采购管理规定大全

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集团企业公司编码：（LL3698-KKI1269-TM2483-LUI12689-ITT289-

XXXX

2012年采购部

采购管理制度汇编

2012年2月

目录

4.合同管理规定

第一章采购控制程序

采购管理规定

1.目的

规范各类物资采购，并根据各类物资重要程度分类控制，确保采购物资满足预期质量和数量要求。

2.范围

本程序用于生产所需的原材料、零部件和外购成品及设备等物资采购工作。

3.职责

采购部负责生产计划、采购计划的制订并组织实施。

采购部负责组织开展供应商的选择及评定。

技术部负责提供物资采购用技术文件，参与供应商的选择及评定。

质检部负责对采购物资的检验，参与供应商的选择及评定。

管理者代表负责供应商的选择及评定的批准和合格供应商名录的批准。

4.工作程序

采购计划

生产物资采购

⑴.采购计划分为月度计划和批次计划：

月度计划：指常规产品按合理库存量结合生产计划按月做的计划。

批次计划：针对每批合同或项目做的计划。

⑵.采购计划的依据：

A.施工大表、技术通知单、技术通知等技术文件；

B. 生产计划；

C. 仓库库存量；

D. 合格供应商名录

⑶.采购计划的编制要点：

A. 明确采购物资名称、规格型号、需求量、库存量、计划采购数量。

B. 明确采购完成日期、完成数量。

C. 根据质量控制要求，指定供应商的，应在计划中标明。

⑷. 采购计划由采购部专人负责编制，采购部主任、制造部主任审核，生产副总批

准执行。特殊情况，须经总经理或董事长批准。

设备采购：

由使用部门根据情况打采购呈报，报集团领导批准后招标实施。

采购实施

供应员接到采购计划，首先检查采购文件是否正确、齐全，根据《合格供应商名录》、生产计划转化为采购合同或采购订单，发供应商确认生效。

物资采购价格根据招标、比价、价格谈判等方式确定。

采购过程中供应员应及时了解采购物资进度，督促供应商按期交货，保证生产需要。

设备采购执行集团公司统一要求。

采购合同管理

采购合同签订：

⑴. 对于长期合格供应商，可以签订年度框架合同和质量保证协议，日常采购以采

购订单传真方式确认。

⑵. 采购合同签订必须明确要求检验标准、运费承担、违约处理、有效期限等。并

明确规定合同金额审批权限，以避免风险。

⑶. 生效的采购合同、采购订单由制造部存档。

供应商开发、评定

供应商分类：

按供应商提供的物资对我公司产品整机质量影响的重要程度，将供应商分为A （关键）、B（重要）、C（普通）三类，分类管理。

A.类供应商：提供对我公司产品的安全性、可靠性有重大影响物资的。

B.类供应商：提供对我公司产品结构和功能有较大影响物资的。

C.类供应商：A、B供应商以外的。

供应商开发

开发原则：能够提高质量、降低价格、提高采购及时率。

开发程序：

⑴. 供应员向潜在供应商发出《供应商资质调查问卷》。潜在供应商填写完毕，附上以下证书复印件（加盖企业印章）：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、质量（或环境）管理体系认证证书、特种设备设计或制造许可证、国家规定的必须纳入强制认证的产品的认证证书、其它有关资质或证书一并交制造部。

⑵. 采购部对潜在供应商返回的《供应商资质调查问卷》及提供的有关资料进行初选，形成《潜在供应商初步认证报告》交生产副总进行审核，审核合格的转入下步程序，不合格的直接滤掉。

⑶. 《潜在供应商初步认证报告》审核合格后由采购部与其签订《样品供货合同》。按规定提供加工用技术文件，由潜在供应商提供样品。送样批次不少于3批。合格的转入下步程序，连续不合格的直接滤掉。

⑷. 在样品送达公司后，质检部在样品上贴“样品”标签，并对样品的技术、质量性能进行检验，判断是否满足要求并填写《样品检测报告》。

⑸. 现场考察：样品检测合格后，由管理者代表决定是否对供应商进行现场考察，原则上，A类物资必须进行现场考察，B类物资根据情况有选择的进行考察。考察组成员由质检部、技术部、采购部组成，对供应商现场进行生产能力、检测能力、技术水平、质量控制、现场管理、售后服务等方面的考察。参与考察人员负责记录现场考察结果，并出具《供应商现场考察报告》。

⑹. 供应商考察合格后，形成《供应商认证报告》。附《供应商资质调查问卷》、《样品检测报告》、《供应商现场考察报告》等资料，交管理者代表批准后成为合格供应商。

供应商评定

⑴. 评定频次：一年一次，每年年初进行。由采购部组织技术、质检、采购等人员进行综合评定。根据质量、交付及时性、价格、服务方面进行评定。

⑵. 评定合格的继续成为合格供应商，评定不合格的取消其供应商资格。根据评定结果编制《合格供应商名录》。

⑶．《合格供应商名录》的发放范围：

A.整版名录发放范围：董事长、总经理、生产副总、技术副总、主管质量的副总工、质检部主任、制造部主任、采购部主任。

B.各分管采购员、检查员发放本人负责零部件的合格供方名录。

采购物资的验证

采购物资到厂后，供应员及时通知质检部进行检验，质检部按照技术文件、检验规程等进行检验，合格后出具《外购外协件检验报告单》。发现不合格时及时进行质量反馈，并通知供应员，供应员按照规定进行及时处理。

采购物资入库及发票挂账

⑴、物资到厂后，供应人员填写到货通知单交质检人员进行检查，（要求质检人员检验完成时间），检验完成后交周转人员持《到货通知单》《外购外协件检验报告单》将零部件拉入仓库，通知仓库保管员清点数量，清点无误后，仓库保管员在到货通知单上签字，供应人员持仓库保管员签字的到货通知单和外购外协件检验报告单到仓库微机员处办理正式入库手续，供应人员在微机入库单上签字拿走两联，再到仓库保管员处签字，取走最后一联绿联。

⑵.供应人员每天定期将外购外协件检验报告单会计联和微机打印入库单绿联用胶水沾在一起，

⑶每月第一周周六前，将上月的入库单据分厂家整理，汇总开票明细一份，详细表述入库日期、存货名称、规格型号、数量、单价及金额（见附表），并交负责人审核后发厂家。

气体产品由张洋负责，油产品由邹刚负责。

⑷、将签批完的开票明细传真至供应商，并电话通知供应商，要求供应商7日内开具发票。

⑸、收到发票后，首先将抵扣联保管好，将发票的第三联与相应的入库单据核对，无误后粘贴并在发票联背面左上角签字。注：发票联+质检单+入库单≤40页

⑹、在发票开出后的10个工作日内，将审核签字后的发票转交核价员，呈送领导签批。

⑺、领导签批下发后，将发票联与相应抵扣联按顺序记录在发票登记薄，交财务部签收。

1.采购部的职责

、根据生产计划和库存量，编制物料采购计划，经批准后组织实施。

、审查各类采购申请，核查采购的必要性以及采购规格与数量是否恰当。

、供应商资料的收集、整理、选择、档案整理及合格供应商的评估。

、执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调。

、做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产的需要。

、做好物料消耗分析，在保证生产需要的前提下降低资金占用，减少库存。

、收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标。

、编制采购结算计划，经批准后组织实施。

、其他相关职责

2.采购部主任的岗位职责

、负责本部门的日常管理工作，以及与其他部门的协调工作。

、全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作。

、制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本

、寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道

、参与协调采购、提货、供应工作

、参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度

、采购合同的制定、审核、签署与监督执行

、控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单

、负责采购人员的绩效、培训等管理工作

3.采购员的岗位职责

、负责具体实施物料采购计划，积极协调、跟催、处理采购过程，确保生产需要。、办理采购物资的检查、入库、挂账、退货、付款等采购活动。

、负责沟通供应商与公司的业务关系。

、不断学习提高业务技能，妈满足供应工作的需要。

第二章采购计划管理

1.月度采购计划编制流程图

流程说明表

2、确定采购数量的步骤示意图

3.计算采购数量的方法详表

4.确定采购数量的策略比较表

5、采购计划文字流程

⑴、业务员接到技术通知单后在1个工作日内将特殊及主要零部件已订单或合同的形式发至厂家，要求厂家回传。

⑵、特殊合同以及批量大的合同由负责做计划的业务员在2个工作日内将采购计划签字下发，采购人员在1个工作日内将订单发出并要求厂家回传。

⑶、每月21日由采购主管下发下月的采购计划明细，做计划的业务员在2个工作日内完成常规采购计划的下发。（常规采购计划的编制结合技术通知单，目的是不要遗漏技术通知单中标注的特殊零部件，无标注特殊零部件的按照常规产品进行统计，统计完成后查看库存，确定本月采购数量）。

⑷、常规采购计划下发涉及人员1人1份，价格核算员1份。

⑸、常规采购计划下发后各采购人员在两个工作日内转化为常规采购订单，采购订单的数量根据框架招标比例分配进行制定。要求供方在2个工作日内将订单回传，回传复印后交价格核算员进行保存。

⑹、采购人员将订单发出后要结合生产计划的顺序列出主要零部件的到货顺序，发至厂家及时进行跟催，主要零部件、供货比较紧张的零部件要天天跟催、直到入库完成。

第三章供应商开发与管理

1.供应商开发流程图

管理者生产副采购部供应商

2.供应商资质调查问卷编号：

填表人：

3.潜在供应商初步认证报告编号：

拟制：审核：批准：

说明：

1.本模板在供应商填好供应商资质调查问卷后用于综合评审潜在供应商的各种信息；

2本模板由相关部门相关人员共同完成；

3.每个部门相应人员必须认真填写负责的填好相关项；

4.如不能通过评审供应商，不需要进行下面的流程；

4.供应商现场评价标准表

5供应商认证报告编号：

6.供应商评定

7.合格供应商名录

日期：年月日