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公司电子邮件使用管理规定

电子邮件使用管理规定

第一条总则

公司开通网络电子邮件服务,目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络,无论是对内,还是对外,均不允许传递与本人工作无关的内容。

第二条邮件服务器管理

管理部部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。员工工作调动或离职时回收接收邮箱密码、发布变改邮箱名称或删除电子邮箱的通知等

第三条电子邮件使用规定

1.要严格控制邮件容量,严格限定在1MB以内(如果确实需要超过1MB,必须征得接受方的同意才能进行)。图形、图象及超大容量的邮件要压缩后再发送,特大容量的压缩分割后分批次发送。不得使用有花样、底色的信纸写邮件。要严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。

2.在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址,不能擅自使用其他任何邮件地址。

3.严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。

4.发送保密资料邮件,按资料级别不同分别对待:

(1)秘密级:需由部门主管同意,加密发送,由部门对资料的安全性负责。

(2)机密级:由部门主管签字同意,再发送资料。

(3)绝密级:禁止在网上发送。

第四条电子邮件发送确认

电子邮件发送前应认真仔细校对,做到内容、文字准确无误。“收件人”为主要报告对象或具体承办对象,“抄送”对象为需要了解情况的部门和个人。要合理发送电子邮件,防止滥发邮件或该抄送而没有抄送,不该抄送而随意、轻率抄送,造成对方收阅电子邮件时间的浪费甚至泄密。重要的电子邮件要用电话通知收阅和回复确认。“主题”要简要明确,不要漏写,忘写。

第五条电子邮件的使用建议

员工发送公务用邮件时,必须包含以下内容:

(1)收件人地址:为了防止将公司内部信息等误发给其他公司外部人员,一定要仔细检查收件人地址是否正确

(2)称谓:包含“先生、小姐、部长”等敬称;

(3)问候语:如“您好!”、“早上好”、“工作辛苦了”等;

(4)主题:需告知事件的内容描述,描述应具体、明确、简洁;

“候复”、“请立即回复”等(5)结束语:如“商祺”、“非常感谢”等,如需回复,应写明:

内容;

(6)员工的对外往来的公务邮件,原则上必须使用公司统一后缀的邮箱,以提升企业形象。个人签名,可按如下样板设定:

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上海****化妆品有限公司

Shanghai Asanuma Cosmetics.Co.,Ltd.

xxxx 部(部门名)xxx(姓名)

Tel: 021-******** Fax: 021-********

E-mail:**@http://www.wendangku.net/doc/f361e9327375a417866f8f73.html Mobile: **********

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第六条监督检查工作

公司员工使用公司电子邮件要接受管理部的监管,系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存,以便监督检查和备案。公司管理部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。

第七条违规

1.严禁向异地发送超过2M的大邮件,使用FIP下载软件,或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛。

2.严禁转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他与工作无关的邮件。

3.严禁在公司内部使用非公司电子邮件地址。

4.严禁任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密,一经发现,视情节轻重,给予处理。造成恶劣影响或严重损失的,公司还将依法追究其法律责任。

第八条附则

本规定的解释权管理部,如有疑问项,可向以上部门提出咨询。