文件传阅单

文件传阅单

成都东升兴旺建设有限公司和裕·欧景项目工程

专项方案由技术部门编写交领导批示执行；对重要文件应该交公司存档留存备查。

如何做好机要秘书(借鉴类别)

机要秘书是一个特殊的工作岗位，机要文件管理得好不好，不仅直接影响到本单位的利益，而且还影响到整个党和国家的利益，要做好这项工作，最重要的是要提高机要文件管理人员的思想、业务素质。下面就如何管好机要文件，谈谈自己的几点体会： 一、机要秘书必须具有强烈的责任心 管理工作做得好不好，取决于管理人员是否有较强的责任心。一个工作责任心很强的人，其工作自始至终是管理有序的，反之则是杂乱无序，容易出问题。机要人员的工作，在一般人看来是一件非常简单、非常容易的事，只是收收发发、传传递递，一不要动脑筋，二不要费力气，无论谁都可以管理好，表面上看的确如此但从深层次看并不是这样。机要秘书每天面对着文件、资料，日复一日年复一年重复着单调的工作，其中很多工作具有很强的政治性和保密性，如果没有很强的工作责任心，很容易在工作中出现失误，而且出了问题就不是小问题。另外，机要秘书一般都身兼多种工作，除文件的收发管理外，一般还有单位各类印鉴的保管使用、传真机的管理使用以及其他繁琐的事务，因此机要秘书要有一种如履薄冰的责任意识，严格要求自己，对工作中的一点一滴，都要力求把它做得好一些。即使这样，工作做完后还要考虑这样做有没有不妥的地方，确保不出错或少出错。 二、机要秘书要有较强的组织管理能力 机要文件的管理工作是一项严肃而细致的工作，要做好这项工作，还要求机要秘书必须具有较强的组织管理能力。 （一）要熟悉机要文件的管理程序。首先要对照发文通知单及时清点、核对文件；其次要对文件进行分类登记、编号；第三将供领导阅读的文件和供各职能部门执行的文件送主任签阅后，分内容、分部门、分级别，按时间的先后及时进行传阅、催办、返回。 （二）要加强文件阅办中的过程控制 传阅文件是领导同志之间互通信息、交换意见、商决事情实现集体领导的重要工作方法。如何组织好文件传阅，对于提高工作效率有极为重要的作用。要注意以下几方面： 1、时间性。机要文件的保密是具有一定时间性的，在当今改革开放时期，各种政策、信息的交流，对国家的建设和安全起着越来越重要的作用，快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间的信息畅通，是机要文件管理的时间性要求。 2、时效性。机要人员收到文件后，对每一份文件，机要管理人员要先看一遍，加深印象并做一个必要的判断，注意传递时间，不能因文件传递不及时而造成损失，给工作造成被动。对于那些要及时落实的事情，如果领导工作忙，机要管理人员有责任提醒和督促。 3、保密性。机要文件传阅是有着严格的规定的，要严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。凡属于国家秘密的文件、资料，随到随传，保证做到人不离件，件不离人，当天送，当天收。为随时掌握文件的走向和流程，避免机要文件横传，根据需要制做文件传阅单，一份附在传阅文件夹内，一份保管在机要员手中，随时掌握文件去向，收回后立刻清点份数。 4、作用性。文件的作用包括两个方面：其一是具有普遍指导意义的文件；其二是有特定作用的文件。譬如，有些文件对企业有用，但对事业单位来说作用就小了；有些文件从标题上看与本单位无关，但在内容上可能牵涉到本单位的工作。因此，要充分发挥文件的作用，管理人员必须做到两个熟悉：一要对文件的内容熟悉，二要对本单位的工作情况熟悉，只有这样，才能根据不同类型的文件精神，结合本单位的实际，有规律性地进行服务，充分发挥文件的作用。 5、灵活性。机要人员要熟悉领导同志的工作分工，了解领导人和各部门的工作活动规律和时间安排，准确理解领导指示精神，掌握文件急缓程度。按照合理的传阅顺序组织传阅，对特别重要的电报等急件，要区别对待，快速传阅。

酒店内部行文格式

酒店内部行文格式标准 为规范酒店内部行文格式，本着简单、实用、节约、美观的原则，行政办对内部行文格式标准进行了修订。 一、字体 （一）文件标题 文件标题用三号黑体字。 （二）主送部门、正文及落款 主送部门、正文及落款用四号仿宋字体；但会议纪要的正文为四号宋体。 （三）签发人 若文件有签发人，则“签发人”为四号仿宋，签发人姓名为四号楷体。 （四）结构层次序数 第一层为黑体“一、”，第二层为楷体“（一）”，第三层为仿宋体“1.”，第四层为仿宋体“（1）”，第五层为①。且不能使用Word自动生成的标号。 （五）表格文字 1.文件中如有表格，表格内文字为可灵活掌握，一般为小四仿宋或五号仿宋。“文件传阅单”可按内部行文字体（标题用黑体三号，正文用仿宋四号）。 2.如果表格需要分页，每一张分页的表格上均需包含表格表头的各项内容，以便于阅读。 （六）PPT文字 因PPT主要目的在于演示，可根据实际需要灵活调整，以醒目为原则，字体不能太小。 二、页面设置及段落格式 （一）页边距上下均为2CM，左右均为2.3 CM。 （二）标题要居中排布，回行时，要做到词意完整。标题下要空一行才行正文。有签发人时，标题下不空行，签发人在标题与正文之间。需标识签发人时，签发人姓名居右空1字。

（三）每自然段左空2字，回行顶格，回行时不能将数字、年份拆开。 （四）行距设置为固定值25磅。 （五）文件的页码在页脚，居中排列。 （六）除部分带表格的文件可以用横版外，其余文字材料的页面设置必须用竖版。 三、其他 （一）附件 内部行文如有附件，在正文下空一行空2字用仿宋四号标识“附件”。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××”）；附件名称本身及后面都不加标点符号；附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格用宋体四号标识“附件”；附件标题及正文的格式与文件一致。 （二）成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间居右空4字。 （三）当文件排版后所剩空白处不能容下落款时，可采取适当调整行距、字距的措施加以解决。 （四）文中标点符号全部为中文标点符号，半角。 酒店行政办 二〇一七年三月二十二日

公文传阅管理办法

公司公文传阅管理办法 版本1 一、为规范内部公文传递程序，提高公文办理效率，特制定本办法。 二、公司各单位报送公司领导阅批的请示、报告类文件应送交综合管理部，由综合管理部根据公司领导的分工和实际需要，送有关领导阅批。 二、一般情况下，报告类公文可以同时送每位公司领导阅知；请示类公文应先送分管公司领导，根据分管公司领导的批示，再传送其他公司领导。 三、送公司领导阅批的公文，综合管理部要在内部公文阅办单上注明"请阅知"、"请批示"等类别。 四、公司领导阅批公文时，对于阅知类公文，如无其他意见，阅知即可，如有什么意见，批示后退回综合管理部；对于有具体请示事项的公文，要明确批示意见，表示是否同意，然后退回综合管理中。 五、综合管理部要将公司领导批示意见及时告知有关部门，并将落实情况反馈给分管公司领导。

版本2 一、公文传阅要认真贯彻执行《保密法》和《关公文处理条例》，确保传阅公文及时准确、安全保密、优质高效。 二、由于局领导职数较多，阅批文件要迅速不得积压。收到上级下发的文件后，由文书及时、认真登记。传阅要依照公文阅读范围和部门负责人的批办意见纵向传阅，不能横向传阅。传阅前要履行传阅登记手续。传阅方式：做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事。 三、特件、急件在保证当日传阅的同时，按照局领导的分工，采取分别传阅方式，切实保证文件传阅的时效性；密级公文当日阅完收回；一般公文周内传完；绝密级公文，要严格按照公文印发传达范围传阅，不准擅自扩大传阅范围。 四、公文传阅要严格交接手续，收回时要逐一清点，核清件数并检查是否完好无损。 五、对领导批示的公文，文书人员要及时催办、落实，并将办理结果及时向领导汇报。 六、阅文人员应在办公室（或阅览室）阅读公文。不准从公文夹内擅自抽取公文；不准将公文随意带往宿舍、公共场所或其它不利于公文保密的地方；也不准将公文内容随意泄漏给他人。

文件传阅单

文件传阅单 公文传阅笺的意见，一般由该机关的公室主任填写。作为公室主任，填写时要把握这样几个要点：一是综合性的上级文件，需要主要领导知晓，并要向各分管领导落实的，应填写为“请某某局长阅示”；是会议通知需要主要领导参加的，可直接填写“请送某某局长”；二是业务性文件，需要业务科室操作的，可直接填写由某某分管领导阅示；业务性的工作会议通知，在通知内容中已明确参加人身份的，可直接填写为“请送某某分管领导”；三是有关党务工作文件的，可直接填写“请送某某书记阅示”等。一句话，公文传阅笺的填写者，必须要熟悉单位情况和各分管领导的工作职责。 文书人员将文件立卷归档时,文件传阅单(文件处理单)应如何处理呢?在日常工作中,我观察到有的同志在立卷时将文件传阅单划为不归档范围,当作废纸一样丢弃l有的则随文件(附在该份文件前)一起入卷,作为永久、长期或短期保存,我认为这两种做法都是不妥当的。‘ 首先,档案是各机关、企业、事业单位和某些个人在社会活动中形成、并作为历史记录保存起来的以备查考的文件材料。文件传阅单是文书人员将收到的文件进行处理的全过程的原始的、客观的、真实的记录,包括拟办意见、领导批示、承办、办复情况等,是有查考利用价值的,因此,将文件传阅单划为不归档范围是不恰当的。其次,我们说将某一份文件作为长期保存,是因为该分文件的内容是在相当长的时期内本机关需要查考的,而文件传阅单是文书人员附加上的,并不属该份

文件本身的内容。所以,将文件传阅单随文件一起入卷的做法显然是不恰当的。同时。这样做也必定会增大长期、永久档案的数量,增加馆藏,不符合馆藏先化的原则。我认为,应将文件传阅单作为短期或备查卷集中保存。每年在立卷时,就将附在文件上的文件传阅单按照本单位收文流水号、顺序(无保存价值的可缺号)单独组卷,并划为短期或备查卷归档。

文件传阅管理制度

文件传阅管理制度 吉林国贸商业流通集团 文件收发、传阅、立卷 归档管理制度 一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等)，先由有关部(室)、中心、公司提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取得一致意见。然后有关部(室)、中心、公司拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目)，送集团办公室(董事长秘书处)审核认可，并在核稿上签字后，报董事长签发。再由办公室(秘书处)登记编定发文号，打印的稿件经有关部(室)、中心、公司校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。 二、收文:收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交董事长秘书处，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关部(室)、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。 三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发人员依次送有关部(室)、中心、公司和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。需要复印的文件须经部(室)领导同意，由办公室(行政)具体操作。 四、承办:需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关 部(室)、中心、公司或有关人员，按照要求及时办理，超过时 限的，由办公室催促办理。办理结束后，将办理结果书面交办公 室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请董事长审定后 行文。由董事长(秘书处)转给需提出拟办意见的文件，办公室

应及时报送董事长，签署意见后，直接送交转给相关部门。五、立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残 缺的文件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录， 立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。 六、归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐， 便于查找，同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施，保证档案 安全。调阅档案须经董事长(秘书处)同意，并由工作人员具体 操作，档案一般不外借。 七、保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。 行政机要文件材料传阅处理规定(保密制度) 总则: 为了加强机要文件传阅处理环节管理，提高传递效率，确保其安全运转，特制定本规定。 第一条:文件传阅组织: 为了有效地掌握传阅文件的运转行踪，避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明，合理调整阅文次序，加快文件传阅的速度，提高工作效率，必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。 第二条:文件传阅原则: 严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后，视文件内容、工作需要和领导批示，再送有关人员传阅。 第三条:文件传阅方法: 文件传阅采用轮辐式方法，办公室专人负责传阅，每位领导阅文后退交负责人登记，由负责人再送第二位领导传阅，以此依次送退，直至文件传阅完毕。领

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公文处理程序： 公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节，应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。 处理过程： 第一阶段：公文的收受与分流 （1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。 （2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 （3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。 （4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 （5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 （6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

第二阶段：办理收文 （1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。 （2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 （3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 （4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 第三阶段：组织传阅与催办查办 （1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 （2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 （3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 第四阶段：处置办毕公文 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。

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文件传阅单 文件传阅是办公室的一项日常工作，看似简单，实则不然，需要我们耐心、细心和用心。结合近年来从事这项工作的实践，我总结，做好文件传阅工作要牢记“勤登记、细分类、巧变通、知内容、常备注”。 1 勤登记 签收登记务必完整详细，必须记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后，要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态，随时登记、记录。此外，近年来电子政务网络OA办公系统不断推广，功能越来越完善，其文件处理方面的功能，我们也要熟练掌握、规范使用。 2

细分类 文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同，必须做好分类，给不同类型的文件配备专用文件夹，有效提高文件传阅的速度和质量。 如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件，要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件，又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。对文件传阅，各单位都有一套标准和固定的流程，但是对一些急件、领导批示件，要做到急事急办，以免误事。 例如，对一些急件，可以跟领导或领导秘书联系后，及时将文件送达约定位置给领导阅签，或者由领导指定其他领导代为阅签。

4 知内容 做好文件传阅工作，不论是否需要提出拟办意见，都需要认真学习所传阅的文件内容。这样便于从领导的角度思考和区分哪些文件较为重要紧急，需要优先处理。简言之，就是通过学习文件，从而更准确地对文件进行分类。这比机械的用文号类型、密级来给文件分类更能提高服务质量。若传办文件时领导随口问起有关内容和处理建议，也能有的放矢。

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广州市住房和城乡建设委员会备案日期为2017年12月14日。广州市住房和城乡建设委员会转发《关于做好今冬春季消防安全快速调查和重大改造的紧急通知》的一般性文件项目名称：地下综合性光华一级公路管廊K0+000-k5+900号文（2017）2588号文推荐为意大利文件传阅备案。广东省基础设施工程集团有限公司。，有限公司验收时间2017-12-16文件通用名称阅读时间项目名称：广州市消防安全委员会劳动竞赛暨月度综合检查实施方案2017-12-18广州市消防安全管理局文件编号2017-12-18打印名称区“六个地点十项必须检查《安州市消防安全专项行动计划》阅读时间名称文件阅读时间名称项目名称：广州市一级公路地下综合管廊及道路快速改建配套工程建设k0+000-k5+900文件流转文件光华路项目监理部验收时间2017-12-20文件通用光华路现场例会及安全会议纪要名称阅读时间名称阅读时间项目名称：光华一级公路地下综合管廊及道路快速改建施工配套工程K0+000-k5+900文件流转接收时间2017-12-20档案号通用名称阅读时间名称阅读时间项目名称：光华一级公路建设地下综合管廊及道路快速改造配套项目K0+000-k5+900档案直档光华路PPP项目管理部广东省基层集团第四季度广州市住房和城乡建设委员会2017年交流学习活动项目通知拟发文

件通知时间2017-12-20通用名称阅读时间名称文件阅读时间项目名称：光华一级公路地下综合管廊建设及道路快速改造配套工程K0+000-k5+900。广州市住房和城乡建设委员会（2017）2642号《关于2017年试点建设的意见》，综合管廊工程及2018年项目建设计划2017-12-20通用名称阅读时间名称文件阅读时间项目名称：广州华建一级公路地下综合管廊及道路快速改建配套工程K0+000-k5+900文件基本组光华路PPP项目直接管理项目部文件粤吉光华字（2017）18号关于发布《光华路PPP项目劳动竞赛实施方案及月度综合检查通知》的通知

公文呈阅、呈批及传阅制度

公文呈阅、呈批及传阅制度 第一章总则 第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。 第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。 第二章文件呈阅 第三条呈阅的文件包括： 一、省、市、县区领导部门的下发文件;外部企、事业单位的转发转送文件。 二、公司简报、会议纪要、会议简报。 三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。 四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。 第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。 第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。 第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部负责将文件呈送领导。 第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。 第八条文号包括部门代字和年代加序号。部门代字为： 评审部“评”;法律监管部：“法”字;计划财务部：“财”字;综合管理部：“综”字。 第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。如领导签署了批语或意见，则综合管理部应及时向有关部门或人员传达，并督促落实。 第三章文件呈批 第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时，需写“呈批件”(见附件2)。