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第三章第三节

文件、资料和记录的控制编制：张振第 2 版第1 次修改审核：周传新生效日期：2003.10.1

编号：YZ/IH-MA007/2003 批准：周传新页数：共2页

1．目的

对质量体系有关文件、资料和记录进行控制，确保各部门使用文件的有效版本，并为酒店质量体系的有效运行提供客观证据。

2．适用范围

适用于本酒店所有文件、资料（含电子媒体）和记录的控制。

3．引用标准/文件

3.1ISO9001:2000

4.2.3文件控制

4.2.4记录控制

4．职责

4.1管理者代表负责组织质量体系文件的编制。

4.2总经办负责质量体系文件和资料的发放、更改、控制和管理；负责有关质量体系运行记录的监督和管理。

4.3总经办负责外来文件、资料和酒店内部行政文件资料的控制。

4.4各部门负责本部门文件和资料的编制、修订和保管，负责对本部门的质量活动进行记录，并按要求进行控制。

5．程序要求

5.1文件和资料的控制

5.1.1文件和资料的分类

本酒店文件和资料可分为内、外两部分，《文件和资料控制程序》分别规定了内外部文件和资料的编制、接收、批准、分发、更改、替换及保管。

5.1.2外部文件和资料有国家和地方政府的政策、法令、法规性文件，及行业颁发文件、顾客提交文件、供方提交文件等。

5.1.3内部文件和资料主要有质量体系文件、行政性文件和技术资料。

5.1.4《文件和资料控制程序》规定了文件和资料的编号方法，各部门指派专人负责本部门文件资料的管理和归档工作。

5.1.5各部门发放的文件由最高审批者控制发放范围。

5.1.6保证与质量体系有关的场所使用相应文件的有效版本。各部门要将作废的文件及时撤除，并进行适当标识和处置。

5.1.7文件更改的审批应根据文件的原审批程序进行，若原审批人不在时，可由委托人审批。

5.1.8 总经办监督质量体系文件的使用，确保文件保持完整、清晰、易辩认。

5.1.9 对使用的外部标准、法规实施编号、登记，确保使用有效版本。

5.2 记录的控制

5.2.1酒店根据质量体系要素要求和自身的实际情况建立和保存足够、完整的记录，以证明生产和服务提供符合质量控制的要求，并验证体系的有效性。

5.2.2 建立《记录、资料分析控制程序》，规定质量记录的标识、收集、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等内容。

（1）记录的填写要求规范、完整并保持字迹清晰、标识明确，具备对相关活动和服务的可追溯性。

（2）及时收集、保存所有质量记录，避免损坏、遗失。

（3）质量记录保管期限应适时，对超过保存期的记录，各部门可以按规定进行报废处理。

5.3 文件、资料和记录可以书面或电子媒体的形式保存，但以书面形式为准，存在于电子媒体中的文件和资料不作为执行的依据。

6．相关文件

《文件和资料控制程序》YZ/IH-QB004/2003

《记录、资料分析控制程序》YZ/IH-QB028/2003