关于做好2014届毕业生档案材料整理工作的通知

关于做好2014届毕业生档案材料整理工作的通知

各院系：

2014年我院共有98个班4117（本科4000、专科115、成教2）位同学毕业。届时，毕业生档案整理时间紧、任务重、工作繁杂。因学生档案为毕业生择业提供重要依据，便于用人单位较好地挑选人才，所以希望各院系及毕业班的辅导员要高度重视，抓紧时间把毕业生档案资料的准备工作提前做好，交学生处归档，以便在毕业生离校时，能够及时将自己的档案转到用人单位去。

现就将整理毕业生档案资料的准备工作有关事项通知如下：

1、毕业生登记表：要求学生用黑色中性笔填写，贴好“新华图片社”照的相片（照片请辅导员于4月份到教务处学籍科1号办公楼318室领取）。辅导员意见栏必须真实、准确、可靠地提供每位学生在大学期间德、智、体全面的情况，包括学习成绩、政治表现、是否学生干部和三好学生，爱好、特长、社会活动能力，受过何种奖励或处分情况等。对学生的评语，要恰如其分，用词要确切，语言力求简洁、明了。要求各位辅导员在写毕业生评语时务必要先打草稿，交各院系书记或副书记审查后（每班找一位学生干部，字迹写得漂亮的学生帮忙）将评语抄到毕业生登记表中，事关湘南学院形象，字迹一定要端正，不能潦草马虎。

2、毕业生综合测评：首先由学生个人填写测评表，然后辅导员亲自参加和组织班干部进行在校学习期间的德、智、体成绩综合测评，排上名次，加分要明了，实事求是地反映学生在校德、智、体的表现情况。综合测评优秀的学生可作为评选优秀毕业生的条件之一。综合测评以班为单位，按学号排序（用电子表格制作）以纸质文档形式上交一份；综合测评不及格者，不发毕业证。

①综合测评：不能将任何一学年的测评作为毕业生综合测评。

②智育成绩不能随意打分，许多的班级不按学生的实际成绩测算，而是估计加统计，随意给出了分数，这是不行的。而是根据学生的学制用三、四、五年的学习成绩求个平均再乘以50%得出的成绩，再加上实习成绩占10%，最后得出智育成绩分数。

③专升本同学的综合测评：凡是插班的专升本的同学不要跟4年制的同学一起排名，因为年限不一样。

④加分、减分：要按照学生手册规定执行。凡是受处分的学生要扣分，凡是获院级以上的奖励的学生要加分。加分：是几年的累计分数。有些班级每学年度测评有加分，到毕业时加分没有，必须纠正；但是有些班级加分过度，不按学生手册规定执行，辅导员不亲自过问，造成加分泛滥，必须制止。加分、减分要与每年的年度测评分数一致，因年度测评表已进入档案。毕业生综合测评总表分数与个人表分数也要一致，否则综合测评重做。

3、学习成绩单：要求各院系将每位毕业生在校学习期间的成绩打印后盖上院系（部）章，送教务处核查合格后盖上公章，全部交学生处

存入学生档案，复印件、手抄的、有不及格的不可装入档案。

4、实习表：请各班收齐，按学号排列先到院系盖章后到教务处盖章再交到学生处档案室，装入学生档案。

5、体检表：请辅导员到医务所领取毕业生体检表，贴好相片发给每位同学，然后组织同学们参加毕业生体检，体检完后交到医务所盖章，将体检表交学生处存入学生档案。

6、助学贷款：请辅导员认真检查贷款的同学是否办理了还款手续，与银行是否签了还款协议等事宜。

7、离校手续表；由班长统一按照顺序办理，办完后，统一交教务处学籍科，作为领证依据。（如果同学欠学费的，此表由他本人保管，学费交清后，再到财务处签章，由本人到教务处学籍科领证。）

8、各班组织毕业生照集体相，请交两张给学生处和学院存档。

9、毕业生档案的保管：毕业生档案7月份整理后，由学生处保管和邮寄。所有的毕业生必须缴纳邮寄档案费。暑假期间逢十办理毕业生档案传递。毕业生档案在校免费保管两年，超过年限的，根据省文件规定须交纳档案保管费。

10、户口管理：到保卫处户籍室咨询，电话号码为0735—2653202。

以上手续缺少任何一项都不能领取毕业证或办理毕业手续，请各院系及辅导员转告每位毕业生，在校时，将毕业手续办好，高高兴兴地离开学校。以上几项工作要求各院系认真完成，将资料用原袋装好在2014年4月底交学生处归档。

学生处2014年1月14日