公文文种和常用公文撰写
公文文种和常用公文撰写（二）
——意见、命令、制度、工作计划、总结和述职报告的写作
高小平中国行政管理学会执行副会长/研究员
二00九年五月
下面我们讲公文文种和常用公文纂写的第二讲，意见、命令、制度、工作计划、总结和述职报告，这样六种文种的写作。
一、意见
1、意见
首先我们讲意见的写作，意见是一级政府机关或者一个单位对某一个重要问题提出见解和处理办法的一种公文。意见具有很强的指导性、政策性和针对性。意见按照它的内容可以分为上行的意见文和下行的意见文，以及平行行文的意见文。所谓上行意见文，就是下级机关写给上级机关的意见，这样一种文件。所谓下行文就是上级机关对下级机关提出某一个问题的看法，这样一个文种。所谓平行的公文，就是平级机关对某一些问题提出意见和见解的这样一个文件。
意见由四个部分组成，第一是标题，需要对某一类问题提出解决问题的办法和观点意见的核心内容，放在标题上。比如关于开展爱国卫生运动的意见，关于实施行政许可法的意见等等，标题要求鲜明、突出一个主题，尽量的简短。
意见的第二部分是主送机关，就是你这个意见是针对哪里发送的，向上的写明上级机关的名称，向下的写明下级哪些机关名称，平行的是什么单位都需要在台头明确主送机关、主送单位。
第三部分是意见的核心部分，正文部分。就是本意见、本公文所要提出什么见解，明确什么措施，达到什么效果。最后有意见成文的时间，这样落款明确是什么时候发送这个意见的。在意见的正文当中包括三块内容，一块是缘由，就是我们为什么要发这个意见，我们发这个意见的目的、意义何在。第二部分是意见的事项，我们要解决什么问题，用什么方法来解决这个问题。相关的措施是什么？配套的方式方法、体制机制是什么？组织人力资源财力怎么保障等等。最后要有一个结语，提出意见实施之后可能会产生什么效果，我们要为什么样的一个结果而努力。这是意见的三个主要部分。
2、意见的写作要求
意见的写作，我们可以分下行文，上行文、平行文来分别论述。作为下行文，意见的写作主要是要增强提出意见的针对性，使下级机关和单位能够按照这个意见来具体实施，要有很强的可操作性。作为上行文，要提出符合实际的意见和建议。为上级决策提供佐证的材料和决策依据。使得上级决策的时候根据这个意见能够得到参考，可以根据这个意见来下决心拍板决策。作为平行文，最主要的是要回答下级提出的一个具体的意见，来有针对性的表明上级行文单位的原则立场和具体观点。这些就是不同的行文方向的意见的不同的要求。
总的来说，意见的写作要求简洁务实，切切套话、空话连篇。意见的写作，不可能完全不要一些理论论述和基本要求的依据性的论述。也就是我们说的穿靴戴帽，适当的这样方面的论述也是必要的，但是要防止过度的穿靴戴帽，现在有些地方一些单位的文件过分的穿靴，不但穿靴子，而且还裹脚，把脚用裹脚布裹的严严实实，不仅戴帽而且还戴钢盔，戴一个捂的严严实实的，打不动敲不烂的一个钢盔。看起来很严肃，很认真，很准确，很有高度，但是没有可操作性，滴水不漏的真理，还不如流动着的动态的相对的真理。绝对的真理是没有的。在写作意见的时候要防止把自己武装到牙齿，以为是绝对正确，绝对真理，而是要实事求是的仔细分析实践当中需要解决什么问题，尽量写干货，使得我们在实施的相对真理的工作推进当中，能够得到真理性的验证，实现我们的发意见的初衷。
那么，具体对下行的请示性的公文的写作，所提的意见如果涉及其他部门职权范围的事情，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后才可以行文。如果主办部门的主要负责人，协调仍不能取得有关方面的一致意见的时候，主办部门可以列明各方例据提出建设性意见。但是这也需要和有关部门会前之后在报请上级机关决定。这是在写作意见的时候，要注意做好协调工作。
二、命令
1、命令
下面我们讲命令的写作，命令主要有三项功能，一是依据法律法规发布行政规章，二是行政机关宣布实施重大强制性的行政措施，三是行政机关加强有关单位和人员。命令一般都是用在这个三种，这三个方面。
2、命令的写作要求
命令的写作要求要按照行政机关名义，发布要根据主要领导人认析，开始编流水号，命令的文末还要标明主要领导人的职务，要署签名章，还要标注发出这个命令的日期，命令是一个极为严肃的文种，在命令的写作当中，不可过多的对和命令内容不相关的问题的论述，应该直奔主题开门见山，讲完就收，不需要论述。命令的写作，最关键的就是要准确答疑，要对事对人，针对性和准确性，是起草命令的生命。当
然对一些关于家长有关单位和人员的命令，可以适当做一些展开，可以把家长的单位和个人的先进事迹扼要的做一个介绍，可以提出号召、希望对大家如何来学习家长这些单位的人的先进事迹，做一个动员。当然这些内容也可以不写，在命令的写作当中，核心的还是要抓住主要内容，既使展开也要适可而止。
三、制度
1、制度
我们下面再讲关于制度的这种文体的写作，制度是机关团体，企业事业单位为了加强对某项工作的管理，遵照国家法律法规制定的要求本单位共同遵守的办事规则和行为准则，所以制度是实现工作规范化，职责标准化，管理科学化的重要的保障。
2、制度的写作要求
制度起草最大的特点是内容的强制性，语言的准备性。制度在很多单位又叫规章制度，有的叫做规则，他们都是一个意思。就是对某些需要我们这个地方，这个单位共同遵守的一些准则，用规范的语言进行表述，起到强制执行的效果。
制度的起草也没有一个统一的规范，但是不同的制度还是有一定的共同的规律。比如制度的分类，包括总体管理的制度，就是对某一类组织单位当中的日常管理主要的总要求定出制度，比如这个单位他要求本单位的人要克尽职守，爱廉洁奉公，要按时上下班要遵守各项制度这些都是总体性的要求。还有组织机构管理的制度，就是对组织机构如何设立他的职能定位，他的日常运行的体制和机制，做出规定。还有各专门部门的管理制度，还有办公总务管理制度，还有财务管理制度，以及跟财务管理制度向配套的会计管理制度，还有单位的人事管理制度，以及配套的员工勤务管理制度，员工培训制度，员工福利管理制度等等。不同类型的制度有不同要求。总的来说，就是总体制度要在总的原则上把住方向，提出总要求，具体的制度要有实施的操作性，要有具体的量化规定，要能够在实施以后进行考核，这就是制度的写作的基本要求。
四、工作计划
1、工作计划
工作计划写作和制度有一定的联系，实际上工作计划是从时间的维度，写出来的一种制度。计划一旦制定就要像钢性的制度一样来执行，所不同的是，工作计划他是一种预先的打算，他有明确的时间管理范围，比如年度计划这就是管一年的，他和工作制度就不一样，制度可以管长期的，三年五年甚至更长时间，那么工作计划呢？他的时间性，要求特别鲜明，工作计划实际上就是明确我们在一段时间当中做什么，
怎么做和做到什么程度。工作计划，是工作内容工作标准，工作目标分阶段实施的安排，这么四个部分组成。工作计划写作的时候，最重要的是把握工作的主次和轻重缓急，要把近期完成的任务和稍候完成的任务，加以适当的区分，重点工作和一般工作，加以适当的区分，谁来完成这项工作，和谁来辅助推动这项工作，加以区分。工作的基本原则和完成这项工作的方式方法策略加以区分。这样我们的工作计划就可以写的既实在又有一定的宏观性和一定的跨时间性。工作计划不能写成流水帐，更不能写成一个空洞的原则要求。它是一种具体实施性的方案，要点和工作安排，必须把工作的任务划定时间，划定范围，明确主体，明确目标，这样的工作计划才是切实可行的工作计划。
那么工作计划又改规划，他是工作计划当中的一种宏大的文种，从时间上说，规划一般都在三年以上，而一般的工作计划是在一年以内，从范围说规划是全局性的工作和涉及面很广的重要工作，从内容和写法上说，规划往往是出线条的概括性的，那么和规划相对应的是狭义的计划，所谓狭义的计划一般是对一年或者半年某一项工作，或者某一个单向的重要工作进行具体的划定。内容和写法就比规划要具体要深入。但是它比我们说的设想要更加正规细致，要比方案简明集中，要比安排扩展概要一些。那么我们说要点也是计划的一种，他是计划的摘要，也就是经过整理把主要内容摘出来的这样一种计划，我们看到有的单位某某年度，工作计划，有的单位就写成某某单位某某年度工作要点，这个他实际上省略了两个字是工作计划要点。工作要点就是工作计划的一个摘要，很多政府机关，在下发计划的时候，才用要点这样一种形式，要点第一它有简明扼要的特点，第二他可以防止万一漏外，有些没写在工作要点里面的，也可以在工作实践当中进行实施。而如果叫做工作计划，就应该把这一段时间当中要做的工作，要无一遗漏的全部连上，所以这是要点的鲜明的特点。
还有一个方案，方案它是计划当中，内容最为复杂的一种文种。由于一些具有某种职能的具体工作，很复杂，不做全面的部署，不足以说明问题。因而这样一种文种的公文，必然要琐细一点，方案一般要包括指导思想，主要目标，工作重点，实施步骤，政策措施，具体要求等项目。方案一般篇幅比较长一些，方案做的越细可招措性越强。还有一种计划的文种叫安排，安排它是在计划当中最为具体化的，就是内容最为具体化的一种格式，一种文种。由于这项工作比较单一，不做具体的安排就难以达到目的，所以制定一个安排来对这件事情做出一种计划、部署。
2、计划写作注意事项
因此安排它的写作要求详细，这样才能使人把握，计划的写作，要注意三条，一条是要强调对上负责，要贯彻党的路线分针政策和上级的要求，不能有本位主义，第二计划的写作要切实可行，要从实际出发，定目标，定任务，定标准，既不能因循守旧也不能盲目冒进。第三条计划的写作要注意集思广益，要深入调查研究，广泛
听取群众意见，博采众长，使得计划能够从群众中来，到群众中去实施。能够写出来之后又有目标，又有原则，又能实施又能实行，要反对主观主义拍脑袋，写计划。凭感觉靠想象来编造计划，这样的计划就会赶不上变化，就会落在形式的后面，成为空洞的形式。计划还要注意突出重点，防止轻重缓急、胡子眉毛一把抓，要防范于未然，对一些可能出现的偏差要提前想好防范措施，这是计划的写作。
五、总结
1、总结
总结的写作，要掌握这么几个要点，总结具有评论性，过程性和实践性三大特征，这是由于总结这样一种文种，他是对前一段工作和学习，进行回顾、检查和分析。从中寻找经验和教训，找出规律性的认识，以便指导今后的工作，这样一种文体。这样一种文体他就要求，对过去要有评论，对过去的成绩和经验以及不足，要放在过程当中要分析，要有时代感，要有历史感。要在总结实践当中，提炼提升凝聚认识，从实践当中概括出下一步实践的可以借鉴的东西。
2、总结常见的结构
作为总结这样一种问题，他的基本结构，可以分成三类，一种是纵式的，纵向的结构，就是按照实践活动的过程，时间顺序来写总结，一种是横向的把发生过的事情，按照性质和他的内在的规律，分门别类，按照重要性来排列，这是横向的。那么纵向的写作结构，它的优点，它是给人时间性的概念很强，一步一步的推演，发展历史脉络清晰，缺点是重点不够突出，横向的是重要的问题可以突出，写出来，但是时间概念淡化，把这样两种结构，结合起来的叫纵横式结构，他就是可以既有时间纵向的描述，又有事物重要性的，阶段的概括，或者反过来按照事件的重要性的概括来在里面补充描述历史性的过程，这样可以结合总结经验当中的突出重点和按照逻辑顺序两者的兼顾。
3、总结写作要注意的问题
总结写作要注意的几个问题，一个是要坚持实事求是，理论联系实际的原则，总结的写作，主要是概括实际的工作，或者是学习的完成情况，它要求不能就事论事，要从事实引出道理，所以需要理论和实践相结合，要有理论的引导，要有理性的高度。
第二、要注意共性和把握个性，既要概括事物成长过程当中共同的规律，又要体现各自在发展过程当中的特点、特色。
第三、总结的写作既要注意一般规定，又要选好角度，用好材料，角度要特，材料要新，同样是一个单位，一个时间单位，比如一年或者半年的总结，每一个领导人，每一个写作的人，可以写出不同的总结，它就是因为观察问题的角度不同，思考问题的切入点不同，运用材料的不同，选用材料的角度选择不同，就可以写出完全不同的总结来，那么好的总结就是角度选择和常人不一样，材料运用和经常使用的那些数据不一样。这样就会给人一种耳目一新，使人愿意看的这样一种印象。
那么写作总结还要注意，运用材料要详略得当，突出重点，不能把什么事情都写上，重点的问题列得多了，就不成为重点了，重点之所以重点，就在于它少而精，就在于它有突出的内容，突出的角度和突出的效果，所以我们在写总结的时候，要注意这样四个问题，这是总结的写作。
六、述职报告
1、述职报告
那么述职报告的写作，我们也做一个简单的讲述，什么叫述职报告？大家都很清楚，是工作人员像上级或者是上级主管部门，或者像下属陈述自己任职期间工作情况的一个报告。述职报告又可分为履行岗位职责，完成工作任务的成绩和缺点，设想、回顾、评估、鉴定这么几个部分。
首先它是要把自己履行岗位所赋予它的职责，工作成绩怎么样，它承担的职责和完成的任务要结合起来说，不能空洞的说我完成了什么任务，完成了什么任务是和你承担的职责联系在一起的，两者结合起来才能看清楚你完成的任务的好坏优劣，除了完成的任务和成绩经验之外，还要指出不足，在此基础上提出工作的设想，对自己做一个全面的评估和鉴定，述职报告的特点是个人性、规定性、通俗性，所谓个人性它讲的是个人的岗位职责完成情况，述的是这个职，不是让你述你这个单位完成工作情况的这个职，这和总结是不一样的，那么总结呢往往是一个单位的述职。而我们这里讲的述职报告呢，就是个人的，这个在实际当中我们很多同事混为一谈了，在一个领导同志的述职报告当中，我们经常看到他讲了一点自己的工作，更多的讲的是本单位的工作，好像本单位的工作就是他一个人完成的，但是不能排除他领导这个单位的这样一种责任和贡献，但是在个人述职报告，我们讲的述职，就是讲个人的岗位职责的完成情况的一种陈述，要突出个人性，只讲你直接推动的，如果讲领导的这个单位的工作，也可以讲，但是你要说清楚，这个里面其他人做什么工作，其他部门做了什么工作，你在领导这个位置上做的是哪些属于你个人性的工作，比如你设计了一点制度让大家积极性很高，比如你出了一个主意，做一些事情，虽然不是你直接去做的，但是这个主意是你出的。
比如你精简了一个机构，那么这个单位的效率提高了，具体精简这个机构这个工作不是你做的，但是这个意见是你出的，要突出个人性。
第二、述职报告要突出规律性，不要平铺直叙的讲述工作，要把工作当中有规律性的认识总结出来，提炼出来，第三、述职报告是口头表达的文种，要注意通俗性，通俗性包括两方面，一个方面就是我们的语言表述要口语化，第二、我们不能用领导者的语言风格来讲话，如果你对的是下级群众，那么你就要用群众的语言来讲话，如果你对应的是上级领导，你就应该用谦虚的口吻来讲话，这是通俗性的要求。
2、述职报告一般采用总结式写法
述职报告一般采用总结式的写法，它是一种特殊的总结，是一个人性的总结，所以和写总结有很多共同的地方，一个是基本情况，就是要交代工作的过程，这个里面要掌握这么几个要点，一个是要讲的平时不可以过分的拔高。第二要概括。第三要把需要交代的时间地点任务背景经过做一个交代，这是在讲重点问题的时候需要这样的交代，基本情况的第二部分就是要讲明你的成绩和经验。
第三要有体会，要有认识，要有虚，虚实要结合，不能光讲具体事情。
3、述职报告的三要点
述职要讲究三个要点，要明确为什么述职，怎样述职，述职要达到什么目的，为什么述职？我们说是为了寻找问题，不是为述职而述职，不能为了给自己脸上贴金，为自己的成绩加码，而是主要的目的是为了寻找工作当中的规律，以问题导向来研究改进工作。
第二、述职是为了开发能力，开发个人的能力，同时给别人以启发，也开发其他人，听众的能力，所以述职它是为了寻找问题而述职，为了开放能力而述职，这是我讲的这个述职的要点的第一点，就是要明确为何述职，第二个呢？要明确怎样述职，就是说要怎样来寻找问题，怎样来开发能力啊，那么述职当中要把寻找问题、研究问题、提高能力作为怎样述职的主干内容，要把剖析自己一个成功的案例，一个阶段的工作成就，从中悟到一些普遍的规律以及自己的不足，给别人以启迪，给自己以信心，述职的第三个要点，除了要明确为何述职，要明确怎样述职，第三、还要明确述职之后怎样工作，述职是为了更好的工作，述职之后怎么样在新的起点上开展新一轮的工作，这就为述职报告的提升提出了新的要求，述职报告不仅是要发现问题、提高能力，还要找到下一步工作的新思路，明确下一步工作的重点方向，还要能够提炼概括出下一步工作的战略、策略，这就是在述职报告当中要有这样的高位思考。
虽然在述职报告当中最后一段讲今后怎么样怎么样，文字并不多，但这几句话的内容我建议大家呢应该充分重视，认真研究，特别是要把最后一段话讲今后的这些内容的要点在前面讲工作过程，讲成绩经验的时候在总结规律的时候，已经有了铺垫，也就是说，要前后呼应，要使得最后得到的今后努力方向是有前面工作实践积累形
成的，是从工作的经验当中总结出来的，是从不足之处，醒悟以后认识提高了，概括出来的，是从大家在我们共同配合工作当中，一起摸爬滚打，一起完成任务，分享快乐和一起总结教训而发人深省的交谈当中使自己得到认识，获得了提升，把这样一些内容写到述职努力方向当中去，这样才能使我们说，寻找问题也好，开放能力也好有了一个切切实实的新的立足点，你问题找到了，你能力提升了，关键还要看出实践，看你工作，不管是听众是群众，还是听众，包括你领导，都希望在述职这个工作的周期画句号的这么一个结点上，看到一个新的你，但是就是在这个结点之后你会以一种新的工作面貌，新的思想方法和全新的这种工作思路来面对大家，来迎接挑战这就是最后一段话，可能在大家的耳朵里面一会就过，甚至在你讲到最后一段话的时候大家已经开始准备鼓掌了，但是不要以为这段还不重要，这段话它不是用来听的，不是用来给大家对你这个述职进行加分或者减分的，而是对你今后的工作是一个联系的桥梁，由这个最后一段话跨过去之后将给大家带来一个新的气象，这就是我们说述职报告的第三个要点，也是一个最重要的要点，就是要把改进工作始终贯穿在写述职报告的始终，从出现问题、总结经验到最后锻炼能力，提高认识都需要在述职报告当中最后一部分得到充分的体现。
那么我们看到在很多述职报告当中，对这方面不太重视，认为述职述职就是讲过去，这是对述职这样一个公文的认识的片面性，我们说述职报告和前面的总结是有很多共同点的，总结的目的是为了提高工作，一个是提高工作能力，一个是提高工作效率，提供工作质量，总结是这样，述职也是这样，述职的目的是为了今后的工作，为了下一次的述职不再出去这次述职当中出现的那些问题，为了下一次的述职能够有更多的亮点总结，为了下的述职能够有新的工作成就的体现。所以述职要使得有高度，有好的效果必须把述职的三个部分连贯起来扩充，既要考虑为什么述职，又要考虑怎么述职，更要考虑述职之后我会有什么改进，这就是运用科学发展观，在我们写作公文或者说我们进行总结和个人述职一个具体的贯彻落实。
我们说科学发展观，第一要务是发展，基本方法是全面协调可持续，统筹兼顾，这些要求和方法都需要我们在写这些公文总结也好，述职也好，能够有一个不断的自我革新、不断的超越持续发展这样一种能力。
另外呢，在述职当中也要注意语言的生动性，因为我们说述职具有个人性，那么语言要有个性化的特点，要有这种群众喜闻乐见，现在有的叫做白话新风这样一种新的文风，现在很多领导同志都喜欢运用一种群众的语言，非常生动，很实在，听了以后琅琅上口，就铭记于心，而且在实践当中具有比较强的可操作性，比如有的领导同志讲，把最放心的人放到最不放心的位置上，这就是一个很生动的语言，我们比如说是管干部的人，组织部的干部他做述职，他总结他这一年的工作，他在哪几个人使用上做到了把最放心的人放到最不放心的位置上去，这就是一个工作的亮点和认识的一个提升。
温家宝总结今年在政府工作报告的时候跟写作班子的人讲，这个报告要写得让老百姓听得懂，用老百姓易于理解，听得高兴的语言来写，他说这样呢，才能愿意听、记得住，能管用，他说报告要贴近群众，文风要朴实，他说文风问题实际上是个作风问题，就是对老百姓的态度问题，他说如果我在做报告，有人正在车站侯车，如果他不停下脚步来倾听，这说明我的报告是不成功的，就是说我们做报告也好，做述职也好，如果听众、群众不爱听那说明你的工作就有问题，或者说明你述职的文风有问题。
所以述职报告写作不仅仅是一个技巧问题，更重要的是一个学风问题，是一个作风问题，只有我们深入的实践，把各项的实际工作在推进当中能够切实的为群众着想，为人民办实事，才能把我们的语言当中锤炼出群众听得懂记得住能管用的话。
我们在述职的报告写作当中，要注意开发一些新的认识问题的渠道，因为述职报告它的个人性和个性化的要求使得述职报告不能每年都一样，除了我们工作当中有创新之外，我们在撰写述职报告的时候也要有创新思维，要善于发现我们在工作当中的创新点，善于总结我们这些创新点它的价值所在，它在哪些方面体现了人民群众对我们的新期待，体现了党的科学发展观的新要求，发现的这些创新点之后，我们把它用科学准确平实和简练的语言概括出来，这样我们的述职才是有效的、管用的和对大家有启发的述职，也只有这样的述职才可以称作是实事求是，一篇好的述职报告，实事求是要求要寻找事物本来内在的规律，我们找到了创新的规律，这是我们前进的动力，我们运用哲理性的还用丰富的语言说明我们联系群众、民主集中制贯彻得好，如果连群众的语言、生动的语言都不用运用，或者说在我们的述职当中我们只会讲一些套话和念一些流水帐，那说明我们工作是不深入的，工作的成绩有水分，现在有些官员在新形势下显得不会讲话。
习近平同志就曾严厉的批评有些官员不会说话。他说这些同志和新社会群体说话说不上去，和新的社会群体，比如像新产生的网络这个群体说不上去，因为有些新东西他上不去，与困难群众说话，他说不下去，因为他不下去，因为他不深入群众，不了解群众疾苦，与青年学生说话说不进去，说了以后人家听不进去，与老同志说话给顶了回去，他说很多场合我们就是处于这样一种失语的状态，怎么能使群众信服呢！所以这样一些不会说话的官员，如果他把成绩说得天花烂坠，我们是要打问号的，所以述职报告要写好有难度，但是只要我们工作做实了，我们思考得深入了，在述职报告当中就会有创新，就会被人家称道，对人家有教育和启发意义。
请示、报告、汇报提纲、批复、批示、通知、通报、通告、函这样九个文种的写作。
一、请示
1、请示
首先讲请示。什么是请示呢？请示是下级机关向上级机关请求对某一项工作、某一个问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某一项事情予以审批、批准使用的一种请求性的公文。
2、请示的种类
请示分为三种，，一个是请求指示性的请示，第二是请求批准性的指示，第三是请求批转性的请示。就第一种而言，是为了上级给三个明确的指示给请示的。就第二种而言，是希望上级批准某一件事情而再的请示。就第三种而言，是希望我这个意见批转其他有关的单位和部门而做的请示。
3、请示必须具备四个条件
请示必须具备四个条件。一，必须是下级对上级的行文，不能说平级之间我请示你，更不能说上级对下级的请示。第二，请示的问题必须是自己无做出决定和处理的，自己有权决定、职责范围内的事情，自己就应该依法依规做出决定，而不应该请示。只有是自己无权的，才需要向上请示。第三，必须是上级有权做出的决定，就是自己或者单位向上面请求决定批准，而上级又具有这一方面职权的这样的事项。第四个是说有权做出决定的。
4、请示写作中常出现的错误
请示写作当中经常出现一些不当的情况，一个是没有按照一事一请示的原则，请示必须是一件事情单独写一个请示，而不能把几件事情写到一起。我们经常看到一些请示是把几件事情放到一起，他觉得这样可以省领导的心，其实这是不符合公文的原则的。请示这样一种公文它规定了必须是一件事一请示。
第二，请示要求的太高。比如要求上级给本部门增加编制，如果你请示上面增加两个编制，业余是合适的，如果你提出十个编制的话，要求太高，这就是常见的一个错误。
第三，请示当中夹带报告。所谓报告，我们前面讲了，就是一件事情需要怎么做、做完了我们向上做一个汇报。在请示当中比较有汇报的内容，汇报、报告是让领导知道就行了，而请示是让领导做出决定，进行批准或者不批准。所以请示夹带报告让领导同志无所适从。
第四，请示给领导答复的时间过紧。我们经常遇到一些情况，自己本单位写请示，修修改改，领导批准忙活了半天，从星期一忙到了星期五，到了星期五这个请示出
手了，报到上级机关去了，要求上级机关在下周一之前要做出决定。虽然你可能在请示里面没有明确说，请领导在下星期一之前做出决定，但你这里的事情讲的是你星期二要开一个什么会议，请领导来出席并讲话，那么领导星期二要参加你的会，星期一必须要做出决定。做出决定还要准备好明天的讲话，给领导的时间就过紧，这也是经常出现的一个漏洞。
请示的写作看似简单，实际上是一件十分艰巨的任务。要使请示写的好，能够到领导那边顺利的得到批准，写作技巧也是必不可少的。首先，必须对事情的来龙去脉了解清楚，对需要领导决定的事情自己拿捏的比较准，可能性很大才能给领导写请示。如果完全是不可能的事情，那么这个请示的暂时就不具备条件写。请示要有明确的指向，是一就是一，不要让领导觉得一和二都可以，要非常明确，所以要对情况了解，要了解自己单位的情况，了解这件事情需求的情况，还要了解领导决策的情况。
二、报告
1、报告
下面讲报告的写作。报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复咨询、保送材料等使用的一种常用的公文文种。报告都是属于上行文，是下级对上级的情况汇报，一般产生于事后。一件事情做完了，报告一下。也有是在时间比较长的这样一件工作过程当中，阶段性的汇报情况，进展的如何、我们解决了哪些困难、还可能出现一些什么样的困难、有什么经验、存在什么不足。这是说报告是下对上的，是事后的或者事中的，它不可能是上对下的，也不可能产生于事前。这是报告的一个基本原则。
报告的写作分为几个部分。第一部分，报告缘由，报告什么事情，开头要有一段话，导语，俗称帽子，我们是关于什么事情做一个报告。下面是正文部分，把需要报告的事情的原委、工作过程、收获体会、效果一条一条列出。最后还要有一个归纳总结，对这项工作、这个问题的解决结果如何，我们做了一个分析，它有没有实现我们既定的目标，有没有创新，有没有克服哪些始料未及的困难，有什么值得总计的带有规律性的认识和体会。
2、报告写作需要注意的问题
报告要写好，需要注意这么几个问题：一是立意要新，应该提炼主题，在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳观点，从中提炼出能够反映事物本质的规律性的这样的报告的主题，报告要有灵魂，就在于立意是不是新。
第二，内容要实，要真实、要具体。不能仅仅用概括的语言简单的讲一下过程，然后讲很多理论性的、频数性的意见，这不是报告的写法。报告主要是把事情的原原本本的过程和它真实发生的具体细节进行归纳、总结、描述。所以内容要实。
第三，重点要突出。报告里写的内容一般都比较多，在诸多的环节、细节当中，我们要突出最重要的东西。浓墨来写重点，使人看得要领。
第四，报告要符合文体要求，不能混同于请示。我们说请示主要是需要领导决定的、决策的，报告则是向领导通报工作情况，所以报告当中不能夹带请示，就像请示当中不能夹带报告一样。
三、汇报提纲
1、汇报提纲
下面我们讲汇报提纲。汇报提纲也是总结的一种形式，是向上级或者上级领导人汇报工作的时候使用的一种公文。汇报提纲就是要写清楚规律情况、经验体会、问题教训、今后打算以及需要上级领导帮助解决的一些问题和意见、建议。
汇报提纲分两种，一种是作为向领导口头汇报时自己所用的这样一种简明扼要的、要点式的工作记载，它不是给别人看的，是在自己口头汇报时用的。这种汇报提纲不是我们说的作为一种公文的汇报提纲，我们说的公文的汇报提纲就是以文字形式书面出现的，也可能和口头汇报同时使用，也可以单独使用。同时使用的时候要事先呈送给所汇报的对象，领导机关的来的同事或者是领导人。汇报提纲的这种文字版本，它要求我们不是按照自己在本子上或者自己用的纸上写那么几条，有时候自己写，只要写几个关键词，作为自己使用的汇报提纲也是可以的，但是要呈送给汇报的对象所用的这个汇报提纲必须是书面化的符合公文格式的这种写法、文体。所以汇报提纲和工作总结是有很多共同的地方的，事实上它是把总结和请示集中在一起，因为我们汇报工作除了要领导知道我们做的怎么样，还要让领导帮助我们解决一些我们的困难或者给领导提一些建议，下一步应该怎么做，怎么来使我们这个单位在上级领导下做的更好，需要上级在统一部署方面做出一些什么要求，在对我们的个别指导方面做出一些什么样的行动，这些都是需要向上级请示的内容，所以事实上是总结和请示的结合体。
所以汇报提纲一般分为两个部分或三个部分。如果分为两个部分，一部分就是我们工作的情况，另一部分需要领导帮助我们解决的问题或者是我们向领导提出的建议，所谓建议，就可能面更广一些，就是希望领导机关在整个面上的领导方面、指导方面做出一些改变，这是适用于时间比较短、篇幅比较短的汇报提纲里的写法。
如果汇报的时间给的比较长，我们书面的稿子就可以长一些，那么我们就可以分成三个部分，第一部分就是我们这个单位的基本情况和我们承担这项工作的背景情况，我们这个单位一共有多少人，我们设了多少机构，我们有多少经费，我们有多少管理资源，这项工作我们以前做到了什么程度，现在开始的时候是个什么样的基础。第二部分就讲我们开展这项工作整个的过程，以及它的做法、效果。第三部分是我们还需要领导在哪些方面帮助我们解决问题，我们这项工作才能做的更好，或者是给领导提一些建议。
2、汇报提纲的核心
那么核心的问题仍然是两条，即使分成三块写也是两条。一个就是工作情况，一个就是需要领导解决的问题。汇报提纲的撰写要把握两个统一，一个是灵活性与原则性的统一。灵活性是什么？就是这个文体和其他文体有一个很大的不同，它的部分像请示、简报那样的指向性非常明确，就是你只能在这个规定的内容当中来组织内容、组织文字，不能超出这个。比如简报，你就不能夹带汇报，你写请示就必须写一件事情的请示，不能讲其他事情。我们这个汇报提纲就比较灵活，我们需要领导解决的问题可以是一个，也可以是两个、三个、四个，都可以。我汇报的情况也可以把成绩说得多一些，也可以把我们的体会说得多一些，这都没有固定的格式，这是灵活性。原则性呢，就是要把握这个文体的基本原则，就是我们是下对上的，从口气到内容都要把握好这和分寸。我们必须包含两块核心内容，一个是工作的情况，包括经验、教训和今后的打算，另一块就是需要上级帮助解决的问题，这是汇报提纲必须要写的。如果领导来了，你只汇报你的工作情况、取得的成绩，没有提出需要领导解决的问题或提点建议，这就不叫汇报提纲。这是它的原则性。我们要把灵活性和原则性统一起来，就是既要针对我们做的具体事情需要从哪几个角度来汇报，每件事情是不一样的。
比如说我们汇报一个突发事件处置以后的工作情况的汇报，上级领导来了，我们这件事情刚刚处理完一个矿难，那我们首先要汇报的是矿难当中死伤人员到目前是多少人，因为以人为本是我们的基本原则，领导最关心这个，然后讲我们采取了什么措施、救援队伍派了多少人去，效果怎么样，然后讲我们估计什么时候把这个问题给解决。如果领导是属于另外一种检查工作，检查我们搞卫生城市的创建，听取汇报，我们汇报的时候就可以从我们本地区近几年来经济社会的全面发展情况讲起，讲到创建卫生城市的具体做法，可以从大往小，一二三四的进行汇报。这就是灵活性，可以说我们根据不同的汇报内容、汇报对象来决定，但是呢，我们要掌握好这个原则性，领导给你多少时间，你就要汇报多长时间，不能拖堂。领导说只有20
分钟汇报，你绝对不能汇报到25分钟，这是一个原则问题。至于你怎么用这20分钟，这里面有巨大的空间。
还有一个统一是共性与个性的统一。我们要反映我们的普遍性、普遍情况、总体情况，又要汇报个别突出情况和典型案例，要使共性和个性相统一。不能全部汇报面上的，报了一堆又一堆的数字，讲了一条又一条的道理，最后没有一个具体的概念，这个汇报就是失败的，要有共性和个性的统一。是汇报提纲。
四、批复
下面我们讲批复。批复这个文种是用于答复下级机关请示项的公文，就是对应着请示这个文种的就是批复。它要发这样的文件，它是针对着请示作为条件的。
1、批复的特点和分类
批复的特点是针对性、回复性、权威性。
所谓针对性就是有来有往，下级请示上级，上级就要有批复。批复不能盲目的讲其他问题，只能针对他请示的问题来起草批复，弦外之音不能有。
第二是回复性。和针对性相不同的就是请示里面提到的事情应该是有问有答、有问必答，这就是它的回复性。不能说请示当中这件事情他用了几句话来概括，讲了这件事情，我们要一是一请示，但我们说一件事情都是由若干件小事情组成的。比如说一个单位请示上级要增加一个机构，那么增加机构肯定是和增加人员在一起的，那么增加这个机构就增加几个人员编制，这个不算一个请示当中夹带别的东西，两进事情放在一起请示，不是的，这还是一是一请示。那么你回复的时候、批复的时候，你说我有针对性，同意他设这个机构，编制立意，我觉得这样的批复它就没有满足我们说的第二个特点的要求——回复性。他里面说了，我增加这个机构，其中要几个编制，这是一件事情当中的两件小事情，那么你回复的时候也要讲清楚，同意设立这个机构、同意设立几个编制，这就是回复性，每一条都要有回复。
权威性是指既然是上级机关，它就有上级机关的职权，有权就要体现权威性。在起草文字措词的时候，不能用协商式的方式。比如，他要增加一个机构，增加几个编制，你说，目前上级对机构控制的很严，是不是考虑以后再提这个问题，这就不是权威性的语言。你应该怎么说呢？现在上级对机构、编制控制的很严，暂不同意增设这个机构。那么人员就不外提了，机构都不同意设，人就不同意编制。或者你批复时也可以说，机构同意设，但是编制比他报的减少一半，这也是一种权威性的批复。
批复分为两类，一类是审批类的批复，就像我刚才说的，申请增加编制、机构，那么你要审批，同意还是不同意，做一个批复。还有一种是指示性的批复，他这件事情来请示你，我该怎么做？比如发生了群体性突发事件，我们说要属地关联为主，但是达到一定大的规模他需要向上请示，呢么下级请示上级，我们采取何种手段来
处置？那么你就要指示他，采取沟通、做思想政治工作的方法处理，尽量不要使事态扩大，要慎用警力，要如实的面对媒体，这些都是你的指示，这也是一种批复，叫指示性批复。
2、撰写批复应注意的问题
写批复要注意的几个问题，一个是行文针对性。刚才已经说了，下级请示什么事情，上级就应该批复什么事情，不能顾左右而言他。
第二，批复的观点要明确。上级的态度要明朗，不能过于原则，更不能模棱两可，使得下级无所适从、无所遵循。
第三，批复要及时。久拖不决不是办法，要在尽短的时间内，如果时效性很强的必须迅速当即批复，如果需要研究一下，时间也允许研究一段时间的话，那也要尽快的做出决定、做出批复。
第四，批复的行文要言简意赅。一般来说，批复不需要论述，更不需要举例。不需要举例说人家怎么做的，你也可以考虑怎么怎么做，这不叫批复，这叫行政指导，行政指导一般可以通过谈话的方式，没有必要采取公文的方式。作为公文的批复要言简意赅。怎么言简意赅？最好的办法就是直接讲你的意见，你是审批性的，你是同意还是不同意，同意什么方案，不同意什么方案，你是指示性的，那你就讲出你的观点，这样既没有论述、没有阐述理论观点，更没有穿靴戴帽。
五、批示
1、批示
下面我们讲批示。批示是非常常用的一种公文，或者说常用的公文式的手段。它可以是公文，也可是公文式的一种手段。它是公文的话呢，就是以书面方式来批注意见，形成另一份公文的，就是在下级呈报给上级的一个文件上面，你另外弄好一般张纸写出你的批注意见，这样的批示就是我们说的公文的一种。另一种就是你直接在他那个文件上空白的地方写上你的批注性的、批示性的意见，这就是公文性质的管理手段。所以我们说批示是对下级的书面报告批注意见，也是指批示的意见的内容本身。
批示是指导和推动面上工作、解决存在问题的很重要的领导方法和工作方法，批示具有扼要性、指示性和权威性。扼要性就是它比批复更加简短，言简意赅，抓住核心要害，讲出最重要的要做的意见。指示性就是它明确的告诉下级应该怎么做、应该不怎么做。具有权威性就是说它是领导工作的一种重要的方法。
2、批示的类型
批示的类型有很多，我这里把它概括为十种，每一种批示的写作方法是不一样的。
第一种叫急件性批示。就是领导对下级称报来的紧急的和重大情况的信息随时做出的批示。这是经常使用的，拿到了以后，这样的报告一般文字都比较短，在这样的报告材料上面迅速的做出决定，这件事情交代给谁谁谁去迅速处理，或者是赶赴现场，或者是由谁谁谁负责处理，也可以写上由谁谁谁来怎么怎么处理，谁谁谁配合。另外还要做好后续工作的准备。急件性批示一般用在两种情况下，一种就是处理突发事件的情况，一种是用在对重大事项做出的批示。
第二种是预防性的批示。就是领导对未来的情况和可能发生的问题进行一些预测性的预防性的批示。比如下级报送了一份安全生产工作检查情况的汇报材料，讲本地区最近就安全生产问题进行了大检查，检查的结果总的情况是良好的，但是还有一些单位对安全生产重视不够，我们提出了几点意见，希望领导进一步重视安全生产，在布置日常经济和社会工作的同时，一起部署安全生产的工作，提出几点建议。那么领导呢，在确认同一报告提出的观点的基础上，他可以写上同意他的观点，也可以不写同意他的观点，因为只要领导不说是否决这个意见的，他哪怕不批示，画个圈，也是代表他同意这个观点的。所以你批示的时候就可以不对他那个报告本身发表意见，而是写一个预防性的批示。比如你可以批：安全生产问题还需继续引起重视，要考虑到我们现在所处的发展阶段以及我们安全生产面临的严峻局势，都对我们提出了更高的要求，必须以更大的力量和更大的力气来抓好这项工作，这就是一个预防性的批示，就是防止大检查之后放松这方面的工作。预防性的批示应用的范围是非常广的。一般领导对下级报送的材料除了急件性的批示使用的比较多之外，预防性的批示的室外也是非常多的。他在一些不便于直接表述自己的观点，如果你表述了就容易让别人有误解。比如说他汇报了这个安全生产检查情况，属于你对他这个安全生产检查情况的报告给予很小，就同意此报告，他就会认为他的工作做的不错了，就容易飘飘然起来，所以应用预防性批示的这种写法可以使他继续保持谦虚谨慎的作风。这是应用在一些比较敏感、比较拿不准的一些文件上面采用预防性的批示应该说更有把握性，这样的批示更容易使得下级能够努力的做好自己的工作。而且预防性的批示提出了新的要求，也给下级指明了努力的方向。工作的目标更加明确。
第三种批示叫索求性批示。也就是说，在领导需要某些材料、需要更详细的一些情况的时候，对这个材料做一个批示。比如我们还说刚才那个安全生产大检查情况的汇报，这么一个材料，领导拿到之后，他看完之后，感觉有些地方细节没说清楚，他可以批示：请将娱乐场所的安全问题、材料单向报我。这也是一个批示，这个批示隐含着什么意思？就是总体上我对你这个报告、你这项工作还是认可的，但是你，对娱乐场所的安全情况我现在还不清楚、不放心，也隐含着这方面的工作可能还存
在一些问题，索要这方面详细材料。那么下级看了这个批示之后，肯定会进一步报送这个材料，而且随之而来的对这方面的工作也会有进一步的加强。索求性的批示应用的范围也是比较多的。
第四类是指导性的批示。就是领导充分肯定某一方面的经验、做法、措施等等，经过推广，对面上工作会起到指导性作用的这样一些批示。它这里有一个前提，肯定某种经验和做法，在面上推广、进行指导，这就是指导性批示。因为这里讲的指导是狭义的，我们可以说领导的批示都是指导性的，当然，有些是指示。但是呢，指导性是一个基本的原则。我们这里讲的不是广义的指导性，而是指他对于某些经验的肯定和希望得到推广，这个指导性是一类。比如我们还拿安全生产大检查这么一个汇报为例，领导可以在上面批什么呢？文中“关于落实安全生产责任制典型做法”值得推广，这个批示就肯定了其中的一项工作、一条经验，而且指导下级，对这项安全生产责任制的落实情况工作加以了肯定，希望推广，做出了一项指导。
第五个类就是探研性的批示。探索、研究型的，这是用在什么情况下呢？用在领导对一些还没有看准的新事物、新的做法，还没有成熟定论的新观点、新理论提出自己的一种意见的批示。既然是还没有看准的事情、还没有成熟公认的新观点，领导就不能随便表态，但他又觉得这是一件很好的事情，那么怎么来加以肯定呢？不能采取全盘肯定的方式，也不宜采取只用一些标点符号，比如有的领导喜欢在某一个方面，他比较注意的观点，但是是比较不成熟的、很难推广的，他在底下画一下，加一个感叹号，这让人摸不着头脑，这作为自己的笔记是可以的，但是作为领导的批示不宜采取这样一种方式。你可以采取什么样的方式呢？采取探研性的批示。如此观点有新意，很值得深入研究，请某某某同志或者请什么什么机构深入研究。这样一种探讨性的、商量性的口吻做个批示，既肯定了这样一种新生事物或新观点，又表明了自己的这样一种倾向性的意见，同时又留有一定的余地。这样一种探研性的批示，一般不可多用，只有在十分新颖的地方才可以用，这可以使得领导内心深处的一些思想得以表露，也是引导人们研究问题求索的这样一种很好的指导。
第六种批示的类型叫做协调性批示。就是领导从全局出发，对涉及有关几个部门共同抓管的某向工作或者需要解决的问题提出处理性意见。就是部门发生不同看法了，而又需要整合大家的意见，需要领导批示，那么就做出协调性批示，希望左部门怎么配合右部门、右部门怎么协调左部门做出一个批示。
第七种是查办性批示。就是有关政治、经济工作当中存在的问题以及有些案件处理做出批示。领导说，此案要一查到底，绝不姑息，这就是查办性，批了，下边的监察部门、纪检部门就要去查办。
第八种是会签性的批示。有的是几个部门会签的文件，那么每一个会签单位的领导都要做出会签性的批示。
第九类是纠偏性批示。是领导为了纠正某些决策当中出现的偏差和事物所提出的处理意见。
第十种叫指令性批示。是领导对某一问题的解决或者某项工作的实施做出明确的指示。
这十个类型又是相互渗透交叉的，没有绝对的。因为我们说批示是一种最灵活的方式，或者说是管理的手段，批示没有定型，没有固定的模式，它和其他文种最大的不同就是具有极大的灵活性，甚至可以说灵活性就是批示的灵魂。批示可以根据不同的对象写正面的批评性、引导性的、指导性的、纠偏性的，都可以。最关键的问题就是要因地制宜，根据文件的需要，根据工作的需要，特别是强调一个一针见血和方向明确、言简意赅，这是批示的灵魂。
六、通知
1、通知
下面我们讲通知。通知是用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项、任免和聘用干部的一个公文。这个定义比较长。我们知道，通知是我们天天都看到的一种公文，就是要求下级或者让大家都知道这么一个文种。
它的特点是广泛性、周知性、时效性。运用的非常广泛，一般都是用来让大家都知道的。一般它的时效性非常强，通知一项事情往往都是在多少天之内要做的事情。那么通知呢，我们可以说任何一个会写文件的人都会写通知，但是通知也有它的固定的格式和要求。我看到有些大学生工作以后写通知时，他就用学校里面写通知的方式，“定于哪天哪天召开党委扩大会议，请党委委员和各单位党委负责同志参加会议”，然后后面是“欢迎大家光临”。这是一个大学生写的。我们说在工作单位，通知开一个严肃的会议，必须是“请准时参加”。
2、通知写作中常犯的错误
通知当中常犯的错误呢，我把它概括为这么几个方面。一个是我们说发布指示、安排工作的通知在结尾的地方都要提出贯彻执行的有关要求，比如说定于哪天哪天召开党委扩大会，请什么什么人准时出席，这就是贯彻执行的有关要求，你不能说“欢迎光临”，那就是欢迎光临，也可以不欢迎。有的同志写的时候就忽略了这一点，就光写了哪天哪天召开什么会议，戛然而止，没有了。召开会议，你通知我是让我参加还是让我就知道一下呢？这个意思不明确。
再一个经犯的错误是时间、地点、对象、什么事、为什么这5个W在通知当中一般都应该写全了。而有的同志往往写不全，写了会议通知，时间、地点、请什么人参加了，但是为什么事情而开这个会呢？为什么要开这个会呢？没有写。一般呢，应该写“为什么贯彻落实什么什么精神，谁谁谁决定召开什么什么会议”，这就把为什么和什么事给交代清楚了。所以常见的错误是5W写不全。
常见的错误还有一个，就是有的把通知和通告混为一谈。通知是通知要做的事情，通告是高知的意思。把要做的事情和仅仅得知了就可以的事情混为一谈也容易出现笑话，这也是要注意防止的问题。
七、通报
下面再介绍一下通报的写作。通报是什么意思？通报这样一种文种是上级把有关的人和事高知下级，是这样一种文种。通报的运用范围很广，可以表扬好人好事、批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，也可以用来传达重要的情况以及各单位都需要知道的重要事项。通报的目的是为了交流经验、吸取教训、教育干部、推动工作。
通报一般按照内容分为三类，表彰性通报、批评性通报和情况通报。
通报的写作通常没有什么特殊的要求，就是把你需要告知的事情讲清楚，用最简洁的语言把事情讲清楚，这就是一个好的通报，不管是表彰通报、批评通报还是情况通报，都是这样。另外，写通报的时候不仅仅是把事情说完了就完了，一定要总结几条经验教训来教育大家，这就是通报的基本要求。
八、通告
下面我们再来讲通告。通告是在一定的范围内对人民群众、机关团体公布应当遵守和周知的事项的这样一种公文。
1、通告的种类
通告的种类从内容上可以分为两类，一类是全国性的重大法规类的通告，一类是针对某一项工作和专门问题发布的通告。从效用上来分，通告可以分为制约性的通告和周知性的通告。前面一种制约性的通告是属于在一定分为内为保障某一项工作开展而发布的规定。
2、通告与布告、公告的区别
我们讲，通告和布告、公告有什么区别呢？通告所宣告的事项多属于专业性或者业务性强的这些事情，很多人涉及到公安、交通、金融等方面；而布告内容广泛的多，
涉及面广；公告则是为重大事项发布的。通告使用的范围不仅仅限于上级和下级，不相隶属的单位也是可以使用的，它有具体范围和时效性。通告发布的形式比较多，可以登报也可以广播，还可以张贴；而布告往往以张贴为主，公告往往以广播、登报为主。
九、函
1、函
最后我们再介绍一下函的写作。公文当中的函是不相隶属关系的单位相互之间商洽工作的这么一种文种。函从广义上讲就是信件，它是什么传递和交流信息的一种常用的书面形式，但是作为公文的函，就超出了这样一种书信的范围，它不仅用途广泛，而且它具有法律效力。就是不能认为公函就不是公文，它同样具有公文权威性。
函的特点，一个是沟通性，一个是灵活性，第三是单一性。一份函一般只写一件事情。
2、撰写函件应注意的问题
撰写函件应该注意的问题：要严格按照公文的格式来写，并不是说家庭信件那样随便的写。函的写法以陈述为主，主要是把商洽的工作、咨询的问题和答复的问题、有关的需要请求批准的事宜写清楚就行了，语气要恳切，态度要谦逊，语言要朴实。函的结尾一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”等等习惯用语，有时候也可以不用。
我们今天介绍了讲话稿、演讲稿、意见、命令、制度等二十种常用公文的写作，我们写作公文既要掌握好一般规律，又要结合具体实际，既要了解每一种公文的特点，又要全面熟知各种公文的共同要求。
公文文种和常用公文撰写（三）
——调查报告、简报、会议纪要的写作
高小平中国行政管理学会执行副会长/研究员
二00九年五月
同学们好，下面我们讲公文文种和常用公文撰写的第三部分，调查报告、简报、会议纪要写作。
一、调查报告
简析几种常用公文文种的区别
简析几种常用公文文种的区别 在日常的公文写作中，经常有同志文种混用，在这里，结合新颁的《国家行政机关公文处理办法》，简要谈谈常见且易混淆的几种文种如何区别，供大家在工作中参考，同时也希望文秘工作者来共同探讨，以便提高我们工作的质量和效率。 一、报告与请示的区别 1、请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。 2、请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。 3、请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。 4、请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。 5、本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。 二、请示与申请的区别 1、申请是因业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，希望得到批准的一种事务文书，也叫申请书或申请表。请示和申请都有请求原由、请求事项，但请示是法定公文，申请为专用书信，属于不同文种。 2、请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。 3、请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内
容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。 4、请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。 5、请示可以带附件，附件是请示的重要组成部分，作为对正文的补充说明或参考。 三、批复与批示的区别 批复和批示都是上级机关对下级机关的来文所作出的指导性 意见，若分不清“请示”与“报告”，必造成批复与批示的混用。 1、批复是上级机关对下级请示作出的同意与否、批准与否的答复；批示是上级机关或领导者有选择地、主动地就下级来文中的较有普遍意义的问题作出的指示。 2、批复是法定公文，而批示不属此列；批示多以批转、转发下级来文的通知的形式下发。 3、批复对应的文种只能是请示；批示的对象则有报告、总结、调查报告等。 4、批复的结尾往往用“此复”、“特此批复”等词语；批示则用“望参照执行”、“望依此办理”等。 四、报告与汇报的区别 汇报又称“综合反映”，是向上级机关汇报工作，反映问题，或在本部门、本系统内交流情况的一种事务文书，报告与汇报都是陈述性文件，都可以用作向上级反映情况，但它们有如下区别： 1、报告是公文，由法定的作者制成，以机关，团体的名义发出；而汇报一般不作正式文件，汇报的作者可以是机关、团体，也可以是个人，不具有法定公文的权威和效力。 2、报告按公文处理程序制作，签发、上报，具有汇报性；而汇报一般作为内部文件刊登在“简报”等内部刊物上，用以推动本
常见公文文种区别
一、决定与命令的区别 1、决定在使用权限方面没有命令那样的严格限制。 2、在表达方面，命令高度简洁，只表达作者的意志。决定则既要表达意志要求，又要阐发一定的道理。 二、公告与通告的区别 1、从宣告事项的重要程度看，公告重于通告。公告是郑重地宣布重要的事项，通告是发布应当遵守的事项。 2、从宣告事项的应知范围看，公告大于通告。公告是“向国内外”，范围广；通告则是“在一定范围内”，针对社会某一方面。 3、从宣告事项的发文机关看，公告的发文机关级别高，党的领导机关一般不使用“公告”；而通告则上自中央、下到基层，无论党政机关、企事业单位均可以使用。 三、通告与命令、通知的区别 1、通告一般不按隶属系统逐级下达，而是直接面向内容所涉及的全体人员；命令、通知都是按管理或隶属系统逐级下达。 2、通告的告知对象大都是自然人，而不是法人（如机关、团体等）。 3、通告的内容是由发文机关以及文中所指定的单位组织实施；命令、通知里的内容，是由受文单位来组织实施。 4、通告的内容不涉及国家秘密，而命令、通知有涉密问题。
四、通报与通告、通知的区别 其相同之处在于： 1、都是下行文。 2、其事项都是在一定范围内需要周知的。 3、使用范围广、使用频率高。 其不同之处在于： 通报和通知都是具有沟通情况交流信息作用的告知性公文。他们的区别在于： （1）从内容上看，通知的内容是发布、转发和批转文件、安排部署工作的；而通报的内容则是具体的正反典型事例或客观实际情况。 （2）从要求上看，通知是要求办理、执行的；而通报则是要求了解情况和精神的。 （3）从制作时间来看，通知是在事前发文；通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。 通告是公布性文件，对外的；通报和通知是单位内部的，有些还需要保密。 （4）从具体写法来看：通告、通知写的是要求，多用祈使句；通报写的是事，多用叙述句。 五、通报与决定的区别 1、目的不同：通报起着教育作用，目的是要下级机关和有关
综合基础知识考试公文写作范例大全
常见公文写作格式与范文 公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项、请示较小事宜，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。通知一般事项，如通知召开一般性会议。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点 （一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。（二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按
照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。 （三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 三、函的分类。 （一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 （三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 四、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下： （一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。 2、主送机关。
常用公文和文种的写法
基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有:述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我局实际,主要讲以下几种: 一、决定的写法 1.表彰决定:这类知照性决定,就是把决定事项简要地传达给有关单位,极少有要求执行的具体意见,它的内容比较单纯,主要是决定依据和决定事项,即使有号召或者鼓动性的结尾,也很简短。在写法上往往开门见山,直接陈述,篇段合一,语句简练、明快。 2.处分决定的写法有所不同,应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。 3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项,一经发出,震动较大。如:《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻,以便尽可能地统一认识,增强执行决定的自觉性。 4、变更或撤消性决定。如:《关于撤消xx厂“文明单位”称号的决定》。 二、通知的写法 通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文,有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是:依据—目的—文种承启语—事项—要求。 按《办法》通知可以分为批转和转发性通知,传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题:一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况;二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此,我们在拟制通知时应当注意以下几点: 1.标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成,只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如:《甘肃省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。在起草层层转发的通知时,要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决:一是对各个转发通知都提出了具体要求的,可以综合改写为一个新的“通知”,贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件,几个转发通知又无新要求的,可以减少中间层次,直接转发。如:关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转(<××日报&)发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”,如果改写为:××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知,就简明多了。 2.批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分:转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语,可长可短,应看具体情况而定。有的照批照转,只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如:“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。”有的强调重点,在写明态度、评价和要求之后,再结合实际情况,对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神,突出加以强调,以引起重视。有的补充完善,对所转发的公文除作出基本肯定外,还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下,批语和按语不易过多,以免与转发、批转文件内容重复。 3.要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。 4.要根据转发公文的不同情况,恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本
常用公文写作基础知识及模板
常用公文写作基础知识
一、公文写作常用词语 按照：依照，据此办理。或用于上行文，表明开展某一工作的依据，例如“按照省委的要求……”或用于下行文，要求下级完成某一事项，例如“望各级党委，按照下列要求……” 遵照：遵命办理。 参照：参考、依照。例如“现将《关于开展优质服务活动的情况报告》印发给你们，请参照办理”。 照此：按这样去办。例如“同意所拟，望照此办理。” 颁布：颁发、宣布。多用于法律法令和行政法规的正式公布。 发布：公开宣布。侧重于法规、指示、通知等的正式公布。 公布：公开发布、宣布。 此布：在这里宣布。多用于布告的结尾，按照习惯应另起一行，左空两格，使用发布机关名称字号相同的大号字，以使醒目。 布置：对工作、活动作出具体的安排。 颁发：发布、授予。 颁行：颁布、施行。多用于政策法规的颁发与贯彻执行。例如“居民身份证，有公安机关负责颁行和管理。” 为：表示目的、原因的介词，多用于公文的开头，放在句子前面以构成目的句。例如“为保障民用航空器的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破坏民用航空设备事件的发生，特通知如下”。 为了：与“为”的使用相同。例如“为了发扬党内民主，健全党内生活，保障党民权利的正常行使和不受侵犯，根据《中国共产党章程》，特制定本条例”。 为此：为了这个。多用于承接上文。例如“……为此，提出以下三点要求”。 为要： 至为重要。例如“中央经济工作会议提出了发展经济的一系列重要
措施，望各级党组织认真贯彻为要”。 为盼：十分盼望。例如“望速研究并即函复我局为盼”。 为荷：表示承情感谢的惯用语，常用于信函的文末。例如“兹介绍我局李小兵等三同志前去厂局参观学习，请予接洽为荷”。 期：从时间、期限长短上看。例如“全面开工已为期不远，请抓紧完成准备事宜”。 特：特地。常用于公文开头与主体之间的过渡。例如“特通知如下”、“特决定如下”、“特作如下决议”。 特此：特地在这里。多用于公文开头到主体之间的过渡，例如“特此通知如下”；另外也经常用于报告、决定、通知、指示等稳重的结尾，例如“特此报告。” 必须：表示在事实上、道理上必要，带有指令口气，一般用于下行文中讲主张、提要求的内容部分。 必需：一定要有、不可缺少的。例如“组织文书工作人员系统学习文书、档案知识，是加强文书队伍建设所必需的”。 必要：不可缺少，非这样不可。例如“在党员和党员领导干部中大力提倡批评与自我批评是十分必要的”。 严禁：严格禁止。例如“严禁铺张浪费、请客送礼”。 严谨：严密谨慎。例如“对重大问题的处理，一定要严谨慎重，不可草率行事”。 严重：程度深、影响大、情势危急。严守：严格遵守。例如“严守国家机密”。 严加：严格加以。例如“对屡教不改者要严加处理”。 按期：依照规定的日期。 按时：依照规定的时限。 届时：到时候。 此复：就以这样的内容向你作出答 复。一般用于复函、批复的末尾。 此令：就以这样的内容，并于此时
常用公文文种 通知
通知 一、通知概述 （一）通知的功用。 在现行公文中，通知属于下行文种，但与其他下行文相比，通知的用途是最为广泛的。根据《国家行政机关公文处理办法》规定，通知既适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，又适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。有时通知也可用于平行文。 （二）通知的特点。 1．应用广泛性。 通知的一个重要特点就是其功能多样，用途广泛，使用频率极高。其广泛性主要体现在内容、作用、使用范围、使用频率四个方面。 在内容上，通知的内容涉及面广，可以是国家大事，也可以是具体的工作事项。 在作用上，通知的作用和功能很广泛，其“多功能”主要表现为：其一，发布性，即用于发布制度和规范性文件的通知；其二，指示性，即用于要求下级机关办理和执行事项的通知；其三，中转性，即用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关办理和执行事项的通知，亦即通常所谓转发性通知和批转性通知；其四，周知性，即用于周知某一事项的通知。 在使用范围上，通知不受发文机关级别的限制，任何机关、部门都可以使用通知。 在使用频率上，通知约占行政机关下行文总数量的一半以上，使用频率极高。 2．内容综合性。 无论内容大小、综合性还是专题性，都可以发通知，而且篇幅可长可短，通知内容既可以说明一个问题或事项，也可以说明几个问题或事项。 3．指导性。 有些不适宜用命令、决定形式安排、布置工作的，多采用通知，因而通知具有一定的指导性。 4．时效性。 通知有明显的时间要求，只能在一定的时间内产生效力。与其他公文相比，通知制发快捷、灵便，它对需要办理事项的时限要求最具体，也最严格，不能提前或拖后。受文机关对需要办理或执行的事项，必须在规定时间内予以完成。一
常用公文文种有哪些
常用公文文种有哪些 依据国务院2000年8月20日发布、2001年1月1日起正式实施的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）的规定，行政机关的公文种类主要有十三类： （1）命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （2）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （3）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （4）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （5）通知。适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （6）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （7）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （8）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （9）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 （10）批复。适用于答复下级机关的请示事项。 （11）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （12）函。适用于不隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （13）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
礼仪基本知识 一、建立基本形象 1、眼神：把眼神放在一个观众上，说完一个意思再转向另一个观众。运用眼角的余光，尽量接触大范围的人群。 2、面部表情：头平视微上扬。动作不应过快。表情投入，加点笑容。 3、手：放松放在左右胸骨最低的地方。双手在体前交叠。 4、简单的迅速的提升自信心、自信形象的方法： 双肩往后挪一寸。收紧后腰肌肉。头往上倾斜5度。吸满一口气再说话。 二、仪态礼仪 站立是人的最基本的姿势，所谓“立如松”是说人的站立姿势要象青松一样端直挺拔。站立是一种静态美，是培养优美仪态的起点，是发展不同质感的动态美的起点和基础。 站立时要直立站好，从正面看，身体的重心线应在两腿之间向上穿过脊柱及头部，要防止重心的偏左或偏右，重心要放在两个前脚掌。 站立的要领： 挺胸、收腹、梗颈。站立要端正，两眼平视，环顾四周，嘴微闭，面带笑容。双臂自然下垂或在体前交叉，把右手放在左手上。注意：双手不能叉在腰间，也不可抱在胸前或将手插在裤兜里。在站立时，切忌无精打采地东倒西歪，耸肩勾背或懒洋洋地依靠在墙上或椅子上。 练习： 1、把身体背靠墙站好，后脑、肩、腰、臀部及足跟均能与墙壁紧密接触。 2、把书本顶在头上行走，尽量不使书本掉下来。
事业单位综合基础知识——常用公文写作
常用公文写作 1、决定的写作要领 决定的标题一般采用标准式标题。决定一般为普发性文件，其主送机关的标注位置有两种情况，除按常规列于正文前之外，也可以置于版记部分，标注在抄送机关之上，并在受文机关名称前分别冠以“主送”和“抄送”字样。当主送机关置于版记部分时，成文日期或者会议通过日期应当加括号标注在标题下方，称为题注。 决定的正文结构，一般包括决定依据、决定事项和执行要求三部分。开头提出和分析问题，交代行文的背景、依据和目的意义，要求依据充分，文字简练。再用“为此，特作如下决定”或“现就××××作出如下决定”等语过渡到下文。决定事项是全文的主体，主要针对提出的问题作出决策部署，通常采用分条列项法，以决断有力、准确明了的用语阐述政策界限，提出切实可行的措施和办法。最后，以希望或号召作结，作为对决定事项的强调与补充。 不同类别的决定，正文几部分的详略与侧重点有所不同。如奖惩性决定，往往奖惩缘由和希望号召较详，而决定事项比较简略，有时只有一两句话。 【例文】 关于授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖的决定 广州市建委： 今年来，为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，广州市建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作，为保障“九运会”的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，也实现了“一年一小变、三年一中变”的城市建设和管理工作目标，受到中央领导和“九运会”组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为“国际花园城市”。 为此，建设部决定，授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。希望你们再接再厉，发扬成绩，开拓创新，在加快推进城市化的进程中再创佳绩，为改善城市生态环境作出新的贡献！ 中华人民共和国建设部 ××年××月××日 2．通知的类别和写作要领 通知按内容和用途，可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知四类。 (1)发布性通知 这类通知用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。其标题的事由部分，有时使用“发布”字样，如《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》；有时也用“印发”，如《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅印发〈关于领导干部报告个人重大事项规定的实施办法〉的通知》。
(完整版)常用公文写作格式及范例
常用公文写作格式及范例 一、请示 【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。请示属于上行公文，应用范围较广泛。【模板格式】 1.标题。一般写成“关于xxx的请示” 2.主送机关。只能写一个，忌多头请示，如“市粮食局”。 3.请示的原因。提出请示的原因和理由。 4.请示的事项。提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。 5.结语。一般写成“以上请示妥否，请批示”。 【参考实例】附件1 二、报告 【文种说明】报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，或答复上级机关询问的公文。 【模板格式】 1.综合性报告的写法 （1）标题。事由加文种，如《关于2015年度工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《郑州粮油食品集团投资有限公司关
于2015年度工作情况的报告》。 （2）正文。把握三点：a开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。b主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。c结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写"请审阅"或"特此报告"等语作结。 2.专题报告的写法 （1）标题。由事由、文种组成，如《关于企业“十二五”规划建设项目的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 （2）正文。可采用"三段式"结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。 （3）结尾。通常以"请审核"、"请审示"等语作结。 3.回复报告的写法 （1）标题。与前两种报告大体相同。
几种常用公文文种的区别
几种常用公文文种的区别 （一）请示与报告 “请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。 一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。 二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。 三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。 四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。 五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。 六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。 七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。 八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。 （二）请示与函 “函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。
常用的公文种类和格式
常用的公文种类： 一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。 二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。 三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。 四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级 机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。 六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。 七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。 十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。 十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。 十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。 十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。 十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。
公文格式： 第一条公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。 第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。 一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。 二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。 三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。 四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。 五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。 第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。 一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。 二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。 三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。 四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。 五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。 六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。 文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。 第四条主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。 第五条抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。 第六条印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。 第七条文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。 第八条公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4 型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。
公文写作文种
机关公文写作知识 ——公文种类、要素及基本写法 一、几种常用公文文种、非法定性公文的使用及基本写法 （一）通知 通知是用于发布党内法规、任免干部，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项的公文。通知的正文一般由两部分组成：一是发出该通知的原因、根据和目的。二是所通知的事项部分。 1．批示性通知。领导机关在批转下级机关的公文或者在转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时可用这种通知。这类通知要写有对所批转或转发的文件的意见或评价，并分别情况表明批转、转发目的，要求和具体指示性意见。这种批转、转发式通知，一般都写得比较简短，印在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。 2．一般性通知。上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理时用这种通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错等。这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。 3．指示性通知。上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，用这种通知。指示性通知的正文一般由两部分构成。开头部分写明发出本通知的意义、依据或当前存在的问题和任务。中间部分写通知的内容，要写明提出处理问题的原则、具体措施、办法。这类通知要求写得符合实际，切实可行，准确精练，
使下级机关一看就知道要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。 4．会议通知。会议通知的内容一般应具备如下要素：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。 （二）请示 请示是向上级机关请求指示和批准使用的公文。 1.请示的基本写法。请示的正文通常由请示缘由、请示事项与要求组成。 请示缘由，围绕“为什么请示”，交代请示的原因、依据和目的以引出请示的内容。这一部分是请示事项的基础，是上级机关批复的依据。因此，必须针对性强，理由充分，语言简明扼要。 请示事项，应重点写明“请示什么”或需要上级答复什么问题。这是请示的核心部分，要写得具体、明确。对请示的问题还要提出本单位倾向性的意见和方案，供上级批复时参考选择。 请示要求，请示的结尾一般都要提出明确的要求，规范用语是“妥否，请批复。”、“当否，请示。”、“现予以呈报，请审批。” 2.请示的写作要求。一是要一文一事。一份请示只能写一件事，不要把性质不同的问题写入同一份请示中。二是不要多头请示。请示的主送机关一般是一个，不要多头请示，以免造成互相推诿。对与请示内容有关的上级机关，可作为抄送机关。三是不要越级行文。下级机关需要请示的事项，应按隶属关系向直接的主管上级请示。若直接主管机关解决不了，再由其逐级向上请示。如因特殊情况而又情况重大、紧急，必须越级行文时，应抄送越过的机关。四是行文要规范。注意区别使用请示、报告、函三个
常见公文种类及范文
常见公文种类及范文 一、通知：是运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文都把它列为主要文种。 格式内容： 通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。 （一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。 （二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。 （三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。 1 / 12 -------------------------------------------------- -------精品文档
（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等 （五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。 ××厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：…… ××厂 ×年×月×日 2 / 12 -------------------------------------------------- -------精品文档
常用的公文种类有
常用的公文种类有： 一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。 二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。 三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。 四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。 通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。 七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。 十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。 十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。 十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。 公文发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，拟办不属于发文办理
档案工作包括档案收集、档案管理、档案利用三个组成部分 公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称公文主题词标引顺序为类别词、类属词、文种 例如：《转发财政部关于信息安全产品实施政府采购的通知》: “转发”为类别词； “信息、安全、政府采购”为类属词； “通知”为文种。 公文：按特点和作用分为规范性公文、指挥（导）性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文、批转类公文。 指导性公文（1）命令（2）指令（3）指示（4）决定（5决议（6）计划（7）布告 规范性公文（1）章程（2）规定（3）条例（4）办法（5）细则 报请性公文（1）报告（2）请示 批转类公文（1）批复（2）批转（3）转发 知照性公文（1）公告（2）通告（3）通报（4）通知 记述类公文（1）会议纪要（2）总结（3）会议记录（4）大事记 联系类公文（1）公函（2）便函 通知是机关团体用来传达事务或布置工作用的，通知的发文、收文单 位之间有直接的上下级关系； 通告面向公众，用于公布一般性的、应当遵守或周知的事项，没有特 定的主送单位； 公告用于宣传重大事件； 行政机关的公文种类主要有： （一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
公文写作文种
机关公文写作知识 -公文种类、要素及基本写法 一、几种常用公文文种、非法定性公文的使用及基本写法 （一）通知 通知是用于发布党内法规、任免干部，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行事项的公文。通知的正文一般由两部分组成：一是发出该通知的原因、根据和目的。二是所通知的事项部分。 1 .批示性通知。领导机关在批转下级机关的公文或者在转 发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时可用这种通知。这类通知要写有对所批转或转发的文件的意见或评价，并分别情况表明批转、转发目的，要求和具体指示 性意见。这种批转、转发式通知，一般都写得比较简短，印在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。 2 .一般性通知。上级机关的有关事项需要使下级机关知道或办理时用这种通知，如庆祝节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错等。这种通知，要交代清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。 3 .指示性通知。上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，用这种通知。指示性通知的正文一般由两部分构成。开头部分写明发出本通知的意义、依据或当前存在的问题和任 务。中间部分写通知的内容，要写明提出处理问题的原则、具体措施、办法。这类通知要求写得符合实际，切实可行，准确精练，
使下级机关一看就知道要求解决什么问题，为什么要解决这些问题，采取什么措施来解决这些问题。 4 .会议通知。会议通知的内容一般应具备如下要素：会名、开会时间、日期、地点、会议任务、参加人员范围、参加人数、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料或其他要求事项、联系人及电话等。 请示是向上级机关请求指示和批准使用的公文。 1. 请示的基本写法。请示的正文通常由请示缘由、请示事项与要求组成。 请示缘由，围绕“为什么请示”，交代请示的原因、依据和目的以引出请示的内容。这一部分是请示事项的基础，是上级机关批复的依据。因此，必须针对性强，理由充分，语言简明扼要。 请示事项，应重点写明“请示什么”或需要上级答复什么问题。这是请示的核心部分，要写得具体、明确。对请示的问题还要提出本单位倾向性的意见和方案，供上级批复时参考选择。 请示要求，请示的结尾一般都要提出明确的要求，规范用语是“妥否，请批复。”、“当否，请示。”、“现予以呈报，请审批。” 2. 请示的写作要求。一是要一文一事。一份请示只能写一件 事，不要把性质不同的问题写入同一份请示中。二是不要多头请示。请示的主送机关一般是一个，不要多头请示，以免造成互相 推诿。对与请示内容有关的上级机关，可作为抄送机关。三是不 要越级行文。下级机关需要请示的事项，应按隶属关系向直接的主管上级请示。若直接主管机关解决不了，再由其逐级向上请示。如因特殊情况而又情况重大、紧急，必须越级行文时，应抄送越 过的机关。四是行文要规范。注意区别使用请示、报告、函三个文
公文种类、格式、写作规范
第一条行政公文 （一）公司常用行政公文的种类： 1、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 2、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 3、通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求各单位办理、周知或者执行的事项，任免人员等。 4、公示：适用于事先预告员工周知，用以征询意见、改善工作的事项。 5、批复：适用于答复下级单位的请示事项。 6、会议纪要（公司级）：适用于公司级会议讨论决策经营管理工作及议定事项的记载。 7、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （二）行政公文的格式： 行政公文须套印带有公司/部门全称的红头、按类别编制文号并加盖公司/部门印章（电子版除外）。 第二条文书类公文 （一）公司常用的文书类公文的种类： 1、备忘录：用于对内或对外需协调处理事项的备忘记录。 2、总结汇报：用于日常工作总结、汇报、情况说明及工作方案
等。 3、规章制度：指规范公司及各部门、营业部的经营管理工作和员工执业行为的制度、办法、规定、规则、细则、指引等规范性文件。 4、信息简报：用于公司内部交流经验、通报情况等。 5、部门级会议纪要：用于部门或部门之间联席会议的议定事项 的记载。 6、部门工作协调单：用于部门之间协调工作。 （二）文书类公文的格式 文书类公文须使用带有公司LOGO标志的文档模版。不得在无公司名称或LOGO的空白纸上书写公文。 第三条公文写作要求 （一）公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定。 （二）写作应注意情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三）公文文种应根据行文目的、职权范围和与主送单位的行文关系确定。 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
2017年吉林省直事业单位通用知识：公文主要文种及写作方法
2017年吉林省直事业单位通用知识：公文主要文种 及写作方法 事业单位考试涉及的学科有很多，其中公文也是必考部分之一，而且是比较重要的考察部分。在公文写作知识点中，公文主要文种及写作方法是其中的高频考点也是重要考点。大家在学习这一个板块的时候，要注意各个文种的适用范围，主要是识记和掌握各个文种的特点或者固定搭配，在这里，中公教育为广大考生分析一些考点，帮助大家掌握考试考点及学习方法，助大家一举成公。 【讲解部分】 1.决议 决议适用于经会议讨论通过的重大决策事项。 考点提示： 会议讨论通过;全国人大或全党等的大型会。 2.决定 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 考点提示： (1)用于对重大事项和行动作出的安排。 (2)用于机构设置、人事安排、撤销下级机关不适当的决定等重要事项的宣告。 (3)用于表彰某项工作中有关的单位和人员，或处分犯错误的人员。 3.命令(令) 命令(令)适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位及人员。 考点提示： (1)命令的发布权限有严格的规定，根据我国宪法及地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法的规定，只有国家主席、全国人大常委会及其委员长、国务院、国务院总理、国务院各部委、国务院各部部长、国务院各委员会主任、地方人民代表大会常务委员会、县级以上地方各级人民政府，才可以在法定权限内发布命令。其他任何单位和个人均无权发布命令。
(2)命令具有很大的强制性，其强制性远远高于其他下行文。命令一经发出，受令方必须无条件执行。 4.公报 公报适用于公布重要决定或重大事项。 考点提示： 公报通常具备固定搭配，常见为新闻公报、联合公报、会议公报、统计公报四类。其中统计公报常见的是国家和政府统计机关发布的国民经济、社会发展方面情况(人口普查结果)的综合性公报。 5.公告 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 考点提示： (1)宣布重要事项的公告。凡是涉及国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项，都属于此类公告。 (2)宣布法定事项的公告。凡是按照我国宪法和法律规定必须予以公布的重大事项都属于此类公告。例如全国人民代表大会关于公布全国人大常务委员会委员长、副委员长、秘书长及主席等选举结果的公告，以及《公务员法》规定的国家录用公务员必须发布的招考公告。 (3)专业性公告。这类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按专利法规定公布申请专利的公告;也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属于党政机关公文。 6.通告 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 考点提示： 公告涉及的内容具备专业性，通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动，带有专门性质，行文中常使用一些行业术语。 7.意见 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 考点提示： 意见可以用于上行文、下行文和平行文。意见具备灵活性和多向性。 8.通知