大型活动后勤保障方案

大型活动后勤保障方案1、五一车展后勤保障方案

后勤保障内容:

1. 食宿保障

2. 交通保障

3. 安全保洁保障

4. 外联保障

5. 供电保障

6. 医疗保障

7. 消防保障

8. 天气应急预案

9. 财务保障

10. 物料采购保障

一:食宿保障

会展期间的餐饮需求分为三项:

1.公司员工就餐原则安排公司食堂提供。

2.展会现场参展商及观展人员就餐安排快餐企业在会展期间现场提供,费用由需求者自付。

3.展会特邀嘉宾及公共活动就餐安排在东方花园酒店具体根据各部门需要提前预定。

餐饮安排由当天明确的组织人员统一标准上报,统一安排。会展结束后统一结账。若有特殊情况由后勤活动总负责人亲自安排。以上所有情况须由对接人员全程参与迎送安

排。

住宿安排:

1. 活动邀请贵宾住宿安排在中兴路建设路口佳田大酒店。

2. 普通宾客安排在建设东路上上城小区门口京皇快捷酒店。

时间安排:4月10日安排与酒店,饭店负责人联系,定下酒店、饭店。

实施管理细则:

住宿细则:1.提前沟通酒店负责人,预留足够的房源,保证来的所有人员都能快速的住到房间。2.住宿安排须由明确的公司邀请人员统一组织。住宿登记和房卡的发放及退房事宜。若有特殊情况由后勤活动住宿负责人亲自安排。以上所有情况须由对接人员全程参与迎送安排住宿负责人:杨总(暂定)

餐饮细则:1.安排展会期间嘉宾餐饮,做到都有备桌。2.4月23日安排食堂备好展会期间公司员工就餐食材、及食堂工作人员展会期间不能调休。保障员工吃饭问题。3.如有特殊需要续提前上报后勤负责人,按需领取备用金,由上报者(第一负责人)安排。事后做好财务报销工作。4.需要就餐的,提前给后勤负责人告知,统一

安排。就餐标准定为三个档次:3000元、2000元、1000元、5.酒水安排,统一由财务按需发放,登记领取。酒水安排公司招待酒(古井八年)6.具体展会期间住宿、餐饮的上述所有细则在2月16日下发到每个展会工作人员手中。保证上述工作的按章、规范、有序进行。

餐饮负责人:杨总

二:交通保障

交通保障分为展会公共交通和宾客用车、内部人员展会期间常规用车、展会期间紧急车辆调度。

1. 公共交通安排,租赁15辆大巴在市区循环放松。

路线规划:

一路由南环路---开源路---神马大道---展会现场。5辆

二路由建设西路天惠公司---建设路---开发一路---展会现场。7辆三路由四矿口---平安大道---光明路---矿工路---诚朴路---建设路---开发二路---展会现场,5辆。

2. 贵宾车辆。公司奔驰商务一辆、别克商务一辆。配备展会期间专属司机全体24小时候命。(必要时可安排住在宾客住宿酒店)

3. 内部人员常规用车,公司员工车辆,张小兵帝豪车,李国志比亚迪车。两台。供展会期间公司人员用车。

4. 展会期间紧急供调配车辆,另增派一辆车(待定具体车辆)、公司通勤中巴车、上述所有的车辆在执行完任务之后统一在展会等待安排下次任务。

5. 所有车辆司机在任务执行完毕,需向后勤车辆负责人汇报。在展会待命。所有车辆调配需由后勤车辆负责人统一调配。

车辆安排细则:1.大巴车辆在4月1日订车完毕。2.大巴车在展会日从早上7点循环到晚上7点。3.每辆车配备专职司机。每个司机领取2000元油费备用金。事后按财务流程报销。

时间安排:4月1日——5月4日

车辆负责人:邵洪涛

三:安全保洁保障及恶劣天气应急预案

原则上找物业公司全程合作,

安全保障工作原则:

分白天和晚上:

白天:由现场车辆停放督导,门口保卫。展区巡视保卫组成

夜晚安保:每两个展位配置一名保卫人员,门口督导和安全巡视督导员。

展会期间配备保安总队长对安保工作全面负责。(安保工作可由我公司出一人兼任)

保洁工作:

公共区域保洁做到每200平米一个保洁人员。白天全体巡回保洁。保安保洁工作找物业公司合作。全权交由物业来做。我公司出专人监督。

天气应急:

1.雨天:现场配备雨伞等雨具供嘉宾使用、现场准备一些雨布。防止一些易受潮物品的遮盖,个参展商自行解决防雨问题。需要礼仪公司搭建展台等的,礼仪公司自行解决防雨问题。其余由我公司准备。

2.大风天气:现场准备洒水设备,防止漫天尘土的飞扬。(此项可由物业公司保洁来做)

3.大雪冰雹天气,根据平顶山地区气候,五一不会产生此天气状况。时间安排:2月20日。敲定物业合作公司。具体方案由物业公司在3月1日审核并出具。

人员安排:张小兵(暂定)

四:外联保障

须由专人负责对项目所属区域的涉及到的职能部门的沟通,和对区域政府领导的邀请参与展会开幕等。

时间安排:3月1日——5月4日

人员安排:李总(李鸿才)

五:供电保障

1.由公司电工史工全程负责电力供应。如若人手不足可由外部临时聘用人员。

2.电路供给到各个展位、各个活动区域一个电源,各个展位的具体用电由其单位自行安排。

3.舞台搭建有礼仪公司搭建的由礼仪公司解决其他用电问题。

4.我公司自己搭建组织的由史工负责解决。

时间安排:4月1日——5月4日

人员安排:史学堂

六:医疗保障

方案一:寻找合作的医疗企业,同意其在展会现场宣传。让其派驻两名医护人员在现场处理突发的紧急事故。

方案二:采取付费的方式让医院派驻医护人员。

时间安排:4月1日——5月4日

人员安排:张小兵

七:消防保障

1. 租赁灭火设备在现场,每个展位配备一台手提式干粉灭火器。展会现场配备多个手推式干粉灭火器。展位内的干粉灭火器交由各个商家保管签字。公共大型干粉灭火器由现场保安保管。

2. 由于项目旁就是消防支队,消防措施。事先如果可以给消防支队打个招呼。共同防患消防隐患。

时间安排:4月1日——5月4日

人员安排:张小兵

十:物料采购

1.物料采购,根据各单位提前上报、确定到货日期,统一采购。

2.采购原则本着节约原则。

3.超过1万元单次的采购需报经总经理批示后方可采购

负责人:张小兵

八:财务保障

1. 财务预支10万备用金当做此次会展后勤处预留金。事后走财务流程报账。

2. 展会期间如若备用金不够用,可事先预支。事后走财务流程报销。

3. 财务人员预留足够金额备用金。以备需要。

时间安排:2月20日——5月5日

人员安排:谭小红

综述,以上所有细则,在2014年2月16日下发到个位同事手中,人手一份。在具体执行中,按照此细则具体落实。

2、第三届IT文化节后勤保障方案

一、活动背景:

随着前两届IT文化节在天津理工大学的完美举行,IT文化节让更多的大学生领略到IT 行业对于当今社会的重要性,也让越来越多的IT技术走入到大学中,逐渐成为了我校的校园大型活动的一个亮点。在即将举行的第三届IT文化节中,我们不仅需要更多更优秀的IT爱好者给予技术上的支持,还需要在幕后保障后勤供给的合作小组给以更加细致的工作。

二、活动时间:

整个IT文化节活动期间(2011年*月*日——2011年*月*日)

三、活动负责:

后勤作为各项活动的基础保障工作,需要相对较为细致的同学给予维护。对于这项工作,生活部作为学院主管后勤仓库的部门,有一定的管理后勤经验,所以后勤保障工作主要由生活部来给予担任。

活动主要负责人:学生会主席郝嘉磊、生活部部长李岩

其他成员:生活部全体干事

四、负责的工作:

1.宣传材料的派发、张贴与维护(包括宣传单、海报、条幅)

2.活动所需物品的准备和管理

3.场地的布置及活动现场的秩序维护

4.提供额外的应急劳动力

五、活动具体内容:

※在IT文化节开始前,先将生活部的23名干事分成四组:第一组,负责宣传材料的派发、张贴与维护,共计5人;

第二组,负责活动所需物品的准备和管理,共计6人;

第三组,负责场地的布置及活动现场的秩序维护,共计6人;第四组,负责供应文化节随时需要的额外劳动力,共计6人。每组设定一名组长,为该项活动的总负责人。

(一)宣传材料的派发、张贴与维护(包括宣传单、海报、条幅):

1、传单的发送:

协助宣传部在预计时间,地点发放传单;(时间,地点,方式参见《宣传方案》)

2、海报的张贴和维护:

协助宣传部在预计时间,地点发放传单,依据宣传方案,第一组人员按时到达预计地点进行海报查看工作,发现损坏的,遗失的及时向宣传部汇报,用最短的时间将海报补好; (时间,地点,方式参见《宣传方案》)条幅的摆设:第一组人员在每次活动前一个小

时到达会场,悬挂条幅。

(二)活动所需物品的准备和管理:

1、采购工作:

第二组成员需在IT文化节开始前第三周和各活动部门的负责人联系,拿到所需物品清单(需要该组负责人签字),同时也需要向财务部管理人员凭借清单索要相应的资金。在购买物品时,要货比三家,买到性价比最高的物品,并且开取发票。还需要根据活动的同一性,应变式的购买矿泉水,应急食物等生活必需品;以及特定活动需要的特殊物品,例如:竞赛时的抢答器、答题板、记分牌,定向越野需要的指北针、无线电装置,坦克大赛的接线板等等。如果条件允许,可以给到场的嘉宾购买带有天津理工大学标识的纪念品,以便进行更多更好的合作。

2、物品管理:

活动开始前,每一次采购完毕后,第二组人员应当将购买物品归类,搬入到仓库保存;活动进行当天,第二组人员应当将本次活动需要的物品提前1~2小时带入活动场中,并且将备用物品归类,以便应急时期能迅速使用;活动结束后,第二组人员将本次活动使用过的消耗品、一次性用品清除,将可循环使用或可继续使用的物品归类放入仓库,以备今后使用。若人员不够,可及时向第四组成员寻求帮助。

(三)场地的布置及活动现场的秩序维护:

1、场地的布置:

第三组成员需要在各活动前1~2小时到达会场,与第二组成员接应,清点物品

与清单,第三组负责人进行签字确认。在该项活动中,第三组成员听候活动负责人的命令,进行活动前的最后准备,如打扫卫生,联系专业人员调制电子设备,摆放矿泉水,标记领导、嘉宾、参赛队员、观众的位置等。

2、活动现场秩序维护:

选取2人担任礼仪(包括迎宾、颁奖、给领导服务的工作),迎宾时做好引导工作,颁奖、服务时,要面带微笑,体贴周到;选取4人担任机动人员,佩戴工作证,负责入场时引导座位、开场时看官前后门、散场时有秩序的疏散工作。若人员不够,可及时向第四组成员寻求帮助。

(四)额外劳动力的提供:

由于IT文化节规模较大,而且计划并不是完美无缺,所以特别定出生活部第四组为应急小组,以便在活动期间,提供人手不够、应急劳动、紧急为工作人员传送饮用水、传送零食等帮助。因为生活部的一大任务是:竭尽全力的配合其他部门做好幕后工作,生活部力争达到用最短的时间奉献出个活动部门最需要的劳动力。