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社会对文秘人员能力要求的调研报告

社会对文秘人员能力要求的调研报告

『摘要』:能力,是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业,以投资经营者和商务管理者为服务对象,主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。要求具备以下及几种能力。

『关键词』:文秘能力要求调查

『前言』:近年来,文秘成为社会一热门职业,但社会对于其能力要求也日趋提高,为加深对文秘专业知识的了解,特对企业、党政机关等单位开展了调研,探讨社会对文秘能力的要求并形成调研报告。

『正文』:能力,是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。文秘是在市场经济条件下兴起的一种社会职业,以投资经营者和商务管理者为服务对象,主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。现社会对其要求也日益提高,特别是文秘的各种能力。

我们调研小组走访了具有代表性的用人单位,针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的知识”、“文秘人员应把握的技能”进行问卷调查。通过调查我们发现用人单位普遍认为好的文秘人员最好具备公文写作、办公自动化装备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力:懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。此次调查中,认为文秘人员应具备大专以上文凭,形象气质好,具备良好的组织沟通协调能力,文笔好,语言表达能力强,能纯熟运用电脑及各种办公装备。同时各单位还希望文秘人员具备业务背景,如消费部秘书职位要求化工或理工科背景;涉外秘书职位要求有英语专业八级证书或高级口译证书优先。公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和肯定的实践经验等。有些单位注意“职业道德”、“敬业精神”及“运用和维护现代化办公装备”的能力。值得关注的是毕业生所表现出的实际能力与用人单位的要求尚存差距,有的差距还不小。

经过分析,我们认为,在新形势下,文秘人员的关键能力应更全面,从业能力应更细致,关键能力和从业能力所共同表现出的综合职业能力应更强。文秘专业的从业能力可分为“从业基础能力”、“从业业务能力”和“从业相关能力”三部分。“从业基础能力”主要包括:“执行能力”、“公

关礼仪”、“时间管理能力”、“人际沟通能力”和“运用和维护现代化办公装备”的能力等。从业业务能力主要包括:“文书拟写与处理”、“会议组织(论文空间网提供经济论文发表)”、“办公室日常事务管理”、“协调工作”、“文件档案管理”、“接待工作’和“信息工作”等能力。“从业相关能力”主要包括:“法律与法规”、“商务知识”、“速记速录”、“英语应用”、“财务管理”等能力。这些能力可进一步分解为专项技能,详细情况如下:

一、表达能力

表达能力有两种:一是文字表达能力,二是口头表达能力。

文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划,撰写各种报告,供企业决策时参考,因此书面表达能力是商务秘书必备条件和基本功。商务秘书要有深厚的文字修养,因为他的工作不仅对材料要进行综合分析,更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳,将领导确定的原则具体化,将零散的思维条理化,将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

口头表达能力,就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高,使用范围更广。秘书的口才,直接影响着他参谋和助手效能的发挥。“说”的过程,一方面是表达自己的理解和见解,另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的,说实在的,能说不只是一种修养,也是一种才能的显露。

二、学习阅读能力

学习阅读能力,就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代,今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息,以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件,翻阅资料及业务书刊,是文秘收集信息的主要手段。对于文秘来说,阅读要求迅速、准确,准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用,日本经营学专家,日本系统研究中心总经理片方善治说:“在跨人信息革命的今天,能否及早获得较多的信息,已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集,而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。

三、社交能力

主要指与社会正常交往的能力。美国实业家,石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人,而非擅长处理事务的人。”因为他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合:“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力,懂得多种场合的礼仪、程序,善于待人接物,善于运用交际手段和艺术,妥善处理交际中的矛盾和冲突。商务秘书具有广泛的社交能力,以优秀的品质影响他人,做到既轻松愉快地完成工作,又能与外界保持良好的关系,是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们:“走出办公室,广结善缘,尽量推销自己,做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里,人际关系经常是决定成败的关键。”

四、判断能力

皮贝克(美国人才代征聘专家)说:“最重要的才能莫过于能作出正确的判断,而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示,商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作,商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,或者当机立断地去做,不致出现失误或漏洞。艾科卡 (美国企业界的传奇人物,美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过:“如果你已经有了95%的资料,但想再取得其余的5%,却还得花费六个月。到了那时,市场行情已经变了,你的资料也过时了。生活的全部要点就是:选择时机。”可见在如今的“商战”中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

五、掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判,签订合同等,这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业,也要求商务秘书人员掌握1一2门外语,能够利用外语阅读或查阅资料,并熟练掌握外语会话、写作的能力。

六、计算机操作能力

美国在线公司总裁史蒂夫,凯斯说:“当多数人上网时,这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息,这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息,或进行日常事务处理,或进行复杂的计算,都