浅谈企业内部会计控制
浅谈企业内部会计控制
魏志永
(杭州交通资产管理公司,浙江杭州310016)
摘要:企业的一切管理工作都是从建立健全会计内部控制开始的,会计内部控制的质量直接影响企业经营活动的进行和企业价值的提升。建立和完善现代企业会计内部控制制度,切实加强企业会计内部控制,逐步完善法人治理结构,是提升企业管理能力与可持续发展能力的一个重要方面。本文从企业内部会计控制存在的问题、企业内部会计控制的具体内容及完善企业内部会计控制的对策几个方面来论述企业内部会计控制。
关键词:内部控制;问题;对策
随着市场经济的发展,企业之间的竞争日益加剧,内部控制成为企业赖以生存和发展的有效管理工具。会计控制是企业内部控制的核心,企业内部会计控制是企业内部控制的重要组成部分,加强企业内部会计控制对规范企业的财务行为,提高企业经营效益具有重要的作用。
一、目前企业内部会计控制的主要问题
(一)管理者对会计控制认识不足,有章不循和无章可循的现象较为突出
企业内部会计控制的基础比较薄弱,目前相当一部分企业的管理者对建立内部会计控制制度不够重视;有的并未建立健全的内部会计控制制度,有的内部会计控制制度残缺不全。甚至有些企业对内部会计控制还存有很多误解,认为内部会计控制就是内部成本控制、内部资产安全性控制等,或者以为内部会计控制就是一堆堆的手册、文件和制度。更为严重的是有章不循、执法不严,使内部会计控制制度流于形式,只是将已建立的一套内部会计控制制度 写在纸上、贴在墙上就算完事,而不管内部会计控制制度的执行情况如何;在经济业务处理过程中,遇到具体问题,以强调灵活性为由而不按规定程办理,使内部会计控制制度失去了应有的刚性和严肃性;有时甚至为了谋取个人或小团体利益而不择手段,弄虚作假、篡改账目或搞账外账,隐匿或偷盗钱财物资。
另外,由于企业对外部环境和经济业务等的变化缺乏预见性而导致其管理滞后,加之改革中的探索尚有一定的过程,使企业对某些新业务没有能够及时制定出相应的处理程序和制度,暂时也存在无章可循的现象,从而使内部会计控制也失去了健全性。
(二)存在薄弱环节,内部会计控制缺乏科学性和连贯性,难以发挥应有功效
我们有些企业虽然也建立了相关的内部会计控制制度,但从整体上看,仍存在薄弱环节,缺乏科学性与合理性。一是内部会计控制制度组织不健全,把执行规章制度完全等同于加强了内部会计控制制度。一些单位受利益驱动,重经营,轻管理,自我约束机制尚未建立起来,内部会计控制的组织网络不健全,控制制度的健全让位于业务的发展,以致于既定的内部会计控制失控。二是偏重事后控制。目前我们企业的内部会计控制从总体上来看,基本上属于以补救为主的事后控制。实际工作中,通常是待违规违纪行为发生后才设法堵塞或予以惩处,导致内控成本较高、收效甚微,使内部会计控制失去效力。三是重视钱等有形资源的控制,轻视人员素质、信息等无形资源的控制,有些企业甚至仍存在重钱轻物的现象,损失相当严重。
(三)会计监督不力,财务控制存在漏洞
内部会计管理制度是一项行之有效的内部监督管理制度,也是企业内部会计控制的重要组成部分。当前我们会计工作中存在的假账泛滥、信息失真秩序混乱等问题较为严重。有的企业没有严格的复核审批制度;有的企业账证、账账、账表、账实不符;有的企业会计人员素质不高,无视财经纪律,或在领导的授意、指使或强令下,账外设账,弄虚作假、纂改账目、编造虚假会计报表,导致财务报告严重失真,会计信息严重失实。
(四)计算机会计信息系统内部控制不完善
会计电算化的普及极大的提高了会计工作效率和质量,
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并杜绝了业务流程中人为因素的干扰。企业实行会计电算化以后,全部信息集中在计算机中,计算机有强大的数据处理能力,使检索、复制、删除可以在一瞬间完成且不留痕迹。而许多企业不适应企业新环境的变化。对计算机跨机信息系统的岗位分工、系统操作、会计档案管理和数据保密等方面缺乏严格具有针对性的安全制度和措施,这为犯罪分子盗窃经济情报,纂改、破坏磁盘数据提供了可乘之机。造成这些现象的原因是多方面的,但内部会计控制制度失控难逃其咎。
二、企业内部会计控制的具体内容
在建立社会主义市场经济体制和深化会计改革过程中,企业在遵守会计准则的基础上,应从本单位会计工作实际出发,建立健全和强化自身合理的会计政策和会计控制制度。对这些会计政策和会计控制制度,应作出书面文字规定。这样,不仅有利于企业有关人员了解处理日常会计事项的政策和方法,也有利于企业会计政策的前后连贯。
根据内部会计控制的具体内容,一般来说我们可以将其分为基础控制、纪律控制和实物控制。它们是实现控制目标的最终途径。
(一)基础控制
即通过基本的会计活动和会计程序来保证完整、准确地记录一切合法的经济业务,及时发现处理过程和记录中出现的错误。基础控制是确保会计控制目标实现的首要条件,是其他会计控制的基础。主要包括以下几个方面:
1.凭证控制。凭证控制就是利用会计凭证对经济业务进行的控制。会计凭证是证明经济业务、明确经济责任的原始凭证,是企业实施内部控制的重要工具。良好的凭证控制制度是其他内部控制有效动作的前提。
要做好凭证控制,一般应从以下几个方面入手:!单位发生的一切业务活动都必须填制或取得合法的原始凭证,一切原始凭证反映的经济业务都必须是真实、有效的;?要设计良好的凭证格式和内容;#规定合理、有效的凭证传递程序;?在入账之前对所有的凭证都应严格审核,无效凭证一律不得入账;%做好会计凭证的保管工作。
2.账簿控制。账簿是全面地、连续地、系统地进行归类和整理经济活动数据的重要手段,是编制会计报表的依据。因此,账簿控制对保证会计报表的质量具有重要的意义。
账簿控制一般包括以下几方面的内容:!账簿体系要适应企业的规模和特点,切合企业管理的需要;?账簿的内容和格式应详简得当,既要保证记录系统的完整性、准确性,又要注重会计工作的效率;#登账应以合法凭证为依据,遵循规定的会计处理程序,将会计凭证的经济业务分类记入账簿,做到全面地、连续地、系统地、及时地反映和控制企业的经济活动;?所有的账簿都必须内容完整,手续齐备,按规定使用,并要妥善保管。
3.报表控制。会计报表是企业会计信息的主要载体,会计报表的质量直接决定着会计信息的质量。因此,报表控制的作用不言而喻。
一般来说,报表控制应注意以下几点:!会计报表的种类、格式和内容应符合国家会计法、会计准则及相关会计制度的规定;?报表的编制必须以核实后的账簿记录为依据,并做到数字准确,内容完整;#定时、按时编制规定的报表;?报送及时,为有关决策者提供相关信息。
4.稽核控制。它是利用记录与记录之间的勾稽关系以及记录与实物之间的对应关系对企业经济活动进行的控制,包括账实、账证、账账、账表及表表之间的核对。稽核控制是会计活动的一种自我检查。完善的核对制度对有效保护资产的安全完整,保证会计信息的质量具有重要意义。
(二)纪律控制
基础控制是会计控制的前提,但要使其充分发挥作用,必须切实地加以贯彻执行。纪律控制就是为保证基础控制能充分发挥作用而进行的控制,它主要包括内部牵制和内部稽核。
内部控制是一种以事务分管为核心的自检系统,通过职责分工和业务程序的适当安排,使各项业务内容能自动被其他作业人员核对查证,从而达到相互制约、相互监督的作用。它主要通过两种方式实现:从纵向看,每项经济业务的处理都要经过上、下级有关人员之手,从而使下级受上级监督,上级受下级制约;从横向看,每项经济业务的处理至少要经过彼此不相隶属的两个部门的处理,从而使每个部门的工作或记录受另一个部门的牵制。
从广义上讲,内部稽核包括由单位专设的内部审计机构进行的内部审计和由会计主管及会计人员进行的内部审核。与内部审计不同,内部审核则是由会计主管及会计人员事前或事后,定期或不定期地检查有关会计记录,进行相互核对,确保会计记录正确无误的一种内控制度。除了内部牵制和
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内部稽核外,纪律控制的内容还包括来自企业领导、其他横向职能部门及广大职工的内部监督。
(三)实物控制
实物控制是指为了保护企业实物资产的安全完整所进行的控制。一般包括以下几个方面的内容:!建立严格的入库、出库手续;?建立安全、科学的保管制度。其中,安全保管要求在选择库址、库防设施、安全保卫方面都要有相应的制度;科学保管要求对财产物资分门别类地存放在指定仓库,并且进行科学的编号,以便于发料、盘点;#财产物资要实行永续盘存制,随时在账上反映出结存数额;?建立完善的财产清查制度,妥善处理清查中发现的问题;%建立健全档案保管制度等等。
基础控制、纪律控制、实物控制是相互联系、不可分割的,对任何一方面的疏忽都会影响其他控制作用的有效发挥。总的来说,基础控制侧重于保证会计信息的质量,实物控制侧重于保护财产物资的安全完整,而纪律控制则是前两者得以最终实现的保障。
三、完善企业内部会计控制的对策
(一)明确控制目标,加强内部监督
内部控制的目标是合理保证单位经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果,促进单位实现发展战略。内部会计控制制度重点是围绕会计核算和会计监督环节来设置的。一般说来,健全的内部会计控制制度应能有效预防错误和舞弊的发生,即使发生了,也容易及时发现和纠正。因此,在设计时必须明确控制目标,充分考虑各项内部会计控制制度是否符合内部控制基本原则,认真检查关键控制点是否进行了控制,所有的控制目标是否已达到。同时,企业应设置内部审计机构或建立内部控制自我评估系统,加强对本企业内部会计控制的监督和评估,及时发现内部控制中的漏洞和隐患,并针对出现的新问题、新情况及内部控制执行中的薄弱环节,及时修正或改进控制政策,做到有章必循、违章必究、违规必罚、以罚促纠,以期能更好地完成内部控制目标。
(二)健全内部会计控制制度体系
企业应依据财政部&内部会计控制规范???基本规范(试行)(的要求,结合自身实际,健全和完善适合本企业特点的内控制度,以达到会计控制的目的。会计控制制度体系按控制对象划分主要包括:货币资金控制制度、采购与付款控制制度、销售与收款控制制度、成本费用控制制度、资金筹措控制制度、担保业务控制制度等。上述控制制度又可根据涵盖的内容,细分为若干具体控制制度,从而构成一个完整的内部会计控制制度体系。例如货币资金控制制度,涵盖了现金、银行存款、其他货币资金等内容,涉及到货币资金的收支保管、授权审批以及不相容岗位相互分离、制约等环节;销售与收款控制制度,包括销售商品(或劳务)的定价原则、信用批准及条件、收款结算方式以及应收帐款的管理等。值得注意的是,各项控制制度之间要相互衔接,口径一致,避免出现相互矛盾的现象。
(三)建立完善内部控制程序
1.不相容职务相互分离控制:即要求单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相互分离的原则,合理设置会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊又可能掩盖其错误和弊端的职务。如出纳员的工作与会计稽核工作就属于不相容职务,因为如果这两项工作归属同一人,就为其从事舞弊活动提供了可乘之机,发生会计差错的机会就会增加。需要分离的不相容职务主要包括:授权批准职务与执行业务职务相分离、执行业务职务与监督审核职务相分离、执行业务职务与会计记录职务相分离、会计记录职务与财产保管职务相分离、执行业务职务与财产保管职务相分离。因此,单位在设计、建立内部控制制度时,首先应确定哪些岗位和职务是不相容的,其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。
2.授权批准控制:指单位在处理经济业务时,必须经过授权批准才能够进行实施。授权批准控制要求单位必须明确涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。授权批准按其形式可分为一般授权和特别授权。在授权批准控制中,为了得到较好的控制效果,要注意一下几点:!要明确一般授权与特别授权的界限和责任;?要明确每类经济业务的授权批准程序;#要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。单位对于重大业务和事项,应当实行集体决策审批或者联签制度,任何人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策意见。
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3.会计系统控制:即要求单位依据&会计法(和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、账簿和财务会计报告的处理程序,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。在实际工作中,要严格遵照会计制度要求,从会计人员岗位责任制开始,对会计人员进行科学的分工,使之相互分离和制约;并对会计凭证进行编号,防止经济业务的遗漏、重复,并可根据连续编号的凭证是否缺号,揭示某些弊端和问题;记账方式要采取复式记账并进行科学的凭证传递程序,每一笔经济业务不仅要记入总账,而且要记入相关的明细账,实行平行登记。这种方法要求对每种经济业务的处理程序和手续制定出标准化模式。形成各环节之间步步核查、环环监督的格局,以便及时发现差错和弊端,加以处理。
4.财产及财产保全控制:即要求单位限制未经授权的人员对财产的直接接触,采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保险等措施,确保各种财产的安全完整。如建立实物资产管理的岗位责任制,对实物资产的验收入库、领用发出、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产的被盗和毁损。一般情况下,对货币资金、有价证券、存货等变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触。
5.内部报告控制:即要求单位建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。单位应当建立内部管理报告体系。内部报告体系的建立应体现:反映部门分管责任,符合 例外管理要求,报告形式和内容简明易懂,并要统筹规划,避免重复。内部报告要根据管理层次设计报告频率和内容详简。通常的高层管理者报告时间的间隔长,内容从重、从简;反之报告时间间隔短,内容从全、从详。常用的内部报告有:资金分析报告、经营分析报告、费用分析报告、资产分析报告、投资分析报告、财务分析报告等。
6.电子信息技术控制:即要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统、减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施;同时要求加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。
(四)建立内部控制领导负责制
要促使公司领导重视会计工作,充分发挥会计在提高经济效益中的职能作用。与会计人员相比,公司主要领导的管理会计知识在公司内部控制中更为重要。只有具备相关管理会计意识,领导人员才会考虑会计人员在企业预测、决策、、规划中的作用。否则,会计人员的管理会计意识再强,水平再高,恐怕也难以充分发挥作用。
(五)提高控制人员的熟练程度
公司内部会计控制制度的实施是否有效,关键在于执行者的素质。为使内部会计控制的功能按预定的目标正常发挥,应当配备与承担的职务相适应的高素质人才。否则,即使内部会计控制制度本身是完善的,也可能因为执行人员的粗心大意、判断失误或相互勾结、内外串通而失败。公司内部控制制度的中心是财务会计控制,承担内部控制职责的主要是财会人员。因此,财会人员要能真正担当起内部控制的重任,更新知识、提高操作能力和管理能力就显得刻不容缓。
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作者简介:
魏志永,杭州交通资产管理公司党委书记、总经理;研究方向:经济管理。
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