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完整word版档案名称编码规则

档案名称、编号规则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.档案编号规则

4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管理

类、基本建设类等等。

4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。

4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，

4.1.

5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。

4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

附件一

各公司名称及缩写形

序公司全缩档案编

JDS嘉德1深圳嘉德森投资有限公深圳市易达恒通供应链管理有限YDHT易达恒2YXH3粤信深圳市粤信恒贸易有限公AK4深圳市奥坤信息技术有限公奥

SPL斯浦5贵阳斯浦林贸易有限公

深圳市凯富盈投资基金管理有限KFY6凯富LTKY开阳县龙檀矿业有限公龙檀矿7 XHT

信恒深圳市信恒通贸易有限公8

珠海凯富ZHKFY珠海凯富盈矿产品有限公9

香港富HKFJ

10富佳国际集团有限公司HKXHT

香港信恒通11 香港信恒通集团有限公司

档案分类编码表附件二：

流水

(1.. 下

档案分类编号规则

QP/JMGE 03-XX-0010-A/0-2007 档案分类编号规则 2007-01-20发布 2007-01-20实施南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司

前言本流程为规范南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案分类编号工作，根据公司的实施情况，并参照ISO/TS16949相关要求制定。本规定由信息部提出并归口管理。本流程起草人：本流程审核人：本流程批准人：

企业标准 Q/JMGE52001--2006 1 范围本办法规定了南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案的分类整理，组织案卷和案卷排列管理的基本要求。本办法适用于公司的档案管理。 2 引用文件 3定义无 4 职责 4.1 信息部 4.1.1负责对已入库的档案进行档案的分类整理、编号，并依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学的管理与开发利用. 4.1.1.1 档案的分类 4.1.2.1将文件材料按其产生年代分开; 4.1.2.2 按《档案分类表》的一级类目划分成十大类； 4.1.2.3在一级类目下按保管期限（永久、长期、短期）三种分类划分开，然后按公司《档案分类表》中的二级类目继续往下划分; 4.1.2.4在第一、二级类目划分完毕，按（内容）分类编写档案案卷顺序号（采用流水号的编排方式）; 4.2 档案的编号方法 4.2.1 公司档案各级类目代表统计表统一采用阿拉伯数字，每一级类目之间，用“-”隔开； 4.2.2 一级类目采用“十进位”编号制标识，即十个一级类目用阿拉伯数字从0-9顺序标识； 4.2.3 二级类目同样采用“十进位”编号制，从01号开始标识。 4.2.4 三级类目的设置,则是按立卷单位档案数量的实际情况来确定. 4.2.5档案案卷号按顺序用阿拉伯数字标识，流水号之间不能重号、缺号。 4.2.6公司档案分类编号确定之后，一般不能随意改动，要保持相对稳定 4.3 公司各类档案编号示意：

工程档案分类编号要求规范

工程档案分类编号规范为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。一、档案编号的原则档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。二、档案编号的方法档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分

公司文档管理制度

(综合管理部)文件公司文档管理制度 1 目的为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3 档案区分重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1 行政类 ⑴公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； ⑵机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等； ⑶公司的宣传材料、简介、刊物等；

⑷公司人事档案，各项人事记录； ⑸行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 4.2 技术类 ⑴技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； ⑵技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 4.3 商务类 ⑴非经营协议：公司之间合作、协作协议； ⑵经营合同： ①用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； ②商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； ⑶客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。 ⑷媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 4.4 项目文档从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 4.5 产品运营资料文档公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 ⑴常规文件编号规则：公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵项目文档编号规则：项目编号+具体类别+顺序号（3位）如：XX项目沟通会议纪要一份：20110916-XS-沟通会议纪要-01 ⑶公司运营管控文档编号规则：公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号具体科目分配如下：

档案实体分类编号规范

附件三档案实体分类编号办法 1 总则 1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号办法》,提高档案管理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、管理工作服务、特制定本办法。 1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 根据管理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,?便于科学管理和开发利用。 2 档案类别的设置 2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 2.2 根据职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。 2.3 录音、录像、照片、计算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。 2.4 各部门根据分类办法组织整理案卷, 以利于分类标识和管理。 3 分类标识方法 3.1企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目( 大

类 )；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。 3.2 档案实体排架和编号要反映十个基本大类, 从实际出发, 做到科学合理, 经济实用, 保证利用档案的系统性、有效性。 3.2.1党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术管理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特征(?但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷目录号加以区别。档案编号( 档号 )由全宗号、目录号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。档案编号( 档号 )标识举例示意: A1. A12. 010 ┃┃┃┃ ┃┃┃┃ ┃┃┃┗━━━━案卷顺序号 ┃┃┃ ┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 ) ┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号) ┗━━━━━━━━━━━━目录号（A类的第一本目录） 3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架

档案名称编码规则

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.档案编号规则 4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。 4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。 4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。 4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别， 4.1. 5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。 4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。 4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。 4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。 5.

文件编号规范

保密级别：公司内部传阅范围：公司内部文件编号规范 20030311发布20030311实施

修改历史记录序号更改单号版本编制\日期审核\日期批准\日期

目录 1 目的 (4) 2 使用范围 (4) 3 编号办法 (4) 3.1 公司名称及项目名称约定: (4) 3.2 日期表示 (4) 3.3 文件版本编号 (4) 3.4 技术文件命名 (5) 3.5 其他文件的编号 (6) 3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6) 3.5.2 合同协议 (6) 3.5.3 传真 (6) 3.5.4 电子邮件的命名规则 (7) 3.5.5 外来文件 (7) 3.5.6 对外发文 (7) 3.5.7 会议纪要 (7) 3.5.8 其它文件 (8) 3.5.9 文件附件 (8) 4 编号管理 (9)

1 目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围适用于公司文件的编号管理和控制： a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3 编号办法 3.1公司名称及项目名称约定: 公司全称为：南非中国制衣集团(北京) 本组织简称：CGMBJ 项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版项目简称：CGM v1 3.2日期表示格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。 mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。例如： 2003-10-27 或20031027 表示（2003年10月27日） 3.3文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

档案编号规则

档案编号规则 (1995年6月12日国家档案局批准,1995年10月1日起实施) 1、主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆(室)编制档号。 2、术语 2．1 档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2．2 全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。 2．3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。 2．4 类别号馆(室)藏档案类别的代码。 2．5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2．6 案卷号案卷排列的顺序号。 2．7 件号案卷内文件的顺序号。 2．8 页(张)号

案卷内文件每页(张)的顺序号。 2．9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3、档号编制原则 3．1 唯一性原则档案馆(室)内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3．2 合理性原则档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应。 3．3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。 3．4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3．5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4、档号的结构档号结构分为三种： 4．1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。即：××××……×××××××××

全宗号案卷目录号案卷号件号页(张)号 4．2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号即：×××××××……n×××××× 全宗号类别号案卷号件号、页(张)号 4．3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页(张号) 即： ××××…… n ×××… n ×××××× 类别号项目号案卷号件号、页(张)号 4．4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“—”(短横)相隔。 4．5 件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5、档号的编制方法 5．1 全宗号的编制方法全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。全宗号的格式是： ×××× 全宗属类代码全宗顺序号 5．1．1 全宗属类代码的编制方法

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则文件编号行政类文件的编号，其代号组成： XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5 XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表 XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表 XXXX4：文件年份； XXX5：同类别下文件流水号； 1.1.1.文件编号例： GY-XZ05-2012-001 文件顺序号年份文件类别公司简写意为共远行政部通知通告类2012年001号文件一级类目（代码）二级类目（代码）归档范围行政类 XZ 证照 01 各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）公司战略 02 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等制度 03 公司各项规章制度合同 04 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料通知通告 05 红头文件，通知，通报等办公文件 06 通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等）各职能部门工作总结，报告，计划等文件

会议 07 公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）政府文件 08 公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料其它 10 其它类型文件销售类 XS 市场 01 新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策 02 产品销售价格及调价政策等有关材料其它 03 其它销售类文件技术类 JS 分析报告 01 产品质量分析报告，样品问题反馈报告等项目 02 项目的调研立项报告、请示、批复等产品设计定型、改型、改进报告、批复其它 03 其它技术相关文件生产类SC 生产 01 生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等其它 02 其它生产相关文件

关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知

河北XXXX贸易集团有限公司 X办【201X】001号签发人：关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知第一章总则为规范公司的档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地利用及保护档案，特制定本制度。第二章文件编码文件编码分类主要分两类：即大字头文件和小字头文件。大字头文件是指：以“河北XXXX贸易有限公司”为文件头制发的各类文件。主要用于：以公司名义出台的重大方针政策、重要决策，以及公司长期有效的各类战略性、全局性、综合性和规范性的工作文件，如：发展规划、年度计划、年度总结、重要的决定、规定、报告等。该类文件的编号统一为：公司代字X（董）字加年号【201X】加序号的形式。以年度为周期，按顺序编号，如：“X（董）字【2016】001 号”、“X（董）字【2016】002号”、“X（董）字【2016】003号”等。

小字头文件是指：以“河北百XXXX贸易有限公司（xx）”为文件头制发的各类文件。主要用于公司经营管理中涉及各相关部门的单项的、阶段性、零时性的工作文件，如：通知、请示、函件、纪要、批复、批示等。该类文件的编号统一为以公司代字与部门代字组合“X办”加年号【201X】加序号001号的形式。以年度为周期，按顺序编号；如：办公室“X（办）字【2016】001 号”、财务部“X （财）字【2016】002号”、人事部“X（人）字【2016】003号”等等（详见各部门文件代字编码表）。各部门文件代字编码表：二、编码要求各部门文件编码由公司办公室统一编码，待批准后实施。三、文件格式（一）文件由眉首、主体和版记三部分组成。眉首又称文头或版头，由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人组成；（二）文件主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。（三）文件字体和字号 1、以公司红头文件发放的，标头字体为一号华文中宋，发文

档案名称编码规则

档案名称、编号规则一、目的为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。二、原则 1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊； 2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅； 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。三、集团各中心档案编号规则： 1.集团内归档文件的档号结构为“集团代码（JT）＋一级目录（各中心）＋二级目录（中心内部档案分类）＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”； 2.“集团代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写形式表示； 3.“一级目录”表示档案归属各中心的类别号。如：策划中心、行政管理中心、采购管理中心等； 4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如策划中心类下面的平面设计稿、影视稿、文案策划稿等； 5.“三级目录”表示档案归档的年月； 6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序排序。四、网络事业部档案编号规则： 1.网络事业部各分公司内归档文件的档号结构为“网络事业部代码（WL）＋一级目录（各分公司）＋二级目录（各部门档案分类）＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”；

2.“网络事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写形式表示； 3.“一级目录”表示档案归属分公司各部门的类别号。如：竞价部、数据维护组等； 4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如竞价类下面的策划案、竞价合同等； 5.“三级目录”表示档案归档的年月； 6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序排序。五、机构事业部档案编号规则： 1.机构事业部各分公司内归档文件的档号结构为“机构事业部代码（JG）＋一级目录（各机构名称）＋二级目录（各部门档案分类）＋三级目录（存档年月）＋流水号（001起始）”； 2.“机构事业部代码”表示档案归属集团,用集团名称的主体部分的拼音缩写形式表示； 3.“一级目录”表示档案归属机构各部门的类别号。如：医务部、院办组等； 4.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如院办类下面的制度类、合同类等； 5.“三级目录”表示档案归档的年月； 6.“流水号”是在三级目录下，以档案归档或发行日期的时间为顺序排序。六、附则： 1.每一档案盒内首页应设“档案存档目录”，归档时依序编号、放置存档； 2.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号； 3.档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列；

深圳市档案馆馆藏档案刻录光盘编号规则

深圳市档案馆馆藏档案刻录光盘编号规则一、光盘编号目的对馆藏档案刻录的光盘进行编号是用数字、字母等符号表示光盘刻录的档案来源、类别、排列次序及其相互关系。它能固定光盘的整理体系和分类排列顺序，是编制检索工具的必要项目。二、光盘编号要求 1. 不重复：即光盘编号要与档案馆内档号编制有所区别： 2. 不缺号：即光盘编号要完整配套； 3. 不变动：即光盘编号一经编就，不轻易改动。 4. 不繁琐：即光盘编号要简明，字头和数字不宜过多。三、光盘标识方法根据馆藏档案分类及实体排架情况，馆藏档案分为按主体全宗与客体全宗( 专项) 两种分类方法。光盘标识分为两种：一是按全宗原则标识；二是按专项分类原则标识。 1. 按全宗原则标识标识内容包括：光盘编号、套别、名称、电子文件类别代码、制作日期、软硬件背景等。（ 1 ）光盘编号：由档案全宗号、光盘顺序号组成。其形式及填写方法如下：档案全宗号：是档案馆对进馆单位形成档案全宗的编号。市档案馆全宗编序是根据立档单位的性质、职能及特殊情况分为几大系统，每一系统为一个全宗群。每个全宗群分别用英文字母 A 、B 、C ………作为系统代号。各全宗群内依次排列全宗单体，并依次编制流水号。如市委系统为A1 、A2 ……等。光盘顺序号：它是同一全宗内光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字三位组成。如光盘编号为003 ，即为某一全宗的第三张光盘。一张光盘内只能存储同一全宗的档案内容。 2. 按专项分类原则标识专项档案是指不按主体全宗分类，而是按客体全宗( 跨全宗或按专项）分类的档案，如照片档案、土地证档案、婚姻档案等。标识内容包括：光盘编号、套别、名称、电子文件类别代码、制作日期、软硬件背景等。（ 1 ）光盘编号：由专项档案代码、光盘序号组成，其形式及填写方法如下：专项档案代码：表示档案门类的代码，可用英文大写字母表示，代码按专项档案制作先后顺序标识。在同一光盘中，可存储不同全宗的档案内容。

档案分类排列编号规则

档案分类、排列、编号规则一、文书档案： 2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX单位的《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，长期（C）一个流水号、短期(D)一个流水号。按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号全宗号：4位，如“0134” 目录号：3位，如“001” 案卷号：4位，如“0001” 顺序号：3位，如“001” 2000年后的文件按“件”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久（Y)、30年（D30)、10年（D10)，在每一个保管期限内，按照XX单位《XX单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编3个流水卷号，即永久（Y)一个流水号，30年（D30)一个流水号，10年（D10)一个流水号。按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号全宗号：4位，如“0134” 年度：4位，如“2013” 保管期限：1或3位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ”表示。件号：4位，如“0001” 二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134” 目录号：2位，如：“K1” 年度：4位，如“2009” 案卷号：4位，如“0001”。三、专业档案：分为民政（低保困难家庭档案）、统计档案、危房翻建档案、计生（再生育审批档案）、二轮土地承包档案、综治（调解案件档案）、信访档案。 1、民政（低保困难家庭档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号 2、统计档案：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为永久。案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号 3、私人建房档案：

档案管理命名规则

员工个人基本信息{ 员工编号personId; 员工姓名personName; 员工身份证：identityCard 民族personNation 政治面貌：politicsStatus 员工密码personPass 员工性别personSex 出生日期personBirth }

员工个人详细信息{ 员工编号personId; 员工姓名personName 毕业院校：graduSchool 专业：personMajor 学历：educationBackground; 联系地址：contactAddress 电子邮箱：personEmail 联系电话：personTel } 员工个人公司档案信息表：{ 员工编号：personId; 员工姓名：personName; 员工部门: personDepart 员工职位：personPosition 员工基本工资：basicWages 员工入职日期：startDate 员工离职日期：endDate; 员工个人简历：personResume; }

管理员个人信息表{ 管理员编号：adminId 管理员名字：adminName 管理员性别：adminSex 管理员身份证号码：identityCard 管理员密码：adminPass; 民族personNation 政治面貌：politicsStatus } 管理员个人公司档案信息表：{ 管理员编号：adminId; 管理员姓名：adminName; 管理员部门: adminDepart 管理员职位：adminPosition 管理员基本工资：basicWages 管理员入职日期：startDate 管理员离职日期：endDate; }

档案名称编码规则

档案名称编码规则档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。 1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4.档案编号规则 4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称一一级目录一二级目录一三级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。 4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。 4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。女口：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。 4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的

股东大会、董事会、监事会。 4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别， 4.1. 5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。 4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档。 4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。 4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

档案编码规则

附件3档案编码规则

附件3 一、档号结构全宗号（公司+部门/项目代码）—类别号（年度类别〃分类代码）—案卷号—件号（一）全宗号（公司+部门）：全宗号为档案保管机构代码，用拼音字母与阿拉伯数字标识。字母为公司代码，数字为部门代码；字母用公司中文简称的首位拼音表示。如：集团总部行政部，其全宗号为“JT03”（“JT ”表示集团总部，“03”行政部）。项目（公司）代码由拼音字母与阿拉伯数字共同组成，例如：项目1表示为XM01，其全宗号为“ZDXM01”。（详见附件4-1 《全宗代码一览表》）（二）年度类别·分类代码：年度用后两位阿拉伯数字表示，如： 09、11等。分类代码由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成，可根据需要灵活设置类别的层级，不同层级的类别之间用“〃”隔开。可通过《各部室档案标准目录库》查看各分类层级与分类代码，例如：的分类代码表示为：WD 〃01 （三）案卷号：案卷号用两位阿拉伯数字表示，同一分类下的案卷依排列次序按流水编号，不应有空号。（四）件号：件号同样用阿拉伯数字表示，按照文件顺序由“001”开始往下排列。

附件3通过以上四部分实现档号的唯一性，使档号与每份档案一一对应。范例1：集团总部各部门 JT03 —12WD〃01 —01 - 001 件号（第1件）案卷号（第1卷外部收文）类别号（2012年行政文档类〃01公文）全宗号（集团总部行政部）范例2：集团下属各公司 WY01 —12SW —02 - 001 件号（第1件）案卷号（第2卷捐赠纪念品）类别号（2012年实物档案）

附件3 全宗号（北京东方城物业管理有限公司行政部）范例3：公司各项目 ZDXM01 —WD〃02 —02 - 001 件号（第1件）案卷号（第2卷资产档案（包括资产档案卡、使用说明书、保修卡、办公设备的驱动程序等））类别号（分类代码（行政文档库资产管理类文件））全宗号（东方城置地股份有限公司加项目代码）

档案分类编号方案(最新)

档案分类编号方案第一条为科学地管理档案，促进档案信息资源的开发与利用，依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合公司文件材料形成的实际情况制定本方案。第二条档案的分类原则是：以公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。第三条档案分类（一）档案一级类目的设置一级类目的设置统一采用职能分类方法，共设置九个大类, 即: A类（党群工作类）：包括公司党组织有关党务工作的指示、决定、通知；党组织工作的计划、总结、请示、纪要、通知、规章制度；党内机构设置、党内干部任免、党组织统计年报、党员花名册、党组织（支部）会议、民主生活会议记录；党员入党、转正、退党、党组织关系介绍信（存根）、党费管理、表彰先进等方面的文件材料；关于宣传、统战、纪检工作形成的文件材料；工会工作计划、总结、职代会材料、工会年报、工会干部任免、规章制度；职工民主管理工作活动（合理化建议），职工的文体活动和劳动竞赛（培训）等方面的材料。

B类（行政管理类）：包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书等。 C类（经营管理类）：包括公司经营发展战略、清产核资核销、资产评估、经营纠纷、资产处置、债务重组、经营机制创新、改制拍卖、楼宇商铺预售、买卖、租赁合同等。 D类（人事劳资类）：包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；人事任免材料；人事统计报表等。 E类（财务审计类）：包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件等。

公司管理体系文件编号规则

体系文件编号规则一、文件编号要素 1.公司名称：陕西骏景索道运营管理有限公司公司代码：JJSD 2.部门名称及代码 3.日期代号格式： yyyymmdd yyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。 mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如01表示1月。 dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如20表示第20号。例如： 20160120 表示（2016年01月20日）

4.流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如“01”代表第一份文件 4.版本编号起草版本的编号为A/0、A/1，其中A/0表示此文件为第一版新创建文件，A/1表示第一版第一次修订。 5.文件类型、要素代码，用大写中文字母简写表示二、编码规则 1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。如;《骏景索道运营管理有限公司》档案管理制度是行政管理制度中第三项制度，可以编为：JJSD-ZH-ZD-A/0-03

2、技术类文件公司技术类文件的编号格式为：公司简称-部门代号-技术文件-文件类型-文件版本号-流水号如:JJSD-QKW-JS-SYSC-1.0-01 含义：骏景索道运营管理公司乾坤湾项目公司技术文件，其文件类型是使用手册，该手册的版本号是1.0，流水号是01号。 3、合同协议合同协议的编号格式为：公司简称-部门代号-合同类型-签订合同年月日-流水号合同类型一般采用大写,如HZ-合作协议, CG-采购合同，LD-劳动合同，JK-借款协议。如：JJSD-RL-LD-2018-01 含义：2018年公司人力资源与培训部签订的第1份劳动合同。 4、外来文件外来文件的编号格式：公司简称-外来-来文年月日-流水号。如：JJSD-WL-20180723-01,表示公司2018年7月23日第1份外来文件。 6、会议纪要格式：公司简称-部门代号-会议简写(HY)-年月-流水号。 7、工作总结或工作计划格式：公司简称-部门代号-总结/计划简写-年月-流水号。 8、文件附件所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：-M-nn M：附加内容类别 T：表格。 A：附件。 S：补充文件。 nn：附加文件序号。

档案号码编制规则

DA/T13—94 档号编制规则 1 主题内容与适用范围本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。本标准适用于档案馆（室）编制档号。 2 术语 2.1 档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2.2 全宗号档案馆（室）给定每个全宗的代码。 2.3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。 2.4 类别号馆（室）藏档案类别的代码。 2.5 项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 2.6 案卷号案卷排列的顺序号。 2.7 件号案卷内文件的顺序号。 2.8页（张）号案卷内文件每页（张）的顺序号。 2.9 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3 档号编制原则 3.1 唯一性原则档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3.2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 3.3 稳定性原则档号一经确定，一般不应随意改变。 3.4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3.5 简单性原则档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4 档号的结构档号结构分为三种： 4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。即：××××—×××—×××—××× 全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号 4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号。即：××××-×××……n-×××-×××

档案分类编号规则

档案分类编号规则为更好更科学地管理好档案，实现档案分类检索系统的规范化、标准化和现代化，根据《公司档案分类暂行规则》结合本公司实际，特制定本规则。一、本规则规定了建设公司档案的分类原则、方法、类目设置，适用于本公司及下属单位形成的全部档案的分类、整理、组卷和排架管理。二、档案按照其属性和载体共设置五个基本类目，即一级类目。名称代号如下（一）WS 文书档案（二）KJ 会计档案（三）GJ 工程建设档案（四）SX 声像档案（五）SW 实物档案三、每一基本类目下根据需要分设若干属类即二级类目，方法如下（一）文书档案按年度---问题---保管期限分类。（二）会计档案，按文件形式设属类。（三）工程建设档案，按工程（项目）使用性质设属类。（四）声像档案，按载体形式设属类。（五）实物档案，按内容形式设属类。四、各类档案的分类及基本范围和编号方法如下

（一）WS 文书档案（1）文书档案按年代---问题---保管期限设置以下10个二级类目即 1、党群工作 2、行政文秘 3、劳动人事 4、财务管理 5、企业管理 6、营销策划 7、工程技术管理 8、经营销售 9、物业管理 10、置业管理（2）文书档案保管期限分永久和长期、短期。（永久为Y，长期、短期为D）（3）编号格式举例档案号 2020-1-Y-18 件号保管期限二级类目年代（二）KJ 会计档案（1）会计档案二级类目设置四大类即 KJ.1 会计凭证类 KJ.2 会计帐薄类

KJ.3 财务报表类 KJ.4 其它类（2）会计档案案卷排列按一级类目---二级类目---年度---案卷流水号排列. （3）编号格式举例档案号 KJ-1-2020-56 案卷流水号年度二级类目一级类目（三）GJ工程项目建设档案（1）工程建设档案分类按工程项目分类即工程项目—单项工程—案卷流水号（2）案卷排列顺序为 a 基本建设项目依据性文件及可行性研究文件 b 设计基础材料，设计文件 c 工程管理施工及竣工文件 d 工程户外配套文件（3）编号格式举例档案号 **GJ20-18

信息化档案分类编号规则

档案分类编号规则第1条适用范围本规则规定了信息化处档案的分类整理、组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于适用于信息化处的档案管理。第2条分类编号原则以信息化处全部档案为对象，依据信息化处管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 4．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。 5．档号以一案一号为原则。第3条档案分类 1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：常规型项目、战略型项目类、改善型项目类。有些档案难以归入上述3个大类时，可根据实际需要增设一级类目。详见《档案分类编码表》 2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）：项目立项、项目招标、项目实施类、项目验收类。 3．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”项目设备档案、项目俊工图纸、项目验收报告（隶属于项目验收）。如案件不多，也可仅使用“大类”或“属类”二级。 4．同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。 5．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。 6．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 7．案卷排架的基本要求a) 信息化处档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。b) 案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。c)可根据实际情况确定具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。 8．各项目根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。第4条编号规则 1．企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。 2．分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。分类编