最新原创退换货处理流程范文

退换货管理程序

一、退货原因：

1、运输过程中包材破损

2、质量原因退货

3、因抽检可见异物不合格导致退货

4、其他原因退货

二、审批流程：

1、对于运输过程中包材破损、质量原因及因抽检可见异物不合格导致退货，办事处提出申请，销售管理中心签字，质量部审批。

2、对于其他原因退货，办事处提出申请，销售总监审批。

3、对于换货申请，根据换货原因按上述程序分别办理。需先办理退货后再发货。

三、各部门职责：质量管理部：

1、负责对退货申请进行审批

2、负责与销售、库房进行退货产品的验收和数量清点工作

3、负责退货产品的处理意见

4、负责对注射剂产品退货在相应车间的灯检的监督和检查工作及包材更换的品名、批号、有效期的复核工作。

销售管理部：

1、负责将退货申请（部门领导签字同意）转交质量部

2、负责通知质量部退货进厂和与质量部、库房确定点货时间

3、对于包材破损的退货，负责与市场进行沟通后再次销售。

4、对于已经确定可以再次销售的包材破损的退货，负责与生产部沟通破损包材的更换事宜

5、负责对体现包材更换的退货做好再次销售记录（包括品名、规格、批号、退货单位、退货数量、破损数量、再次发货数量、接收单位、发货日期等）

6、负责更换包材后的退货的发货

7、负责根据退货交接单建立所有退货台帐（实际的，要与GMP退货台帐区分），明确每一笔退货的单位、时间、品名、批号、退货原因、是否经批准、是否已更换包材再销售、再销售价格、再销售单位、原退货单位是否减帐处理等等

生产管理部：

1、负责根据销售的需要给相应更换包材的车间下达包材领用指令

2、负责安排相应车间进行破损包材的更换事宜

3、负责安排车间做好体现包材更换的退货的包材的领用、使用及包材更换记录

4、负责通知销售管理部更换包材后的退货的入库

5、负责安排注射剂车间对需要更换破损包材的退货进行重新灯检，看是否有轻微破损但还未有明显变化的药品，如有，剔出，作销毁处理。

6、负责对已经减帐处理的退货的出库（销毁或回收）

财务部：

1、负责对销售单位同意减帐的破损的药品的帐务处理

2、负责定期将市场退货（不能再次销售的）报损减帐

库房：

1、负责配合质量部、销售对退货进行清点验

2、负责做好GMP退货的退货记录和退货库的管理

3、负责根据生产部更换包材的指令发放包材，并做好体现领用的包材的账

目

4、将车间领用的不体现的包材（大箱、小盒、说明书、标签）全部按厂家少量单独记账，在厂家的下次来货时，将少量扣除，入库按扣除少量后的数量办理寄库和入库。

5、将每次按少量扣除包材厂家的包材的明细和扣除时间单独记录，便于财务与包材厂家核对账目。

供应部：

1、根据库房每批包材的入库单与包材厂家进行结算和开具发票。

2、根据车间转来的三联单存根与库房核对扣除厂家包材减量的具体明细，定期与厂家进行该部分包材的资金结算。该部分包材不要发票。

3、对于库房经过清点实际为包材厂家少量的部分，在上述2项处理的同时予以减去。

四、退换货处理流程：

1、运输过程中导致包材破损

1）、退货申请质量部审批，并在申请上注明处理意见（同意更换包材，体现；同意更换包材、不体现；不同意更换包材），复印3份，原件留存质量部，复印件1份交生产部、1份交销售管理部、1份交库房，并在交接单上签字。

2）、货物退回公司后，如果允许包材更换，销售管理部与市场沟通，做出将破损量减帐处理剩余量原数发回或将未整件货调整价格卖出的处理意见，与生产部沟通破损包材更换事宜。

3）、生产部对于销售的更换包材的要求：

A、如果包材领用可以正常体现的，则根据破损包材更换申请，下达破损包材更换指令（内容包括品名、规格、批号、数量、完成时间及领用的包材的品名、规格和数量），车间根据生产部的指令，将该批号退货出库和按指令领取包材，车间应做好包材更换记录（包括领用、使用、破损、剩余和更换时间等），包材的领用必须与库房、指令一致；剩余必须与实物相符。

B、如果包材领用不可以正常体现的，则根据破损包材更换申请，下达破损包材补货单（内容包括品名、规格、数量、完成时间及领用的包材的品名、规格和数量），车间根据上述补货单，将该批号退货用三联单出库，库房根据三联单发放退货和包材（大箱、小盒、说明书、标签），库房做厂家少量处理。车间每月25日将三联单存根转给供应部经理。

C、包材更换完成后，入库，通知销售发货。

4）、不论更换包材是否体现，车间将包材领回后，根据生产部的指令，如果是液体制剂（含注射剂和口服液），需要重新灯检后，再进行更换包材。更换包材的批号、品名及灯检后的产品必须由QA确认后才能更换。

2、质量原因和其它原因退

1)、质量原因退货申请由质量部审批；其它原因退货由销售总监签字批准。

2）、货物退回公司后，质量部、销售和库房共同验收（品名、批号、数量），，确定是否与退货申请一致，填写退货交接单（一式三份），库房填写退货处理单，连同退货申请转交质量部

3）销售根据质量部审批同意的退货申请及退货交接单的数量，给予退货单位减帐

4）、质量部根据退货情况确定为是否是GMP退货，对于GMP退货，必要时由销售部协助质量部进行退货的重新申请。

5）财务部定期将需要销毁的退货进行报损

6）生产部安排生产车间将需要销毁的退货出库销毁

3、因抽检导致的退货此情况一般为抽检后可见异物不合格或做少进货量，导致商业公司退货，此时的处理流程如下：

首先由当地办事处在本省进行调货销售（带电子监管码的另外处理），如果实在无法销售的，可由销管部在全国范围内调货销售（对于批号超过6个月的，可适当调整政策，以免造成积压，产生损失）