商务部管理及相关流程
商
务
部
管
理
及
相
关
流
程
制定部门：商务部
制定日期：2013.08.19
目录
目录 (2)
第一部分商务部主要职能及责任 (3)
第一章工作内容 (3)
第二章责任 (3)
第三章权限 (4)
第二部分商务部管理规定及相关流程 (4)
第一章合同标书及技术资料管理规定 (4)
第一条合同的订立 (4)
第二条合同审批权限及流程 (5)
第三条合同、标书及技术资料的归档管理 (5)
第四条合同的追踪控制 (6)
第五条合同的履行、变更和终止 (6)
第六条合同的争议解决 (6)
第七条合同的责任 (7)
第二章公司资质、投标报价管理规定 (7)
第一条询报价流程 (7)
第二条投标流程 (7)
第三条公司信用资质管理规定 (8)
第三章应收帐款管理规定 (8)
第一条范围 (8)
第二条管理部门 (8)
第三条应收帐款的管理 (8)
第四条应收帐款催收程序 (9)
第四章服务管理规定 (9)
为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司品牌形象，更好的扩大市场份额，迅速提高工作效率，特制定本制度。
第一部分商务部主要职能及责任
第一章工作内容
1、负责公司产品推广工作；
2、负责客户的商务谈判工作；
3、负责项目合同的评审并对合同的执行状况进行跟踪；
4、负责商务标书制作；
5、负责项目报价的制定；
6、负责资质文件的管理；
7、负责商务文件的管理，并建立档案；
8、负责向合作方提供公司相关资料和用于招标的资质文件；
9、进行业务款项的回收；
10、负责与设计院、工程顾问公司、置业公司的沟通与合作；搜集设计师已近设计、正在设计和计划设计的项目信息及置业公司相关建设项目信息，向设计师、置业公司宣传、推广公司产品；
11、负责组织实施公司的对外宣传和交流会工作；
12、负责接待客户来访、安排客户考察等工作；
13、负责往来账项的管理，并于每月末与财务进行核对.
第二章责任
1、对商务标书的合格性负责；
2、对项目报价的合理性负责；
3、对合同档案管理的规范性负责；
4、对来访客户、考察客户的满意度负责；
第三章权限
1、有权对标书提出审核意见；
2、有权对项目报价提出修改意见；
3、对投标策略有建议权.
第二部分商务部管理规定及相关流程
第一章合同标书及技术资料管理规定
为强化公司合同管理，保障公司业务规范化、制度化运作，减少和防范法律风险，特制定本规定。
第一条合同的订立
1、合同是作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以
公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。
2、合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可
以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司总裁同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。
3、本制度所指的合同包括设计合同、施工合同、软装合同、国内采购合同、国外采购合同、
特许经营协议、销售合同、销售代理合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同，但不包括劳动合同。
4、公司由财务部、商务部对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除
和终止等重要事宜由商务部实行指导。
5、禁止倒签合同（即事实上履行完毕或已开始履行后再行补签合同）。因倒签合同引发争
议的由经办人承担责任。
6、商务部根据公司业务运作情况，建立和完善制式合同文本，合同的订立应优先使用公司
制式的合同。
7、非制式合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的，数量和质量，价款或酬金履行
的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。
8、合同正本的订立一式四份，双方各执两份，财务部、商务部各留存一份。
第二条合同审批权限及流程
公司合同由商务部负责拟定，提交公司总经办、财务部进行审核，其最终签署权由公司总经理或商务部经理签订。
第三条合同、标书及技术资料的归档管理
1、合同管理：
1）合同正本应交与商务部归档保管，各部门应自留复印件备档。
2）个人不得擅自散存应归档的合同，否则给公司造成损失的，公司保留追究其责任的权利。3）商务部应遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及妥善管理。
4）加盖合同专用章的空白制式合同由商务部负责保管，填写作废的合同不得随意处置或销毁，商务部统一进行销毁。制式合同如不慎发生丢失，应由责任人出具书面说明，经总经理签字确认后，根据公司总部的意见做出处理。
2、工程招标文件及技术资料的管理：
1）商务部招投标负责人应认真履行职责，按照工程招投标档案目录做好本职范围内有关资料的收集、审查，相关各部门审核签章要注明审核日期，对不完善的工程招标文件的做到不移交、不接收。
2）项目招投标工作结束后，应将该套项目的整套资料收集齐全交由商务部备档，因特殊情况资料暂缺的经办人须负责在十个工作日内将资料补齐。
3）与工程有关的技术资料、资质认证、检验资格证书等应统一编档进行管理，凡公司各部门相关人员需要借阅者，应办理相关的借阅手续经部门经理审核同意方可借阅。
4）所有资料原则上借阅不许带出办公室，如有损坏要追究其责任。档案资料需复印的，必须经相关负责人批准。
5）公司内部技术资料要加强安全防范，严格保密，确保各类档案、文件资料完好无损。6）对无保存价值的技术档案资料，经鉴定准予销毁，但须经主管领导批准，会同监销部门共同采用碎纸机进行销毁。
第四条合同的追踪控制
1、合同在签订之后，原则上整个过程应当由经办人负责全过程的执行，经办人员要做到对合同的内容、每一个细节要有充分的了解。
2、当合同在执行过程中出现任何新的重大的事实情况时，经办人应及时向部门负责人汇报并及时征求总经办的意见，以寻求对策。
3、合同在执行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则由该经办人员继续负责，有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完全、充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解的地方，原经办人要负责说明。如原经办人离开公司的，要由其将合同执行的全部资料交接下来，并充分说明整个合同的执行情况，经该业务部门确认无误的，方可办理离职手续。
4、合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交商务部门入档。经办人要对入档材料的真实性负责。
5、商务部对已到期合同的履行情况进行追踪确认，以及时发现和防范法律风险，公司各部门应予以支持和配合。
6、经办人对所签订的合同及应收帐款负全部责任。
第五条合同的履行、变更和终止
1、合同订立后应当全面履行。如果发生不能完全、适当履行情况时，主办部门应采取紧急措施以减少损失，并积极与对方协商，达成书面补充协议。补充协议的签署流程比照合同订立流程进行。
2、合同变更和提前终止涉及对方违约的，主办部门应根据原合同决定是否行使追索权，必要时可提请法务部协助和配合。
第六条合同的争议解决
1、经办人是合同争议解决的第一责任人，有义务全程跟进争议的解决。
2、总经办负责指导和协助处理合同纠纷。
3、合同争议无法通过协商方式解决并拟采取相应法律行动时，主办部门应将争议事项及时通知商务部、总经办，并附送与争议有关的资料。商务部、总经办会商主办部门后提出解决方案，重要事项应草拟书面报告，提请总经理审批。
4、合同争议进入诉讼/仲裁程序前，由主办部门负责处理，商务部、总经办协助支持；合同争议进入诉讼/仲裁程序后，由法务代理人负责处理，主办部门协助支持。
第七条合同的责任
违反国家法律法规和本规定，在订立、履行、管理合同中失职、渎职或以权谋私，签署假合同、无效合同损害公司利益的，除给予责任人经济处罚外，公司保留追究其法律责任的权利。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。
第二章公司资质、投标报价管理规定
为加强公司营销价格的管理，统一规范报价体系，保障公司的经济利益，做到有制可依，有章可询，特制定本规定。
第一条询报价流程
1、公司所有产品的对外价格均由商务部统一管理。公司业务部相关人员接到客户需要的报价单后，首先要根据所承接的工程项目分析此次报价的合理性及有效性，不能盲目报价，乱报价。
2、对于陌生电话询价、无项目、无责任人的询价原则上不予报价。
3、商务部要对报价进行监管，协助相关人员做好相关报价工作，并且做好对该项目的报价归档工作，随时可以查阅调档。
4、要严格遵守报价制度，做好报价保密工作。
第二条投标流程
1、相关人员经公司同意后购买招标书文件交予商务部。
2、商务部依据投标书要求及投标时间制作投标书商务文件。技术部人员依据投标书要求负责制作技术标段。由商务部负责整体标书整理及封存，
3、投标书报价详见询报价流程。
4、商务部将投标书封存盖章后交予相关人员进行投标。
第三条公司信用资质管理规定
1、公司所有资质证明文件均由商务部统一进行管理。
2、对于已经到期及特殊需要新申办的资质证明文件由商务部负责提出，及时更新或协同相关部门进行办理。
3、需要招投标以及对外业务往来需要借用或使用资质证明文件的需由商务部同意在行政部登记后方可支取。
4、公司行政部将对相关人员每一次支取做详细记录，进行定期统计，相关人员需根据客户需求合理进行支取，不得随意丢弃或用于它用，一经发现，公司将严肃处理。
第三章应收帐款管理规定
为进一步规范赊销及应收账款的日常管理，保证公司最大可能的利用资源，拓展市场，扩大销售；加速资金的良性循环，提高资金周转效率；防范经营风险，降低损失机率，特制定本规定。
第一条范围
本制度所指的应收帐款指发出产品赊销、滞纳等所产生的应收款项。
第二条管理部门
应收账款的日常管理部门为公司的商务部和财务部，财务部负责数据传递和信息反馈，商务部负责与客户的沟通以及协助项目责任人参与应收账款的催收。
第三条应收帐款的管理
1、公司所有的应收款项必须签定指定合同后方能产生，合同中必须注明结算方式、付款方式及付款周期，其付款方式需遵循公司相关付款管理规定。
2、公司商务部对每一个项目所涉及的应收款项及付款期限进行登记管理，对于即将到期应收取的款项会提前通知相关责任人进行收取，财务部同时进行监督管理。
3、商务部根据项目进度上报应收帐款报表及预警分析发往总经理及部门相关人员提供参考。对异常情况和已发现的异常入帐情况进行及时反馈给财务部并说明情况。
4、相关人员取得客户汇票、支票后应及时交予商务部，由商务部统一登记后交予财务部进行帐务处理。对于现金及汇款的客户，应及时通知商务部和财务部，以便财务及时入帐和登记结算。
第四条应收帐款催收程序
1、项目负责人员对所签定的合同发生的应收帐款负全责，负责全面催收货款是项目负责人员的职责。
2、对于合同所签定的结算期限，超过30天则列为超帐期帐款，相关人员要说明延期收款理由并确定最终收款期限，项目责任人继续负责帐款催收。
3、对于合同所签定的结算期限，超过3个月的则列为问题帐款，公司则下达最后催收期限（不超过15个工作日），由公司指派专人协同项目责任人进行帐款催收。
4、对公司指派专人清欠货款仍无结果的情况下，由相关责任人会同部门经理及总经理向法务代理人提供客户资料及拖欠款项的全部相关证据，包括但不限于对账单、货物签收单等经客户签字、盖章的文件及保证人签署的保证函；
5、法务代理人根据业务部门提供的相关证据拟定出具法律文件，形式包括《通知函》、《警告函》、《律师函》等，对于经上述催收程序无效仍恶意拖欠的客户，由公司总经理最终确定是否由法务代理人启动仲裁或诉讼程序。
第四章服务管理规定
一、本公司为加强对客户的服务，并培养售后人员“顾客第一”的观念，特设立客户投诉、意见调查，将所得结果，作为改进服务措施的依据。
二、客户意见或投诉反馈将作为售后人员每月绩效考核的组成部分，对客户的意见或投诉，商务部应特别加以重视，认真处理，以精益求精，建立本公司服务的良好信誉。
三、对客户的意见或投诉，其情节重大者，商务部应即提公司总经办，提前加以处理，并将处理情况函告该客户；其属一般性质者，商务部自行酌情处理，以书面或电话通知该客户。