照片档案管理标准样本
照片档案管理标准
附件4：
照片档案管理办法
1主要工作依据
1.1《照片档案管理规范》GB/T 11821-
1.2《数码照片归档与管理规范》(征求意见稿 )
2基本术语
数码照片digital photos
用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
数码照片档案digital photographic records
国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。
EXIF信息exchangeable image file information
数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。EXIF (可交换图像文件)是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，能够记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF 信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
分辨率resolution
单位长度内图像包含的点数或像素数。一般用每英寸点数(dpi)表示。
JPEG(Joint Photographic Expert Group)
由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调(包括灰度和彩色)静止图像压缩算法的国际标准。JPEG格式是当前所有通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，而且使用范围最广，特别适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web 浏览器。从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。
TIFF (Tagged Image File Format)
一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。TIFF是一种灵活的位图图像格式，存储的图像细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
照片组photos group
有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。
3管理职责
3.1档案部门是照片档案集中管理部门，负责监督、指导照片的
积累、收集、整理、移交工作，负责编制档号、编目、保管、提供利用及统计工作。
3.2相关业务部门(基建包括设计、施工、监理等参建单位)的兼职档案员，应按归档范围(见照片档案分类、归档范围及保管期限详表)，负责本企业(项目)业务范围内形成的照片收集、整理和移交工作。
4归档要求
4.1归档范围(见表1)
4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片(包括党群、行政、经营、生产、财务审计税务、人力资源、基建等);
4.1.2本单位历届领导班子成员的照片;
4.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的照片;
4.1.4其它具有保存价值的照片。
4.2质量要求
4.2.1归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌未加修饰剪裁。
4.2.2归档照片应编写照片说明，说明要素应齐全(题名、人物、时间、地点、摄影者、互见号等)，能正确反映照片主题内容和人物等信息。
4.2.3同一个事件归档的照片，应能全面反映事件过程的全貌，突出主题。反应同一场景的数码照片一般只归档一张。如主会场、参加人员、主要领导等。
4.2.4用数码相机(胶片相机)拍摄的照片，应做到电子影像(底片影像)与纸质照片一致。
4.2.5数码照片的存储格式:应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。
4.2.6数码照片，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，不能进行修改。经过添加、合成挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。
4.2.7数码照片应转换出一套纸质照片归档。
4.2.8归档数码照片时，应对数据照片进行真实、完整、可用、安全方面鉴定、检测。
4.3归档时间
4.3.1一般在照片拍摄结束后，及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。
4.3.2生产单位检修、技改形成的照片，应与纸质竣工档案同时移交归档。
4.3.3建设项目形成的照片，其中建设单位形成的照片，在工作结
束后及时向档案部门移交;参建单位形成的照片，由参建单位在工程竣工后与纸质竣工档案同时向档案部门移交。
4.4归档份数
4.4.1胶片相机拍摄的照片、底片及照片扫描电子文件(光盘)各一份。
4.4.2数码照片归档纸质一份，由数码照片制成的光盘归档一式二份，一套封存保管，一套供查阅利用。
4.5移交程序
4.5.1移交人在档案管理系统中录入照片的相关信息条目;
4.5.2档案人员核查照片信息的完整、有效性;
4.5.3经过档案管理系统打印照片档案移交目录(见图1)一式二份，双方签字后各存一份以备查考。
5整理与归档
5.1整理排列
5.1.1采用年度(项目代号)内、按不同的保管期限、分组整理，按张归档。
5.1.2组号的排列:管理类照片在同一年度同一保管期限内，依据时间排列组号。基建项目照片在项目保管期限内，依据时间排列组号。反映同一内容的多组照片按时间先后排列。
5.1.3组内照片按时间排列。
5.2编目
--档号，管理类照片按“年度-保管期限-ZP组号-张号”编制( ZP 为载体类型代码)，基建项目照片按“项目代号-保管期限-ZP组号-张号”编制。如“ -1-ZP001-001”, “0102-1-ZP001-001”。
-保管期限，照片所划定的保管期限，数码照片保管期限为永久、定期30年保管，分别用“1”,“2”代码表示。
-年度，年度指照片形成的年度，以四位数标注公元纪年。跨年度的一组照片，可按结束年度整理排列。
-项目代号，由工期号加机组号组成。工期为2位，机组为2位，公用部分用“00”标识。如:一期公用代码是“0100”，一期2号机组代码是“0102”。
-部门，移交部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致。
-组号，为3位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“001”开始顺序编号。
-张号，为3位阿拉伯数字，同一照片组内的照片从“001”开始顺序编号。
-分类号，管理类照片分至1级类目，生产及科研分至1级类目，基建分至二级类目。具体分类号为:0-党群工作，1-行政管理，2-经营管理，3-生产管理，4-财务审计，5-人力资源，6-生产，7-科研，80-项