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科技档案的整理方法

《民营企业档案管理指南》之四：科技档案的整理方法

【作者】中山市档案局【文章来源】中山市档案局【成文日期】2007-11-04 【点击率】231次

一、科技文件材料的形成

科技文件材料是记录和反映本企业科技技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。

按照科技文件材料的形式来分,主要有文字材料、图样材料、目录和表格材料、声像材料、机读文件等几种基本类型。

按照科技文件材料的内容来分,主要有基建项目、设备仪器、工业产品、科研课题等几个类别。

二、科技档案的整理方法

(一)科技档案的分类

科技文件材料在经过归档之后即转化为科技档案,对应科技文件材料的几个大类,科技类档案一般分为基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案等大类。大类下面还可以再分属类,一般基建类按项目,产品类按品种,科研类按课题等分设二级类目。如果二级类目下档案数量仍然很多,还可设置三级类目。但分类时类目层次不宜过多,一般民营企业的科技档案分到二级类目就已经可以了。

(二)整理的准备工作

1、制定科技档案立卷归档制度,明确每一类科技档案的归档范围、归档要求、归档时间、归档份数。其中归档范围可参见附录一的《各类文件材料的归档范围及保管期限表》,科技档案归档制度可参见附录一的《各类文件材料的归档制度》。制定归档制度的作用主要在于加强档案的积累和收集工作,保证科技档案的齐全完整、及时归档。

2、制定科技档案分类编号方案。在本企业的档案分类编号方案中明确每一类科技档案的分类代码和编号方法。档案分类编号方案可参见附录一。

(三)整理方法与操作步骤

1、收集文件材料,及时齐全完整。

在各类科技活动开展的过程当中就应该十分注意科技文件材料的形成和积累,并且有意识的进行初步整理,将不同阶段、不同项目、不同产品、不同课题的科技文件材料分开来存放。在整个科技活动结束之后,要及时补充收集相关材料,确保整个科技活动过程中形成的科技文件材料的齐全完整。

2、科技文件材料的组卷

组卷,是在一个大类下,对一个项目的科技文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。科技档案组卷整理时,最重要的就是根据其成套性的特点,结合考虑科技文件材料的种类,采用灵活适当的方法,最终来确定案卷。

最常见的组卷方法有以下几种:

(1)按结构组卷:产品、设备按组件或部件组卷,基建项目按分项工程组卷。如机床可按动力部件、支承部件、输送部件、控制部件和辅助部件等分开进行组卷;大型基建项目可按地基与基础工程、主体结构工程、建筑给排水及采暖工程、通风与空调工程、电梯安装工程、外墙装饰工程等分开进行组卷,如果分项工程的文件材料仍然很多,还可对分项工程进一步细分;

(2)按程序或阶段组卷:即按生产程序或工作阶段来进行组卷。如工业产品的

工艺、工序文件,或科研课题研究过程中产生的文件材料,均可按其产生形成的顺序组卷。

(3)按专业组卷:即按生产产品或基建项目的专业性组卷,如基建项目的图纸可按建筑图、结构图、水、电系统图等专业的不同分开来组卷。

(4)按问题组卷:就是按照科技文件材料所反映的问题立卷。一般用于文字材料的组卷当中。

另外在对科技文件材料进行组卷时,还应该注意以下几点:

(1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

(2)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

(3)一个单位保存了一套相关的通用图、标准图并已单独组卷的,在采用了这些通用图、标准图的项目中,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。

(4)底图以张为单位单独保存和管理。

(5)产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在产品案卷之后。

(6)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机科技文件材料单独组卷。

3、卷内科技文件材料的排列

卷内科技文件材料的排列,一般分情况按以下顺序排列:

(1)基建类案卷按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。另外,由于基建项目的文字性材料不多,一般集中将其放在本项目基建档案的首卷。

(2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。一般随机图样单独组卷,但与同一台套设备的其他材料一起编号、排架。另外,一些与基建项目同时进行安装、调试的大型设备,一般放入基建档案中。

(3)产品类案卷按产品前期调研(含市场调查、合同、协议等)、开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。

(4)科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。但为了方便查找和突出重点,也可将课题鉴定和获奖证书等材料放在首卷。

(5)工程(项目)建设类,如计算机软件系统开发设计、大型企业技术改造项目等。一般按项目工作阶段的次序排列,如准备阶段、实施阶段、总结验收阶段等。

(6)案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

(7)案卷内科技文件材料排列文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。

4、卷内科技文件材料的整理

(1)编页号

装订的案卷每卷均从1开始编流水页号,凡是有内容的页面均要编页号,页号位置正面编于右下角,背面编于左下角,图纸编于标题栏右上角。成本成册且本身已有正确页码的文件可不用再编页号,直接置于本卷最后。编页号时建议采用打码机。

不装订的案卷要求每份文件单独装订,单独编页码,并且在每份文件的首页右上角空白处加盖档号章,图纸则盖于标题栏的右上角。档号章式样如下图,填写方法参见《科技档案卷内目录》中的相同项目。

(2)图纸的折叠

案卷内图纸应按张折叠,以A4型大小为标准,折叠方法保持一致,折叠后标题栏露在右下角,尽量减少折痕,折好后依图号顺序排列。如果是需要装订的案卷,图纸折叠时应留出装订位置,折叠后应能完全打开,不影响阅读和利用。

5、目录及封面的填写

(1)填写《科技档案卷内目录》

《科技档案卷内目录》放在卷内科技文件材料之前。某些图纸原来已有图纸目录的,应保留其目录,可不另外编制卷内目录;如果图纸目录与图纸排列不相一致时,应当重新编制卷内目录,原图纸目录保留,并编页号。《科技档案卷内目录》的样式见下表:

科技档案卷内目录

其主要项目的含义及填写要求如下:

① 档号:一般由分类号+项目号+案卷号组成,具体由本企业的档案分类编号方案确定。例如:基建档案的第一个工程项目的第一个案卷,它的档号可编

为:B1—1。

② 序号:科技文件材料在案卷内排列件数的顺序号,每卷均从1开始,用阿拉伯数字依次标注。

③ 文件编号:填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

④ 责任者:填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

⑤ 文件材料题名:填写科技文件材料标题的全称,如果原有标题不能反映材料内容(如“通知”、“报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用“[]”括起来,以便查找检索。

⑥ 日期:填写科技文件材料的形成日期。

⑦ 页次:填写每份科技文件材料的起止页号。装订的案卷也可以只填开始的页号,但最后一份科技文件材料必须填写起止页号。成本成册且本身已有正确页码的文件可直接在此栏标明页数。

⑧ 备注:科技文件材料如有需要特殊说明的情况可在此栏填写。

(2)填写案卷封面

科技档案案卷封面印制于档案盒的正表面,也可采用内封面形式(即软牛皮纸印制的封面),案卷封面的样式见下表:

其主要项目的含义及填写要求如下:

① 档号:一盒一卷时,档号与《科技档案卷内目录》上的档号相同;一盒多卷时,则需填写案卷起止号。如基建档案的第一个工程项目的第一至第三卷装于同一盒,则档案盒封面上档号一栏应填写:B1/1—3。

② 档案馆号:由档案馆填写,民营企业此项可空。

③ 案卷题名:科技案卷的标题,应简明、准确的揭示出卷内科技文件材料的内容,基本格式为:工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)+文件材料名称,一般不超过50字。例如××公司办公楼电器照明施工图。

④ 立卷单位:填写负责科技文件材料组卷的部门。如基建档案的立卷单位可填写企业工程部门,设备档案可填写设备管理部门,如果是由企业档案室立卷的,可填写企业档案室。

⑤ 起止日期:填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。

⑥ 保管期限:填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。

⑦ 密级:依据企业保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。

一盒一卷时,档案盒封面上的各项目必须填写清楚;一盒多卷时,档案盒封面除“档号”一栏之外,其他项目均可不用填写,但盒内每个案卷的封皮上各项目必须填写清楚。

(3)填写备考表

备考表一般印制在封底或档案盒的内表面,其主要项目及填写要求如下:

① 说明:用以说明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题,以反映卷内科技文件材料的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。

② 立卷人:应由立卷责任人签名。

③ 立卷日期:填写完成立卷的日期。

④ 检查人:应由案卷质量审核者签名。

⑤ 检查日期:填写审核的日期。

⑥ 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起来。

(4)填写《科技档案分类目录》

《科技档案分类目录》是科技档案的案卷级目录,是按照科技案卷的排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找科技档案最基本的检索工具,也是进行科技档案统计、移交、检查的重要依据。《科技档案分类目录》的主要项目有类别、档案号、案卷题名、立卷单位、起止时间、密级、保管期限、张数、备注等,样式见下表:

科技档案分类目录

其中案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限的填写内容均与案卷封面相同,其他几个项目的含义及填写要求如下:

① 类别:填写科技档案的大类或属类名称。

② 档案号:即《科技档案卷内目录》中的档号。

③ 张数:填写案卷的总页数。

④ 备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。

6、封装

(1)装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。

装订的案卷要求去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线的要补贴加边。装订时的排列顺序为:案卷封面—科技档案卷内目录—科技文件材料—封底(含备考表)。装订时采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。

不装订的案卷,要求卷内每份科技文件材料单独装订,单份文件装订时要求去除易锈金属物、塑胶封皮等,单份文件较薄时可采用衣车缝边、胶剂粘合、不锈钢钉等方法,单份文件较厚时可采用三孔一线的装订方法,具体可参见企业管理档案单件归档时的装订方法。成本成册本身已装订好的单份文件可保留原装订。

(2)装盒

对于装订的案卷,装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。

对于不装订的案卷,装盒时只能是一盒一卷,在案卷的最前面放置一份《科技档案卷内目录》。装盒时采用适当厚度的档案盒以节省和充分利用排架空间。

(3)填写档案盒背脊

档案盒背脊主要有三个项目:保管期限、档号、案卷题名,其样式见下表:

当一盒一卷时,三个项目的填写内容与案卷封面上相同。当一盒多卷时,保管期限项填写盒内案卷的最长保管期限,档号项则填写分类号加案卷起止号,案卷题名项可不填写,但为了查找方便,可将盒内每个案卷题名分别列于其上,如本身案卷题名很长,则需将其简化,只标示出工程项目(设备、课题、产品)名称+阶段(结构)名称,再加“材料”二字即可。

7、制作档案目录

科技档案目录要求按大类分开来装订,即基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案分开来装订成至少一本。装订顺序为:科技档案分类目录+科技档案卷内目录。

科技档案目录的封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、类别等项目交代清楚,科技档案目录一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。

(档案管理)科技档案整理方法

第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的

3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。二、归档范围三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。四、归档时间（一）基建档案

关于科技档案归档整理的基本要求

关于科技档案归档整理的基本要求 1、归档前请到档案人员处索取项目档号，档号格式为ZN XXXX－XXX－ XX。 2、填写每卷算稿、报告及图集的《科技档案》封面（封面请到档案室领取）。 3、《科技档案》封面上的“起止日期”是指文件材料形成的最早和最终的日期，不是归档的时间。 4、编写卷内文件页码，页码从封面开始编写，起始页码是1,有文字的页面均需编页码，页码编写位置是正面编在右下角，反面编在左下角；如报告或算稿的正文已编有页码，则只需将页码从封面连续编到正文的前一页止，并在卷内备考表的封面及目录页栏内填上其页数。 5、检查卷内文件的墨迹，不能有红、纯蓝墨水，不能有圆珠笔，不能有铅笔（除行业特殊要求的除外）；如有上述情况，需复印，并将复印件放原件的前面。 6、在一个案卷内有两本以上的算稿时需填写《卷内目录》。 7、填写科技档案卷内备考表，立卷人填写归档整理的人，时间填写归档时间。 8、图纸归档需在底图上填写档号，档号的填写位置应在图纸的右下角、图名框附近的空白处，每张图纸填写一个档号，档号的格式为：ZN XXXX－XXX－XX－XX；并将底图扎边，按档号顺序排列好。如有图集的可不必晒蓝图，没有图集的需晒蓝图一套。 9、按《图纸目录》式样填写图纸目录。 10、归档的底稿、算稿、底图都需要同时归与之相对应的校审卡,放在底稿、算稿的最前面，按校审运行卡、合格产品评定表、等级评分表的顺序排，底图的校审卡按卷单独收集。 11、关于归档的份数：正式报告正本归两套，底稿一套；图集、图纸归一套，底图一套；算稿一套；原始记录归一套。 12、归档移交时需填写好《归档移交目录》,一式两份。其填写方法是每个案卷要占一条记录。 13、《归档移交目录》、《卷内目录》、《图纸目录》式样可到档案人员处索取。郭海燕 2008－01－09

档案的整理方法

科技档案的整理方法一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：（1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。二、案卷组织与排列案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按

科技档案整理方法55463442

科技档案整理方法第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录

2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用第二节科技档案的收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。

2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。

科技档案管理制度

科技档案管理制度一、目的为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定，制定本制度。二、适应范围适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公司的有关文件材料。三、职责 1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导制订和修改档案管理制度；监督检查和考核工作；负责领导及参与档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。 2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责；对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。 3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。 4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的

质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外负责纠正、补齐。 5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损坏负责。四、管理程序 1、档案材料收集 1）、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归档的文件材料。 2）、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。 3）、归档文件材料的基本要求如下： ·归档文件材料必须完整、清晰； ·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实内容和历史过程； ·归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律； ·归档文件材料必须经部门负责人审定； ·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符；

科技档案的整编汇总方法

科技档案的整理方法第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用

第二节科技档案的收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国（财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

文书档案的整理方法和步骤

第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

科技档案的整理方法讲解

科技档案的整理方法作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：4519 更新时间：2012/5/19 第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的

3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用第二节科技档案的收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。二、归档范围三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。

会计档案的整理与归档方法.doc

会计档案的整理与归档方法一、会计档案含义料归档范围会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。二、会计档案材料归档范围根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。（一）会计凭证：会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。（二）会计帐簿：会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证

只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；２、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。（三）会计报表：会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）（四）工资表：工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。（五）综合管理：综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。三、会计档案立卷整理（一）会计档案材料保管期限鉴定：会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。１、凭证保管期限：

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法文书档案的整理方法一、概念文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令

公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：一是处理完毕的文件材料要随时收；二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；三是本单位发文，在盖章时当时收；四是会议材料，要事先做好工作及时收；五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；

4.科技档案整理规则

成都置信实业（集团）有限公司文件编码：文件版本：生效日期：科技档案整理规则编制部门：集团综合管理中心行政部编制：日期：审核：日期：批准：日期：序号文件版本修订单号/修订内容修订人修订日期1 初版/ /

目录 1目的 (3) 2适用范围 (3) 3定义与缩写 (3) 4 职责 (3) 5 管理要求 (3) 5.1 科技档案的组卷原则 (3) 5.2 科技档案的组卷要求 (3) 5.3 科技档案的组卷方法 (3) 5.3.1 分类 (3) 5.3.2 排列 (4) 5.3.3 编号 (4) 5.3.4 编目 (4) 5.3.5 装订 (6) 5.3.6 装盒 (6) 6 引用文件 (6) 6.1 《成都置信集团档案分类方案》 (6) 6.2 《档号编制规则》 (6) 7 相关记录 (7) 7.1 《成都置信集团档案标准化模板》 (7) 8 附件 (7)

1目的为明确集团总部各职能中心/部门、各分子公司科技档案的分类原则和整理要求，规范科技档案案卷格式，特制定本规则。 2适用范围本规则适用于成都置信集团总部各职能中心/部门、各分子公司的科技档案整理工作。 3定义与缩写科技档案：本规则所称科技档案为记录和反应集团在项目建设活动及其管理工作中的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。科技档案整理：将科技文件进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。 4 职责中心/部门/岗位职责与权限不相容职责集团总部各职能中心/部门、各分子公司（1）建立本公司档案管理体系，制定公司档案管理制度。（2）负责本公司科技档案的收集、整理、保管和移交工作。（3）确保本公司科技档案的真实、齐全、准确。无集团档案室（1）制定科技档案整理规则。（2）协助指导集团总部各职能中心/部门、各分子公司科技档案的整理工作。（3）检查所接收科技档案的质量。无 5 管理要求 5.1 科技档案的组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 5.2 科技档案的组卷要求 5.2.1 案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。 5.2.2 案卷内科技文件的载体和书写印刷材料应符合档案保护要求。 5.3 科技档案的组卷方法 5.3.1 分类 5.3.1.1 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 5.3.1.2 科技文件应按其项目、结构、阶段等分别组卷。 5.3.1.3 成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。 5.3.1.4 底图以张或套为单位进行整理。

档案的整理方法与步骤

科技档案的整理方法与步骤科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。特别提示：一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。第二步组合 1基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）7基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）T设计文件T施工文件—监理文件T竣工验收文件T评奖创优文件T使用、维修、改建、扩建。 2设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。组卷顺序：市场调研一立项审批一购置合同一商务洽谈一开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）-安装调试一验收一使用维护一更新改造。第三步案卷和卷内文件材料排列 1基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

科技档案的整理

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科技档案的整理工作,就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点,进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。科技档案整理的原则:遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系,充分利用档案原有的整理基础,便于保管和利用。科技档案的整理方法:一般讲，基层档案部门对科技档案的整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。（一）分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。１、工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。３、课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。４、专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。５、地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 6、时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。以上几种基本方法，在实际应用时,可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目,其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上,派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 (二)案卷组织与排列案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的,因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下,组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组织案卷、按名称或文件性质组织案卷。此项工作应由有关的科技业务部门承担，档案部门协助、指导。科技文件材料的排列要注意以下几点：（1)基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。(2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备

建设项目档案管理规范方案

建设项目档案管理规范（修订稿）（）矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔。前言本标准代替／—《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。本标准与相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按—进行了修改； ——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”； ——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设； ——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理；——增加了建设项目档案验收；本标准的附录是规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局。本标准主要起草人：本标准于年月日首次发布。范围本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測。本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。

规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒。技术用图复制图的折叠方法照片档案管理规范科学技术档案案卷构成的一般要求电子文件归档与管理规范电子文件管理系统通用功能要求纸质档案数字化技术规范数码照片归档与管理规范术语和定义下列术语和定义适用于本标准。建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭。单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效