档案馆档案整理规范及要求
郑州市项目档案整理规范及要求
第一部分：总体要求
第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表
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档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程
档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监
理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案
数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制
措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求
归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交
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材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。
四、归档时间
1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性
归档（此项由代建单位负责收集整理）。
2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。
3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。
5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。设备开条箱文件即时归档。设备文件由代建单位负责收集、整
理。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单
位或监理单位或设计单位等相关单位保管。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、收集方法
一列入、一同步、一参加、一把关
1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的
职责范围，并责任到人。
档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表
一、工程准备阶段
二、监理文件
三、施工文件
1、建筑安装工程
（1）土建部分
（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
（3）室外工程
2、市政基础设施工程
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
档案安全工作自查情况报告
档案安全工作自查情况报告 根据省档案局《关于转发国家档案局的通知》精神,结合档案安全工作要求,6月上旬，我局组织开展了一次全面的档案安全检查自查活动。现将自查情况报告如下: 一、基本情况 贵溪市综合档案馆始建于XX年12月，XX年3月正式投入使用，占地面积1516平方米，建筑面积4906平方米，其中库房面积为2308平方米。库馆建筑严格按照《档案馆建筑设计规范》和《档案馆建筑标准》的要求设计和施工，自成一体。馆内配备了密集架548立方米，配置了全套消防设施及空调、去湿机、温湿度监测仪、消毒机，安装了门禁系统和防盗录像监控设备。 馆藏档案资源丰富，门类齐全，载体多样。藏有文书、业务、科技、会计、实物和音像等各类档案，计124个全宗70900卷35885件。其中：民国档案14个全宗5970卷，建国后档案110个全宗73030卷35885件。馆藏档案资料时间跨度自1871至XX年。 二、档案安全保管保护情况 档案安全是档案工作的重中之重,是健全档案工
作“三个体系”的重要保证。多年来，局各届领导班子高度重视档案安全工作，不断夯实基础，完善和落实措施保障，有效防范和规避了各种档案安全风险。 加强领导,落实责任 一是局领导高度重视档案安全工作,成立了档案安全工作领导小组。每年都将档案馆安全工作纳入综治维稳工作的重要内容。实行了一把手负总责、分管领导负直接责任的管理体制。 二是建立健全了档案工作管理制度和责任追究制度,使档案馆安全工作有章可循、有法可依，落实责任到人、措施到位。 三是加强档案安全管理教育。强调“档案安全就是档案工作的生命线”，不断强化和提高工作人员档案安全意识、防范意识、责任意识。 (二)加大投入，强化措施落实，确保档案安全 档案库房建设、消防、防盗等硬件设备是档案安全的基础。近年来，我局筹资20余万元，加大了对档案安全工作的硬件投入，采取有效措施，从源头上保证档案安全。 一是配备了数量足够和符合要求的干粉灭火器和气体灭火器,同步安排档案保管人员和相关人员接受消防安全知识培训。做到定期检查灭火设备，及时更
(档案管理)科技档案整理方法
第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 四、归档时间 （一）基建档案
建设工程资料档案整理规范
惠州市建设工程档案整理规范 一、建设工程文件的归档范围 市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A, 惠州 市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B, 惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。 二、建设工程档案归档的质量要求 1．归档的工程文件应为原件。 2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4( 297mm×210mm)，图纸应采用国家标准 图幅。 7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8．所有竣工图均应加竣工图章。竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图示例如下：
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图。 10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》） （GB/10609.3---89 ）。详情请参考附录G 折叠方法。 三、建设工程档案的立卷 1．立卷的的原则与方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。 2．卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A、附录B、附录C的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。 3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过 5 厘米。印刷成册的工程文件保持原状。 4．案卷的编目： （1）卷内文件页号的编制：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1” 开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 （2）卷内目录的编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，示例样本请参考图例1。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等” 代替。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 （ 3 ）卷内备考表的编制：卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，示例样本请参考图例2。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立
档案编制要求及管理办法
档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料
必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提
档案管理系统
软件工程课程设计报告 题目:__________________________ 专业班级:______________________＿＿姓名:__________________________ 学号:__________________________ 同组姓名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿ __________________________
目录 一．问题定义与需求（系统范围、收集整理需求） 1.1 问题定义 档案管理系统是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：用户管理、档案信息管理、档案库管理、借阅管理等等，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。 1.2 系统需求 管理人员借阅管理人员用户 二．需求分析（要求有用例图、概念类图、顺序图） 2.1 需求分析 2.1.1 用户管理模块 （1）用户登录 在用户进入系统前，首先要先进行用户登录，登录时要对用户名和密码进行验证，验证通过之后才允许用户进入本系统进行操作。 用户的登录密码需要进行加密算法，且保存在数据库中。 用户登录后需要记入到日志库中。 （2）用户管理 权限设置只有系统管理员可以操作。可以添加用户、删除用户、查看用户。（3）权限设置 权限设置只有系统管理员可以操作。可以执行增加、修改、删除、查询系统用户的权限。 2.1.2档案信息管理模块 （1）档案信息的录入 档案信息的录入是用户录入新的档案文件信息或者档案案卷信息的操作。 在录入数据时要考虑用户单个录入和连续录入的情况，如果是连续录入，则可以用上条记录复制数据到新的记录中。 档案信息的录入为文件录入。 （2）档案信息的维护 档案信息维护需要具有“信息维护”的权限的用户才可以操作。 档案信息维护模块对已经删除（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。 此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。
档案馆档案库房安全管理规程
档案馆档案库房安全管理规程 为加强档案库房安全管理，确保档案安全，依据档案法律法规及有关标准规范，制定本规程。 一、总则 1.档案库房安全管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、方便利用”的原则。 2.档案馆库房建筑应符合《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》。 3.档案库房应保持相对独立，与工作用房、阅览室应进行隔离。 4.档案馆应明确档案库房安全管理分管领导，落实专人负责库房安全管理。 二、制度建设 5．档案馆应建立档案安全管理机构，明确库房安全责任人，制定库房安全管理制度，制定档案入库、库内档案整理和保管、各类设施设备配置与使用、库房环境保护、档案出库、消防安全、特藏室管理、档案利用、温湿度监测、应急预案等制度，明确工作内容、流程和要求。 6．建立档案库房安全工作责任制，明确主体责任、主要责任和相关责任，将安全管理制度的执行纳入岗位职责，实行岗位考核，开展安全培训。建立应急队伍并每年开展应急演练。 7．违反档案库房安全管理制度的，应严肃问责。 三、设施配置与使用 8.档案库房应设立门禁系统。档案库房出入口等重要区域应安装门禁系统。门禁系统应当具备目标识别和授权、出入记录保存等功能，可设定出入等级，限制非授权人员出入。
9.档案库房应安装火灾自动报警和消防灭火系统。火灾报警系统应具备火灾报警功能，具备自动和手动两种方式启动消防功能。消防灭火系统装置应符合消防有关规定。消防设施配置的规格、数量、类型、位置、维修保养符合要求。 10.档案库房应安装视频监控系统。档案库房四周、大门、库房内、过道等关键部位应安装监控探头，避免出现监控盲区和死角。重要区域或面积较大的区域使用多个探头或使用带有云台的探头。在夜间不具备灯光照明的区域，应使用带红外的探头。有异常情况，探头能够自动校对、自动捕捉，具备发现非法侵入即刻报警功能。已录制的监控视频应具备查询复核回放功能。视频图像画面清晰，视频图像资料保存期不少于3个月。 11.档案库房应安装温湿度调控设备，并建立温湿度自动检测控制系统，定时测量。要求库内温度控制在14℃-24℃、相对湿度控制在45%-60%范围内，温度每昼夜波动幅度不超过±2℃，湿度每昼夜波动幅度不超过±5%，特殊载体库房应按有关规定控制温湿度。温湿度调控设备应具备实时记录以及统计等功能。温湿度信息资料保存不少于3年，每年要对获得的数据进行汇总分析。 12.档案库房变配电设施、供电线路符合规范要求，库房照明灯具符合要求，电器设备操作安全规范。库区内电梯运行安全，按规定定期做好安检维保，并做好记录。 13.库房给排水管网设计施工符合规范，管道畅通，无锈蚀、渗漏现象。每月检修1次并做好检修记录。 14.密闭的档案库房应安装有通风设施。通风设施应根据档案库房内外温湿度情况适时开启，并做好通风设施使用记录。 15.档案库房内档案柜、架排列整齐有序，应避免阳光直射，便于通风，便于档案的搬运和取放。
(档案管理)科技档案管理规定实施细则
深圳市燃气集团有限公司企业标准 Q/SR G14.1-1999 科技档案管理规定实施细则 1999年3月12日发布1999年3月12日实施 燃气技术咨询委员会发布
目录 第一章总则 (1) 第二章文件材料归档及保管期限 (1) 第三章科技档案分类编号办法 (2) 第四章科技档案的保管和统计 (7) 第五章科技档案的鉴定和销毁 (9) 第六章科技档案的利用和保密 (10) 第七章科技文件材料复制和发放 (11) 附录A 科技档案管理网络 (13) 附录B 文件材料归档范围及保管期限表 (14) 附录C 科技档案案卷质量要求与案卷整理方法 (23) 深圳市燃气集团有限公司企业标准 科技档案管理规定实施细则 Q/SR G14.1-1999
本标准依据《中华人民共和国档案法》《国营企业档案管理暂行规定》《科学技术档案工作条例》《深圳市工业企业档案分类试行规则》《深圳市城市建设档案管理规定》而制定、适用于本企业科技档案的管理。 第一章总则 第一条为使集团公司深燃字[1997]53号文《科学技术档案管理规定的通知》更具有切实的可操作性，保证文件材料完整、准确、系统地收集归档，以利于档案信息的科学管理和开发利用，促进和服务于集团公司的经济发展，科学进步，特制定本细则。 第二条集团公司科技档案情报工作遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则。服从公司主管部门的领导，接受上级档案部门的检查考评。 第三条集团公司由总工程师主管科技档案情报工作。科技档案情报管理应形成网络、详见附录A《燃气集团科技档案情报管理网络图》。集团公司科技档案情报室和基层档案员应各负其责，共同做好集团公司科技档案情报管理工作。 第二章文件材料的归档及保管期限 第四条文件材料归档范围 详见附录B《文件材料归档范围及保管期限表》 第五条文件材料归档时间 一、各项技术管理工作中形成的文件材料，在第二年3月末要将应归档的文件材料组成案卷，属集团公司科技档案情报室建档保存的由有关部门及二级公司负责人审定后，交集团公司科技档案情报室归档。属部门及二级公司建档保存的，应交本单位专（兼）职档案员归档。 二、基建工程项目竣工验收后的技术文件、图样，大工程六个月，小工程三个月内向集团公司科技档案情报室归档。改建、扩建工程，其修改、补充项目的技术文件、图样，应随时向集团公司科技档案情报室归档。 三、管线工程项目竣工验收后一个月内交集团公司科技档案情报室（二级科技档案室）归档。（南油、宝安、龙岗地下管线部份交集团公司科技档案情报室，户内部份二级科技档案室自存） 四、设备到货开箱验收后，随机文件材料立即向集团公司科技档案情报室归档。 五、产品通过鉴定合格后，限在一个月内向二级科技档案室归档。产品创优或获奖后随时归档。 工艺工装图样及技术文件，经过工艺验收签字后一个月内向二级科技档案室归档。 六、设计任务完成后及时向二级科技档案室归档。 七、摄录人员收集的声像材料及时向集团公司科技档案情报室归档。
档案整理及分类标准
For personal use only in study and research; not for mercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料; 3 财务、会计及其管理方面得文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料; 5 经营管理方面得文件材料; 6 仪器、设备方面得文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。 9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。 11其它具有利用与保存价值得文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件得整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易退变得文件 3、超大纸张折叠 4、去除易锈蚀得金属物 (三)文件装订 装订顺序:
电子档案管理系统平台
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
档案馆安全管理自查报告
档案馆安全管理自查报告 档案是党和国家的保贵财富,是不可再生资源,档案安全是档案工作的重中之重。多年来,我们始终牢记“为国管档”的使命,坚持“安全第一,预防为主”的原则,争创条件,努力构筑人防物防技防的防控体系。根据省档案局《关于开展全省国家综合档案馆安全大检查活动的通知》精神,近期我们组织专班对照检查内容,逐项自查,及时整改。现就我馆安全工作汇报如下: 一、立足实际,加强安全教育 保管档案是档案馆重要的职能之一,维护档案的完整与安全既是档案工作的基本要求,更是档案工作者的天职。近年来,我们认真贯彻落实省、荆州市局关于档案安全工作的文件精神,扎实有效地开展了一系列宣传教育活动。xxx年11月,组织部分干部到市消防大队参加消防知识学习;xxxx 年11月7日,我局参加了市政府行政中心组织的以“预设大楼发生火灾时人员紧急疏散”为内容的人防演练;xxxx年11月9日,我们以“119”消防宣传周为重点,在办公区悬挂横幅、张贴标语、开辟专栏,印发资料,同时组织干部学习《消防法》、《保密法》、《档案法》等有关法律法规,观看安全教育宣传片,前不久,我们邀请市安监局人员来我馆进行业务讲座。通过上述活动,进一步增强全员档案安全意识,丰富安
全知识,掌握基本技能,提高防范能力。 二、争取领导,不断加大投入 一是争取市领导重视档案安全工作。由于我们积极呼吁,档案馆严重受损的事实引起了市领导的高度重视。XX年9月,市委常委讨论并通过了xx档案局(馆)入住市行政服务中心大楼迁址计划,XX年5月,市政府常务工作会议在研究讨论档案馆搬迁预案时明确要求,要确保档案在搬迁过程中的完整与安全,必要时请公安、武警消防部门给予大力支持。同年8月在全市维稳工作会议上,档案馆被列入全市重点保护单位,xxxx年11月25日,市政协副主席xxx同志率政协委员来我局调研时强调:要保证档案史志资料完整,保安全促便捷利用,xxxx年3月,我们收到省局关于档案安全检查的通知后,及时向分管市长汇报,得到了应有的支持,5月下旬,在申报中西部综合档案馆舍建设项目的时候,市委常委、常务副市长xx召开专门协调会,并亲自带队择址,尽力促成该项目建设用地与配套资金得以落实。二是我局党组一班人也十分重视档案安全工作。不仅将档案安全工作用专门条款列入了《xx市档案局档案工作十一·五规划》,而且每年研究年度工作计划时都要求对档案安全工作进行专题研究和布署,做到“五同步、四落实”,即同部署、同检查、同考核、同评比、同奖惩,思想认识落实,计划安排落实,组织实施落实,工作目标落实,保障档案安全工作与其它工作同步发展。三是
NBT31021 2012风力发电企业科技文件归档与整理规范
《风力发电企业科技文件归档与整理规范》 NB/T 31021-2012 1 范围 本标准规定了风力发电企业科技文件归档与整的技术要求。 本标准适用于风力发电企业科技文件的归档与整理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件、 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 42 企业档案工作规范 DL/T 5191 风力发电场项目建设工程验收规程 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 科学技术文件 scientific and technological records 记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器检修维护等活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件的总称，简称科技文件。 3.2 科学技术档案 scientific and technological archives 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应归档保存的科技文件，简称科技档案。 3.3 文件归档 filing lf document 风力发电企业在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作完成后，各职能部门及有关单位具有保存价值的文件经系统整交档案部门保存的过程。 3.4 整理 archives arrangement 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编日，使之有序化的过程。3.5 分类 classification 根据档案的来源、形成时间、内容、形成等特征对档案实体进行有层次的分类。 3.6 档案移交 transfer of records 企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。 4 总则 4.1 风力发电企业各职能部门以及有关单位应按照国家、行业有关档案管理要求，将其在生产运营、科学研究，项目建设和设备仪器检修维护工作中形成的科技文件收集、整理后移交档案部门归档。 4.2 风力发电企业应按DA/TA 42的规定制定相应的档案管理制度和业务规范，对各职能部门以及有关单位科技文件的归档与整理工作进行检查与指导。 4.3 风力发电企业科技文件归档与整理工作应有归口管理部门并有专人负责。 4.4 风力发电企业科技文件形成部门以及有关单位应对科技文件的质量负责，符合文件归档要求。 5 科技文件归档要求 5.1 归档职责
档案室安全管理制度
档案室安全管理制度 （一）档案工作制度 1、档案工作是管理工作的一部分，须有一名主要领导分管。 2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，领导档案工作。 3、档案工作由办公室负责，对档案员进行业务指导，在档案移交时检验案卷质量。 4、遵照“集中统一管理”的原则，本单位各类档案应集中存放在档案室，实行统一管理。 5、根据国家有关档案管理的规定，结合单位档案工作的实际，制定适用于本单位的保管期限表、归档范围等。 6、编制各种检索工具、参考工具，积极为单位管理提供便利，及时做好登记和统计工作。 7、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使档案工作更趋规范化、科学化。 （二）档案工作人员岗位责任制 1、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款，依法办事；认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。 2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文
件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。 3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础 工作，熟悉所保管的档案情况。 4、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参 考资料做到调卷及时迅速、准确无误。 5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光 等安全防护工作，维护档案不受损失。 6、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平， 努力实现档案管理科学化、现代化。 7、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大 档案的利用范围，不得泄露档案的机密和内容，确保档案机密的安全。 （三）档案资料归档制度 1、凡是在单位各项活动中形成的具有查阅利用价值的 各种文件资料均属归档范围。 2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各部门的任 务之一，建立岗位责任制，档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。 3、各部门在工作中形成的具有保存价值的文件资料， 均应整理立卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。 4、每年三月底以前，各部门必须将上一年度档案材料
档案立卷及整理规范
档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 （一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷； （二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列； （三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 （一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号； （二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 （一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号； （二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全； （三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称； （四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为［关于五一放假的通知］，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加［］。 （五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写； （六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号； （七）备注：对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 （一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； （二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名； （三）检查人：由案卷质量审核者签名； （四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名； （五）备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练， 概括准确 六、案卷的装订： 用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。不掉页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读
档案管理系统的需求分析
档案管理系统需求分析 档案管理系统的功能要求 档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。 根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB 发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。 档案处理流程图： 单位信息 决策、评估
档案详细信息档案分类 目录信息
下面分析各个子系统的功能需求： 1．服务器端子系统： 在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分： [1]单位信息的设置 本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息 [2]目录分类： 不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。 [3]档案录入整理： 将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。 [3]借阅管理： 借阅的登记查询与核销。
关于科技档案归档整理的基本要求
关于科技档案归档整理的基本要求 1、归档前请到档案人员处索取项目档号，档号格式为ZN XXXX－XXX－ XX。 2、填写每卷算稿、报告及图集的《科技档案》封面（封面请到档案室领取）。 3、《科技档案》封面上的“起止日期”是指文件材料形成的最早和最终的日 期，不是归档的时间。 4、编写卷内文件页码，页码从封面开始编写，起始页码是1,有文字的页面均 需编页码，页码编写位置是正面编在右下角，反面编在左下角；如报告或算稿的正文已编有页码，则只需将页码从封面连续编到正文的前一页止，并在卷内备考表的封面及目录页栏内填上其页数。 5、检查卷内文件的墨迹，不能有红、纯蓝墨水，不能有圆珠笔，不能有铅笔 （除行业特殊要求的除外）；如有上述情况，需复印，并将复印件放原件的前面。 6、在一个案卷内有两本以上的算稿时需填写《卷内目录》。 7、填写科技档案卷内备考表，立卷人填写归档整理的人，时间填写归档时间。 8、图纸归档需在底图上填写档号，档号的填写位置应在图纸的右下角、图名 框附近的空白处，每张图纸填写一个档号，档号的格式为：ZN XXXX－XXX－XX－XX；并将底图扎边，按档号顺序排列好。如有图集的可不必晒蓝图，没有图集的需晒蓝图一套。 9、按《图纸目录》式样填写图纸目录。 10、归档的底稿、算稿、底图都需要同时归与之相对应的校审卡,放在底稿、算稿的最前面，按校审运行卡、合格产品评定表、等级评分表的顺序排，底图的校审卡按卷单独收集。 11、关于归档的份数：正式报告正本归两套，底稿一套；图集、图纸归一套， 底图一套；算稿一套；原始记录归一套。 12、归档移交时需填写好《归档移交目录》,一式两份。其填写方法是每个案 卷要占一条记录。 13、《归档移交目录》、《卷内目录》、《图纸目录》式样可到档案人员处索取。 郭海燕 2008－01－09
档案管理系统
档案管理系统的设计与实现 摘要 随着电子信息技术在管理上越来越深入而广泛的应用，档案管理系统实施在技术上已经逐渐成熟。档案管理系统是一个不断发展的新型技术，任何一个单位想要高效率的把内部活动有机地组织起来，就必须建立和自身特点相适应的档案管理系统。学生档案管理系统是一个教育单位必不可少的部分。它的内容对于学校的管理者来说是非常重要的。所以档案管理系统能够为用户提供快捷的查询手段和充足的信息。但一直以来人们使用传统人工方式来管理文件档案，这种管理方式存在着很多缺点。比如：保密性差、效率低。另外时间一长，产生大量文件和数据时，这对于查找、更新和维护都带来了很大的困难。作为计算机应用技术的一部分，使用计算机的方式对学生档案进行管理有着手工管理所无法比拟的优点。这些优点能极大地提高学生档案管理的工作效率，也是企业科学化、正规化管理，并与世界接轨的重要条件。 关键词管理信息系统；学生档案管理系统；关系数据库.
Design and Realization of archives management system Abstract IT is deeper in the management of such a wide range of applications, the implementationof records management system has gradually matured technically. The file management system is an evolving new discipline of any unit to survive and to develop high efficiencyof the internal activities of organically organized, you must create a file management system compatible with its own characteristics. Student records management system isan indispensable part of an educational unit, and its contents are essential for decision makers and managers of schools, so the records management system should be able to provide users with adequate information and efficient query tool. But people have beenusing the traditional manual management of paper files, this management approach has many shortcomings, such as: low efficiency, poor security, the other over time, willproduce large amounts of files and data for the lookup, update and maintain have brought a lot of difficulties. As part of a computer application, the use of computers tostudents file management, with manual management of the incomparable advantagessuch as: quickly retrieve, easy to find, high reliability, memory capacity, security and good, long life and low cost. These advantages can greatly improve the efficiency ofstudent records management, business is more scientific, standardized management with the world. Keywords The management information system; The school register management system; RDBMS.