文件控制程序

注意：体系文件为公司内部保密资料，未经许可不得私自复制或外传！

化工企业文件控制程序

1.目的 为有效地控制质量管理体系所要求的文件，确保公司质量管理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范围 本程序规定了文件的审批、发布、发放、更改、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的控制。 3.职责 3.1管理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准发布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、管理及更改控制。 4、程序 4.1文件的控制范围 a质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 C、质量记录、表格。 4.2文件的编号a、质量手册 公司名称代号/手册名称代号一版本号 如：YTHG/QM-A b、程序文件 公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号 如: YTHG/QP-A-01 C、作业指导书如: d外来文件：外来文件代号/ （文件名称或代号）—流水号如WL/ （合同法）— 01

e质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为 质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 文件在第一次制订时状态为0,修改第一次定为1,第二次定为2,依次类推。 4.4版本规定 手册或文件第一次制订时版本号为A,当修改状态由0成为9时，版本号就升级为B，修改状态为0，依次类推。 4.5文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a质量手册、程序文件由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报管理者代表批准使用，各部门 负责登记发放。 c应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的控制状态 文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量管理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更改 a文件的更改一般由原编制部门进行，填写《文件更改申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更改的记录。 b、若指定其他部门进行文件更改时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。 d文件更改内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。

文件控制程序

1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 3定义： 3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 3.3受控文件：体系文件、技术文件。 3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 4职责： 4.1QCI&EHS部（文控部门） 4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2HR部 4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3技术部 4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并 输出到文控部门受控。 4.4销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6所有部门 4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 5工作流程 5.1文件分类 5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件 5.1.2按性质文件分为四层

1-.文件控制程序

目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录

1目的 通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。 2范围 适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。

3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要

ISO9001必需的六个程序文件范本

文件控制程序 1.0 目的和范围 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作 废的文件。 2.0 适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 3.0 职责 总经理室负责文件归口管理。 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。 4.0 工作程序 文件分类和编号 (1)文件包括： ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； ②形成文件的程序； ③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业、工作规范、管理规定等)； ④外来文件(法律、法规、标准、上级文件等)； ⑤记录(一种特殊类型的文件)。 (2)文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。 (3)文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。 (4)文件编号执行《文件管理规定》。 文件的编写及审批 (1)质量手册和程序文件由贯标工作组组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 (2)其他文件由业务主管部门组织编写，部门经理审核(必要时相关部门会签)，主管副总经理批准(必

要时报总经理批准)。 (3)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 文件的发放 (1)质量手册和程序文件在企业内部使用时为“受控”版本，提供给其他单位或顾客时为“非受控” 版本，发放时均应盖“受控”和“非受控”章，并登记受控号和去向。 (2)业务和外来文件、资料发放均应有分发号，总经理室向各职能部门发放和各部门向使用人员发放 时，均应填写“文件发放登记表”，领用人应在登记表中签字。 (3)当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号，破损文件由 总经理室收回。 (4)当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作 废。 (5)提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。 文件的更改 (1)体系文件的更改填写“文件更改单”，经总经理批准后，由总经理室实施。更改方式可采取划改 或换页。 (2)应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总经理室填写“文件更改单”，更改单应 注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若指定其他人员审 批时，应获得审批所需的有关背景资料。 (3)更改信息应由发放部门传递到原文件的持有者，文件持有者应按更改单要求进行更改，按规定作 好记录，保存更改单，适用时收回相应作废的文件。 (4)总经理室应保存更改记录。 文件的评审 每年三季度由总经理室组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，

文件控制程序

唐山凯伦新材料科技有限公司 文件控制程序 A/0版 受控状态：文件编号：TSCL-QP-01 编制：文件编写小组日期：2017年06月01日 审核：日期： 2017年06月15日批准：日期：2017年06月15日 2017年06月15日发布 2017年06月15日实施

修改记录

1 目的 本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。 2 适用范围 适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制，包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3 职责分配 3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司管理体系运行所需的外部文件的管理。编制<受控文件一览表>。 3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有<受控文件>标识的文件。 4 程序描述 4.1 文件的编制、审核、批准 4.4.1 文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。 4.1.2 管理手册：由总经理组织相关人员编写，副总经理审核，总经理批准。 4.1.3 程序文件：由各部门负责人组织相关人员编写，部门负责人审核，总经理批准。 4.1.4 工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写，部门负责人审核，所属部门副总经理批准。 4.1.5 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。 4.1.6 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。 审批权限详表

程序文件：01文件控制程序

QEM-Ⅱ-01 文件控制程序 1目的 对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。 2适用范围 适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。3职责 3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。 3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。 3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程 见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类： 1）管理手册； 2）程序文件； 3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书； 4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）； 5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）； 6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示：

文件顺序代码 文件分类代码 公司名称代码 1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。 2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。 3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章，否则视其不在受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 QEM管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准；确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 文控中心应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》，在发放的文件上加盖“受控”章，注明分发编号，文件领用人应签收。5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文件发放/回收记录表》；文件若用电子版本发布时，由文控中心通过内部网络发放

文件控制程序文件

文件控制程序文件 文件控制程序 Q/LHG3-SY-01-2006 1. 适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料，以及外来标准、 图纸等的控制。为了对管理体系等有关文件和资料进行控制，确保有关部门使用文件的有效版本。 2．1公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2．2质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理，并负责对各部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。 2．4．销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和管理。 2．5．各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。 3 31．文件的分类 3．1．1方针 3．1．2．手册 3．1．3．程序文件 3．1．4．作业文件 3．1．5．记录文件 文件的编制、会签、审批及发布 3．2．1．管理手册由质检室编制，各部门负责人会签，公司经理审核批准后 发布实施。

1 文件控制程序 Q/LHG3-SY-01-2006 3．2．2．程序文件由各相关部门编制，相关部门负责人会签，厂部领导批准后发布实施。 3．2．3．其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责编制，相关部门负责人审核，厂部领导批准后发布实施。 3．2．4．外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。 3．2．5．文件审核的内容 a. 适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）； b. 现行状态（包括版本、编号）； c. 与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性; d. 与其它管理文件的协调性，接口的合理性。 ．文件的编号规则 Q表示企业标准；ZR表示中瑞；J表示技术标准；G表示管理标准；Z表示工作标准。 3.3.1技术标准为： a. 外来技术标准可以直接引用原标准编号。 b. 内部技术标准编号为：Q/LHJ－YY－ZZ－WW-**** J－代表技术文件 YY－代表分厂代码 ZZ－代表文件起草部门 WW－代表该部门形成的文件序号 ****－代表年代号 2

01#-文件控制程序

01#-文件控制程序

Q/YZB-CX01-2012文件控制程序页次： 2/7 1 目的 为确保公司QHSE管理体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于对公司QHSE管理体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。 3 术语和定义（无） 4 职责 4.1 总经理办公室是文件归口管理部门，负责公司QHSE管理体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等管理。 4.2 各职能部门按照QHSE管理体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好管理控制。 4.3 各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及管理。 4.4 总经理办公室负责公司外来文件的管理，各职能部门负责各自业务范围 内外来文件的签收、登记、传阅和归档等管理。 4.5 所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行管理。 5工作程序 文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页） 5.1 文件的分类 5.1.1 内部文件 内部文件是公司为保证QHSE管理体系有效策划和运行而制定并必须执行的 文件，主要包括： a）管理手册——一级文件； b）程序文件——二级文件； c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编； 操作规程；施工方案；技术标准；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE管理体系要求及产品实现过程和结果的 各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）。 5.1.2 外来文件

Q/YZB-CX01-2012 文件控制程序 页 次： 3/7 外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括： a ）法律法规及其它要求； b ）技术标准和规范； c ）其他与QHSE 管理有关的文件。 文件和资料控制工作程序流程图

1文件控制程序

1、目的 对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。 2、适用范围 适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。 3、术语、缩略语 本程序采用质量手册中的术语、缩略语。 4、职责和权限 4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准； 4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核； 4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。其他部门为协办及配合部门； 4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。 5、工作程序 5.1文件的分类及编号 5.1.1 管理体系文件的分类 1）质量手册(包括质量方针、质量目标)； 2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）； 3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定； 4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。

表1：文件分类表 5.1.2 文件编号 本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册 QM-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始 流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号； 5.1.2.2程序文件 QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始 流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号； 5.1.2.3第三层次文件 除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如

汽车企业文件控制程序

汽车企业文件控制程序 1 目的 对文件的制定、批准、修订、发放、保存、回收和作废等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废文件。 2 适用范围 本程序适用于xxxxxxxxxxx汽车有限公司质量管理体系所要求的所有文件的控制，包括管理文件、技术文件、外来文件的控制。 3 职责 3.1管理者代表负责组织实施质量体系手册的制定和修订，总经理批准。 3.2 相关部门负责组织实施质量体系程序文件的制定和修订，部门负责人进行审核，管理者代表批准。 3.3 相关部门负责组织实施作业指导书的制定和修订，部门负责人审批。 3.4 综合管理部为本程序的归口管理部门,负责文件的编号、登记、分发、收回和旧版/作废文件的销毁。 4 定义 4.1 受控文件 受控文件：是在使用过程中随时保持是最新和有效的文件。具有制定、修订和分发的记录，其失效和废止的文件由文件的归口管理部

门依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。文件的每一页加盖有红色的“受控文件”印章。 4.2 非受控文件 非受控文件指分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁。文件上不需加盖“受控文件”印章。 4.3 质量体系手册 质量体系手册是公司建立的和运行符合GB/T19001要求的质量体系，是落实质量方针和质量目标的指导性纲要,是质量体系文件的第一层次文件。 4.4 质量体系程序文件 质量体系程序文件是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸 和引用。是质量体系文件和第二层次文件，是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。 4.5 作业指导书 作业指导书是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用,是质量体系文件的第三层次文件,是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤和细节的运作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。 4.6 表单 表单是指质量体系程序文件和作业指导书所引用的记录表格和 表单，是质量体系的第四层次文件。包括各类记录格式、表格和图表，

文件和资料控制程序

文件和资料控制程序(总11 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除

1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责

01文件控制程序

1 目的 文件和资料是指导检测和管理活动的依据。为使文件受控，确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本程序。 2 适用范围 适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。 3 职责 3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理，包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等； 3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理； 3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管； 3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1内部制定的文件 （1）管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）； （2）一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。 4.1.2外来文件； （1）外来质量文件（如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等） （2）外来技术性文件（委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等）4.2 文件的编制、审批和发布 4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订，经管理层集体讨论后由站长发布。 4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写，站长审批和发布； 4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写，并会同各检验室的负责人审核后

4.3 文件的编号 所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。 4.4 文件的受控 4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。受控文件加盖“受控”印章。管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家法律、法规、技术标准、规范等，属于受控文件。 4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章，只进行编号。内部编制的和外来的一般性技术文件（如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等）属于非受控文件。 4.5 文件的发放 4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。 4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。 4.6 文件的替换和更改 4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认，跟踪标准的最新出版信息。 4.6.2需要替换的技术文件，应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。 4.6.3质量文件的更改，应由该文件原审批部门或负责人组织进行。提出更改申请的人员应同时说明更改的理由，必要时应提出书面依据及背景材料。文件修订与更改应有相应记录或更改清单。保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。 4.7文件的换版和作废 4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次文件相应作废。

1文件控制程序

1 范围 本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。 2 引用文件 《记录控制程序》 3 职责 办公室归口实施，其他各部门配合实施。 4 过程展开与控制 4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括: a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标； b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）； c.程序文件； d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）； e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等； f.记录。 4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识： XX- XX - XX ↓↓↓ 单位代号文件类别文件序号或章节号 注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书 R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程 GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书 修订状态： X / X ↓↓ 版本修订号 注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”

4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。 4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。受控文件清单由办公室主任批准。 4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。 4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。 4.5.2 文件在发放前由办公室资料员盖“受控”章，填上接受人发放号。 4.5.3 文件发放、回收均由领用人、交回人在文件发放、回收登记表上签名，发放、收回人在发放、回收完成后，也应签名，原则上发放新文件回收旧文件。 4.5.4 每份文件的手签稿，由办公室资料员归档保管。 4.5.5 因破损而重新领用的新文件分发号不变，发放新文件收回旧文件按4.5.3条款执行，因丢失而补发的文件应重新给予分发号，并注明己丢失的旧文件分发号作废，也应履行4.5.3条款的规定,并在备注栏中注明原因。 4.5.6非受控的管理手册,由办公室资料员编制文件发放名单,总经理批准,按4.5.3条款发放，但本公司不再负责更改换版的控制。 4.6 文件的更改和换版 4.6.1 文件的日常更改，由更改人在文件更改单上填写更改原因，更改前后文件内容对照，经原审批部门审批后，更改生效，更改由办公室资料员采用换页的办法，并发放文件更改单附于更改文件之后备查。若由其他部门人员审批，该人员应获得该文件审批所依据的背景资料。 4.6.2 文件的换版 文件经多次更改或大幅度更改，须进行换版，换版按本程序4.3、4.5 条款的规定重新审批发放，并收回旧版本文件。 4.6.3每年底由总经理组织，办公室归口实施，对文件评审一次，必要时进行修订或

文件控制程序-1

1、目的 规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。 2、范围 本公司所有质量/环境管理体系受控文件。 3、定义 受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管

控的体系文件。 4、作业流程 5、补充说明 5.1文件类别 5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下： 注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系 5.2文件编号规定 5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：

一阶文件 Q E M —××× 一阶文件代码文件流水序号 二阶文件 Q E P —××× 二阶文件代码文件流水序号 三阶文件 Q S/ E S —×××—××× 三阶文件代码部门代别文件流水序号 四阶文件 Q R / E R —×××—××× 四阶表单代码部门代别表单流水序号 5.2.2 部门代码： 5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。 5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修 订时应及时更新其版本号。 5.2.5 外来文件的获取及编号规定 外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。 5.3 5.4 文件提交 5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。 5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将 原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。 5.5 文件的发放和回收 5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。

《文件和控制程序》

1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会

签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 文件的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。

化工企业文件控制程序

1.目的 为有效地操纵质量治理体系所要求的文件，确保公司质量治理体系运行的各个场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。 2.范畴 本程序规定了文件的审批、公布、发放、更换、保管、处理（包括防止使用失效作废的文件）等内容和要求，适用于对体系文件、技术文件和外来文件的操纵。 3.职责 3.1治理者代表负责组织相关人员编制并审核质量手册、程序文件。 3.2总经理负责批准公布质量手册、程序文件。 3.3各部门负责相关文件的编制、收集、整理、使用和保管。 3.4办公室负责文件的发放、治理及更换操纵。 4、程序 4.1文件的操纵范畴 a、质量手册（含程序文件），第三层次质量活动作业指导书。 b、法律、法规和其他外来文件。 c、质量记录、表格。 4.2文件的编号 a、质量手册 公司名称代号/手册名称代号—版本号 如：YTHG/QM-A b、程序文件 公司名称代号/程序文件名称代号-版本号-程序文件顺序号 如：YTHG/QP-A-01 c、作业指导书如： d、外来文件：外来文件代号/（文件名称或代号）－流水号如WL/（合同法）－ 01 e、质量记录：QR为质量记录代号，其后为手册中的章节号，01、02、03……为

质量记录序号，例如：《受控文件清单》为QR-01。 4.3修改状态 4.4版本规定 4.5文件的编写、审核、批准、发放 文件公布前应得到批准，以确保文件是有效的，适宜的。 a、质量手册、程序文件由治理者代表组织相关人员编写，治理者代表审核，总经理批准公布，办公室负责登记发放。 b、各部门负责相关文件的编制，经主管审核后报治理者代表批准使用，各部门负责登记发放。 c、应确保文件使用的各场所得到相关文件的适用版本，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。 4.6文件的操纵状态 文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与质量治理体系运行紧密相关的文件虽受控，所有受控文件必须在该文件封面上加盖受控印章，并注明分发号。 4.7文件的更换 a、文件的更换一样由原编制部门进行，填写《文件更换申请》后由原审批者进行审批，并由文件保管部门保留文件更换的记录。 b、若指定其他部门进行文件更换时，被指定部门/人员应获得审批所必需时背景材料。 c、所有被更换的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯独性。 d、文件更换内容由相应主管部门以书面形式通知文件持有人员。 4.8文件的领用 a、文件持有人必须在《文件发放、回收记录》签收后方可领用文件。 b、因破旧而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，由文件发放部门作好相应发放签收记录。

文件控制程序(含文件编写模板)

XXXXXXXX有限公司 文件控制程序 文件编号： 版本： 编制： 审核： 批准： XXXXX有限公司发布

文件控制程序 1.目的 本程序规定与公司管理体系和产品有关的所有文件和质量记录的管理, 确保所依据的文件和记录均处于受控状态，确保提供产品符合规定及体系有效运行的客观证据。 2.范围 本程序适用于公司管理标准、技术标准、工作标准、质量记录及适当范围的外来文件或外来文件经转化后重新编制的文件及电子媒体文件控制。 3.规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）使用于本文件。 ISO9000:2015 《质量管理体系基础和术语》 4.定义 下列定义适用于本标准 4.1文件：信息及其承载媒体。如公司质量手册、程序文件、规范标准、质量记录等，可以是纸张、磁盘等形式。 4.2受控：用规定的方法进行管理，确保文件有效性、适宜性。 4.3 记录：为已取得的结果或提供所从事活动的客观证据文件。 4.4 外来文件：来自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图纸、规定等。 5.职责 5.1体系部负责质量手册的编制和质量手册、程序文件及指导文件的管理。 5.2技术中心下属的技术管理与产品规划管理总部负责知识产权管理手册、程序文件及指导文 件的编制。 5.3管理者代表负责管理手册的审核。 5.4总经理负责批准管理手册。 5.5副总经理负责批准分管部门的程序文件及指导文件 5.6各部门负责相关文件的编制及本部门的文件、记录的保管等管理。 5.6.1各部门负责本部门基准文件（如作业指导书、设计文件、标准规范等）的编制、发放、回收及保管等的管理。 5.7信息技术部负责文件电子化管理系统的建立和维护。

核电文件控制程序

核电文件控制程序 U N34/G L-H D-01-01-G S P 2012-06-01发布2012-06-01实施 江苏欣安新材料技术有限公司发布

1.目的 加强对核电项目文件的控制，确保所有部门、使用场所可获得适用文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，确保管理体系的有效运行。 2.范围 适用于公司核电项目和与产品质量、环境、职业健康安全有关的管理性、技术性文件，包括外来文件等所有文件的控制。 3.职责 3.1总经理负责《质保大纲》、《程序文件》的批准，管理者代表确定文件发放的范围。 3.2各部门层次文件由各分管副总审核，管代批准。 3.3综合管理部为公司核电项目文件的归口管理部门，负责核电项目文件的登记、发放、回 收、更改和受控等管理。 3.4综合管理部负责所有文件的编号管理并负责文件公司印章的控制。 3.5技术部门负责产品技术类文件（例如：图纸、质量计划、材料计划采购单等）的登记、 发放、回收和更改等管理，公司技术负责人确定技术文件发放范围及批准所有技术类管理性文件。 3.5.1综合管理部负责产品检验类规定的登记、发放、回收和更改等管理，管理者代表负责 批准并确定发放范围。 3.6档案室负责文件原稿、修改和审签过程记录、文件正式稿的保存。 3.7各职能部门负责本部门职责范围内所有文件和资料的管理。 3.8技术部门负责核电项目外来技术文件的登记、发放、回收和更改等管理，并负责加盖“外 来文件”受控章。合同部门负责商务类文件资料的接受与登记归档工作。 4.工作程序和内容 4.1文件的分类 核电项目的文件包含体系运行文件外，还包含需受控和提供给购买方的文件（含管理程序、规范及图样、适用文件清单等），适用于核电项目的法律、法规、标准及一些专门要求文件的适宜性、有效性评价控制等。 4.1.1 控制文件的种类

文件控制程序(新修订版)

文件名称文件编号TRKL-MSP-01 文件控制程序 版本号A/02 生效日期 更改履历 修订号 更改日期更改人更改内容 旧新 会签列表 会签部门会签人日期职位备注批准/日期审核/日期编制/日期分发号

生效日期 1. 目的 本程序对公司质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用现行有效的文件和资料（即适用版本），防止使用作废的文件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性的目的。 2. 范围 适用于对质量管理体系所要求的文件进行控制，包括质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录、技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3. 职责 3.1最高管理者负责批准发布质量手册。 3.2管理者代表负责审核质量手册。 3.3 行政人事部对质量体系文件进行控制，并对版本有效性负责。 3.4 各职能部门负责对其使用的管理性文件进行控制：编制、使用和保管。 3.5 行政人事部负责公司有关质量管理体系文件的回收、保存和销毁的归口管理。 4. 程序 4.1文件的分类和受控范围 4.1.1质量体系文件：质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书、质量记录等体系 文件。 4.1.2作业技术性文件：技术标准、规范、工艺、检验规范标准、图纸等。 4.1.3法规性文件：与质量有关的法律、法规、规章、制度等（包括外来文件）。 4.2文件的编写、审核和批准 4.2.1质量手册：由管理者代表组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.2程序文件：由主控部门编写，相关部门审核，管理者代表批准。 4.2.3 作业技术性文件：技术标准、规范、工艺、检验规范标准有相关部门编写，部门负责人批准。 4.2.4其他管理文件由各部门起草，与之相关的部门审核，管理者代表批准。 4.2.5受控文件必须在文件封面上加盖受控状态的印章，并注明分发号。 4.3质量管理体系文件编号规定 4.3.1 质量手册：TRKL-MSM-2014。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写，即每个单词的第一个字母大写； MSM为Management（管理），System（体系），Manual（手册）的简写，即每个单词的第一个字母大写；2014为年号，即2014年编写或修改。 4.3.2 程序文件 TRKL-MSP-YY。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写，即每个单词的第一个字母大写； MSP为Management（管理），System（体系），Procedure（程序）的简写，即每个单词的第一个字母大写；YY为序列号，从01开始向后延续，01、02、03……。 4.3.3 管理文件 TRKL-DMR-XX-YY。 TRKL为公司名称TianRunKangLong的简写，即每个单词的第一个字母大写；