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医疗器械计算机信息管理系统基本情况介绍和功能说明

计算机信息管理系统基本情况介绍和功能说明

我公司于2013年06月01日升级完善了计算机控制程序,增添了必备的设施、设备和仪器,规范和完善了经营质量管理操作程序,保障了在库商品的质量。

在质量管理控制模式上,采用国内先进的时空超越KSOA供应链管理系统,配备了服务器、终端机和移动硬盘,建立了各部门、岗位之间信息传输和数据共享的局域网;有符合企业管理实际需要的应用软件和相关数据库;各类数据的录入、更新、保存等操作程序均符合授权范围、管理制度、操作规程的要求,能保证数据原始、真实、准确、安全和可追溯。

一、计算机系统概况:

我公司采用KSOA用友时空企业业务管理软件,更换了浪潮英信NF-5220服务器、UPS不间断电源、40台各岗位终端机、数据备份硬盘、打印机等, KSOA主要包括了采购管理、销售管理、往来管理、仓储管理、商品会计、综合查询、统计分析、质量管理、基础信息等功能模块,能对医疗器械的购、销、存等质量控制环节进行全面规范管理,对购进医疗器械的合法性,购货单位资质审核,首营企业审核,首营品种审核,对采购、收货、验收、储存、在库检查、出库、销售、运输等过程进行有效控制。

计算机管理系统能为经营业务过程、质量控制提供支持,覆盖了经营管理全过程,满足了医疗器械经营管理活动的质量控制。对医疗

器械的流向可追溯,保证了医疗器械质量管理活动有序高效地运行。计算机管理系统的设计、使用和验证情况:

(一)、质量管理基础数据管理模块

1、供货单位数据管理模块

(1).首营企业资质录入、审核、审批

由业务员收集整理供应商资质,在KSOA系统中填写“首营企业审批表”,由业务部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员将资料存档并在系统中维护供应商业务委托人信息后方可进行医疗器械的采购业务。

(2).供应商更新与维护

当供货单位资质信息发生变更时,质量管理员根据业务人员递交的供货单位资质变更材料及时在KSOA系统中进行资料变更登记的动态信息的维护。

(3).质量控制功能:供应商任意一个资质过期或者超经营范围系统都能够自动拦截,自动锁定该供货企业不能采购,制作采购订单时能够准确提供拦截原因。

2.购货单位数据管理模块

(1).购货单位资质录入、审核、审批

由业务员收集整理购货单位资质,在KSOA系统中填写“客户资质登记表”,由医疗器械经营部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员将资料存

档,并在系统中维护购货单位业务委托人信息后方可进行医疗器械的采购业务。

(2).购货单位更新与维护

当购货单位资质信息发生变更时,质量管理员根据业务人员递交的购货单位资质变更材料及时在KSOA系统中进行客户资料更新登记的动态信息的维护。

(3).质量控制功能

购货单位任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期信息,自动锁定该销售企业不能销售,制作销售订单时能够准确提示拦截原因。

3.首营品种资料数据管理模块

(1).首营品种录入、审核、审批

业务员负责收集首营品种资料,包括:产品注册证及附件、备案证明等在KSOA系统内进行填写“首营品种审批表”;由医疗器械经营部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员进行信息的下发,并将资料存档方可进行首营品种的采购业务。

(2).商品资料更新与维护

当器械资质信息发生变更时,质量管理员根据业务人员递交的资质变更材料及时在KSOA系统中进行商品资料更新登记的动态信息的维护。

(3).质量控制功能:

①、设定商品类别与经营范围匹配,能够实现与供应商及客户的经营范围相对应,能够自动拦截超经营范围业务。

②、设定储存类别,根据设定入库时自动存放于不同的库区。(二)、采购管理

1、采购业务模块

(1)、采购订单制订、审核:采购员在KSOA系统中制作采购订单后,经医疗器械经营部长审核采购订单,自动生成采购记录。(2)、采购环节质量控制

①、采购订单的实现受控于质量管理基础数据库,经营范围、产品类别、合法资质自动识别与控制。

②、采购订单确认后,自动生成采购记录,能够由收货员查询、调取数据。

2、收货、验收、入库

(1)收货员在KSOA系统中核对采购记录并提取采购订单对实物进行收货,自动生成收货记录。

(2)质检员在KSOA系统中提取相应收货数据对实物进行现场验收,验收合格确认后自动生成验收记录。

(3)保管员在KSOA系统中提取验收合格商品进行确认入库,并在系统中生成库存。

3、购进退出管理模块

(1)、购进退出单制作、审核

业务人员在KSOA系统中选择单位提取原入库单据,对需要退货的医疗器械填写购进退出申请单,录入采购退出数量、退货原因后,存盘记账。质管部长对购进退出申请单进行审核,购进退出申请单自动生成购进退出记录。

(2)、购进退出出库复核

提货人员依据购进退出单据中品种的批号、数量、效期等信息将退货品种提至退货区由复核人员进行复核,复核完毕后存盘生成购进退出出库复核记录,并通知其他保管员进行出库记账确认。

(三)、销售管理模块

1、销售业务模块

(1)、销售订单制订

开票员根据客户要求登录KSOA系统进行销售订单制作,输入单位名称助记码、商品名称助记码、数量、价格等信息,生成销售订单,确认后生成销售记录。

(2)、销售出库环节质量控制:

系统自动对销售客户资质的有效性进行控制,与经营范围、产品类别或者诊疗范围关联,自动识别、锁定该销售企业经营行为,并准确提示拦截原因。

2、销售出库模块

(1)、发货人员依据销售订单和提取的销售记录进行发货,由复核人员复核无误后确认,在系统中生成销售出库复核记录,并通知其他保管员进行销售出库确认记账。

(2)、销售出库环节质量控制:遵循“先产先出”、“近期先出”、“先进先出”,并拦截超过有效期的商品出库。

3、销售退回模块

(1)、销售退回单据的制订、审核

医疗器械经营部人员在系统中直接提取销售记录以及出库复核记录进行核对,确认为本公司销售商品后,提取相关数据并填写退货原因、数量,生成销售退回申请单,由质管部长在KSOA系统中对销售退回申请单进行审核。

(2)、销售退回收货验收管理

质检员在KSOA系统中选择相对应的销售退回单据,根据实物验收的结论确认是否入库,保存后自动生成销售退回验收记录,并提交保管员进行入库确认记账,生成库存。

4、商品退换货管理

购销商品的退换货程序,按医疗器械购进退出/销售退回模块操作。

(四)、仓储管理

1、盘点作业

盘点记录直接在KSOA系统中打印库存盘点表由储运部进行盘点并将盘点数据录入系统,经财务部审核后,由财务人员将盘点结果在KSOA系统内进行入账。

2、在库储存与检查

(1)、计算机系统对库存品种的有效期进行自动跟踪和控制,距有效期180天自动预警提示,距有效期30天自动锁定停售。

(2)、检查员在KSOA系统中提取检查计划,检查计划是由系统自动生成。检查员按照检查计划表对实物进行检查。

(3)、在库商品发现疑似不合格,由质检员对该品种进行锁定停售,报质量管理部进行处理。由质量管理部进行复查确认,合格品种自动解除停售,确定为不合格商品移入不合格区。

(五)、运输管理模块

车辆基础信息登记:可在KSOA系统内录入企业的车辆信息,在登记运输单据时可自动提取相关的车辆和驾驶员信息。

1、配送车辆基础信息登记:主要是经过审核或验证的车辆信息在KSOA内进行登记,确保信息的准确性,方便数据的录入。

2、运输记录登记:根据医疗器械部的商品配送情况由配送员予以登记。

3、公司针对库房制定了安全防护措施,可对无关人员进行可控管理。

(六)、计算机系统管理模块

各操作岗位均采用输入自己的用户名、口令登录系统,实现权限控制管理。更改权限或增加权限由部门提出申请,经质管部长、质量负责人、企业负责人审批后,由信息部进行授权。