家法律、法规及有关规定，提出新的政策、规定和措施等是否可行；是否需要其他职能部门或者有关单位会签；公文文种的选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求；文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。
④办公室审核公文
公文送机关负责人签发前，应当由办公室进行审核。公文由主办部门负责人审稿签名后，送办公室审核。需要机关内有关部门会签的公文，会签后送办公室审核。办公室审核公文的重点是：是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当；涉及其他职能部门或者外单位的职责范围，是否与其协商、会签；是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定；是否符合国家法律、法规及有关规定，提出的政策、规定是否与已发布文件矛盾或者重复；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数是否准确规范；密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，有关材料和资料是否齐备等。
⑤签发公文
以机关名义制发的公文，由机关负责人签发。其中，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；对涉及重要税收政策或重大事项的，由其他负责人审阅后送主要负责人签发。
以本机关名义制发的公告、通告和人事任免的通知由机关主要负责人签发；会议纪要由会议主持人签发；需要外单位会签的公文，应当先经本机关负责人审签；联合行文须经所有发文机关负责人签发。其中联合制发的上行文，由机关主要负责人或者由主持工作的负责人签发；电报由机关主要负责人或者由主要负责授权的其他负责人签发；签发公文应当符合存档要求，不得使用圆珠油笔和铅笔，应使用蓝黑色和黑色墨水签发。以办公室名义制发的公文，由办公室主任签发或者授权副主任签发；如有需要，送机关负责人签发。
签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。其他审签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意。未经办公室审核的公文，机关负责人不予签发。文稿经负责人核准签发后，即定稿生效，具有法定效力。签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。拟稿人不得签发自己草拟的公文。
⑥校对
公文签发后，由办公室统一登记、编号、缮印。主办部门应当提供拟缮印的公文电子版，并以签发公文的原稿为蓝本，同打印的清样进行校对。校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容
的改动须征得签发人同意。校对应当使用国家专业标准《校对符号及其用法》中规定的符号。改错用引线引到页面白边处再加批改，引线不要相互交叉；说明性的文字不可与原文中的文字相混淆。
⑦缮印
对完成拟制程序的公文，由办公室按照规定的标准格式统一缮印。缮印时要注意以下几点：一是缮印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动。二是印制的版面、格式符合规定。三是字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，版面干净无底灰，版心不倾斜。印品着墨实、均匀、字页不花不白。公文一般应左侧骑马装订，也可以平订，上下钉距上下边缘各为纸张的四分之一左右，如用平订，侧钉距纸张的左侧边缘不应大于4mm。四是公文所附的文件如为热敏传真纸，应复印后发送、存档。
⑧发文登记
公文印成发出前，办公室应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。
⑨封发
制成的公文登记后，办公室应当按主送、抄送去向分别装封和发出。封发时应注意以下几点：一是清点公文份数。二是对发送范围、密级、时限、有无附件、是否用印等逐项检查，准确无误后再装封。三是收件机关的名称、地址、邮编要书写准确、清晰。四是对于急件、密件，要在封套上加盖“急件”、“密件”戳记并进行登记。五是装封时，封口要严，不得用书钉装订，使用浆糊不得粘住封内公文。公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有单位，有关单位应当配合做好公文的回收工作。
（2）计算机公文处理发文运行规则
拟稿。拟稿人在拟稿时，应先正确填写“文头纸”栏下的各项目。进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，再编辑附件。与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，建立关联，以便审核、签批参阅。正文和附件的编辑应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，应将文件发送本部门领导审稿。拟稿人起草的文件，凡不属于秘密件和可公开的应设定为共享文件，非共享文件只能由文件流经的人员查询。
审稿。部门领导负责“初审”。领导初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，在“审批意见”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。审批后，审批人应在“签名栏”和“文头纸”上相应的领导审批栏内，用密码签名。
会签。需会签的文件，如属局内会签，应在会签栏中选择会签单位，在送交核稿时发送给有关单位处理。会签单位在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，签字后发回拟稿部门，拟稿部门确认后将文件按规定发送办公室核稿。如需外部会签的文件，局领导应对需外会签的文稿审阅同意后，在“领导审批”栏签署意见，退回拟稿部门，并进行外部会签登记，打印局长同意版本清样送出会签。外部会签完毕后，主办部门应先将外部会签文稿送局领导审阅确认，然后将外部会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室核稿。送外部会签的纸质文稿应送办公室归档。
核稿。公文经部门领导初审后，应发送给本部门部门信箱，由内勤人员将文件发送办公室综合进行核稿，重要文稿应送办公室主任复核，然后退回主办处室，经主办部门确认无误后，直接传递给主管局领导签发。
签发。局领导签发公文，首先要通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生领导签发版本后，在“领导批示”栏中用密码签字，注明批示内容，并标明明确意见，然后在“文头纸”的“签发”栏用密码签发，注明签发意见。
公文编号、排版、校对。经局领导签发后的文件发送给办公室，办文人员在编号前要认真审核计算机文稿的版本，确认会签版本、核稿版本和局领导签发版本齐全后予以编号。编
号后的文件由办公室文书发送到打字室，经打字员排版，使用密码签名，并打印局领导签发版本和文头纸连同计算机电子文件送起草部门校对。校对人员凭打字室送到的局领导签发版本与计算机中的排版版本校对，如发现有错误，修改后请打字室再排版，直至无误后由校对人员在校对处签字。校对人一旦用密码签字后，其文件版本为最后定版。文件正本的印刷以校对版本为依据。
归档。正文保留拟稿部门版、会签版、核稿版、局领导签发版、最后排定版。
封发：公文封发由办公室机要人员负责。各处室在文件校对完毕后，将校对版本送打字室时应在“附加说明”中注明该文件局内封发的要求。各处室接到局内封发的文件应视同收文处理，在本部门外收文登记簿中登记，并传送本处室负责同志批办。远程收文的办理程序同其他外收文程序。对系统外的文件封发由办公室负责。
3．计算机公文处理权限设置
权限管理部门。用户信息和权限由办公室负责维护管理，包括建立用户账号、设置用户的起始登录口令和起始签字密码，给具有不同身份的用户授权等，具体后台技术处理由信息中心实施。
用户注册名称、登录口令和签字密码管理。凡使用公文处理系统人员的用户注册名称一经确定一般不再变更。如因工作调整，其权限由办公室重新设定。
用户权限管理。用户权限分局领导、部门领导、内勤文秘人员、一般干部四级管理。
①收文处理权：包括批办权、拟办权、注办权、催办权、处理签填写权。
批示权：局领导、部门领导；
拟办权：办公室主任；
注办权：部门领导、一般干部、内勤文秘人员；
处理签填写权、催办权：办公室机要人员及内勤文秘人员。
②发文处理权：包括拟稿权、初核权、初审权、复核权、会签权、签发权、排版权、校对权、封发权、外部会签登记权。
拟稿权：所有办公人员；
初审权：部门领导；
会签权：部门领导；
初核权：办公室综合；
复核权：办公室主任；
签发权：局领导；
排版权：办公室打字员；
校对权：部门领导、内勤文秘人员、一般干部；
封发权、外部会签登记权：办公室机要人员。
③收文簿管理权：包括插入权、更新权、删除权、查询权。
所有收文簿管理权：办公室机要人员、各部门内勤文秘人员。
④发文簿管理权：包括登记权、更新权、删除权、查询权。
所有发文簿管理权：办公室机要人员；
查询权：各部门内勤文秘人员。
⑤存取控制权限：包括全部文件、本部门文件、本部门已办结文件、本人处理过的文件、本人处理过的已办结文件、不能查询任何文件。
全部文件：局领导、办公室领导、办公室机要人员、档案人员；
本部门文件：部门领导和内勤人员；
本人处理过的文件：除上述以外的其他人员。
⑥信箱管理权：包括查询权、删除权及转发权。
所有信箱管理权：各部门内勤人员、办公室领导、机要人员、档案室、综合、打字室。
⑦案卷目录管理权：包括案卷查询权、案卷管理权。
所有案卷目录管理权：档案室、办公室领导。
⑧系统维护权：包括机构人员维护权、系统代码维护权、系统文件销毁权、系统控制维护权、系统维护配置权。
所有系统维护权：由办公室和信息中心确定的系统管理员维护。
⑨维护管理。信息中心负责公文处理系统的后台维护管理，确保公文处理系统正常传送；做好公文处理系统计算机信息备份工作，要实行每天增量备份和定期备份制度，确保公文处理系统计算机信息的安全。
（四）税务行政公文写作
1．请示
请示，适用于向上级机关请求指示、批准事项。具有鲜明的隶属性。请示一般分为政策性请示、核准重大问题请示和具体事务请示。请示属上行文。下级机关向上级机关提出请示时应当做到：凡属职权范围内的一般问题不随意请示；请示必须在事前；请示必须一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当采取抄送形式，但不得抄送其下级机关；在公文末页附注处注明联系人的姓名和电话；文末应当有请示语。
（1）请示的写法
请示属上行文，具有隶属性，只有本部门和本系统的下级机关才可向上级机关请示。请示一般分为政策性请示、核准重大事项请示和具体事务性请示三种。
标题。通常由“事由和文种”组成，不标明发文机关。拟写请示标题，必须着力写好“事由”，要简明扼要地表述出请示的中心意向，以便上级机关准确了解和把握。
正文。一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时，不能笼统、含糊；在陈述困难时，不能夸大事实。这部分仍然不是请示的重点所在，是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。请示事项这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行，用语要明确肯定，不能含糊其辞。若内容稍多时，可分条列项。语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定”怎么办。请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审定”、“请批准”、“请审批”、“以上意见当否，请指示”等惯用语。
（2）请示与报告的区别
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
（3）请示与函（请求批准函）的区别
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
类型不同。请示是上行文，函是平行文。
主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。
2．报告
报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问。其主要作用是使上级机关了解本机关、本系统某个阶段的工作和活动情况。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。
（1）报告的写法
“报告”是陈述性文体。要以事实材料为主要内容，以叙述为主要表达方式。语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。
标题。报告的标题通常由“事由和文种”构成，一般不标明发文机关。“事由”的拟写，要求简明扼要地概括所报告的核心内容。
①综合报告。由开头、主体、结尾三个部分组成。开头部分，概括地说明全文的主旨，即把本地区本单位各个方面的工作情况，包括工作依据、目的、总的情况和对整个工作的评价等，实事求是地作一个概述。主体部分，是综合报告的核心，就各方面的工作进展情况、主要做法、所取得的成绩和经验及存在的问题一一陈述。在结构安排上，层次要分明，有主有次，可分条（项）陈述，也可分层次陈述，尽量使用综合性的材料和数字说明，做到言简意赅。结尾，写出工作中存在的主要问题，提出下一步工作意见。写问题，不宜太多；提出下一步工作意见可以具体一点。最后另起一段，以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请批评指正”结束全文。
起草综合性报告，还要注意三点：一是突出重点。各方面的情况，不能平衡用力或平铺直叙，每次的报告应有所侧重。二是做好分析。即把各方面的情况收集之后，进行由表及里的分析研究，提炼出事物的本质，找出带规律性的经验和工作方法，以指导今后的工作。三是处理好点与面的关系，做到点面结合。这样的综合报告才有说服力和感召力。
②专题报告。专题报告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上级机关汇报。有两种情况：一是按照行政管理工作的特点、规律和有关规定，主动地向上级机关汇报；二是答复上级机关的询问，被动地向上级机关汇报。正文一般采用三段式结构。即，情况（包括经验）、问题、打算。情况，包括开展工作和进行某一专项工作的依据、工作进展情况、所取得的成效等经验，包括完成某一专项工作任务的做法和所取得经验体会等。情况和经验都可分条陈述。写经验体会，应站在全局的高度，对工作进行全面地分析研究，把带有规律性、普遍性、全局性的做法和经验加以归纳、推理、提炼，使之上升到理性高度。问题，是在分析研究的基础上，抓住存在的带倾向性的主要问题，并把问题讲清楚。如果是专题经验报告，可不写问题或一笔带过。今后的打算，针对存在问题和上级机关的工作部署撰写，做到目标、任务明确，措施得当，保障有力。工作经验专题报告，不写工作打算。专题报告的结尾，一般要写结尾专用语，比如，“特此报告”；“特此报告，请审核”；“特此报告，请指示”等。使用结尾语，要注意报告的内容和掌握好分寸。比如，政策方面的报告，“请审查”；财经、物资方面的报告，“请查收”或“请审查”；一般的工作情况报告，多用“特此报告”结尾。
3．批复
批复适用于答复下级机关请示的事项。具有答复事项专指性的特征。批复一般分为政策
性批复、核准重大问题的批复和具体事务性批复。批复属下行文，上级机关批复下级机关的请示时，必须明确肯定地表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性、且涉及有关政策的调整，可使用“通知”文种行文，不再单独批复请示单位。
（1）批复的写法
标题。批复标题的写法最常见的是完全式的标题，即由发文机关，事由和文种构成。
正文。批复正文包括引叙来文和作出批复两部分，有些再写上“此复”一类结束语。批复对象指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。批复事项是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。批复内容应一文一事，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题，上下行文互相对应。对下级请示事项的答复，不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。批复的主送机关明确只有请示机关一个，如果所请示问题有普遍性，或需告知其他一些机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位。二是将批复抄送有关单位。三是将有关意见另用“通知”行文。正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式（三部分各一段）、两段式（省去结语部分）或总分条文式结构。批复结语一般有三种写法：第一种直接写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法现在使用的频率越来越高。
（2）批复与复函的区别
批复与复函由于都是回复来文的公文。两者的区别在于：从行文关系看，批复是上级机关向下级机关答复用文，属下行文；复函一般是向不相隶属机关答复用文，属平行文。从行文内容看，批复多属于对重大原则和政策性问题作出决定、批答，复函多用于一般性事项的回复。
4．通知
通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免人员。通知是国税机关经常使用的公文文种，具有使用范围的广泛性、受文单位的专指性和较强的时效性。同时，还具有行文简便、写法灵活、种类多样的特点。通知一般分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文用。
1．通知的写法
（1）指示性通知
指示性通知，是指上级机关对下级机关就某项工作有所指示和安排，根据公文内容不宜用命令、决定等文种，只能用通知。这种通知使用起来比较灵活、自由，既没有“命令”那么多手续，也没有“决定”那么严肃、庄重，但其法定效力是一样的，都是要贯彻执行的。
①标题。由发文机关名称、公文主题与“通知”组成。
②正文。由开头和主体两部分组成。开头部分，以精练的文字写出某项工作的定义、工作进展情况和当前存在的问题，有的阐明发文的目的、依据和任务，然后以一个过渡句承上启下，如：“现就做好×××工作，特作如下通知”等。主体部分，即通知的内容。这部分由开头部分的过渡语领起，开门见山，开头就写通知的内容。内容较多的，加序数分项（条）撰写。其内容，一般由做好某项工作的意义（为什么要这样做）、具体措施（如何去做）、保障措施（如何确保具体措施的实施）三大部分组成。指示性通知一般不单独结尾，正文写完，自然结束。
（2）发布和转发性通知
①发布性通知，是指印发或公布规范性公文、领导讲话的通知。这类通知重在颁布，并提出明确的贯彻执行要求。
标题。由发文机关、事由和文种构成。一般写法是《×××关于印发〈××的办法（或条例、细则、讲话等）〉的通知》。
正文。一般写法是《×××的办法（或条例、细则、讲话等）》已经×××（指批准的领导机关名称）批准（或同意），现印发给你们，请认真贯彻实施（或认真贯彻执行）。有的在此后增加一至两个自然段，对规范性公文或领导讲话的贯彻落实作出肯定性的评价，阐明意义，提出具体的意见和要求等。表述要准确、庄重，语言要平实、简练，态度要鲜明，全面准确地反映发文机关的意图。
②转发性通知，是指领导机关批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文所使用的通知。这类公文，一般有两个或两个以上文种。“通知”为第一文种，被批转、转发的公文文种是第二文种。这类通知一般要有对所批转、转发的公文的意见或评价，并分别情况写明批转、转发的目的。需要下级机关执行的，根据情况分别写明“请遵照执行”、“请参照执行”、“请紧密结合本单位的实际，认真贯彻执行”等。有的批转、转发性通知，不仅要写明批转、转发的目的和要求，还要写明具体的指示性意见，以提高下级机关对某项工作的认识，达到统一思想，并在实际工作中遵照执行的目的。有的批示性通知的篇幅很短，只有一句话，结构比较简单。批示性通知一般要写得精练、简明，字斟句酌，仔细推敲，在被批转、转发的公文前面，与被批转、转发的公文一起构成一个新的公文。
标题。由发文机关名称、被批转的公文标题与“通知”组成。行政机关的批示性通知的标题，除批转、转发的公文是法规性公文外，不用书名号。
正文。有两种写法。从结构上看，段落不同，其写作方法亦不同。
一是只有一个自然段的。结构比较简单，内容包括被批转或转发的公文标题、批准机关、对贯彻执行的要求三个部分。其中，贯彻执行的要求，必须根据公文的具体情况确定。比如，批转需要下级机关认真贯彻执行的公文，没有讨论的余地，采用明确的肯定的语言，准确地阐明态度与要求；对于新的探索性的工作，上级机关提出工作的指导方针、原则与宏观要求，要求下级机关结合本地本单位的实际贯彻执行。例如：《××××××报告》已经×××同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
二是有两个或两个以上自然段的。除第一个自然段与上述写法相同外，还要根据实际情况写明具体的指示性意见，包括对某工作的定性、做好某工作的意义和对贯彻执行的要求等，以提高下级机关对某项工作重要性的认识，达到统一思想的目的，并能在实际工作中抓落实。
（3）事务性通知
这类通知多数用于布置工作。
①标题。由发文机关、事由、文种构成。
②正文。事务性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，即事项，做什么、怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作需周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。
（4）知照性通知
知照性通知用于一般性事项的告知与办理。通常用于传达需下级机关或不相隶属机关知晓或办理的某些事项。这类通知的使用范围更为广泛，事项可大可小，发送对象没有严格限制，对下级、平级机关均可使用。知照性通知的体式采用下行文与平行文的通知格式。
①标题。由发文机关、知照事项、通知三部分组成。
②正文。主要包括：传达事项的根据或事由、目的；事项的具体内容，有的可提出办理要求。通知中涉及到的时间、地点、单位名称、人名等，应表达准确，清楚无误。为简化正文，不便在正文中传达的具体事项（如公章印模、各单位电话号码、有关组织章程等）可以作附件处理。写作知照性通知时要开宗明义，直叙通知事项和要求，要求准确、全面、不失实、不遗漏。
（五）通报
通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。具有宣传、教育、沟通信息的作用。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报要有针对性，通报的事实要真实准确。通报属下行文。
1．通报的写法
（1）标题
一般由发文机关名称、通报的主题与“通报”组成。
（2）正文
①表彰性通报。这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。文字要简明，不必过多议论。表彰决定要写得具体、准确，言简意明。希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行，符合实际；行文要有针对性，做到概括、鲜明，不千篇一律。
②批评性通报。这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。分析评议要合情合理，令人信服。处理决定部分要简明扼要。要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。
③情况通报的写作。这类通报内容集中，多为一事一报；写作比较灵活自如，结构因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点，抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。
（六）函
函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。函分为告知函、商洽函、询问函、请求批准函和答复函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请示批复相关事项。
1．函的写法
（1）标题。写法一般有两种：可以由发文机关名称、事由及文种构成，也可以直接由事由和文种构成。若是去函，标题中文种只写“函”，若是复函，则应写明“复函”。
（2）正文。强调就事论事，应直述其事。函的内容专一集中，最好一函一事。不同类型、用途的函写法稍有不同。若是商洽函、询答函的去函，要把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等，写得清楚简明，以便得到对方的支持、理解和回答。若是复函，一般要先引用来函标题，再引文号，或者在开头写明“某月某日关于某个问题的来函收悉”之类，然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明确答复，以示互相支持或认真负责。正文的语言要得体而有分寸，要对不同的行文对象采取不同的语气。要注意礼貌用语。正文结尾处要恰当运用习惯用语，如是去函可用“特此函告”、“请函复”之类，也可写“请予支持（协助）”，并紧接“为感”、“为荷”、“为盼”等语。其后都要加句号。有的也可不要结尾语。请求批准函的正文，亦可写上“请批准”、“请予审批”之类结语，以表示对业务主管部门职权的尊重（但不宜写“请予指示”）。而审批函的结尾，则不写“特此批复”之类，而可写上“特此函复”之类结语，也表示对对方的尊重。
（七）公告
公告，适用于向国内外宣传重要事项。具有庄重性和告知对象的广泛性。公告根据内容分为法律性公告、政策性公告、人事任免公告和重大事件公告。国税机关应当依照有关法律、法规向国内外公布需征纳双方知晓的重要税收事项。公告可通过媒体公布或发布，无主送、抄送。
1．公告的写法
公告的结构，包括标题、正文、落款三部分。
（1）标题
写法有三种。第一种是发文机关加上文种。第二种是由发文机关、事由、文种组成。第三种是以“公告”二字为标题。
（2）正文
公告的正文主要由原由、事项两部分组成。原由指发布公告的根据和原因，一般写得精炼，简明扼要。也有的公告省略了原由，开门见山，直接写出公告事项。公告事项要根据内容多寡确定表达方式，如果内容较多，要分列条款；如果内容比较简单，也可不分条。文尾用“现予公告”、“特此公告”之类结束语。由于公告所宣布的事件关系重大，所以，写作时要语气庄重，简明扼要，公布事项要具体准确。
（3）落款
并非所有公告都有。若作为公文下发或在报刊上刊登的，一般都写上落款，若通过电台发布也可不写落款。公告的落款，一般只有发布日期一项内容。如果是人民代表大会的公告，在落款处要签上这次大会的主席团名称。
（八）决定
决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。具有普遍的指导性、行政的约束性和相对的稳定性。决定分为部署性决定和组织人事性决定。决定属下行文。
1．决定的写法
（1）标题
由发文机关名称、决定的主题与“决定”组成。要求做到标题简练，主题鲜明，文题一致。
（2）正文
①部署性决定正文
部署性决定最突出的特点是：需下属单位和有关人员承办和坚决贯彻执行。常用的部署性决定有：规定性、规范性决定，指导性、指示性决定，处理问题的决定和重要行动的决定。部署性决定一般篇幅较长，说理透彻，措施具体，也有篇幅简短的，均具有指令性和指导作
用。
其正文由决定的理由、决定的内容组成。决定的理由在决定的开头部分，阐述决定的根据、背景，要用概括性语言，达到文字精练恰当，表述准确清楚。在决定理由之后，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语，过渡到决定内容部分。决定的内容是指挥性决定的核心，应阐明决定事项的意义、具体内容、落实措施、解决办法、执行要求与保障措施等。对内容较多的决定，可分条陈述，做到用语准确，文字简练，语气肯定。执行要求与保障措施，可有可无，视具体情况而定。有些决定在内容部分已有执行要求，有的决定专列一段或一个部分，有重点、有针对性地就执行决定提出具体的要求。
②组织人事性决定正文
组织人事性决定最突出的特点是，除当事者（单位或个人）外，一般只要求下属单位和有关人员知道，不要求下属单位及有关人员承办和贯彻执行。常用的组织人事性决定有：表彰决定、处分决定等。
表彰决定正文由表彰对象、表彰缘由（一般是贡献大、成绩突出）、作出表彰决定的机关、决定的内容组成。其中，决定的内容包括表彰奖励的等次（给予何种奖励）、希望与号召。应注意表彰决定的政策性、办理程序规范性和奖励等次符合有关政策规定，做到手续齐全，奖励等次具体明确，无歧义和无模糊的奖励等次，以便于办理和执行。
处分决定正文由何人、何事、何错误（即处分的对象因什么问题犯有什么错误）、处分的政策依据、决定内容组成。处分干部（人员），要以事实为依据，以法律、政策为准绳，做到定性准确，处分恰当，手续齐全，达到教育和挽救干部（人员）的目的。在写法上要注意每一个字、词的正确运用，注意语言的规范性，做到无懈可击。
（九）通告
通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者需要周知的事项。具有约束性和告知对象的区域性。通告一般分为规定性通告和周知性通告。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。
1．通告的写法
通告包括标题、正文、落款署时三部分。
（1）标题
通告的标题通常有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种；二是省略了事由，只写明发文机关和文种；三是省了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关，周知性通告的标题通常只写文种，或只写发文机关和文种。
（2）正文
通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。通告缘由通常用“为了……，根据……，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因；也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短；规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。
（3）落款署时
落款须签署清楚发文机关名称和日期。
3．通告与公告的区别
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。