明源系统管理办法

明源系统管理办法

1.总则

为保证高效快捷办公和信息资源共享,进行有效的成本控制,并实施有计划按程序管理，以控制工程造价、降低成本、提高经济效益,特制定本管理制度。

2.管理部门

公司成控部指定一名信息专员负责与行政人力中心明源系统管理员对接本公司的明源信息化业务,公司信息专员主要职责如下：

2.1负责本公司明源系统的日常管理

2.2指导和监督明源系统在本公司的运行

2.3负责与集团行政人力中心明源系统管理员的衔接明源系运行工作；

2.4负责本公司的人员1D信表、组织架构图、流程设置表、流程设置图和流程文格的制作;

2.5负责定期对公司新进员工进行培训与更新；

2.6协助集团行政人力中心明源系统管理员统计相关信息

2.7公司新建或变更明源系统中相关资料(如:门户、流程等),需向集团行政人力中心明源系统管理员提供已审批的以下资料:组织架构图,立法和管理层权限表；

2.8公司被注销的,公司第一负责人需在0A系统中提交签呈申报审批

3.使用人员

3.1使用人员取得密钥和初始密码后应在明源系统的个人设置里面，

须对密码进行修改,避免他人使用。若密码丢失,应向本公司的信息专员提出申请，恢复初始密码

3.2为保证各类流程与提醒的及时收发,系统使用人员应即时登陆明源系统,接收各类文件,处理待办事项。

3.3明源系統用户出差或其它原因不能办理业务时,由本部门領导指定专人代理负责，并做好用户名、密码交接记录,指定代理人应按相应的岗位职责进行操作,明源系统用户返国岗位时,应及时收回用户,并修改相应密码,具有工作流审核权限的岗位人员,出差或其他原因长时间不能上线审批时,需在系统中设置流程代理人,以保证业务的正常进行

3.4各部门新增用户、用户权限变更,应向本公司的信息专员提出申请,在0A系统中申报签呈,

经领导审批后,报明源系统管理员进行设置。

4.安全保障

4,1严禁侦測、盗用他人账号和密码,严禁刺探网络配置,服务器配置和数据库信息。

4.2联入系统的办公电脑应安装杀毒软件;使用外来磁盘应检测,以防病毒入侵.

4.3公司信息专员各应定期检查,维护计算机网络,发现问题应及时排除,无法排除

的,应立即与集团行政人力中心联系,确保系统正常运行;

4.4应加强计算机及网络安全保密知识教育,遵守保密纪律与保密规定。不得利用电

子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动;不得复制和传播妨碍社会治安

或淫秽色情信息,一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。

4.5系统出现异常,造成数据存儲不完整、软件故障、数据丢失、影响系统完整运行

的,公司信息专员负责维护,因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向集团行政人力中心反馈。

4.6使用人员应严格按照各项管理制度执行有关操作,对不遵守制度、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位,予以通报批评;造成事故的,应追究有关人员和相关领导的责任。

5.应急处理

系统出现故障,导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的,应及时通知公司

信息专员并上报明源系统管理员,保障公文与信息交换工作的正常运行。

附件1:明源成本系统规范及操作指引

1.成本管理体系

1.1成本:是项目经菅思想的量化结果,需要通过执行来实现

1.2所有开发项目的成本管理必须明确目标成本,并进行动态成本统计分析,确保项

目成本控制在规定的范围内。

1.3为保证对实际发生成本的有效监控,所有与项目开发相关的工程成本和非工程成

本中的工程类成本必须经公司成控部审核。

1.4项目开发过程中,公司成控部持参与各阶段工作,统计分析项目成本变化，调整成本细项,及时发现、纠正异常成本情况,以保证对项目成本的有效控制。

2.成本管理基本原则

2.1及时性原则:及时性是指在成本系统中将合同信息及非合同信息及时录入;及时

对录入信息进行审核;并对审核后的合同信息及时进行成本拆分,合同信息及非合同信息

和成本拆分为项目动态成本和资金计划的生成提供基础信息和数据,合同信息及非合同信

息承入、审核及成本拆分的及时性直接关系到动态成本和资金计划生成的实时性,因此需

要及时录入、审核合同信息,及时拆分成本。

2.2准确性原则:准确性是指相关人员需要将相关的资料和数据真实地、准确地输入

成本系统,并由成控部经理对录入的资料和数据进行检查核对,以便得到准确的动态成本

和资金计划。

2.3.绩效考核原则:将数据录入及时性,准确性纳入员工月度绩效考核范围之内,作为员工月度工作目标及行为考核内容之一,行政人力部将对与系统操作及录入有关的责任人进行直接考核,绩效考核结果和员工的绩效工资,升降级及劳动关系保存与否直接挂钩。

3.成控管理重点

3.1加强事前控制,提高项目前期阶段的成本估算准确度。

3.2强化成本控制,各阶段设计过程中动态修正估算及概算,不突破成本控制线。

4.明源成本系统规范

4.1所有用户必须在每个工作日进入系统浏览一次,以保证通过系统使得工作流程、

信息及时传送。

4.2同一事件必须在同一流程中完成审批,不得发起多个流程;

4.3系统中所有流程均要求专事专报,如未有相关工作流程,可向公司信息专员申请

并报集团系统管理员提出流程制作。

4.4新建流程的提交必须有明确的目的性,依据办理相关事宜性质提交相关流程

4.5员工所提交的流程,内容必须严谨有序,数据必须真实有效;相同内容的流程不

得进行重复,多次提交。

4.6明源成本牵涉业务只能在明源成本系统中履行,不得另外走纸质流程。

5.成本管理系统构成

5.1成本科目建立和调整

5.1.1各相关职能部门负责人需参与成本科目体系的建立工作,提出各业务职能专业

意见,并反馈科目在项目实际执行过程中存在的问题(特别是财务部和成控部),为科目

完善和后续新项目或成本管控提供参考。

5,1,2成控部:根据历史成本科目,拟定成本控制科目和成本核算科目,并召集相关

职能部门人员,通过会议形式,确定成本控制科目和成本核算科目,负责后续科目体系调整。

5.1,3公司领导:负责科目审批确认工作。

5.1.4步骤说明：

5.1.4.1成控部根据历史项目科目的情况,初步拟定成本控制科目和成本核算科目。

5.1.4.2成控部召集会议,各相关职能部门负责人和业务骨干参加,共同讨论成本科

目体系,形成一套全成本科目体系。

5.1.4.3成控部上报公司领导审批通过,

5.1.4.4成控部负责配合集团将成本控制科目和成本核算科目录入到成本系统,同时

向各职能部门和项目部发出使用通知及科目说明.

5.2目标成本编制与调整

5.2.1相关职能部门:编制本部门负责的科目的目标成本,反馈实际执行过程中的问

題,提出目标或成本调整申请。

5.2.2设计部:负责提供方案图纸、初步设计图纸、施工图图纸。

5.2.3成控部:负责依据图纸编制建安成本,负责目标成本(方案版)、目标成本(基

准版)和目标成本(执行版)的编制,并汇总其它职能部门的目标成本,以上会讨论的形

式,对目标成本进行核对,确定最终的目标成本。

5.2.4公司/集团领导:负责目标成本审批

5.2.5步骤说明

5.2.5.1在方案设计阶段,成控部对建安成本进行测算,其它相关职能部门也对本部

门负责的成本进行测算,然后将测算结果提交到成控部,由成控部汇总各职能部门的测算

结果,由公司/集团领导进行审批,成控部成本管理员将审批通过的目标成本在系统中进

行录入(方案版),公司(董事长)领导进行锁定。

5.2.5.2在初步设计阶段,成控部对建安成本进行重新测算,其它相关职能部门也对

本部门负责的成本进行重新测算,然后将测算结果提交到成控部,由成控部汇总各职能部

们的测算结果,公司/集团领导进行审批,成控部的成本管理员负责保存原有版本目标成

本,经公司(董事长)领导解锁后,将新的目标成本在系统中进行录入(基准版),公司

(董事长)领导重新进行锁定。

5.2.5.3当基准版本的目标成本在系统中录入后,各业务部门需要编制合约规划,由成控部汇总后录入系统

5.2.5.4当施工图设计完成后,成控部对原目标成本进行调整,统一目标成本执行版数据,成控部的成本管理员负责将新的目标成本在系统中进行录入(执行版)调整内容，并发起审批流程,公司/集团领导在线进行审批确认。

5.2.5.5当成本执行过程中,当发生了重大变更,或因为市场原因,导致目标成本需要调整时,由业务部门发起调整申请,成控部判断是否需妻要进行调整,如果需要调整,则由成控部对调整的部分进行测算,确定调整的内容,由成控部成本管理员在系统中录入目标成本调整数据,并发起审批流程,公司/集团领导在线进行审批确认。由成控部汇总各业务部门需要调整的合约规划后录入系统。

5．3动态成本监控

5.3.1合同经办人:在系统中录入合同,变更,结算,选择对应的合约规划

5.3.2成控部:牵头进行目标成本的编制,组织相关人员进行合约规划的编制,在项目过程中,实时监控项目的动态成本,定期生成项目动态成本回顾表并加注回顾说明,发送领导审阅。监控成本执行情况,输出相关成本损失。

5.3.3公司领导:负责审阅成本报表,审视项目成本情况。

5.3.4.1在方案设计阶段,目标成本确定后,成控部在系统中分解目标成本形成合约

规划。

5.3.4.2在签订合同、发生变更,合同结算时,合同经办人在系统中录入相关信息选择对应的合约规划,提交审批时,系统自动判断是否超出预警和强控指标,如果超出,系统自动给出相应提醒。

5.3.4.3系统自动生成各科目以及整个项目的动态成本数据。

5.3.4.4成控部每月对项目成本进行回顾,生成项目动态成本回顾表并加注回顾说明，

发送领导审阅。

5.3.4.5对于超出强控指标的科目,如果后期还需要签订合同,则需要对目标成本进

行调整后才能进行。

5.3.4.5成本管理员通过系统生成相应的成本数据报表

5.4合同订立

5.4.5.1合同经办人在系统中录入预计合同,包括合同名称、合同类别、合作单位、

合同金额,付款条件等关键信息,并选择对应的合约规划。

5.4.5.2合同经办人发起合同审批

5.4.5.3按流程设置,部门经理对合同信息进行初步审核;工程部、成控部和财务部

对合同的技术描述,造价条款、付款方式等进行审核;公司领导对合同进行审批。

5.4.5.4当合同审批完成后,合同经办人将纸质合同交行政部盖章,资料管理员协助

扫描上传签章后的合同等相关资料至系统并在系统中锁定合同。

5.4.5.5合同经办人将合同交乙方和财务部存档

5.5合同变更

5.5.5由合同经办人录入变更申报,包括变更金额,变更原因等关信息并选择对应合同,合同经办人发起合同变更审批变更流程在现场手工表基础上走网上签批,现场签证按月度打包走变更流程(同时,需要通过配套管理制度对施工方提出索赔时限要求)。

5.5.5.2工程部、法律顾问,成控部、财务部对变更进行审核;子公司/集团领导对变更进行审批。

5.5.5.3变更审批通过后由合同经办人负责对现场变更情况进行跟进。

5.5.5.4变更完成后,及时取得变更金额,由成控部对最终发生的变更金额进行确认

并录入系统,修正对应合约规划数据。

5.6.5.1成控部在系统中完成合同核算金额等信息的录入并发起审批。

5.6.5.2成控部经理和公司领导完成对合同结算金额和资料的审批。

5.6.5.3成控部在结算审批完成后将合同结算信息抄送给财务会计。

5.7合同付款

5.7.5.1合同经办人针对达到付款条件的合同,修订付款计划,工程类由工程部发起，其他由各业务经办部门发起付款审批。

5.7.5.2成控部确认应付进度款并对付款申请进行审批。

5.7.5.3工程部,财务部及公司领导对付款申请进行审批,审批通过后,自动生成财务

应付款。

5.7.5.4财务出纳收到审批通过的付款审批信息后,进行款项支付,在系统中录入实付款。

5.7.5.5财务会计对出纳录入的实付款单据进行审核,在系统中生成凭证并传送到财务总账系统。

5．8月度资金计划

5.8.1合同经办人:提交各自的当月和次月资金计划,日常付款流程经办.

5.8.2成控部:月底资金计划拍照,编辑审核金额。

5.8.3对务部:配合总经办召开资金调度会,平衡资金,审核锁定资金计划,安排和

准备资金,对资金计划执行情况进行对比分析。

5.8.4步聚说明

5.8.4.1各经办部门合同经办人针对预计要达到付款条件的合同,调整合同付款计划,

汇总后生成月度资金计划.

5.8.4.2成控部审查合同付款的合理性,检查和评估合同执行情况,月底资金计划拍照。

8.4.3财务部配合总经办召开资金调度会,平衡资金,成控部配合编辑审核金额，财务部审核锁定资金计划,安排和准备资金。

5.8.4.4财务部对资金计划执行情况进行对比分析。